Korygowanie listy płac w 2026 roku – w pytaniach i odpowiedziach

Poznaj najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi w temacie korygowania listy płac, które są istotne w 2026 roku.

Jakie elementy listy płac podlegają korekcie w przypadku błędnie naliczonego wynagrodzenia? 

W przypadku stwierdzenia błędów w naliczeniu wynagrodzenia korekcie podlegają wszystkie elementy listy płac, które zostały ustalone niezgodnie ze stanem faktycznym lub obowiązującymi przepisami. Najczęściej obejmuje to:

Wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki płacowe

Korekcie podlega kwota wynagrodzenia zasadniczego oraz wszelkie dodatki, premie, wyrównania i inne świadczenia pieniężne wynikające z umowy o pracę lub przepisów wewnętrznych. Obowiązek prawidłowego ustalenia wynagrodzenia wynika z art. 80 i art. 85 Kodeksu pracy.

Podstawa wymiaru składek ZUS

Jeżeli błędnie ustalono podstawę wymiaru składek, należy skorygować: – składki emerytalne i rentowe, – składkę chorobową (jeśli pracownik podlega), – składkę wypadkową, – składkę zdrowotną. Wynika to z art. 18 i art. 20 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 81 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej.

Podstawa opodatkowania i zaliczka na PIT

Korekcie podlega: – podstawa opodatkowania, – koszty uzyskania przychodu, – kwota zmniejszająca podatek (jeśli stosowana), – wysokość pobranej zaliczki. Zasady poboru zaliczek określają art. 31–32 oraz art. 41 ustawy o PIT.

Wynagrodzenie chorobowe i świadczenia z ubezpieczenia społecznego

Jeżeli błąd dotyczy okresów absencji chorobowej, należy skorygować: – podstawę wymiaru świadczenia, – wysokość wynagrodzenia chorobowego (art. 92 Kodeksu pracy), – wysokość zasiłku (zgodnie z ustawą zasiłkową z 25 czerwca 1999 r.).

Potrącenia obowiązkowe i dobrowolne

Korekcie mogą podlegać m.in.: – składki ZUS, – zaliczka PIT, – potrącenia komornicze (zgodnie z art. 87–91 Kodeksu pracy), – potrącenia dobrowolne (np. składki PPK, ubezpieczenia grupowe).

Kwoty netto do wypłaty oraz ewentualne dopłaty lub zwroty

Po korekcie wszystkich elementów brutto, składek i podatku należy ustalić prawidłową kwotę netto oraz różnicę do dopłaty lub zwrotu/

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Korekty listy płac i konsekwencje dla rozliczeń z ZUS i US

Jakie są najczęstsze przyczyny korygowania listy płac?

Nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy

Korekty listy płac są często konsekwencją błędów w ewidencji czasu pracy, obejmujących m.in. nieprawidłowe wykazanie godzin pracy, pracy w godzinach nadliczbowych, dyżurów, pracy w porze nocnej, urlopów lub innych nieobecności, w tym zwolnień lekarskich dostarczonych po sporządzeniu listy płac. Obowiązek prowadzenia rzetelnej ewidencji wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, a lista płac musi odzwierciedlać faktyczny czas pracy pracownika.

Spóźnione lub błędne dokumenty ubezpieczeniowe ZUS

Wpłynięcie e ZLA po naliczeniu wynagrodzenia lub błędne zgłoszenie/wyrejestrowanie do ubezpieczeń (ZUS ZUA/ZZA/ZWUA) wymaga korekty podstaw wymiaru składek oraz świadczeń. Wynika to z obowiązku prawidłowego ustalania tytułu do ubezpieczeń i podstawy wymiaru składek zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.

