Akta osobowe część D – Co zawiera część D akt osobowych?

Podczas zatrudnienia pracownika na umowie o pracę wymagane jest prowadzenie jego akt pracowniczych. W poszczególnych częściach akt osobowych pracownika znajdują się wszystkie informacje dotyczące jego zatrudnienia. Np. w części A mogą znaleźć się m.in. skierowania na badania lekarskie lub w części B dokumenty związane z ubieganie się o urlop macierzyński. W tym tekście zajmiemy się jednak częścią D akt osobowych. Jeśli natomiast szukasz wysokiej jakości szkoleń z akt osobowych, zapraszamy do sprawdzenia naszej oferty.

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część D akt osobowych

Spis treści:

• Część D akt osobowych
• Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej
• Część D akt osobowych i jej podział co do poszczególnych kar
• Akta osobowe część D – Najczęstsze błędy
• Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Część D akt osobowych

Akta osobowe część D to zbiór, w którym pracodawca powinien przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Procedura nałożenia na pracownika kary porządkowej

Pracownik, który nie przestrzega zasad panujących w miejscu pracy, powinien być świadomy, że jego działania wiążą się konsekwencjami także w zakresie zastosowania kar dyscyplinarnych, wymienionych w przepisach Kodeksu Pracy, włącznie z sankcją finansową.

Nałożenie na pracownika kary porządkowej wymaga dopełnienia odpowiedniej procedury, która musi być również odpowiednio udokumentowana. Sankcja dyscyplinarna, którą nałożono na pracownika, nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od momentu poinformowania o naruszeniu obowiązku pracowniczego, ani po okresie trzech miesięcy od popełnienia samego naruszenia. Po tym czasie naruszenie pracownicze przedawnia się i nie ma już możliwości zastosowania kary porządkowej. Jeżeli kara taka zostanie na pracownika nałożona po przekroczeniu ustawowego terminu, a pracownik zaskarży taką decyzję do sądu pracy, to sąd z pewnością uchylił karę nałożoną po terminie.

Należy pamiętać, że uchylenie jest związane z koniecznością usunięcia z części D akt osobowych dokumentacji z nią związanej. Zgodnie z art. 113 §1 Kodeksu pracy: „Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu”.

Przed nałożeniem na pracownika kary pracodawca ma obowiązek wysłuchać pracownika. Wysłuchanie może mieć formę ustną lub pisemną. Pracownik nie musi skorzystać z prawa wytłumaczenia się przed pracodawcą. Dopiero po wysłuchaniu pracownika (lub nie, jeżeli pracownik nie skorzystał ze swojego prawa) pracodawca decyduje, czy nakłada na pracownika karę, czy nie. Jeśli przygotowuje informację o wymierzeniu kary porządkowej, to odpis tej informacji załącza się do części D akt osobowych.

Od nałożonej kary pracownik może wnieść sprzeciw – sprzeciw ten wnosi do pracodawcy, w terminie 7 dni od dnia poinformowania go o nałożonej karze pieniężnej. Sprzeciw pracownika, po jego rozpatrzeniu przez pracodawcę, również załącza się do akt osobowych – część D. Jeśli został wniesiony sprzeciw przez pracownika, a pracodawca nie uwzględnił tego wniosku, pracownik od nałożonej kary może odwołać się do sądu pracy. Natomiast jeśli pracownik wnosi sprzeciw, a w sytuacji takiej pracodawca nie ustosunkuje się do tego sprzeciwu, oznacza to,  że sprzeciw uwzględnił i kara została uchylona. Co ważne przy odrzuceniu sprzeciwu pracownik ma 14 dni na odwołanie się do sądu pracy.

Podczas rozpatrywania apelacji pracownika, sąd pracy prawdopodobnie poprosi pracodawcę o dostarczenie akt osobowych pracownika do wglądu. Dlatego też ważne jest, aby upewnić się, że sekcja D dokumentacji osobowej, dotycząca tej konkretnej kary, jest kompletna i zgodna z wymaganymi przepisami.

Część D akt osobowych i jej podział co do poszczególnych kar

W zasadzie akta osobowe część D prowadzi się w porządku chronologicznym, a dokumenty są dołączane według dat ich wpływu. Jednakże, jeśli chodzi o części A, B i C akt osobowych, możliwe jest ich podzielenie na podsekcje posiadające następujące po sobie numery A1, A2... B1, B2... C1, C2..., które zawierają dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. W przypadku części D akt osobowych jest możliwość podziału na podsekcje. Wówczas przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2..., które obejmują dokumenty dotyczące nałożenia na  pracownika danej kary. Po upływie roku nieposzlakowanej pracy każdą z części D1, D2... usuwa się z części D akt osobowych. Dokumenty w każdej z tych podsekcji D akt osobowych są odrębnie numerowane, w przeciwieństwie do sekcji wcześniejszych A, B, C, które numerowane są od początku do końca.

