Stosowanie przepisów RODO w archiwach zakładowych i składnicach akt - szkolenie online

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• Przepisy archiwalne

1. ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2. rozporządzenia wykonawcze do ustawy

• Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych

1. krajowe (UODO)
2. unijne (RODO)

2. Ochrona danych osobowych zawartych w dokumentacji:

• Dokumentacja dot. przetwarzania danych osobowych
• Zbiory danych osobowych i upoważnienia do ich przetwarzania
• Ograniczenia praw osób których dane dotyczą w związku z gromadzeniem akt w archiwach zakładowych/ składnicach akt

3. Nowe obowiązki archiwów zakładowych i składnic akt w zakresie ochrony danych osobowych:

• Obowiązek przyjmowania, rejestrowania i przechowywania sprostowań i uzupełnień
• Prawa osób wynikające z RODO, a ograniczenia ich stosowania w archiwum zakładowym/ składnicy akt:
• Ograniczenie prawa do bycia zapomnianym
• Ograniczenie prawa do sprostowania
• Ograniczenie prawa dostępu do danych
• Obowiązek nie ingerowania w materiały archiwalne
• Zapewnienie dostępu do danych w celach naukowych i archiwalnych

4. Funkcjonowanie archiwum zakładowego a ochrona danych osobowych:

• Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
• Uprawnienia archiwisty w zakresie dostępu do danych osobowych
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
• Bezpieczeństwo danych osobowych w archiwum
• Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji udostępniania akt
• Stosowanie pseudonimizacji i anonimizacji w sytuacji wypożyczania akt poza instytucję
• Zawieranie umów pomiędzy instytucją a użytkownikiem zakazujących dalszego przetwarzania danych przez osobę korzystającą z dokumentów
• Prowadzenie rejestru sprostowań i uzupełnień oraz zgłoszonych praw osób których dane dotyczą
• Prowadzenie rejestru zawartych umów
• Obowiązek usunięcia danych osobowych po ustaniu celu przetwarzania a archiwizacja
• Prawo do „bycia zapomnianym” a przetwarzanie danych dla celów archiwalnych
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
• Kwalifikacja archiwalna dokumentacji a obowiązek usuwania danych osobowych
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania w kontekście przepisów RODO
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

5. Dyskusja.