Prowadzenie dokumentacji pracowniczej krok po kroku w 2024r. - o czym musisz pamiętać po zmianach 2023r. - szkolenie online

I. Dokumenty, których można żądać od kandydata do pracy:

1. Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska UODO i Ministerstwa Pracy),
2. Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
3. Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
4. Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
5. Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
6. Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
7. Badania wstępne profilaktyczne można skierować przed podpisaniem umowy o pracę czy po
8. Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
9. Sytuacje w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
10. Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
11. Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
12. Czy można przechowywać CV w części A akt osobowych pracownika?
13. Co zrobić w CV nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?

II. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:

1. Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
2. Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
3. Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko mrpips i uodo),
4. Ograniczenie danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę o pracowniku – nowelizacja kp,
5. Konieczność modyfikacji kwestionariuszy osobowych, ofert pracy, informacji o naborach itp.
6. Zbieranie od pracowników dodatkowych danych osobowych za zgodą – uwaga na zasady konkretności i jednoznaczności zgody!
7. Wzory zgód udzielanych przez pracowników na przetwarzanie danych związanych z: numerem telefonu, zdjęciem na potrzeby identyfikatora, prywatnym adresem email itd.
8. Czy można odbierać od pracownika dane czy jest on niepełnosprawny?
9. Jakie dane pracodawca może legalnie zgłosić do zus, co wypełniać w zus zua?

III. Wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych) – forma papierowa czy elektroniczna ? Najważniejsze zagadnienia praktyczne:

1. Akta osobowe – czy można prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej
2. Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
3. Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
4. Zasady postępowania w przypadku nieterminowego odbioru dokumentacji pracowniczej
5. Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
6. W jakim terminie pracownicy i byli pracownicy mogą odebrać dokumentację (akta osobowe) prowadzone w wersji przed zmianą
7. Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych,

IV. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych:

1. Czy w części A akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
2. Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części A czy B akt osobowych pracownika
3. Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
4. Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
5. Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
6. Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
7. Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
8. Czy katalog dokumentów w części a i b jest katalogiem zamkniętym
9. Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
10. Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
11. Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracu
12. Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
13. Gdzie należy przechowywć deklaracji zus oraz dokumentów podatkowych (stanowisko mrpips),
14. Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
15. Gdzie należy przechowywać dokumentację ppk i jaki jest okres przechowywania.

V. Dokumenty przechowywane w części C i D akt osobowych:

1. Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
2. Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
3. Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
4. Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
5. Dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy,
6. Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
7. Zasady gromadzenia dokumentów w części d akt osobowych (stanowisko mrpips)
8. Zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
9. Zasady usuwania dokumentów z części d akt osobowych (stanowisko mrpips),
10. Czy należy kolejno numerować podczęści d1,d2 – obowiązek czy dobrowolność pracodawcy

VI. Nowa część E akt osobowych:

• Dokumenty z kontroli trzeźwości pracownika lub kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
• Czy jest konieczność zakładania części E w starych aktach osobowych?
• Czy należy zakładać część E akt osobowych jeśli w firmie nie ma pracy zdalnej i nie jest przeprowadzana kontrola trzeźwości?

VII. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy:

1. Zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
2. Wnioski pracownika o udzielenie dni wolnych – z jakiego tytułu
3. Gdzie przechowujemy wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego
4. Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy teraz przechowujemy pod ewidencją czasu pracy a nie w aktach osobowych
5. Czy listy obecności przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
6. Grafiki, harmonogramy czasu pracy – gdzie i jak długo przechowujemy stanowisko mrpips
7. Ewidencja czasu pracy miesięczna czy roczna – stanowisko mrpips

VII. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy:

1. Przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,
2. Jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem mrpips,