Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia - obowiązki działów kadr i płac

Verte Centrum Szkoleń>Blog>Kadry>Czas pracy>Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia - obowiązki działów kadr i płac
Ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia - obowiązki działów kadr i płac

Poznaj obowiązki działów kadr i płac w zakresie ewidencjonowania godzin wykonywania umowy zlecenia w 2026 roku.

Spis treści:

Najważniejsze wnioski dla specjalistów ds. kadr i płac

  • Obowiązek określenia sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług wynika z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
  • Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa dla objętych nią umów cywilnoprawnych wynosi 31,40 zł brutto.
  • Niewypłacenie wynagrodzenia wynikającego z minimalnej stawki godzinowej może skutkować grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.
  • Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz dokumenty potwierdzające ich liczbę należy przechowywać przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.
  • Przepisy nie narzucają jednego urzędowego wzoru ewidencji ani obowiązku prowadzenia jej wyłącznie w formie papierowej.

Dlaczego potwierdzanie liczby godzin wykonywania umowy zlecenia jest obowiązkowe?

Praktyka działów kadr i płac często opiera się na rozwiązaniach wynikających z Kodeksu pracy. Tymczasem przy umowach zlecenia nie prowadzi się pracowniczej ewidencji czasu pracy w rozumieniu art. 149 Kodeksu pracy. Obowiązek dotyczący umów cywilnoprawnych ma inną podstawę prawną i służy przede wszystkim zweryfikowaniu, czy zleceniobiorca otrzymał wynagrodzenie co najmniej równe obowiązującej minimalnej stawce godzinowej.

Zasady te wynikają z art. 8a–8e ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Strony umowy powinny określić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Zgromadzona dokumentacja powinna umożliwić ustalenie, ile godzin faktycznie przeznaczono na realizację zlecenia i czy wypłacone wynagrodzenie nie było niższe od ustawowego minimum.

Od 1 stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Kwota ta została ustalona w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Minimalna stawka godzinowa ma charakter gwarancyjny. Zleceniobiorca nie może skutecznie zrzec się prawa do wynagrodzenia wynikającego z tej stawki ani przenieść tego prawa na inną osobę. Wynagrodzenie odpowiadające minimalnej stawce godzinowej powinno być wypłacone w formie pieniężnej.

Jeżeli umowa została zawarta na okres dłuższy niż jeden miesiąc, wypłaty wynagrodzenia wynikającego z minimalnej stawki godzinowej należy dokonywać co najmniej raz w miesiącu.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Umowy zlecenia, o dzieło i inne - wyliczanie od brutto do netto wraz z rozliczeniem PIT i ZUSszkolenia

Czy każda umowa zlecenia podlega minimalnej stawce godzinowej?

Nie każda umowa cywilnoprawna jest objęta minimalną stawką godzinową. Przed wdrożeniem zasad ewidencjonowania należy więc sprawdzić, czy konkretna umowa podlega przepisom ustawy.

Obowiązek stosowania minimalnej stawki godzinowej zasadniczo dotyczy umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, zawieranych z osobami fizycznymi:

  • niewykonującymi działalności gospodarczej,
  • prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, które osobiście wykonują zlecenie i nie zatrudniają pracowników ani nie zawierają umów ze zleceniobiorcami.

Ustawa przewiduje jednak określone wyłączenia. Minimalnej stawki godzinowej nie stosuje się między innymi do niektórych umów, w których:

  • o miejscu i czasie wykonania zlecenia decyduje wyłącznie przyjmujący zlecenie,
  • zleceniobiorcy przysługuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne,
  • przedmiotem umowy jest świadczenie określonych usług opiekuńczych lub bytowych objętych ustawowym wyłączeniem.

Każdorazowo należy przeanalizować rzeczywistą treść i sposób wykonywania umowy, a nie wyłącznie jej nazwę.

Umowa o pracę a umowa zlecenia - najważniejsze różnice

Kwestia Umowa o pracę Umowa zlecenia
Podstawa prawna Kodeks pracy Kodeks cywilny i ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
Rodzaj dokumentacji Ewidencja czasu pracy Potwierdzenie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług
Nadgodziny Stosuje się przepisy o pracy nadliczbowej i dodatkach Co do zasady nie stosuje się kodeksowych przepisów o nadgodzinach
Urlopy Pracownik ma prawo do urlopów wynikających z prawa pracy Brak ustawowego urlopu wypoczynkowego, chyba że strony przewidzą przerwę w umowie
Odpoczynek dobowy i tygodniowy Obowiązują normy Kodeksu pracy Co do zasady nie stosuje się norm czasu pracy z Kodeksu pracy
Minimalne wynagrodzenie Minimalne wynagrodzenie miesięczne Minimalna stawka godzinowa, jeżeli umowa podlega ustawie

Należy jednak zachować ostrożność. Jeżeli umowa nazwana „zleceniem” jest wykonywana pod kierownictwem zleceniodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym oraz w warunkach podporządkowania charakterystycznych dla stosunku pracy, może zostać zakwestionowana jako pozorna umowa cywilnoprawna.