Taka metoda umożliwia utrzymanie spójnej numeracji, nawet w sytuacji, gdy dokumenty związane z konkretną karą dyscyplinarną są usuwane z części D akt osobowych. Jest to szczególnie przydatne, gdy kara została anulowana lub gdy upłynie rok bez zarzutu w pracy pracownika.

Skutek zatarcia kary po roku nienagannej pracy lub jej unieważnienia wymaga od pracodawcy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z tą konkretną sankcją z akt osobowych pracownika. Proces ten powinien być realizowany w sposób, który zapewni, że część D dokumentacji personalnej nie zawiera żadnych pism odnoszących się do tej kary i nie pozostawia żadnych tropów, które sugerowałyby, że takie postanowienie w ogóle miało miejsce.

Akta osobowe część D - Przechowywanie akt pracowniczych 

Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Chyba że stosunek pracy zawarto przed 1 stycznia 2019 r. wówczas, należy je przechowywać przez 50 lat. W przypadku usunięcia z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwana jest cała część zawierająca te informacje. Pozostałym dokumentom znajdującym się w części D nadaje się kolejne numery od 1.

Akta osobowe część D – Najczęstsze błędy

Najczęstsze błędy w prowadzeniu części D akt osobowych – obejmującej dokumentację związaną z odpowiedzialnością porządkową pracownika – wynikają głównie z nieprawidłowego stosowania przepisów prawa pracy oraz braku konsekwencji w ewidencjonowaniu kar. Jest to szczególnie wrażliwa część dokumentacji, ponieważ dotyczy sankcji nakładanych na pracownika, co wymaga zachowania wysokich standardów formalnych i dowodowych. W praktyce najczęściej spotykane nieprawidłowości to:

• brak wyodrębnienia części D jako osobnej sekcji akt osobowych lub jej całkowite pomijanie,
• przechowywanie informacji o karach porządkowych w innych częściach akt (np. w części B), co narusza zasady ich prowadzenia,
• niekompletna dokumentacja dotycząca nałożenia kary, np. brak zawiadomienia o ukaraniu lub brak uzasadnienia,
• brak potwierdzenia doręczenia pracownikowi informacji o zastosowanej karze,
• nieprzestrzeganie terminów nakładania kar porządkowych wynikających z przepisów,
• pozostawianie w aktach dokumentów dotyczących kar, które uległy zatarciu (po upływie określonego czasu),
• brak dokumentacji dotyczącej sprzeciwu pracownika wobec nałożonej kary lub sposobu jego rozpatrzenia,
• nieusuwanie informacji o karze po jej anulowaniu lub uchyleniu,
• niewłaściwe oznaczanie i numerowanie dokumentów w tej części,
• naruszenia zasad ochrony danych osobowych, zwłaszcza w kontekście przechowywania informacji o przewinieniach pracownika.

Takie błędy mogą prowadzić do podważenia zasadności nałożonych kar, a w konsekwencji do sporów sądowych oraz negatywnych wyników kontroli organów nadzorczych. Dlatego prawidłowe i rzetelne prowadzenie części D akt osobowych ma kluczowe znaczenie dla zabezpieczenia interesów pracodawcy.

Akta pracownicze i akta osobowe część D – Podsumowanie

Każda z części akt osobowych zawiera inne informacje na temat okresu zatrudnienia pracownika w firmie. Ich prawidłowe prowadzenie i przechowywanie to jedna z najważniejszych czynności działu kadr. Jeśli zależy Ci na prawidłowym prowadzeniu akt i chcesz podszkolić siebie i swoich pracowników, zapraszamy na organizowane przez nas szkolenia z akt osobowych.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Czy część D powinna być prowadzona oddzielnie dla każdej kary?

Tak, dla każdej kary tworzy się wyodrębniony zestaw dokumentów, co ułatwia zarządzanie i ewentualne usuwanie dokumentacji.

Czy sprzeciw pracownika wobec kary trafia do części D?

Tak, zarówno sprzeciw, jak i decyzja pracodawcy w tej sprawie powinny być przechowywane w tej części.

Czy w części D przechowuje się dokumenty, jeśli kara została uchylona?

Nie. W przypadku uchylenia kary dokumentacja nie powinna być dalej przechowywana w aktach osobowych.

Czy można przechowywać w części D notatki służbowe o naruszeniach bez nałożenia kary?

Co do zasady nie – część D dotyczy wyłącznie formalnie nałożonych kar porządkowych.

Czy można przechowywać w części D korespondencję mailową dotyczącą kary porządkowej?

Tak, jeśli ma znaczenie dowodowe (np. wyjaśnienia pracownika), powinna być dołączona do dokumentacji danej kary.