Specjalista ds. kadr 2026 - trzydniowy kurs online - nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, świadectwa pracy, urlopy pracownicze, uprawnienia rodzicielskie, regulamin pracy jako kluczowy dokument

DZIEŃ I – NAWIĄZANIE I ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY – ZATRIUDNIANIE, ZMIANY WARUNKÓW ZATRUDNIENIA, UPRAWNIENIA, ŚWADECTWA PRACY BEZ BŁĘDÓW

1. Dane osobowe kandydata do pracy:

• Zakres danych, których może żądać pracodawca – podstawa prawna.
• Obowiązki dyrektywy o jawności wynagrodzeń w zakresie ofert pracy.
• Dane „nadmiarowe” – kiedy zgoda jest dopuszczalna, a kiedy nieważna.
• Cofnięcie zgody a możliwość zatrudnienia / kontynuacji rekrutacji.
• Obowiązek informacyjny RODO – moment i forma.
• Jakich dokumentów można żądać przed zatrudnieniem, a jakich dopiero po nawiązaniu stosunku pracy?
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia – kopia czy oryginał i gdzie je przechowujemy?

2. Badania lekarskie przed zatrudnieniem:

• Skierowanie na badania wstępne – elementy obowiązkowe.
• Różnice: kandydat vs pracownik.
• Badania poza miejscem pracy – delegacja, czas pracy, koszty.
• Liczba egzemplarzy skierowania i archiwizacja w aktach osobowych.

3. Nawiązanie stosunku pracy.

• Umowy o pracę jak prawidłowo zawrzeć aby nie popełnić błędu
• Umowa na okres próbny – dopuszczalność wielokrotności.
• Umowy terminowe – limit 3/33, wyłączenia, przedłużenie do dnia porodu.
• Umowa na czas nieokreślony – specyfika.
• Umowy w JST – odrębności (do 6 miesięcy, służba przygotowawcza).
• Zawieranie umów na okres próbny
• Możliwość przedłużenia zawartej umowy na okres próbny na czas nieobecności usprawiedliwionej pracownika
• Czy braki formalne w treści umowy o pracę powodują jej nieważność?
• Czy nie wpisanie rodzaju umowy o pracę w treści rodzi poważne konsekwencje – jak tak to jakie?
• Ile można zawrzeć umów na okres próbny z tym samym pracownikiem?
• Czy z tym samym pracownikiem można zawrzeć ponownie umowę na okres próbny?
• Uprawnienia pracowników po wypowiedzeniu umowy zawartej na okres próbny
• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego
• Zmiany przy wypowiadaniu umowy o pracę zawartej na czas określony
• Uprawnienia pracownika w przypadku wcześniejszego wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony
• Czy musimy zgłaszać wszystkie umowy o pracę zawarte na czas określony do PIP i dlaczego
• Czy przedłużenie umowy do dnia porodu też wliczamy do limitu 3 i 33. Jakie jest stanowisko PIP
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko MRPiPS i UODO),
• Treść umowy o pracę – co powinna zawierać umowa o pracę najważniejsze elementy
• Kiedy pracownik powinien otrzymać umowę o pracę
• Od kiedy liczy się pierwszy dzień pracownika w pracy , jaka data obowiązuje go
• Zmiany zawierania umów na czas określony – jak liczymy okresy trwania umowy i ilość zawartych umów
• Kiedy wpisać obiektywne przyczyny zawarcia umowy o pracę i jak to prawidłowo zrobić
• Jak ma wyglądać zgłoszenie do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy – z obiektywnymi przyczynami
• Kiedy pracownik musi podpisać umowę o pracę i czy może by ć to już po dniu zawarcia umowy.
• Treść nowej informacji do umowy
• Czy należy ją udzielać każdemu pracownikowi – obowiązki pracodawcy
• Nowe uprawnienia pracowników zatrudnionych powyżej 6 miesięcy – zmiana warunków zatrudnienia na ich wniosek

4. Treść umowy o pracę – obowiązkowe i fakultatywne elementy treści umowy.

• Daty w umowie: sporządzenia, zawarcia, rozpoczęcia pracy – najczęstsze błędy.
• Brak daty rozpoczęcia pracy – skutki prawne.
• Umowa na zastępstwo – dane osoby zastępowanej (stanowisko MRPiPS i UODO).
• Czy braki formalne powodują nieważność umowy?
• Kiedy pracownik musi otrzymać umowę o pracę.
• Umowa a faktyczne dopuszczenie do pracy.

5. Dokumenty i czynności obowiązkowe:

• Informacja o warunkach zatrudnienia – termin i zakres.
• Czy sporządzamy ją do każdej umowy?
• Dokumenty podpisywane w pierwszym dniu pracy.
• Potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem.
• Szkolenie wstępne BHP i instruktaż stanowiskowy – kiedy i czy mogą być „dzień wcześniej”.
• BHP jako czas pracy.
• Zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego – moment i forma.

