Akta osobowe część D – Co zawiera część D akt osobowych?

Podczas zatrudnienia pracownika na umowie o pracę wymagane jest prowadzenie jego akt pracowniczych. W poszczególnych częściach akt osobowych pracownika znajdują się wszystkie informacje dotyczące jego zatrudnienia. Np. w części A mogą znaleźć się m.in. skierowania na badania lekarskie lub w części B dokumenty związane z ubieganie się o urlop macierzyński. W tym tekście zajmiemy się jednak częścią D akt osobowych. Jeśli natomiast szukasz wysokiej jakości szkoleń z akt osobowych, zapraszamy do sprawdzenia naszej oferty.

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część D akt osobowych

Jeszcze kilka tygodni temu napisalibyśmy, że w dzisiejszym artykule omówimy dokumenty, które powinny znaleźć się w ostatniej części dokumentacji pracowniczej, jednakże nowelizacja Kodeksu Pracy w 2023 roku przyniosła wiele zmian, w związku z czym część D nie jest już ostatnią częścią akt osobowych – jest nią nowa część E.

Ale zanim bliżej przyjrzymy się nowej części E, omówimy dokumenty, które powinny znaleźć się w część D akt osobowych pracownika.

Wszystkich zainteresowanych tematem dokumentacji pracowniczej zapraszamy do lektury artykułu.

Spis treści:

• Akta osobowe – rozszerzenie
• Część D akt osobowych
• Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej
• Część D akt osobowych i jej podział co do poszczególnych kar

Akta osobowe – rozszerzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Do końca 2018 roku dokumentacja pracownicza składała się wyłącznie z trzech część – część A, B oraz C. W związku z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 roku dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 roku podzielona zostały na cztery części obejmujące: [Aktualizacja] Zgodnie ze wcześniejszą informacją od 2023r. do dokumentacji pracowniczej została dodana także część E, w której przechowywane będą dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych);
• etap zawierający oświadczenie lub dokumentu dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych);
• etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych);
• wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (akta osobowe część D);

Część D akt osobowych

Akta osobowe część D to zbiór, w którym pracodawca powinien przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej

Pracownik, który nie przestrzega zasad panujących w miejscu pracy, powinien być świadomy, że jego działania wiążą się konsekwencjami także w zakresie zastosowania kar dyscyplinarnych, wymienionych w przepisach Kodeksu Pracy, włącznie z sankcją finansową.

Nałożenie na pracownika kary porządkowej wymaga dopełnienia odpowiedniej procedury, która musi być również odpowiednio udokumentowana. Sankcja dyscyplinarna, którą nałożono na pracownika, nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od momentu poinformowania o naruszeniu obowiązku pracowniczego, ani po okresie trzech miesięcy od popełnienia samego naruszenia. Po tym czasie naruszenie pracownicze przedawnia się i nie ma już możliwości zastosowania kary porządkowej. Jeżeli kara taka zostanie na pracownika nałożona po przekroczeniu ustawowego terminu, a pracownik zaskarży taką decyzję do sądu pracy, to sąd z pewnością uchylił karę nałożoną po terminie.

Należy pamiętać, że uchylenie jest związane z koniecznością usunięcia z części D akt osobowych dokumentacji z nią związanej. Zgodnie z art. 113 §1 Kodeksu pracy: „Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu”.

Przed nałożeniem na pracownika kary pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika. Wysłuchanie może mieć formę ustną lub pisemną. Pracownik nie musi skorzystać z prawa wytłumaczenia się przed pracodawcą. Dopiero po wysłuchaniu pracownika (lub nie, jeżeli pracownik nie skorzystał ze swojego prawa) pracodawca decyduje, czy nakłada na pracownika karę, czy nie. Jeśli przygotowuje informację o wymierzeniu kary porządkowej, to odpis tej informacji załącza się do części D akt osobowych.