Jakie informacje powinna zawierać ewidencja godzin zleceniobiorcy?

Ustawodawca nie wprowadził jednego obowiązkowego wzoru dokumentu. Przepisy wymagają przede wszystkim, aby możliwe było wiarygodne ustalenie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Dokumentacja powinna zawierać co najmniej:

  • dane pozwalające zidentyfikować zleceniodawcę i zleceniobiorcę,
  • wskazanie umowy, której dotyczy rozliczenie,
  • okres rozliczeniowy,
  • liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług,
  • datę przekazania zestawienia,
  • oznaczenie osoby, która sporządziła lub zatwierdziła informację,
  • potwierdzenie zgodne ze sposobem przyjętym w umowie.

Dla celów dowodowych zalecane jest wykazywanie liczby godzin w poszczególnych dniach. Pozwala to ograniczyć ryzyko sporów oraz ułatwia kontrolę poprawności rozliczeń. Nie należy jednak przedstawiać dziennego zestawienia jako bezwzględnego wymogu ustawowego w każdej sytuacji.

Nie ma również ogólnego obowiązku uzyskiwania własnoręcznych podpisów obu stron pod każdym miesięcznym zestawieniem. Jeżeli strony przyjęły formę dokumentową lub elektroniczną, wystarczające może być na przykład przesłanie zestawienia z ustalonego adresu e-mail, zatwierdzenie go w systemie HR lub przekazanie za pomocą firmowego obiegu dokumentów.

Dokumentacja powinna jednak umożliwiać wykazanie:

  • kto przekazał informację,
  • jakiego okresu dotyczyła,
  • ile godzin wykazano,
  • kiedy informacja została przekazana lub zaakceptowana.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Umowy cywilnoprawne i B2B pod kontrolą PIP w 2026 r. – jak bezpiecznie zawierać, rozliczać i dokumentować współpracę po zmianach

Jak ustalić sposób potwierdzania godzin w umowie zlecenia?

Sposób potwierdzania liczby godzin najlepiej określić bezpośrednio w umowie zlecenia. Pozwala to uniknąć wątpliwości dotyczących odpowiedzialności za sporządzenie zestawienia, terminów jego przekazywania oraz dopuszczalnej formy dokumentu.

Strony mogą ustalić, że liczba godzin będzie potwierdzana na podstawie:

  • miesięcznego zestawienia papierowego,
  • arkusza kalkulacyjnego,
  • wiadomości e-mail,
  • raportu z systemu elektronicznego,
  • rejestru wejść i wyjść, o ile odpowiada on rzeczywistemu czasowi wykonywania usług,
  • aplikacji lub systemu przeznaczonego do raportowania realizacji zadań,
  • protokołu wykonania usług.

Forma powinna być dostosowana do charakteru zlecenia. Inne rozwiązanie będzie właściwe dla osoby wykonującej usługi w siedzibie zleceniodawcy, a inne dla zleceniobiorcy wykonującego zadania zdalnie lub w terenie.

Przykładowy zapis do umowy zlecenia

„Strony ustalają, że liczba godzin wykonania zlecenia będzie potwierdzana na podstawie miesięcznego zestawienia sporządzanego przez Zleceniobiorcę w formie elektronicznej. Zestawienie zostanie przesłane na wskazany adres e-mail Zleceniodawcy najpóźniej do 3. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. Zestawienie powinno wskazywać okres rozliczeniowy, liczbę godzin wykonania zlecenia oraz dane pozwalające na identyfikację umowy. Zleceniodawca może zwrócić się o wyjaśnienie lub skorygowanie niezgodności przed ostatecznym rozliczeniem wynagrodzenia”.

Nie należy stosować postanowień przewidujących automatyczne i bezterminowe wstrzymanie całego wynagrodzenia tylko dlatego, że zestawienie zostało przekazane po ustalonym terminie. W takiej sytuacji zleceniodawca powinien niezwłocznie wezwać zleceniobiorcę do uzupełnienia danych niezbędnych do prawidłowego obliczenia należności.