6. Trwanie stosunku pracy – zmiana warunków zatrudnienia:

•  Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy.
•  Zasady zawierania porozumień zmieniających,
• Kiedy zawieramy porozumienie zmieniające a kiedy wypowiedzenie warunków umowy o pracę
• Jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę
• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?
•  Wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów);
•  Wypowiedzenie zmieniające a procedura zwolnień grupowych;
•  Zmiana przepisów wewnątrzzakładowych a zmiana treści umowy (zmiany regulaminów a konieczność wypowiadania warunków zatrudnienia).
• Kiedy pracodawca może powierzyć i na jak długo pracownikowi wykonywanie innej pracy
• Jak liczyć terminy powierzenia wykonywanej innej pracy pracownikowi

7. Staż pracy i uprawnienia:

• Jak liczyć staż pracy?
• Dokumenty do ustalenia urlopu, nagrody jubileuszowej.
• Nowe zasady ustalania stażu od 01.01.2026 – wpływ na: urlop wypoczynkowy, nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe, odprawy.

8. Sposoby ustania stosunku pracy:

• Sposoby ustania stosunku pracy.
• Istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę.
• Wypowiadanie umów na czas nieokreślony.
• Praktyczne elementu w zakresie tworzenia przyczyn wypowiedzenia;
• Wypowiadania innych rodzajów umów o pracę.
• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy;
• Praktyczne elementy wręczania pisma rozwiązującego umowę o pracę.
• Obowiązki konsultacyjne
• Zwolnienia dyscyplinarne pracowników.
• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym
• Czy łatwo jest zwolnić dyscyplinarnie pracownika
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników.
• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia
• Czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej
• Czy można wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę podczas nieobecności usprawiedliwionej?
• Tajemnice wypowiedzeń pracowniczych
• Jak skutecznie zwolnić pracownika – dobór przyczyny wypowiedzenia – praktyczne aspekty
• Co sprawia najwięcej trudności przy wypowiadaniu umowy o pracę
• Porozumienie stron – elementy bezpieczne.
• Wypowiedzenie umowy: na czas nieokreślony, na czas określony (nowe uprawnienia pracownika).
• Obowiązki konsultacyjne – kiedy i z kim.

9. Wypowiedzenie w praktyce:

• Terminy wypowiedzeń – od czego zależą i jak je liczyć.
• Dobór i formułowanie przyczyny wypowiedzenia.
• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.
• Wręczanie pisma – forma, moment, dowód doręczenia.
• Nieobecność usprawiedliwiona – kiedy można, a kiedy nie wolno wypowiedzieć.
• Zwolnienie dyscyplinarne: przesłanki, liczenie terminów, ryzyko sporu.
• Rozwiązanie bez winy pracownika – przypadki i dokumentacja.
• JST – specyfika dyscyplinarek.

10. Świadectwo pracy – jak przygotować świadectwo pracy bez błędów i sporów:

• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni
• Przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy. Kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni
• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika
• W jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej
• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy
• Jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego
• Czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent
• Czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację o urlopie zaległym
• Czy pracodawca może zamieścić w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika.
• Świadectwa pracy a śmierć pracownika
• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia kopie czy oryginał

11. Treść świadectwa pracy:

• Urlop wypoczynkowy – wykorzystany w naturze i ekwiwalent.
• Urlop zaległy – czy wpisujemy.
• Informacje uzupełniające – kiedy i na czyj wniosek.
• Nowe pozycje: siła wyższa, urlop opiekuńczy, praca zdalna okazjonalna.
• Nowy wzór świadectwa pracy.
• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy.
• Świadectwa z poprzednich miejsc zatrudnienia – gdzie i w jakiej formie.

DZIEŃ II URLOPY PRACOWNICZE, DODATKOWE DNI WOLNE ORAZ UPRAWNIENIA RODZICIELSKIE

1. Urlopy wypoczynkowe – najważniejsze aspekty:

• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu
• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych,
• Zmiana pracodawcy w trakcie roku,
• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,
• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,
• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,
• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.
• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,
• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.
• Urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie),
• Urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),

2. Ciąża i poród – uprawnienia, nieobecności, ochrona:

• Status pracownicy w ciąży – ograniczenia w czasie i rodzaju pracy
• Szczególna ochrona trwałości stosunku pracy kobiet w ciąży (umowy terminowe, wyjątki)
• Zwolnienia od pracy związane z rodzicielstwem: opieka nad dzieckiem do 14 lat, przerwy na karmienie piersią.
• Urlop macierzyński: wymiar i warunki formalne, urodzenie dziecka za granicą, rezygnacja z części urlopu.
• Sytuacje szczególne: urodzenie martwego dziecka lub zgon dziecka, zgon pracownicy, dziecko wymagające hospitalizacji, oddanie dziecka do przysposobienia
• Najważniejsze orzecznictwo dotyczące ochrony pracownic w ciąży

