Czas pracy jest jednym z fundamentów prawa pracy i jednym z kluczowych elementów organizacji pracy w każdej firmie. To od sposobu jego uregulowania zależy efektywność przedsiębiorstwa, możliwość planowania zadań, a także poziom ochrony pracowników ich zdrowia, bezpieczeństwa i prawa do odpoczynku. W Polsce Kodeks pracy przewiduje kilka systemów czasu pracy, które różnią się przede wszystkim tym, jak planuje się godziny pracy oraz w jakich ramach pracownik może wykonywać swoje obowiązki. Jednym z najpowszechniej stosowanych rozwiązań jest podstawowy system czasu pracy system domyślny, uniwersalny i najbardziej stabilny.
Celem niniejszego artykułu jest szczegółowe omówienie podstawowego systemu czasu pracy, jego założeń, zasad, dopuszczalnych okresów rozliczeniowych, a także sposobu rozliczania godzin nadliczbowych. Artykuł przedstawi również kwestie dni wolnych i odpoczynku pracownika, zagadnienia związane z ewidencją czasu pracy oraz najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców podczas stosowania tego systemu.
Spis treści:
- Czym jest podstawowy system czasu pracy?
- Zasady rozkładu czasu pracy w systemie podstawowym
- Okresy rozliczeniowe w podstawowym systemie czasu pracy
- Praca w godzinach nadliczbowych
- Dni wolne od pracy i odpoczynek pracownika w podstawowym harmonogramie czasu pracy
- Ewidencja i kontrola indywidualnego rozkładu czasu pracy
- Kontrola czasu pracy
- Najczęstsze błędy przy stosowaniu podstawowego systemu czasu pracy
- Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi - FAQ
Czym jest podstawowy system czasu pracy?
Podstawowy system czasu pracy to domyślny model organizacji czasu pracy przewidziany przez Kodeks pracy. Jest on stosowany wszędzie tam, gdzie pracodawca nie zdecydował się na wprowadzenie innego systemu, takiego jak równoważny, zadaniowy czy weekendowy czas pracy. Charakteryzuje się największą przejrzystością i prostotą pracownik pracuje przeciętnie po 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Gdzie najczęściej wykorzystywany jest podstawowy system czasu pracy?
System ten jest najczęściej wykorzystywany w miejscach, gdzie praca ma regularny, powtarzalny charakter, a organizacja pracy nie wymaga niestandardowego wydłużania lub skracania dniówek. Stosowany jest w biurach, placówkach administracyjnych, szkołach, urzędach, części zakładów produkcyjnych czy usługowych.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Czas pracy 2025 - warsztaty praktyczne
Zasady rozkładu czasu pracy w systemie podstawowym
8-godzinna norma dobowa
W podstawowym systemie pracownik może wykonywać pracę maksymalnie 8 godzin na dobę. Przekroczenie tej wartości jest możliwe tylko jako godziny nadliczbowe i wymaga odpowiedniego rozliczenia.
40-godzinna norma tygodniowa
Oprócz limitów dobowych obowiązuje również limit przeciętnie 40 godzin pracy w tygodniu. Nie oznacza to, że każdy tydzień musi zawierać dokładnie 40 godzin – ważne jest zachowanie średniej w przyjętym okresie rozliczeniowym
Przeciętna 5-dniowa tygodniowa norma pracy
Kodeks pracy przewiduje, że pracownik powinien pracować przeciętnie 5 dni w tygodniu. Oznacza to, że planowanie pracy przez 6 dni w tygodniu może być dopuszczalne okazjonalnie, ale wymaga zapewnienia innego dnia wolnego.
Stałe godziny pracy
W wielu firmach w podstawowym systemie stosuje się stałe godziny pracy, np. 8:00–16:00. Nie jest to jednak wymóg ustawowy – pracodawca może wprowadzić różne godziny rozpoczęcia pracy, a nawet ruchomy czas pracy, o ile nie narusza zasad norm czasu pracy.
