Część E akt osobowych

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część E akt osobowych

Dzisiejszym artykułem dotyczącym części E akt osobowych, chcemy zakończyć nasz cykl „Dokumentacja Pracownicza”. W poprzednich artykułach mogli Państwo kolejno przypomnieć sobie jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych (część A, część B, część C, część D), natomiast dziś chcemy zapoznać Państwa z nową częścią dokumentacji pracowniczej – częścią E, która od 21 marca 2023 roku zaczęła obowiązywać w polskim prawie.

Część E akt osobowych a Kodeks Pracy w 2023 roku

13 marca 2023 roku opublikowane zostało Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja Kodeksu Pracy, a dokładnie nowe przepisy dotyczące badania trzeźwości pracowników oraz pracy zdalnej pociągnęły za sobą zmiany w dokumentacji pracowniczej. W związku z powyższym wprowadzone zostały zmiany w części B akt osobowych, które opisaliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów oraz dodana została część E, w której co do zasady powinny być przechowywane wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Rozporządzenie w części dotyczącej badania trzeźwości weszło w życie 21 marca, natomiast w części dotyczącej pracy zdalnej 7 kwietnia 2023 roku.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w nowej część E kat osobowych?

W związku z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku, każdy pracodawca prowadzący akta osobowe pracowników, zobowiązany jest do przechowywania w nowej część E dokumentacji pracowniczej dokumenty dotyczące:

• informacji dotyczących kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 K.p.);
• informacji dotyczących badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 K.p.);
• informacji dotyczących przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 K.p.);
• informacji dotyczących badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 K.p.).

Powyższe informacje pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od daty ich zebrania. Wyjątek stanowią dane o kontroli/badaniu, jeśli w stosunku do pracownika zastosowana została kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna. W takim przypadku pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniki kontroli do czasu uznania nałożonej kary za niebyłą.

Jak przechowywać dokumenty z części E akt osobowych?

Sposób przechowywania dokumentów w części E został zdefiniowany przez ustawodawcę następująco: „Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.”

Kiedy mówimy o stanie po użyciu alkoholu, a kiedy o stanie nietrzeźwości?

Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Ewa Bielecka

Trener

Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego na Wydziale Prawa i Administracji  - kierunek: Administracja oraz  Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na Wydziale Prawa i Administracji kierunek: Prawo. Długoletni pracownik działu Prawnego w  Państwowej  Inspekcji Pracy Oddział w Koszalinie, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych  –  na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej Filia w Koszalinie, wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych –  na Politechnice Koszalińskiej,  wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych  -  w Europejskim Centrum Edukacyjnym w Koszalinie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, zajmuje się szkoleniami i doradztwem z zakresu prawa pracy. Ekspert z zakresu prawa pracy, specjalista ds. doradztwa kadrowego i regulaminów pracy, doświadczony trener. Wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy.

Dowiedz się więcej