Niewłaściwe zastosowanie przepisów podatkowych dotyczących kosztów uzyskania przychodu, kwoty zmniejszającej podatek lub ulg podatkowych

Korekty mogą wynikać z błędnego zastosowania m.in. ulgi dla młodych, ulgi na powrót, podwyższonych kosztów uzyskania przychodu czy rezygnacji z kwoty zmniejszającej podatek. Zasady poboru zaliczek określają art. 32 i art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nieprawidłowe naliczenie składek ZUS

Do korekt dochodzi m.in. w przypadku błędnego ustalenia tytułu do ubezpieczeń, nieprawidłowego określenia podstawy wymiaru składek lub nieuwzględnienia rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych (tzw. limitu 30 krotności), o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Wypłaty po terminie lub wyrównania za okresy wcześniejsze

Dotyczy to w szczególności premii, dodatków, korekt wynagrodzenia zasadniczego czy wyrównań do minimalnego wynagrodzenia za pracę. W takich przypadkach konieczne jest skorygowanie listy płac, dokumentów rozliczeniowych ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy, zgodnie z zasadą rozliczania przychodów w okresie ich faktycznego uzyskania.

Błędy w naliczeniu wynagrodzenia chorobowego lub świadczeń z ubezpieczenia społecznego

Korekty wynikają najczęściej z błędnego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, nieuwzględnienia przerw przekraczających 3 miesiące kalendarzowe lub nieprawidłowego ustalenia okresu wyczekiwania, zgodnie z ustawą zasiłkową (ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

Zmiana danych pracownika lub jego statusu podatkowego

Korekty mogą być konieczne w przypadku zmiany rezydencji podatkowej, złożenia lub wycofania oświadczeń PIT 2, zmiany danych osobowych lub adresowych wpływających na stosowanie kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z ustawą o PIT oraz przepisami wykonawczymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Lista płac – praktyczne aspekty naliczania wynagrodzeń - BEZPŁATNY KALKULATOR EXCEL wynagrodzeń, kosztów użytkowania samochodu, czasu pracy w nadgodzinach

Co w sytuacji, gdy przekroczenie limitu ulgi dla młodych nastąpiło przed ukończeniem 26. roku życia, natomiast korekta wynagrodzenia została dokonana już po ukończeniu 26 lat? Czy w takim przypadku należy naliczyć podatek od kwoty objętej korektą (zwrotu)?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT zwolnienie z tytułu tzw. ulgi dla młodych przysługuje wyłącznie do dnia ukończenia 26. roku życia oraz jedynie do wysokości rocznego limitu przychodów 85 528 zł. Jeżeli podatnik przekroczył ten limit przed ukończeniem 26 lat, to część przychodu ponad limit już w momencie jego uzyskania powinna zostać opodatkowana. Dokonanie korekty wynagrodzenia po dniu 26. urodzin nie wpływa na ocenę podatkową, ponieważ – zgodnie z zasadą memoriałową – o zastosowaniu zwolnienia decyduje data uzyskania przychodu, a nie data korekty. W konsekwencji kwota przekraczająca limit zwolnienia, nawet jeśli jest zwracana lub korygowana po ukończeniu 26 lat, podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Pracodawca jest zatem zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od kwoty objętej korektą.

Czy jak zwracamy nadpłacone składki ZUS pracownikowi mamy zapłacić mu odsetki? 

Nadpłacone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie stanowią świadczenia należnego pracownikowi, lecz są publicznoprawną należnością w rozumieniu ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Pracodawca pełni jedynie funkcję płatnika składek, który pobiera je z wynagrodzenia pracownika i przekazuje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (art. 17 ustawy systemowej). W przypadku stwierdzenia nadpłaty pracodawca zwraca pracownikowi wyłącznie kwotę niesłusznie pobraną, co nie stanowi zobowiązania cywilnoprawnego, od którego nalicza się odsetki.

Przepisy nie przewidują obowiązku wypłaty pracownikowi odsetek od zwracanych nadpłaconych składek. Odsetki mogą wystąpić wyłącznie w relacji płatnik – ZUS, zgodnie z art. 24 ust. 6a ustawy systemowej, który przewiduje zwrot nadpłaty płatnikowi wraz z należnymi odsetkami. Mechanizm ten nie znajduje jednak zastosowania w relacji pracodawca – pracownik

Zatrudnimy emeryta na umowę zlecenie. Emeryt ma wysoką emeryturę, czy zlecenie będzie podlegało obowiązkowemu ubezpieczeniu emer.-rent. i wypadkowemu oraz zdrowotnemu? 

