Akta osobowe część B – Co zawiera część B akt osobowych pracownika?

Prowadzenie akt osobowych pracownika to skomplikowana czynność dlatego, aby choć trochę wam ją przybliżyć, kontynuujemy nasz cykl dotyczący dokumentacji pracowniczej. Pamiętaj, że jeśli chcesz lepiej poznać zasady prowadzenia akt pracowniczych, możesz skorzystać z naszych szkoleń z akt osobowych, z których dowiesz się wszelkich najważniejszych informacji.

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część B akt osobowych

Jakiś czas temu przygotowaliśmy dla Was artykuł dotyczący części A akt osobowych pracownika. Natomiast dzisiaj skupiamy się na kolejnej części dokumentacji kadrowej, a mianowicie części B akt osobowych. 

Spis treści:

• Część B akt osobowych pracownika
• Akta osobowe pracownika – rozszerzona część B

Część B akt osobowych pracownika

W obecnej chwili, w części B dokumentacji dotyczącej danych osobowych, przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tym obszarze znajdują się dane osobowe zebrane w kontekście zawierania umowy o pracę, takie jak formularz osobowy pracownika lub oświadczenia pracownika. W dokumentach tych zawarte są informacje, które pracodawca ma prawo żądać na podstawie postanowień zawartych w artykule 221 Kodeksu pracy.

Po zatrudnieniu konkretnej osoby, oprócz informacji wymienionych wcześniej, jakich pracodawca może żądać od kandydata, pracodawcy przysługuje również uprawnienie do żądania dodatkowych danych:

• imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• numeru PESEL;
• numeru rachunku bankowego, na który ma wpływać wynagrodzenie pracownika;
• innych danych, jeżeli istnieje obowiązek ich podania, który wynika z odrębnych przepisów;

W wyniku przyjętej przez Sejm nowelizacji przepisów, która miała na celu dostosowanie polskich regulacji do przepisów RODO, dokonano również zmian w zestawieniu danych, które pracodawca może przetwarzać po zatrudnieniu pracownika. Na skutek tych zmian w części b akt osobowych należy przechowywać dokumenty dotyczące danych osobowych w tym:

• adresu zamieszkania;
• numeru PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL - rodzaju i numeru dokumentu, które potwierdzają jego tożsamość;
• innych danych osobowych pracownika, w tym również danych osobowych dzieci pracownika oraz innych członków jego najbliższej rodziny, szczególnie w sytuacji, kiedy podanie takich danych jest konieczne ponieważ pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• udzielenia informacji na temat wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli jeśli informacje takie nie zostały pobrane od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numeru rachunku płatniczego, w sytuacji jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

Zgodnie z omawianą nowelizacją pracodawca, poza wymienionymi danymi, może żądać od pracownika podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Niewątpliwie w tym przypadku chodzi o dodatkowe dane wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, np. dane o niekaralności wymagane przykładowo od nauczycieli czy pracowników samorządowych zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych.

Co jeszcze powinna zawierać część B akt pracowniczych?

Dodatkowo, w części B dokumentacji dotyczącej danych osobowych pracownika, powinny zostać umieszczone dokumenty takie jak:

• Umowa o pracę, a w przypadku braku formy pisemnej umowy - potwierdzenie uzgodnień dotyczących stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
• Określenie zakresu czynności (zakresu obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo określił te zadania w formie pisemnej w umowie o pracę;
• Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgodnie z przepisami ustawy o emeryturach pomostowych;
• Potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z treścią regulaminu pracy, przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także z zakresem informacji objętych tajemnicą, zgodnie z odrębnymi przepisami dla danego rodzaju pracy, stanowiska lub funkcji;
• Dowód poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia, zmianach w warunkach zatrudnienia, celu, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu, ryzyku zawodowym związanym z pracą i zasadach ochrony przed zagrożeniem;
• Potwierdzenie, że pracownik ma wiedzę o ryzyku zawodowym, które jest związane z pracą wykonywaną przez młodocianego pracownika, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• Dokumentacja potwierdzająca ukończenie niezbędnego szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;
• Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w inny sposób;
• Dokumentacja związana z powierzeniem pracownikowi mienia do zwrotu w tym dotycząca wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone;
• Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych lub zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności;
• Dokumentacja związana z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
• Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach macierzyńskich, urlopy rodzicielskie, urlopy ojcowskie i urlopy wychowawcze;
• Dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
• Dokumenty związane z redukcją wymiaru czasu pracy dla pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego;
• Oświadczenia pracowników będących rodzicami lub opiekunami dzieci o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
• Dokumentacja związana z udzielaniem urlopów bezpłatnych;
• Skierowania na okresowe i kontrolne badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy oraz innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub uciążliwe warunki;
• Umowy o zakazie konkurencji, jeśli zostały zawarte w trakcie trwania stosunku pracy;
• Wnioski pracowników o powiadomienie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopie informacji wysłanych do inspektora pracy w tej sprawie;
• Dokumentacja związana ze współpracą pracodawcy z organizacją związkową lub innymi podmiotami reprezentującymi pracownika w kwestiach ze stosunku pracy, które wymagają takiej współpracy.