Co zrobić, jeżeli umowa nie określa sposobu potwierdzania godzin?

Jeżeli strony nie określiły w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin, zleceniobiorca powinien przedłożyć zleceniodawcy informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przed terminem wypłaty wynagrodzenia.

Informacja może zostać przedstawiona w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej.

Brak odpowiedniego postanowienia w umowie nie zwalnia zleceniodawcy z obowiązku prawidłowego ustalenia i wypłacenia wynagrodzenia. Dział kadr powinien w takim przypadku uzyskać od zleceniobiorcy wiarygodne zestawienie godzin przed sporządzeniem rozliczenia.

Co w przypadku ustnego zawarcia umowy zlecenia?

Jeżeli umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług została zawarta ustnie, zleceniodawca powinien przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia potwierdzić zleceniobiorcy w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia dotyczące sposobu potwierdzania liczby godzin.

Brak pisemnej umowy nie oznacza więc, że można zrezygnować z ustalenia zasad raportowania czasu realizacji usług.

Ze względów dowodowych rekomendowane jest zawieranie umów zlecenia w formie pisemnej lub elektronicznej oraz określanie w nich:

  • przedmiotu zlecenia,
  • okresu obowiązywania,
  • zasad ustalania wynagrodzenia,
  • sposobu potwierdzania liczby godzin,
  • terminu przekazywania zestawień,
  • terminu wypłaty wynagrodzenia.

Jak obliczyć wynagrodzenie zgodnie z minimalną stawką godzinową?

Podstawowym zadaniem działu kadr i płac jest porównanie wynagrodzenia należnego zleceniobiorcy z wynagrodzeniem wynikającym z minimalnej stawki godzinowej.

Przykład:

Zleceniobiorca wykonał w czerwcu 2026 r. 80 godzin usług.

Minimalne należne wynagrodzenie wynosi:

80 godzin × 31,40 zł = 2512 zł brutto.

Jeżeli wynagrodzenie określono kwotowo, prowizyjnie lub zadaniowo, należy po zakończeniu okresu rozliczeniowego ustalić, jaka kwota przypada na jedną godzinę wykonania zlecenia.

Przykład:

Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 2400 zł brutto, a z dokumentacji wynika, że wykonał zlecenie przez 80 godzin.

2400 zł ÷ 80 godzin = 30 zł brutto za godzinę.

Ponieważ wynik jest niższy niż 31,40 zł, należy wypłacić wyrównanie:

2512 zł – 2400 zł = 112 zł brutto.

Wyrównanie powinno zostać udokumentowane w taki sposób, aby z dokumentacji wynikała liczba godzin, zastosowana stawka oraz sposób obliczenia należnej kwoty.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r. 

Jak rozliczać kilka umów lub kilku zleceniodawców?

Jeżeli zleceniobiorca wykonuje kilka odrębnych umów, godziny należy przyporządkować do konkretnych zleceń. Dokumentacja powinna pozwalać ustalić, jaka liczba godzin dotyczyła danej umowy i jakie wynagrodzenie wypłacono z jej tytułu.

Jeżeli kilka podmiotów wspólnie powierza wykonanie zlecenia, należy jednoznacznie określić zasady raportowania oraz sposób rozliczenia odpowiedzialności za wypłatę wynagrodzenia.

Nieprawidłowe jest prowadzenie jednego zbiorczego zestawienia bez możliwości ustalenia, jakiego kontraktu i jakiego zleceniodawcy dotyczą konkretne godziny.

Czy zleceniobiorca musi podpisywać listę obecności?

Nie. Lista obecności jest dokumentem stosowanym przede wszystkim w ramach organizacji pracy pracowników. Sama lista obecności nie jest też tożsama z ewidencją czasu pracy pracownika.

W przypadku umowy zlecenia strony mogą przyjąć listę obecności jako jeden z elementów potwierdzania wykonywania usług, ale nie jest ona obowiązkowa. Co więcej, może nie wystarczyć do prawidłowego rozliczenia, jeżeli wskazuje jedynie godzinę wejścia i wyjścia, a nie rzeczywisty czas wykonania zlecenia.

Zleceniobiorca może potwierdzać liczbę godzin między innymi przez:

  • miesięczne zestawienie,
  • raport elektroniczny,
  • e-mail,
  • system informatyczny,
  • protokół wykonania usług.

Kluczowe znaczenie ma zgodność dokumentacji z rzeczywistym sposobem realizacji zlecenia.

