System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD – wdrażanie, obieg i archiwizacja dokumentów - szkolenie online

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Przepisy wykonawcze do ustawy archiwalnej
• Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
• Własne normatywy kancelaryjno-archiwalne

2. Obieg dokumentacji w systemie EZD:

• Dokumentacja elektroniczna i papierowa w systemie EZD
• System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych
• Czym jest system EZD? Etapy i zasady jego wdrażania
• EZD jako podstawowy lub wspomagający system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw
• Rodzaje przesyłek wpływających w systemie EZD i sposoby ich procedowania
• Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i ich rodzaje

3. Czynności kancelaryjne w systemie EZD RP:

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

• rejestracja wpływów
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie)
• wprowadzanie metadanych
• realizacja dekretacji
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego oraz składu informatycznych nośników danych
• obsługa korespondencji wychodzące

2. Zadania komórek merytorycznych:

• pojęcie teczki rzeczowej w systemie EZD i stosowanie JRWA
• zakładanie spraw
• prowadzenie akt spraw i zbiorów dokumentacji aktowej

3. Tworzenie dokumentacji wewnętrznej i korespondencji wychodzącej

4. Akceptacja wielostopniowa i podpisywanie dokumentów w systemie EZD

4. Archiwum Zakładowe w systemie EZD:

• Przejmowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD
• Przejmowanie zawartości składów
• Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego