E-Doręczenia – harmonogram wdrożenia obowiązku doręczeń elektronicznych

Od 1 stycznia 2025 roku nowo tworzone podmioty, które rejestrują się w CEiDG lub KRS zobligowane są do posiadania adresu do e-doręczeń. Zgodnie z harmonogramem, w dalszym okresie, obowiązkowy adres do doręczeń elektronicznych mają utworzyć już prosperujący przedsiębiorcy. Co więcej, zgodnie z ostatnimi zmianami od 1 stycznia 2025 roku obowiązek wdrożenia e-doręczeń obejmował również m.in. urzędy takie jak ZUS. Dzięki wprowadzeniu nowelizacji ustawy podmioty publiczne otrzymały 12-miesięczny okres przejściowy. 

Spis treści:

• Kiedy wchodzą doręczenia elektroniczne?
• E-doręczenia dla przedsiębiorców – od kiedy zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych?
• Kluczowe daty – harmonogram wdrożeń e-doręczeń
• Czy e-doręczenia będą obowiązkowe dla obywateli?
• Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?
• Czy można zrezygnować z doręczeń elektronicznych?
• Komunikaty Ministerstwa Cyfryzacji w sprawie e-Doręczeń

Kiedy wchodzą doręczenia elektroniczne?

Krajowy System Doręczeń Elektronicznych zaczął obowiązywać już 1 stycznia 2025 roku. Do wdrożenia e-Doręczeń zobligowane zostały nie tylko podmioty publiczna, ale i przedsiębiorcy rejestrujący się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) i Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) po 1 stycznia 2025 roku.

Obowiązek stosowania e-Doręczeń - okres przejściowy

Zgodnie z wdrożeniem nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, podmioty publiczne otrzymały okres przejściowy, który obowiązywać ma do 31 grudnia 2025 roku. Nowelizacja przepisów zakłada, że czas ten ma być wykorzystany przez podmioty publiczne do wdrożenia nowych systemów oraz dostosowania organizacji prac urzędników do wprowadzenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów, czyli systemu klasy EZD. Okres 12 miesięcy ma zostać wykorzystany na prowadzenie kampanii informacyjnych i edukacyjnych dotyczących omawianych e-Doręczeń.

Pamiętajmy jednak, że przedsiębiorcy, obywatele oraz osoby zaufania publicznego już teraz mogą zacząć korzystać z wdrażanego systemu i wystąpić z wnioskiem o nadanie adresu do e-Doręczeń. 

E-doręczenia dla przedsiębiorców – od kiedy zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych?

W przypadku przedsiębiorców termin wdrożenia e-Doręczeń zależy od daty rejestracji firmy w KRS lub CEiDG. 

Podmioty, których rejestracja nastąpi po 1 stycznia 2025 roku adres do e-Doręczeń, utworzą podczas rejestracji firmy. Jak jednak wygląda to w przypadku firm zarejestrowanych przed 1 stycznia 2025 roku? Przedsiębiorcy, którzy dokonali wpisu do CEiDG do 31 grudnia 2024 roku zobligowane, są aktywować adres do doręczeń elektronicznych od 1 października 2026 roku. Natomiast firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku zobligowane są do założenia adresu do doręczeń elektronicznych od 1 kwietnia 2025 roku. 

Warto jednak podkreślić, że nawet jeżeli przepisy nie wymagają założenia jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych to, warto dokonać tego już teraz. To system, który pozwala na prowadzenie korespondencji z innymi podmiotami bez wychodzenia z domu. 

Kluczowe daty – harmonogram wdrożeń e-doręczeń

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych mają:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy),
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy),
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze, a także Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa KRUS-u (art. 155 ust. 3 ustawy),
• Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy),
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy),
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust.6 ustawy),
• inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy),
• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego i notariusza.
• podmioty niepubliczne, które rejestrują się do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) po 1 stycznia 2025 roku,
• podmioty niepubliczne, które złożyły wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – CEiDG (art. 152 ust. 1 ustawy).

Od 1 kwietnia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych spoczywa na:

• podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku (art. 151 ust. 1 ustawy).

Od 1 lipca 2025 roku zobligowane do posiadania adresu do e-Doręczeń są:

• podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku (art. 152 ust. 2 ustawy).

Od 1 października 2026 roku do korzystania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych zobowiązane są:

• podmioty niepubliczne, które zostały zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku (art. 152 ust. 3 ustawy).

Od 1 października 2029 roku obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych został nałożony na:

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy),
• sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: E-doręczenia - warsztaty dla administratorów skrzynek

Czy e-doręczenia będą obowiązkowe dla obywateli?