Zakaz przekraczania norm bez rozliczenia
Jeżeli pracownik przepracuje więcej niż 8 godzin w danym dniu lub przekroczy tygodniowy wymiar czasu pracy, powstają godziny nadliczbowe, które wymagają rekompensaty.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r.
Okresy rozliczeniowe w podstawowym systemie czasu pracy
Okres rozliczeniowy w podstawowym systemie czasu pracy to przedział czasu, w którym pracodawca musi zestawić liczbę godzin zaplanowanych i faktycznie przepracowanych przez pracownika, tak aby nie doszło do naruszenia norm dobowych i tygodniowych. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest miesięczny okres rozliczeniowy, ponieważ pozwala on na czytelne planowanie harmonogramów pracy oraz sprawne rozliczanie wynagrodzeń.
Kodeks pracy dopuszcza jednak możliwość wydłużenia tego okresu do 3 miesięcy, a w wyjątkowych przypadkach uzasadnionych rodzajem lub organizacją pracy bądź warunkami, w jakich jest ona wykonywana nawet do 4 miesięcy. Wydłużony okres rozliczeniowy daje pracodawcy większą elastyczność w planowaniu obciążenia pracowników, np. w branżach, gdzie występuje sezonowość lub zmienne zapotrzebowanie na pracę.
Pozwala to na równoważenie tygodni, w których pracownik pracuje więcej godzin, tygodniami o mniejszym obciążeniu, przy jednoczesnym zachowaniu przeciętnej normy 40 godzin tygodniowo. Kluczowe jest jednak, aby odpowiednie zapisy dotyczące długości okresu rozliczeniowego znalazły się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub w informacji przekazywanej pracownikowi przy zatrudnieniu.
Co ważne, niezależnie od długości okresu rozliczeniowego, pracodawca wciąż musi zapewnić pracownikowi należny odpoczynek dobowy i tygodniowy oraz przestrzegać zasad przyznawania dni wolnych. Źle zaplanowany okres rozliczeniowy może prowadzić do powstania nadgodzin średniotygodniowych, dlatego prawidłowe planowanie i kontrola rozkładów czasu pracy stanowią kluczowy element prawidłowego stosowania podstawowego systemu czasu pracy.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w stażu pracy - zaliczenie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy – nowe przepisy i ich wpływ na uprawnienia pracownicze
Praca w godzinach nadliczbowych
Kiedy powstają nadgodziny?
W podstawowym systemie czasu pracy nadgodziny powstają, gdy:
1.Pracownik pracuje dłużej niż 8 godzin w danym dniu (nadgodziny dobowe).
2.Pracownik pracuje ponad przeciętną tygodniową normę czasu pracy (nadgodziny średniotygodniowe).
Dopuszczalność nadgodzin
Nadgodziny są dopuszczalne tylko w dwóch przypadkach:
- szczególne potrzeby pracodawcy,
- akcje ratownicze.
Rekompensata nadgodzin
Pracodawca ma obowiązek zrekompensować nadgodziny poprzez:
Dodatek do wynagrodzenia
- 50% dodatku – za nadgodziny w dni robocze,
- 100% dodatku – za nadgodziny w nocy, niedziele, święta oraz dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.
Czas wolny
- na wniosek pracownika – 1 godzina wolnego za 1 godzinę nadliczbową,
- z inicjatywy pracodawcy – 1,5 godziny wolnego za 1 godzinę nadliczbową.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Specjalista ds. kadr 2025 - trzydniowy kurs online
Dni wolne od pracy i odpoczynek pracownika w podstawowym systemie czasu pracy
Odpoczynek dobowy
Pracownik musi mieć zapewnione minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie. Oznacza to, że jeśli kończy pracę o 18:00, następnego dnia nie może rozpocząć jej wcześniej niż o 5:00.
Odpoczynek tygodniowy
Każdy pracownik ma prawo do minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, najczęściej obejmującego niedzielę.
