Dokumentacja pracownicza 2023 po zmianach w Kodeksie Pracy – nowe dokumenty kadrowe - szkolenie online

1. Jakie nowe dokumenty będą przechowywane w dokumentacji pracowniczej po wdrożeniu dyrektyw Nr 2019/1152 i 2019/1158 ?

2. Zasady prowadzenia akt osobowych po zmianach 2023:

• jakie dokumenty należy przechowywać w części A akt osobowych?
• jakich dokumentów już nie będzie się przechowywało w części B akt osobowych?
• jakie nowe dokumenty należy przechowywać w części B akt osobowych?
• jak prawidłowo prowadzić nową część D i E akt osobowych?
• w jakich warunkach należy przechowywać akta osobowe?
• jak prawidłowo opisywać kopie dokumentów włączanych do akt osobowych?
• poszerzenie wykazu dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych (skierowania na badania, wniosku urlopowe, szczegółowa NOWA INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA wg Nowego Kodeksu Pracy),
• akta osobowe prowadzone w 2023 roku – co się zmienia? – praktyczne rozwiązania.

3. Obowiązek wprowadzenia nowych wzorów wniosków składanych przez pracowników:

• wniosek o zmianę warunków zatrudnienia,
• wniosek o zastosowanie elastycznej organizacji czasu pracy,
• wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
• wniosek w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• wniosek o urlop opiekuńczy.

4. Najnowsza dokumentacja związana z czasem pracy:

• dokumenty z zakresu czasu pracy, które muszą się znaleźć w nowej dokumentacji pracowniczej,
• okres przechowywania dokumentacji z zakresu czasu pracy,
• nowe dane, które musi mieć karta czasu pracy,
• dokumenty z akt osobowych, które powinny się znaleźć w dokumentacji czasu pracy.

5. Wprowadzenie pracy zdalnej a dokumentacja pracownicza:

• treść porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej – treści obowiązkowe i fakultatywne,
• dwie formy powierzenia wykonywania pracy zdalnej (polecenie, uzgodnienie),
• zgoda pracownika i jej cofnięcie  – dokumentowanie,
• porozumienie dotyczące zasad wykonywania pracy zdalnej – z kim powinno być zawarte i jego treść?
• ewidencja czasu pracy przy pracy zdalnej,
• ochrona danych osobowych w procesie świadczenia pracy zdalnej – konieczne opracowanie procedur i odebranie od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z nimi,
• dodatkowa informacja dla pracownika zatrudnionego w formie pracy zdalnej – treść oraz warunki i terminy jej wręczenia (art.29&3 KP)
• oświadczenie pracownika, że warunki lokalowe i techniczne, jakimi dysponuje pracownik, umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej,
• jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie będą mogli składać w wersji elektronicznej?

6. Dokumentacja pracownicza w związku ze zmianami w Kodeksie Pracy dotyczącymi kontroli trzeźwości pracowników:

• jakie obowiązki informacyjne wobec załogi musi dopełnić pracodawca przed wprowadzeniem kontroli trzeźwości?
• dokumentacja pracownicza z badania trzeźwości:

–  protokół sporządzany przez pracodawcę

–  protokół sporządzany przez policję

–  informacja o niedopuszczeniu pracownika do pracy

–  zawiadomienie o nałożeniu kary pieniężnej – dokumentowanie

• gdzie przechowywać w aktach osobowych dokumentację z przeprowadzonego badania trzeźwości?

7.  Pozostała dokumentacja pracownicza – gdzie ją przechowywać ? (deklaracje ZUS, dokumentacja PPK, ZFŚS i inne).

8. Świadectwo pracy – nowy wzór z omówieniem i jakie zmiany powinny pojawić się pojawić w treści świadectwa pracy w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy.

9. Całkiem nowe zasady prowadzenia monitoringu pracowników:

• dopuszczalne formy monitoringu wizyjnego,
• monitoring służbowej poczty elektronicznej,
• zasady przechowania danych uzyskanych z monitoringu,
• zasady informowania pracowników o prowadzonym monitoringu.

10. Ważne zmiany w dokumentacji pracowniczej wynikające z dostosowania do RODO:

• informacje, których będzie można żądać od kandydata do pracy,
• informacje, których będzie można żądać od pracownika,
• pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
• pozostałe oświadczenia zapewniające bezpieczeństwo informacji.

11. Najczęstsze wątpliwości związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej:

• czy można prowadzić dokumentację w obu formach, tzn. papierowej i elektronicznej?
• w jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej i odwrotnie?
• jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy a aktach osobowych, a jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
• jak przechowywać e-zwolnienia?
• czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
• jak przebiega proces wydawania dokumentacji pracownikowi/byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika?
• jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie będą mogli składać w postaci elektronicznej?
• jakie dokumenty i przez jaki okres będą przechowywane w dokumentacji pracowniczej w związku z kontrolą pracowników na obecność alkoholu i innych środków?

12. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

13. Konsultacje z prelegentem – pytania i odpowiedzi.