Prowadzenie dokumentacji pracowniczej krok po kroku w 2024r. - o czym musisz pamiętać po zmianach 2023r. - szkolenie online

Verte Centrum SzkoleńSzkolenia onlineSzkolenia kadrowo-płacowePrawo pracyProwadzenie dokumentacji pracowniczej krok po kroku w 2024r. - o czym musisz pamiętać po zmianach 2023r. - szkolenie online

W tej chwili nie realizujemy szkolenia z tej tematyki. Jeżeli jesteś zainteresowany tym tematem daj nam znać a my skontaktujemy się z Tobą kiedy szkolenie znajdzie się w naszej ofercie!

    Dokumentacja pracownicza szkolenie - Dlaczego warto się nim zainteresować?

    Zmiany w prawie pracy oraz w rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej, które miały miejsce w 2023 r. w znaczący sposób wpłynęły na sposób przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zasady przechowywania i wzory dokumentów związanych z nowymi uprawnieniami pracowniczymi, jak również z kwestiami dotyczącymi pracy zdalnej oraz kontroli trzeźwości i informacjach o warunkach zatrudnienia. 

    Dokumentacja pracownicza szkolenie - Czego się nauczysz?

    Podczas szkolenia szczegółowo omówione zostaną zasady kodeksu pracy dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji, zarówno w tradycyjnej postaci papierowej, jak i w formie elektronicznej. Przedyskutowane zostaną także procedury dotyczące modyfikacji dokumentacji pracowniczej, ze szczególnym uwzględnieniem zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, jakie miały miejsce w 2023 r.

    Szczegółowo omówione będą także kwestie związane z udostępnianiem, wydawaniem i niszczeniem dokumentacji pracowniczej w kontekście konwersji postaci dokumentacji lub zakończenia ustawowego okresu jej przechowywania. Podejmiemy również tematykę ochrony danych osobowych w kontekście prowadzenia akt.

    Co zmieniło się w dokumentacji pracowniczej w 2023 r.?

    Po zmianach w 2023 r. została wprowadzona nowa część akt osobowych - część E. W części E przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

    Zgodnie z nowym rozporządzeniem, do części B akt osobowych pracownika trafią również dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy, jak również wnioski pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny i odpowiedź na to pracodawcy. Na szkoleniu szczegółowo poruszamy kwestię zmian w 2023 r. jak również kwestie prawidłowego prowadzenia akt osobowych w 2024 r.

    Nasze szkolenia zasad prowadzenia akt osobowych kierujemy do działów kadr i płac

    Szkolenie jest skierowane do: działów kadr, dyrektorów, kierowników i specjalistów działów kadr i płac, biur rachunkowych oraz osób, które chciałyby usystematyzować swoją wiedzę z zakresu kadr po zmianach w 2023r. Skorzystaj z naszych szkoleń i bądź gotowych na wizytę państwowej inspekcji pracy.

    Zapisz się również na inne nasze szkolenia np. szkolenia z prawa pracy czy szkolenia z płac i wynagrodzeń.

    Program szkolenia

    1. Dokumenty, których można żądać od kandydata do pracy:

    • Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska UODO i Ministerstwa Pracy),
    • Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
    • Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
    • Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
    • Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
    • Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
    • Badania wstępne profilaktyczne można skierować przed podpisaniem umowy o pracę czy po
    • Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
    • Sytuacje w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
    • Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
    • Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
    • Czy można przechowywać CV w części A akt osobowych pracownika?
    • Co zrobić w CV nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?

    2. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:

    • Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
    • Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
    • Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko mrpips i uodo),
    • Ograniczenie danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę o pracowniku – nowelizacja kp,
    • Konieczność modyfikacji kwestionariuszy osobowych, ofert pracy, informacji o naborach itp.
    • Zbieranie od pracowników dodatkowych danych osobowych za zgodą – uwaga na zasady konkretności i jednoznaczności zgody!
    • Wzory zgód udzielanych przez pracowników na przetwarzanie danych związanych z: numerem telefonu, zdjęciem na potrzeby identyfikatora, prywatnym adresem email itd.
    • Czy można odbierać od pracownika dane czy jest on niepełnosprawny?
    • Jakie dane pracodawca może legalnie zgłosić do zus, co wypełniać w zus zua?

    3. Wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych) – forma papierowa czy elektroniczna ? Najważniejsze zagadnienia praktyczne:

    • Akta osobowe – czy można prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej
    • Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
    • Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
    • Zasady postępowania w przypadku nieterminowego odbioru dokumentacji pracowniczej
    • Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
    • W jakim terminie pracownicy i byli pracownicy mogą odebrać dokumentację (akta osobowe) prowadzone w wersji przed zmianą
    • Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych,

    4. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych:

    • Czy w części A akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
    • Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części A czy B akt osobowych pracownika
    • Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
    • Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
    • Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
    • Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
    • Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
    • Czy katalog dokumentów w części a i b jest katalogiem zamkniętym
    • Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
    • Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
    • Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracu
    • Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
    • Gdzie należy przechowywć deklaracji zus oraz dokumentów podatkowych (stanowisko mrpips),
    • Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
    • Gdzie należy przechowywać dokumentację ppk i jaki jest okres przechowywania.

    5. Dokumenty przechowywane w części C i D akt osobowych:

    • Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
    • Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
    • Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
    • Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
    • Dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy,
    • Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
    • Zasady gromadzenia dokumentów w części d akt osobowych (stanowisko mrpips)
    • Zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
    • Zasady usuwania dokumentów z części d akt osobowych (stanowisko mrpips),
    • Czy należy kolejno numerować podczęści d1,d2 – obowiązek czy dobrowolność pracodawcy

    6. Nowa część E akt osobowych:

    • Dokumenty z kontroli trzeźwości pracownika lub kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
    • Czy jest konieczność zakładania części E w starych aktach osobowych?
    • Czy należy zakładać część E akt osobowych jeśli w firmie nie ma pracy zdalnej i nie jest przeprowadzana kontrola trzeźwości?

    7. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:

    • Zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
    • Wnioski pracownika o udzielenie dni wolnych – z jakiego tytułu
    • Gdzie przechowujemy wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego
    • Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy teraz przechowujemy pod ewidencją czasu pracy a nie w aktach osobowych
    • Czy listy obecności przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
    • Grafiki, harmonogramy czasu pracy – gdzie i jak długo przechowujemy stanowisko mrpips
    • Ewidencja czasu pracy miesięczna czy roczna – stanowisko mrpips

    8. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy:

    • Przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,
    • Jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem mrpips,
    Prowadzący
    Ewa Bielecka

    Ewa Bielecka

    Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego na Wydziale Prawa i Administracji  - kierunek: Administracja oraz  Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na Wydziale Prawa i Administracji kierunek: Prawo. Długoletni pracownik działu Prawnego w  Państwowej  Inspekcji Pracy Oddział w Koszalinie, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych  –  na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej Filia w Koszalinie, wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych […]

    Kadrowe środy

    Najpopoularniejszy cykl darmowych webinarów dla kadr i płac.