Przypomnijmy, że e-Doręczenia nie są obowiązkowe dla obywateli naszego kraju. 

Do korzystania z nowego systemu korespondencji zobowiązane są podmioty publiczne, jak i firmy oraz osoby wykonujące zawód zaufania publicznego. Obywatele mogą jednak dobrowolnie korzystać z systemu doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję z urzędem bez wychodzenia z domu. 

Kto musi mieć adres do e-Doręczeń?

Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych zobowiązane są m.in. ZUS, Urząd Skarbowy, Uczelnie Publiczne, NFZ, KRUS, notariusz, radca prawny, czy publiczne zakłady podstawowej opieki zdrowotnej. 

Oznacza to, że obowiązek korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych spoczywa na podmiotach publicznych, przedsiębiorcach oraz osobach wykonujących zawód zaufania publicznego. 

Czy można zrezygnować z doręczeń elektronicznych?

Artykuł 23 ustawy o doręczeniach elektronicznych dopuszcza możliwość rezygnacji podmiotu niepublicznego z publicznej usługi doręczenia elektronicznego. Należy spełnić jednak dokładnie określony warunek – podmiot niepubliczny zobowiązany jest do zapewnienia możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, który wpisany został do bazy adresów elektronicznych. 

Czy podmiot publiczny musi mieć EZD (system e-Doręczeń), aby korzystać z doręczeń elektronicznych?

System EZD pozwala na sprawne działanie systemu doręczeń elektronicznych. Coraz więcej podmiotów decyduje się na korzystanie z systemu klasy EZD, które umożliwia automatyzację procesów związanych z korespondencją (jej wysyłaniem, odbieraniem i przechowywaniem).

Ile kosztuje e-Doręczenie?

Obecnie koszt przesyłki PURDE wynosi 5,30 zł netto, czyli 6,52 zł brutto. Natomiast cena przesyłki PUH wynosi 8,35 zł netto, co daje 10,27 zł brutto. 

Zgodnie z przepisami doręczenia elektroniczne są bezpłatne, gdy korespondencja odbywa się od obywateli i firm do podmiotów publicznych oraz pomiędzy podmiotami publicznymi. Opłatę ponosi jednak podmiot publiczny za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. E-Doręczenia będą płatne dla obywateli w przypadku korespondencji, w której nie uczestniczy podmiot publiczny. 

Na czym będą polegać e-Doręczenia?

Krajowy System Doręczeń Elektronicznych to usługa, która umożliwia prowadzenie korespondencji elektronicznej z podmiotami publicznymi, firmami, obywatelami i podmiotami niepublicznymi. Korespondencja ta jest równoważna z wysłaniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Docelowo system ten zastąpić ma tradycyjną formę korespondencji – korespondencję papierową. Warto również podkreślić, że dodanie adresu do e-Doręczeń do bazy adresów elektronicznych oznacza, że urzędy mogą przesyłać komunikację wyłącznie elektronicznie. 

Operatorem korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenie elektronicznego została Poczta Polska. 

Obowiązkowe e-Doręczenia - od kiedy?

Stosowanie e-Doręczeń dla wskazanych podmiotów stało się obowiązkowe od 1 stycznia 2025 roku. Wdrożenie doręczeń elektronicznych następuje zgodnie ze wskazanym powyżej harmonogramem. 

Kiedy EZD będzie obowiązkowe?

System EZD, który umożliwia kompleksową obsługę korespondencji elektronicznej, powszechnie obowiązkowy będzie już od 2028 roku. 

Czy e-Doręczenia są obowiązkowe dla szkół?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, od 1 stycznia 2025 roku placówki oświatowe i szkoły prowadzone przez jednostki samorządów terytorialnych oraz ministrów zobowiązane są do aktywacji skrzynki do e-Doręczeń. 

Czy firmy muszą mieć e-doręczenia?

Od 1 stycznia adres do doręczeń elektronicznych zobligowani są posiadać przedsiębiorcy, którzy złożyli wniosek o wpis do CEiDG lub zarejestrowali się w KRS po 1 stycznia 2025 roku. Przedsiębiorcy, którzy prowadzili już firmy przed tą datą zobligowani, są do aktywacji skrzynki do e-Doręczeń w późniejszym terminie.

Komunikaty Ministerstwa Cyfryzacji w sprawie e-Doręczeń

Projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych

Kliknij i poznaj szczegóły

Okres przejściowy do końca 2025 roku

Kliknij i poznaj szczegóły

Podsumowanie

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.

Dowiedz się więcej