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 oraz art. 12 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, które mają ustalone prawo do emerytury lub renty, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz wypadkowemu, o ile umowa zlecenia stanowi dla nich tytuł do ubezpieczeń. Jednocześnie, zgodnie z art. 11 ust. 2 tej ustawy, ubezpieczenie chorobowe ma dla zleceniobiorcy charakter dobrowolny i może zostać objęte wyłącznie na jego wniosek.

W zakresie ubezpieczenia zdrowotnego, art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych stanowi, że osoby wykonujące umowę zlecenia podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, niezależnie od posiadanego statusu emeryta lub rencisty.

Emeryt wykonujący umowę zlecenia jest zatem traktowany na gruncie ubezpieczeń społecznych tak samo jak każdy inny zleceniobiorca, a wysokość pobieranej emerytury nie wpływa na zakres obowiązkowych ubezpieczeń wynikających z umowy zlecenia.

Jeżeli umowa zlecenia stanowi jedyny tytuł do ubezpieczeń, zleceniobiorca podlega:

• ubezpieczeniu emerytalnemu – obowiązkowo,
• ubezpieczeniom rentowym – obowiązkowo,
• ubezpieczeniu wypadkowemu – obowiązkowo,
• ubezpieczeniu zdrowotnemu – obowiązkowo,
• ubezpieczeniu chorobowemu – dobrowolnie, na wniosek.

Zakres podlegania ubezpieczeniom społecznym może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń, o którym mowa w art. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. To właśnie zbieg tytułów decyduje o tym, czy ubezpieczenia społeczne mają charakter obowiązkowy czy dobrowolny.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Lista płac dla zaawansowanych – trudne przypadki na liście płac oraz korekty krok po kroku - BEZPŁATNY KALKULATOR EXCEL

Zleceniobiorca podlegał do obowiązkowych składek emerytalno-rentowych i chorobowe a powinien mieć tylko zdrowotne - czy można w korekcie ww. składek w ZUA poprawić na dobrowolne składki? 

Zgodnie z art. 6 oraz art. 9 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, o obowiązku lub dobrowolności ubezpieczeń społecznych decyduje tytuł do ubezpieczeń oraz ich tzw. „zbieg”. Jeżeli zleceniobiorca z danego tytułu powinien podlegać wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, oznacza to, że nie powinien być zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowych, wypadkowego ani chorobowego).

Nie jest dopuszczalne „przekwalifikowanie” wstecznie składek obowiązkowych na dobrowolne, ponieważ objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (w tym chorobowym) wymaga złożenia zgłoszenia ZUS ZUA z właściwym kodem tytułu ubezpieczenia oraz datą objęcia ubezpieczeniem, zgodnie z art. 14 ust. 1 i 1a ustawy systemowej. Przepisy jednoznacznie wskazują, że objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi może nastąpić najwcześniej od dnia złożenia zgłoszenia, a nie z datą wcześniejszą.

W związku z tym korekta nie polega na zmianie rodzaju składek w istniejącym zgłoszeniu, lecz na wyrejestrowaniu z błędnego tytułu oraz ponownym zgłoszeniu z prawidłowym zakresem ubezpieczeń, a następnie na korekcie dokumentów rozliczeniowych.

Prawidłowy sposób dokonania korekty:

1. ZUS ZWUA – wyrejestrowanie zleceniobiorcy z błędnym kodem tytułu ubezpieczenia oraz błędnym zakresem ubezpieczeń.
2. ZUS ZZA – ponowne zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, jeżeli jest to jedyny właściwy tytuł do ubezpieczeń.
3. Korekta dokumentów rozliczeniowych (RCA/RZA) – usunięcie nieprawidłowo wykazanych składek społecznych oraz wykazanie wyłącznie składki zdrowotnej.