Czy należy wykazywać przerwy i okresy gotowości?

W ewidencji powinien zostać uwzględniony czas faktycznego wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Nie oznacza to jednak, że każdą przerwę można automatycznie pominąć.

Ocena zależy od:

  • treści umowy,
  • sposobu organizacji wykonywania usług,
  • zakresu dyspozycyjności zleceniobiorcy,
  • tego, czy w czasie przerwy zleceniobiorca mógł swobodnie dysponować swoim czasem,
  • tego, czy pozostawał w gotowości do natychmiastowego wykonywania zadań.

Przerwy, dyżury i okresy oczekiwania powinny być oceniane indywidualnie. Nie należy wprowadzać automatycznej zasady, zgodnie z którą każda przerwa jest nieodpłatna albo nie podlega uwzględnieniu w liczbie godzin.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Umowy zlecenia, o dzieło i inne - wyliczanie od brutto do netto wraz z rozliczeniem PIT i ZUSszkolenia

Jak długo przechowywać ewidencję godzin zleceniobiorcy?

Zleceniodawca ma obowiązek przechowywać:

  • dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług,
  • dokumenty potwierdzające liczbę tych godzin.

Okres przechowywania wynosi 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Termin ten nie jest liczony od dnia zawarcia umowy ani od dnia jej zakończenia.

Art.  8c (Ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.). [Przechowywanie dokumentów potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług]

 Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Przykład:

Jeżeli wynagrodzenie za czerwiec 2026 r. stało się wymagalne 10 lipca 2026 r., dokumentację dotyczącą tego rozliczenia należy przechowywać przez 3 lata, licząc od 10 lipca 2026 r.

Dokumentacja może być przechowywana w formie papierowej albo elektronicznej. Należy jednak zadbać o:

  • czytelność dokumentów,
  • możliwość ich odtworzenia,
  • zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem,
  • możliwość przyporządkowania dokumentu do określonej osoby i umowy,
  • ochronę danych osobowych zgodnie z RODO,
  • kontrolę upływu okresów retencji.

Nie należy utożsamiać dokumentacji dotyczącej zleceniobiorców z pracowniczymi aktami osobowymi. Są to odrębne kategorie dokumentów, dla których obowiązują różne podstawy prawne i okresy przechowywania.

Co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontrolowania przestrzegania przepisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej.

Podczas kontroli inspektor może analizować między innymi:

  • treść umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług,
  • sposób ustalania wynagrodzenia,
  • ustalony sposób potwierdzania liczby godzin,
  • miesięczne zestawienia godzin,
  • rachunki do umów,
  • listy wypłat,
  • potwierdzenia przelewów,
  • dokumenty dotyczące wyrównań,
  • zgodność dokumentacji z rzeczywistym sposobem wykonywania usług.

Zleceniodawca powinien dysponować dokumentacją pozwalającą wykazać:

  • liczbę godzin wykonania zlecenia,
  • wysokość należnego wynagrodzenia,
  • zastosowaną stawkę,
  • termin wypłaty,
  • sposób dokonania wypłaty.

PIP zapowiada szczegółowe kontrole przestrzegania minimalnej stawki godzinowej, której wysokość od 1 stycznia 2026 r. wynosi 31,40 zł brutto.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Umowy cywilnoprawne i B2B pod kontrolą PIP w 2026 r. – jak bezpiecznie zawierać, rozliczać i dokumentować współpracę po zmianach

Jaką rolę może odgrywać ZUS?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest podstawowym organem kontrolującym przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej. W toku kontroli może jednak badać między innymi:

  • prawidłowość zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń,
  • podstawę wymiaru składek,
  • rzeczywisty charakter zawartej umowy,
  • kompletność dokumentacji rozliczeniowej,
  • zgodność wypłat z dokumentami przekazanymi do ZUS.

Dokumentacja godzin może mieć więc również znaczenie podczas kontroli ubezpieczeniowej, ale nie należy utożsamiać zakresu kontroli ZUS z uprawnieniami Państwowej Inspekcji Pracy.

Jakie kary grożą za naruszenie przepisów?

Kto wypłaca zleceniobiorcy lub osobie świadczącej usługi wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia w wysokości niższej niż obowiązująca minimalna stawka godzinowa, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Nie należy jednak upraszczać tej regulacji do stwierdzenia, że każdy brak podpisu lub pojedynczy błąd w dokumentacji automatycznie skutkuje grzywną w takiej wysokości.

Braki w dokumentacji mogą natomiast:

  • uniemożliwić wykazanie prawidłowości wypłaty,
  • utrudnić kontrolę liczby godzin,
  • zwiększyć ryzyko sporu ze zleceniobiorcą,
  • wskazywać na niewłaściwe stosowanie minimalnej stawki,
  • prowadzić do zakwestionowania dokonanych rozliczeń.

Grzywnę w najwyższej wysokości wymierza sąd. Inspektor pracy może natomiast stosować środki prawne pozostające w zakresie jego ustawowych kompetencji, w tym skierować wniosek o ukaranie.

Najczęstsze błędy popełniane przez działy kadr i płac

Do najczęściej spotykanych nieprawidłowości należą:

  • brak określenia w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin,
  • brak miesięcznych zestawień,
  • przyjmowanie jednej stałej liczby godzin niezależnie od rzeczywistego wykonania usług,
  • stosowanie nieaktualnej minimalnej stawki godzinowej,
  • brak wyrównania wynagrodzenia do ustawowego minimum,
  • rozliczanie godzin wyłącznie na podstawie harmonogramu zamiast rzeczywistego wykonania usług,
  • brak możliwości ustalenia, kto sporządził zestawienie,
  • niezgodność między ewidencją, rachunkiem i przelewem,
  • brak dokumentacji dotyczącej rozliczenia kilku umów,
  • przechowywanie dokumentów przez okres krótszy niż 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia,
  • automatyczne wymaganie podpisów obu stron, mimo że przyjęta forma elektroniczna pozwala wiarygodnie ustalić autora dokumentu,
  • traktowanie zleceniobiorcy jak pracownika i organizowanie współpracy w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r. 

Jak skutecznie wdrożyć procedurę w dziale kadr?

Prawidłowe wdrożenie zasad potwierdzania liczby godzin powinno obejmować kilka etapów.

  1. Analiza umowy

Należy sprawdzić, czy dana umowa podlega minimalnej stawce godzinowej oraz czy nie zachodzi jedno z ustawowych wyłączeń.

  1. Ustalenie metody raportowania

Sposób potwierdzania godzin powinien odpowiadać rzeczywistemu charakterowi usług. Może to być dokument papierowy, e-mail, arkusz kalkulacyjny lub system elektroniczny.

  1. Określenie terminów

W umowie lub procedurze należy określić:

  • termin przekazania zestawienia,
  • osobę odpowiedzialną za jego weryfikację,
  • termin zgłaszania korekt,
  • termin wypłaty wynagrodzenia.

  1. Weryfikacja matematyczna

Przed wypłatą należy porównać:

  • liczbę godzin,
  • wynagrodzenie należne z umowy,
  • minimalną kwotę wynikającą z przemnożenia godzin przez stawkę 31,40 zł.

  1. Dokumentowanie korekt

Każda zmiana liczby godzin lub wyrównanie wynagrodzenia powinny pozostawiać czytelny ślad w dokumentacji.

  1. Archiwizacja

Dokumenty należy przechowywać przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych.

  1. Okresowy audyt

Dział kadr powinien regularnie sprawdzać:

  • aktualność stosowanych stawek,
  • kompletność dokumentacji,
  • zgodność umów z rzeczywistym sposobem współpracy,
  • terminowość wypłat,
  • poprawność przechowywania dokumentów.

Podsumowanie

Potwierdzanie liczby godzin wykonania umowy zlecenia nie jest pracowniczą ewidencją czasu pracy, lecz odrębnym obowiązkiem służącym przede wszystkim weryfikacji minimalnej stawki godzinowej.

W 2026 r. najważniejsze obowiązki zleceniodawcy obejmują:

  • stosowanie minimalnej stawki godzinowej wynoszącej 31,40 zł brutto,
  • określenie sposobu potwierdzania liczby godzin,
  • pozyskanie wiarygodnego zestawienia przed rozliczeniem wynagrodzenia,
  • wypłatę wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu przy umowach zawartych na okres dłuższy niż miesiąc,
  • dokonanie wyrównania, jeżeli stawka wynikająca z rozliczenia jest niższa od minimum,
  • przechowywanie dokumentacji przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia,
  • zapewnienie zgodności dokumentów z rzeczywistym sposobem wykonywania zlecenia.

Dobrze przygotowana procedura nie powinna ograniczać się do zebrania podpisu na gotowym formularzu. Jej celem jest stworzenie spójnego i wiarygodnego systemu, który pozwala prawidłowo obliczyć wynagrodzenie, wykazać zgodność z przepisami i bezpiecznie przejść kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.

 

Czytaj więcej w Social media