Część E akt osobowych pracownika – Najważniejsze informacje

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z najważniejszych elementów pracownika działu kadr i płac. Ciągłe zmiany w Kodeksie Pracy wprowadzają również wiele nowości w samych aktach pracowniczych. Powoduje to, że pracownicy są zmuszeni cały czas poszerzać swoją wiedzę. Tak jest między innymi z nową częścią E akt pracowniczych. Jeśli chcesz zapewnić sobie i swoim pracownikom dostęp do najnowszej wiedzy zapraszamy na nasze szkolenia z akt osobowych.

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – Akta osobowe część E

Dzisiejszym artykułem dotyczącym części E akt osobowych, chcemy zakończyć nasz cykl „Dokumentacja Pracownicza”. W poprzednich artykułach mogli Państwo kolejno przypomnieć sobie, jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych (część A, część B, część C, część D), natomiast dziś chcemy zapoznać Państwa z nową częścią dokumentacji pracowniczej – częścią E, która od 21 marca 2023 roku zaczęła obowiązywać w polskim prawie.

Spis treści:

• Część E akt osobowych a Kodeks Pracy w 2023 roku
• Jakie dokumenty powinny znaleźć się w nowej część E kat osobowych?
• Jak przechowywać dokumenty z części E akt osobowych?
• Kiedy mówimy o stanie po użyciu alkoholu, a kiedy o stanie nietrzeźwości?

Akta osobowe część E a Kodeks Pracy w 2023 roku

13 marca 2023 roku opublikowane zostało Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja Kodeksu Pracy, wprowadzając nowe przepisy dotyczące badania trzeźwości pracowników oraz pracy zdalnej, skutkowała koniecznością wprowadzenia zmian w dokumentacji pracowniczej. W związku z powyższym wprowadzone zostały zmiany w części B akt osobowych, które opisaliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów oraz dodana została część E, w której co do zasady powinny być przechowywane wszystkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Część rozporządzenia dotycząca badania trzeźwości weszła w życie dnia 21 marca 2023, natomiast część dotycząca pracy zdalnej została wdrożona 7 kwietnia 2023 r.

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w nowej część E akt osobowych?

W związku z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku każdy pracodawca prowadzący akta osobowe pracowników, zobowiązany jest do przechowywania w nowej część E dokumentacji pracowniczej dokumenty dotyczące:

• informacji dotyczących kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 K.p.);
• informacji dotyczących badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 K.p.);
• informacji dotyczących przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 K.p.);
• informacji dotyczących badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 K.p.).

Powyższe informacje pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od daty ich zebrania. Wyjątek stanowią dane o kontroli/badaniu, jeśli w stosunku do pracownika zastosowana została kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna. W takim przypadku pracodawca przechowuje informacje o dacie, godzinie, minucie badania na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniki kontroli do czasu uznania nałożonej kary za niebyłą.

Kontrola trzeźwości a nowa część akt osobowych

Nowe przepisy Kodeksu Pracy wprowadzone pod koniec marca 2023 r. wprowadziły dla pracodawców, możliwość kontrolowania trzeźwości pracowników podczas wykonywania pracy w firmie.  Wiąże się to jednak nie tylko z nową częścią e akt osobowych, w której zbierane będą wszelkie informacje na temat przeprowadzonych kontroli, ale także z wieloma nowymi procedurami, które pracodawca będzie musiał spełnić. Na razie jednak zajmiemy się samym temat nowej części akt pracowniczych.

Zmiany w części B akt osobowych 2023

Akta osobowe część E to nie jedyny zbiór dokumentów, który się zmienił. Jak już wspomnieliśmy wyżej, zmiany w aktach osobowych dotknęły również części B. Zgodnie z rozporządzeniem ten element akt został uzupełniony o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą i sposobie jej przeprowadzania
• sposobie przeprowadzania kontroli.

Kiedy mówimy o stanie po użyciu alkoholu, a kiedy o stanie nietrzeźwości?

Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

• stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo
• obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

Jak przechowywać dokumenty z części E akt osobowych?

Akta osobowe część E i  sposób ich przechowywania został zdefiniowany przez ustawodawcę następująco: „Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.”

Akta osobowe część E – podsumowanie

Nowe przepisy Kodeku pracy związane z kontrolą trzeźwości pracowników oraz kontrolą na obecność innych substancji dają pracodawcy wiele nowych możliwości ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób obecnych firmie. Niestety wiąże się to również z wieloma kwestiami takimi jak nowa część akt osobowych czy same procedury badania trzeźwości. Warto dobrze je poznać albo mieć pewność, że podczas badania wszystko zostanie wykonane zgodnie z przepisami. Jeśli szukasz informacji na temat akt osobowych i ich przechowywania zapraszamy na organizowane przez nas szkolenia z akt osobowych.

Ewa Bielecka

Trener

Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego na Wydziale Prawa i Administracji  - kierunek: Administracja oraz  Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na Wydziale Prawa i Administracji kierunek: Prawo. Długoletni pracownik działu Prawnego w  Państwowej  Inspekcji Pracy Oddział w Koszalinie, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych  –  na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej Filia w Koszalinie, wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych –  na Politechnice Koszalińskiej,  wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych  -  w Europejskim Centrum Edukacyjnym w Koszalinie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, zajmuje się szkoleniami i doradztwem z zakresu prawa pracy. Ekspert z zakresu prawa pracy, specjalista ds. doradztwa kadrowego i regulaminów pracy, doświadczony trener. Wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy.

Dowiedz się więcej