Część B akt osobowych

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część B akt osobowych

Tydzień temu przygotowaliśmy dla Państwa artykuł dotyczący części A akt osobowych pracownika. Natomiast w tym tygodniu skupiliśmy się na kolejnej części dokumentacji kadrowej, a mianowicie części B akt osobowych.

Zapraszamy do zapoznania się z artykułem.

Część B akt osobowych pracownika

W części B akt osobowych należy obecnie przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, tj. kwestionariusz osobowy dla pracownika lub oświadczenia pracownika, w których pracownik wskaże dane osobowe, których pracodawca może żądać na podstawie art. 221 Kodeksu pracy;

Po zatrudnieniu danej osoby, oprócz podanych wyżej danych, których można żądać od kandydata do pracy, pracodawca ma prawo domagać się także:

• innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru PESEL;
• numeru rachunku bankowego, na który ma być wypłacane wynagrodzenie pracownika;
• innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów;

W związku z uchwaloną przez Sejm 21 lutego 2019 r. nowelizacją przepisów dostosowującą polskie regulacje do przepisów RODO zmianie uległ również katalog danych przetwarzanych przez pracodawcę po przyjęciu pracownika do pracy. Po zmianie przepisów pracodawca może żądać od pracownika:

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• podania wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

Zgodnie z omawianą nowelizacją pracodawca, poza wymienionymi danymi, może żądać od pracownika podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Niewątpliwie w tym przypadku chodzi o dodatkowe dane wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, np. dane o niekaralności wymagane przykładowo od nauczycieli czy pracowników samorządowych zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych.

Oprócz ww. pozycji w części B akt osobowych pracownika powinny znaleźć się dokumenty takie jak:

• umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę;
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych;
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
• potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniem;
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy albo zmiany tych warunków w innym trybie;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe oraz okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;

Wskazany katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy lub inne przepisy. Wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w części B akt osobowych, w tym oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych).

Akta osobowe pracownika – rozszerzona część B

W aktach osobowych, w części B, przechowywane będą dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, która na stałe weszła do polskiego prawa pracy. Część B obejmie również dokumenty dotyczące zasad i sposobu przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników.

Zgodnie z rozporządzeniem część B akt osobowych pracownika uzupełniona została o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą,
• sposobie przeprowadzania kontroli.

Ponadto, w części B akt osobowych pracownika przechowywane będą także dokumenty dotyczące pracy zdalnej. Dokumenty te zastąpią dotychczasowe informacje dotyczące telepracy. Przepisy o telepracy uchyla nowelizacja Kodeku Pracy.

W związku z pracą zdalną w części B przechowywane będzie:

• potwierdzenie, w formie pisemnej lub elektronicznej, że pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę: oceną ryzyka zawodowego oraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.