Od nałożonej kary pracownik może wnieść sprzeciw – sprzeciw ten wnosi do pracodawcy, w terminie 7 dni od dnia poinformowania go o nałożonej karze pieniężnej. Sprzeciw pracownika, po jego rozpatrzeniu przez pracodawcę, również załącza się do akt osobowych – część D. Jeśli został wniesiony sprzeciw przez pracownika, a pracodawca nie uwzględnił tego wniosku, pracownik od nałożonej kary może odwołać się do sądu pracy. Natomiast jeśli pracownik wnosi sprzeciw, a w sytuacji takiej pracodawca nie ustosunkuje się do tego sprzeciwu, oznacza to,  że sprzeciw uwzględnił i kara została uchylona. Co ważne przy odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni na odwołanie się do sądu pracy.

Podczas rozpatrywania apelacji pracownika, sąd pracy prawdopodobnie poprosi pracodawcę o dostarczenie akt osobowych pracownika do wglądu. Dlatego też ważne jest, aby upewnić się, że sekcja D dokumentacji osobowej, dotycząca tej konkretnej kary, jest kompletna i zgodna z wymaganymi przepisami.

Część D akt osobowych i jej podział co do poszczególnych kar

W zasadzie akta osobowe część D prowadzi się w porządku chronologicznym, a dokumenty są dołączane według dat ich wpływu. Jednakże, jeśli chodzi o części A, B i C akt osobowych, możliwe jest ich podzielenie na podsekcje posiadające następujące po sobie numery A1, A2... B1, B2... C1, C2..., które zawierają dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. W przypadku części D akt osobowych jest możliwość podziału na podsekcje. Wówczas przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2..., które obejmują dokumenty dotyczące nałożenia na  pracownika danej kary. Po upływie roku nieposzlakowanej pracy każdą z części D1, D2... usuwa się z części D akt osobowych. Dokumenty w każdej z tych podsekcji D akt osobowych są odrębnie numerowane, w przeciwieństwie do sekcji wcześniejszych A, B, C, które numerowane są od początku do końca.

Taka metoda umożliwia utrzymanie spójnej numeracji, nawet w sytuacji, gdy dokumenty związane z konkretną karą dyscyplinarną są usuwane z części D akt osobowych. Jest to szczególnie przydatne, gdy kara została anulowana lub gdy upłynie rok bez zarzutu w pracy pracownika.

Skutek zatarcia kary po roku nienagannej pracy lub jej unieważnienia wymaga od pracodawcy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z tą konkretną sankcją z akt osobowych pracownika. Proces ten powinien być realizowany w sposób, który zapewni, że część D dokumentacji personalnej nie zawiera żadnych pism odnoszących się do tej kary i nie pozostawia żadnych tropów, które sugerowałyby, że takie postanowienie w ogóle miało miejsce.

Akta osobowe część D - Przechowywanie akt pracowniczych 

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Chyba że stosunek pracy zawarto przed 1 stycznia 2019 r. wówczas, należy je przechowywać przez 50 lat. W przypadku usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwana jest cała część zawierająca te informacje. Pozostałym dokumentom znajdującym się w części D nadaje się kolejne numery od 1. 

Akta pracownicze i akta osobowe część D – Podsumowanie

Każda z części akt osobowych zawiera inne informacje na temat okresu zatrudnienia pracownika w firmie. Ich prawidłowe prowadzenie i przechowywanie to jedna z najważniejszych czynności działu kadr. Jeśli zależy Ci na prawidłowym prowadzeniu akt i chcesz podszkolić siebie i swoich pracowników, zapraszamy na organizowane przez nas szkolenia z akt osobowych.

Dowiedz się więcej o aktach osobowych

Ewa Bielecka

Trener

Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego na Wydziale Prawa i Administracji  - kierunek: Administracja oraz  Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na Wydziale Prawa i Administracji kierunek: Prawo. Długoletni pracownik działu Prawnego w  Państwowej  Inspekcji Pracy Oddział w Koszalinie, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych  –  na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej Filia w Koszalinie, wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych –  na Politechnice Koszalińskiej,  wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych  -  w Europejskim Centrum Edukacyjnym w Koszalinie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, zajmuje się szkoleniami i doradztwem z zakresu prawa pracy. Ekspert z zakresu prawa pracy, specjalista ds. doradztwa kadrowego i regulaminów pracy, doświadczony trener. Wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy.

Dowiedz się więcej