Dni wolne od pracy, przerwy w pracy
W podstawowym systemie pracownikowi przysługują:
- niedziele i święta ustawowo wolne od pracy,
- co najmniej jeden dzień wolny wynikający z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy
Praca w niedziele i święta
Jest co do zasady niedopuszczalna, ale istnieją liczne wyjątki (np. praca w handlu internetowym, zakładach użyteczności publicznej, transporcie). W takim przypadku pracownik musi otrzymać inny dzień wolny.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w stażu pracy - zaliczenie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy – nowe przepisy i ich wpływ na uprawnienia pracownicze
Ewidencja i kontrola czasu pracy
Prowadzenie prawidłowej ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Powinna ona obejmować m.in.:
- liczbę przepracowanych godzin,
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- nadgodziny,
- dni wolne,
- dyżury,
- urlopy i nieobecności,
- pracę w porze nocnej.
Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Powinna być udostępniana pracownikowi na jego wniosek.
Kontrola czasu pracy
Pracodawca musi zapewnić, aby planowany i wykonywany czas pracy nie naruszał norm:
- dobowych,
- tygodniowych,
- odpoczynkowych.
Należy pamiętać, że nadzór nad przestrzeganiem przepisów pełni również Państwowa Inspekcja Pracy.
Najczęstsze błędy przy stosowaniu podstawowego systemu czasu pracy
1. Planowanie pracy powyżej 8 godzin ponad dobowy wymiar czasu pracy
W podstawowym systemie doba pracownicza musi mieć maksymalnie 8 godzin, a wyższy wymiar musi być rozliczony jako nadgodziny.
2. Brak zapewnienia dnia wolnego za pracę w sobotę
Częstym błędem jest wypłacanie wynagrodzenia zamiast udzielania dnia wolnego. Tymczasem dzień wolny jest obowiązkowy.
3. Nieprawidłowe rozliczanie nadgodzin średniotygodniowych
Pracodawcy często nie analizują przekroczeń tygodniowych, skupiając się wyłącznie na nadgodzinach dobowych.
4. Błędy w ewidencji czasu pracy
Brak godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy lub stosowanie nienaprawialnych skrótów ewidencyjnych może skutkować karami PIP.
5. Naruszanie odpoczynku dobowego i tygodniowego
Zbyt mała przerwa między zmianami, szczególnie przy pracy zdalnej lub zmianowej, często prowadzi do nieświadomych naruszeń.
6. Nieprawidłowe stosowanie okresu rozliczeniowego
Pracodawcy czasem wydłużają okres rozliczeniowy bez spełnienia warunków ustawowych lub bez konsultacji z pracownikami.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Niezbędnik Kadrowca 2025r. - kluczowe dokumenty w dziale kadr wraz z praktycznym omówieniem
Podsumowanie
Podstawowy system czasu pracy jest najprostszym i najbardziej powszechnym sposobem organizacji czasu pracy w Polsce. Oparty jest na jasno określonych normach 8 godzin pracy dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Zapewnia stabilność i przewidywalność dla pracowników, a jednocześnie umożliwia pracodawcy planowanie pracy w elastycznych okresach rozliczeniowych.
Prawidłowe stosowanie zasad dotyczących czasu pracy w tym obowiązku ewidencjonowania, rozliczania nadgodzin, zapewniania odpoczynku oraz dni wolnych jest kluczowe nie tylko z perspektywy zgodności z przepisami, lecz także z punktu widzenia efektywności i bezpieczeństwa pracy. Dlatego pracodawcy powinni znać zasady podstawowego systemu i unikać najczęstszych błędów w jego stosowaniu.
Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi - FAQ
Czy pracownik w podstawowym systemie może pracować więcej niż 8 godzin dziennie, jeśli się zgodzi?
Nie. W podstawowym systemie czasu pracy nie wolno planować pracy powyżej 8 godzin dobę, nawet jeśli pracownik wyrazi na to zgodę. Każde przekroczenie 8-godzinnej normy stanowi godziny nadliczbowe i może wystąpić wyłącznie w dwóch sytuacjach:
- szczególne potrzeby pracodawcy,
- akcja ratownicza.
Zgoda pracownika nie legalizuje zaplanowania dłuższej dniówki.