3. Urlopy rodzicielskie i szczególne uprawnienia rodziców.

• Urlop rodzicielski: wymiar i podział, warunki formalne i wnioski.
• Urlopy związane z ojcostwem i adopcją: urlop ojcowski, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski dla rodziców adopcyjnych
• Ubezpieczenie osób przebywających na zasiłkach macierzyńskich
• Uprawnienia pracowników związane z wykonywaniem funkcji rodzicielskiej
• Najczęstsze błędy formalne po stronie pracodawcy

4. Urlop wychowawczy i powrót do pracy.

• Urlop wychowawczy: warunki nabycia prawa i wymiar, dodatkowy urlop wychowawczy
• Ochrona trwałości stosunku pracy w trakcie urlopu wychowawczego
• Działalność naukowo-zarobkowa w okresie urlopu wychowawczego
• Prawa i obowiązki pracodawcy przy powrocie pracownika do pracy
• Orzecznictwo sądowe i najczęstsze spory kadrowe

DZIEŃ III REGULAMIN PRACY I REGULAMIN WYNAGRODZEŃ

1. Aktualizacja Regulaminu o zmiany w prawie pracy 2025/2026.

• Czy warto wprowadzać regulamin pracy w zakładach pracy zatrudniających mniej niż 50 pracowników
• Precyzyjność  sformułowania obowiązków pracodawcy i pracownika oraz kadry kierowniczej
• Wliczanie nowy okresów zatrudnienia do stażu pracy, uprawnienia pracownicze oraz zmiany treści regulaminu pracy
• Nowe okresy wliczane do uprawnień pracowniczych a przepisy wewnątrz zakładowe
• Dodatkowe przerwy w pracy – jak poprawnie ująć je w regulaminie.
• Badanie trzeźwości i obecności substancji psychoaktywnych – jak prawidłowo zapisać w regulaminie
• Praca zdalna a regulamin pracy, czy  należy dokonywać zapisów dotyczących pracy zdalnej okazjonalnej
• Monitoring w miejscu pracy – zasady wykorzystania nagrania.
• Wykorzystanie wizerunku pracownika na potrzeby pracodawcy – poprawny zapis w regulaminie
• Nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące równego traktowania i zakazu dyskryminacji – obowiązkowe zmiany w regulaminie.
•  Aktualizacja zapisów  regulaminu pracy, która ułatwi spełnienie obowiązku pracodawcy informowania pracowników o wolnych stanowiskach pracy, możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy oraz możliwości awansu

2. Nowe uprawnienia pracowników a treść Regulaminu pracy:

• przeprowadzanie wewnętrznej rekrutacji,
• obowiązek informowania pracowników w zakresie informacji o jawności wynagrodzenia pracowników
• zasady rekrutacji wewnętrznej w zakładzie pracy
• możliwość wnioskowania o elastyczną organizację pracy,
• możliwość wnioskowania o zmianę warunków zatrudnienia,
• prawo do równego traktowania i zakazu dyskryminacji,

3. Czas pracy w regulaminie:

• Czas pracy – okresy rozliczeniowe i inne elementy wymagające doprecyzowania.
• Doprecyzowanie rozpoczęcia pracy w zakładzie pracy a czas przebywania na terenie zakładu pracy nie wliczany do czasu pracy
• Zapisy dotyczące zmiany harmonogramów czasu pracy w okresie rozliczeniowym czasu pracy, kto sporządza, kto jest odpowiedzialny za planowanie i rozliczanie czasu pracy
• Zapisy  w  regulaminie pracy dotyczące  zlecania wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych tak aby pracownicy nie podejmowali pracy w godzinach nadliczbowych samowolnie
• Zapisy dotyczące rozpoczynania pracy dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej
• Zapisy dla osób uprawnionych korzystania z elastycznej organizacji pracy
• Terminy wykorzystania urlopu wypoczynkowego
• Urlop na żądanie – zapisy regulaminu w sprawie udzielania go i wykorzystywania.
• Zapisy dodatkowych dni wolnych pracowników – siły wyższej , urlopu opiekuńczego
• Czy pracownik może wnioskować o siłę wyższą w okresie wcześniejszym
• Zasady odpracowania czasu wykorzystanego na sprawy osobiste w godzinach pracy
• Organizacja pracy i urlopy – rekomendowane zapisy regulaminowe.
• Jak często dokonywać przeglądu i rewizji regulaminu pracy?

4. Regulamin wynagradzania – nowe obowiązki i aktualizacja treści

• Zakres regulaminu wynagradzania – co musi, a co może się w nim znaleźć.
• Zasady wprowadzenia zmian do regulaminu.
• Ustalenie siatki płac.
• Wskazanie w regulaminie wszystkich składników ze świadczenia pracy pieniężnych i rzeczowych
• Termin wypłaty wynagrodzenia.

5. Najczęstsze błędy w regulaminie pracy i regulaminie wynagrodzeń

• Błędne wprowadzenie regulaminów
• Brak aktualizacji przepisów
• Brak konsultacji ze związkami zawodowymi.
• Pominięcie zapisów o równości, mobbingu i zakazie dyskryminacji.
• Błędne podawanie daty wypłaty wynagrodzenia