Część D akt osobowych

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część D akt osobowych

Jeszcze kilka tygodni temu napisalibyśmy, że w dzisiejszym artykule omówimy dokumenty, które powinny znaleźć się w ostatniej części dokumentacji pracowniczej, jednakże nowelizacja Kodeksu Pracy w 2023 roku przyniosła wiele zmian, w związku z czym część D nie jest już ostatnią częścią akt osobowych – jest nią nowa część E.

Ale zanim bliżej przyjrzymy się nowej części E, omówimy dokumenty, które powinny znaleźć się w część D akt osobowych pracownika.

Wszystkich zainteresowanych tematem dokumentacji pracowniczej zapraszamy do lektury artykułu.

Akta osobowe – rozszerzenie

Do końca 2018 roku dokumentacja pracownicza składała się wyłącznie z trzech część – część A, B oraz C. W związku z rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 roku podzielone zostały na cztery części obejmujące:

• etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych);
• etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych);
• etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych);
• wyodrębnioną część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych);

Jak wiemy, w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy w 2023 roku, część B została rozszerzona o kolejne dokumenty związane z praca zdalna. Więcej na ten temat możecie przeczytać w naszym artykule dotyczącym cześć B akt osobowych pracownika: https://centrumverte.pl/blog/czesc-b-akt-osobowych/

Część D akt osobowych

W części D akt osobowych pracodawca powinien przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej

Pracownik naruszający zasady porządku pracy powinien liczyć się z konsekwencjami swoich działań i możliwością nałożenia na niego kar porządkowych wymienionych w przepisach Kodeksu Pracy, w tym również kary pieniężnej.

Nałożenie na pracownika kary porządkowej wymaga dochowania odpowiedniej procedury, która powinna być z kolei odpowiednio dokumentowana. Przede wszystkim kwestia rodzaju kar jakie mogą zostać nałożone na pracownika. Sama kara porządkowa nie może zostać zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Po tym czasie naruszenie pracownicze przedawnia się i nie ma możliwości już nałożenia kary porządkowej. Jeśli taka kara zostanie na pracownika nałożona po upływie ustawowego terminu, a pracownik od tak nałożonej kary odwoła się do sądu pracy, to sąd pracy z pewnością nałożoną po terminie karę uchyli.

Trzeba o tym pamiętać, gdyż uchylenie kary wiąże się z koniecznością usunięcia z części D akt osobowych dokumentacji z nią związanej. Zgodnie z art. 113 §1 Kodeksu pracy: „Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.”.

Przed nałożeniem na pracownika kary pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika. Wysłuchanie może mieć formę ustną albo pisemną. Pracownik nie musi skorzystać z prawa wytłumaczenia się przed pracodawcą. Dopiero po wysłuchaniu pracownika (lub nie, jeżeli pracownik nie skorzystał ze swojego prawa) pracodawca decyduje, czy nakłada na pracownika karę, czy nie. Jeśli przygotowuje informację o wymierzeniu kary porządkowej, to odpis tej informacji załącza się do części D akt osobowych.

Od nałożonej kary pracownik może wnieść sprzeciw – sprzeciw ten wnosi do pracodawcy, w terminie 7 dni od dnia poinformowania go o nałożonej karze pieniężnej. Sprzeciw pracownika, po jego rozpatrzeniu przez pracodawcę, załącza się do akt osobowych – część D. Po wniesieniu sprzeciwu i nieuwzględnieniu go przez pracodawcę pracownik od nałożonej kary może odwołać się do sądu pracy. Wcześniej jeszcze, jeśli pracownik wnosi sprzeciw, a pracodawca nie ustosunkuje się do tego sprzeciwu, to znaczy, że sprzeciw uwzględnił i kara została uchylona. Z kolei przy odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni na odwołanie się do sądu pracy od nałożonej kary.

Sąd pracy, rozpatrując odwołanie pracownika, zapewne zwróci się do pracodawcy o nadesłanie do wglądu akt osobowych pracownika. Stąd też należy dopilnować, aby część D akt osobowych w zakresie tej kary była kompletna i zgodna z przepisami.

Część D akt osobowych i jej podział co do poszczególnych kar

Co do zasady akta osobowe prowadzi się chronologicznie, dokumenty do nich załącza za datami wpływu. O ile jednak część A, B i C akt osobowych można podzielić na części A1, A2… B1, B2… C1, C2… zawierające dokumenty powiązane ze sobą tematycznie, tak część D akt osobowych można podzielić na części D1, D2… zawierające dokumenty, dotyczące poszczególnych kar, nałożonych na pracownika. Po upływie roku nienagannej pracy daną „podczęść” D1, D2… usuwa się z części D akt osobowych. Dokumenty w każdej z tych podczęści D akt osobowych są osobno numerowane, w przeciwieństwie do części wcześniejszych A, B, C, które są numerowane od początku do końca.

Takie rozwiązanie pozwala na zachowanie prawidłowej numeracji w przypadku, gdy z części D akt osobowych usuwa się dokumenty dla danej kary porządkowej, w związku z tym, że została ona uchylona czy upłynął rok nienagannej pracy pracownika.

Zatarcie kary po upływie roku nienagannej pracy czy jej uchylenie powoduje po stronie pracodawcy konieczność usunięcia z akt osobowych wszystkich dokumentów, dotyczących tej kary. To usunięcie ma odbyć się w taki sposób, aby część D akt osobowych nie zawierała już żadnych dokumentów związanych z tą karą oraz nie było możliwe wywnioskowanie, że taka kara została w ogóle nałożona.

Ewa Bielecka

Trener

Absolwentka Uniwersytetu Gdańskiego na Wydziale Prawa i Administracji  - kierunek: Administracja oraz  Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach na Wydziale Prawa i Administracji kierunek: Prawo. Długoletni pracownik działu Prawnego w  Państwowej  Inspekcji Pracy Oddział w Koszalinie, wykładowca prawa pracy i ubezpieczeń społecznych  –  na Gdańskiej Wyższej Szkole Humanistycznej Filia w Koszalinie, wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych –  na Politechnice Koszalińskiej,  wykładowca prawa pracy na studiach podyplomowych  -  w Europejskim Centrum Edukacyjnym w Koszalinie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, zajmuje się szkoleniami i doradztwem z zakresu prawa pracy. Ekspert z zakresu prawa pracy, specjalista ds. doradztwa kadrowego i regulaminów pracy, doświadczony trener. Wieloletni pracownik Państwowej Inspekcji Pracy.

Dowiedz się więcej