Czy w podstawowym systemie można stosować elastyczne godziny rozpoczęcia pracy (np. między 7:00 a 9:00)?
Tak, można.
Kodeks pracy dopuszcza stosowanie ruchomego czasu pracy, również w podstawowym systemie. Pracodawca może więc ustalić np. przedział 7:00–9:00 jako dopuszczalną godzinę rozpoczęcia pracy, o ile:
- nie narusza to 11-godzinnego odpoczynku dobowego,
- nie prowadzi to do powstawania nadgodzin wskutek tzw. „zderzenia doby pracowniczej”.
W takich rozkładach następny dzień pracy może zaczynać się o innej godzinie niż poprzedni, bez automatycznego naliczania nadgodzin.
Jakie przerwy wlicza się do czasu pracy w podstawowym systemie, a które nie?
Przerwy wliczane do czasu pracy:
- 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy (jeśli dniówka wynosi co najmniej 6 godzin).
- Przerwy na karmienie dziecka – wliczane.
- Przerwy wynikające z badań lekarskich, jeśli są przeprowadzane w godzinach pracy.
- Przerwy techniczne lub organizacyjne, jeśli wynikają ze specyfiki pracy.
Przerwy niewliczane do czasu pracy:
- Przerwa od 15 do 60 min na posiłek i sprawy osobiste (tzw. „lunchowa”), jeśli pracodawca ją wprowadzi – niewliczana.
- Przerwy prywatne pracownika (telefon, sprawy osobiste).
- Przerwy spowodowane nieobecnością, np. wyjście prywatne, wymagają odpracowania, ale odpracowanie nie może naruszać dobowych norm odpoczynku.
Czy w podstawowym systemie czasu pracy można pracować w soboty?
Tak, ale tylko wtedy, gdy sobota jest zaplanowana jako dzień pracy.
Ponieważ obowiązuje przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy, praca w sobotę musi zostać zrekompensowana innym dniem wolnym w tym samym okresie rozliczeniowym.
Przy planowaniu pracy należy pamiętać, że wykonywanie obowiązków w sobotę lub w niedzielę wymaga udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego, z zachowaniem zasad dotyczących odpoczynku dobowego, tygodniowego oraz doby pracowniczej.
Jakie dokumenty powinien posiadać pracodawca, aby kontrola PIP nie zakwestionowała planowania czasu pracy?
Pracodawca powinien posiadać komplet dokumentów potwierdzających prawidłową organizację i rozliczanie czasu pracy. Do dokumentów obowiązkowych należą regulamin pracy lub obwieszczenie (jeśli regulamin nie został wprowadzony), które zawierają informacje o systemach i rozkładach czasu pracy, a także harmonogramy czasu pracy sporządzane na każdy okres rozliczeniowy z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Konieczne jest również prowadzenie ewidencji czasu pracy obejmującej wszystkie godziny pracy, nadgodziny, urlopy, nieobecności, dyżury oraz pracę w porze nocnej. Dodatkowo pracodawca musi posiadać umowy o pracę zawierające informację o obowiązującym systemie czasu pracy.
Do dokumentów dodatkowych, często weryfikowanych przez Państwową Inspekcję Pracy, należą porozumienia lub regulaminy wprowadzające ruchomy czas pracy, polecenia wykonywania pracy nadliczbowej, wnioski pracowników dotyczące odbioru czasu wolnego, a także dokumentacja związana z udzielaniem dni wolnych za soboty i niedziele. Brak prawidłowo prowadzonej dokumentacji czasu pracy jest jedną z najczęstszych przyczyn naruszeń stwierdzanych podczas kontroli PIP.
Jakie zasady obowiązują przy udzielaniu dnia wolnego za święto przypadające w sobotę w podstawowym systemie pracy?
Jeśli święto ustawowe wypada w sobotę, pracodawca ma obowiązek:
- udzielić pracownikowi dodatkowego dnia wolnego od pracy,
- w dowolnym dniu okresu rozliczeniowego i wskazać ten dzień w harmonogramie lub ewidencji czasu pracy.
Trener
Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.