Wymieniony wykaz oświadczeń lub dokumentów zgromadzonych w części B dokumentacji osobowej nie jest wyczerpujący. Obejmuje on jednak oświadczenia lub dokumenty, które uzyskane zostały na podstawie przepisów Kodeksu pracy lub innych regulacji prawnych. Wszystkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia powinny być przechowywane w sekcji B dokumentacji osobowej. Do tej kategorii zalicza się także oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na mocy szczególnych przepisów (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności dla pracowników niepełnosprawnych).

Akta osobowe pracownika – rozszerzona część B

W aktach osobowych w części B przechowywane są także dokumenty związane z praktykowaniem pracy zdalnej, co stało się trwałym elementem polskiego prawa pracy. Część B obejmuje także dokumentację dotyczącą procedur i metodyki monitorowania trzeźwości pracowników.

Zgodnie z rozporządzeniem część B akt osobowych pracownika uzupełniona została o dokumenty potwierdzające poinformowanie pracownika o:

• wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
• grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą,
• sposobie przeprowadzania kontroli.

Dodatkowo, w sekcji B dokumentacji osobowej pracownika przechowuje się również akta związane z pracą zdalną. Te dokumenty zastąpią dotychczasowe dokumenty dotyczące telepracy. Zmiany w Kodeksie Pracy wprowadzają nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, a jednocześnie uchylają przepisy dotyczące telepracy.

W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu Pracy, w części B przechowywane są:

• potwierdzenia, dostępne w formie pisemnej lub elektronicznej, świadczące, że pracownik został poinformowany o przeprowadzonej przez pracodawcę ocenie ryzyka zawodowego oraz informacje zawierające wytyczne, dotyczące bezpieczeństwa i higieny wykonywania pracy zdalnej.

Najczęstsze problemy praktyczne w prowadzeniu części B akt osobowych

Z perspektywy praktyki kadrowej największe trudności w prowadzeniu części B akt osobowych nie wynikają z samego katalogu dokumentów, lecz z ich prawidłowej kwalifikacji, aktualizacji oraz spójności z innymi obszarami dokumentacji pracowniczej. Szczególnie istotne jest bieżące uzupełnianie akt o wszelkie zmiany warunków zatrudnienia, takie jak aneksy do umowy czy zmiany zakresu obowiązków, a także eliminowanie rozbieżności pomiędzy dokumentacją papierową (lub elektroniczną) a systemami kadrowo-płacowymi. W praktyce często pojawiają się również wątpliwości dotyczące dokumentów „pogranicznych”, np. związanych z pracą zdalną czy dodatkowymi obowiązkami pracownika – ich niewłaściwe zakwalifikowanie może skutkować zarzutami podczas kontroli, np. przez Państwowa Inspekcja Pracy. Dlatego kluczowe znaczenie ma wdrożenie procedur wewnętrznych oraz regularnych audytów dokumentacji, które pozwolą utrzymać część B akt osobowych w stanie zgodnym z obowiązującymi przepisami i standardami.

Najczęstsze błędy w prowadzeniu części B akt osobowych

• brak wszystkich aneksów do umowy o pracę lub ich niekompletność,
• przechowywanie dokumentów w niewłaściwej części akt (np. B zamiast C lub D),
• brak potwierdzeń zapoznania pracownika z regulaminami, BHP lub informacją o warunkach zatrudnienia,
• nieaktualizowanie dokumentacji po zmianach warunków pracy (np. stanowiska, wynagrodzenia),
• przechowywanie dokumentów roboczych lub niepodpisanych wersji zamiast ostatecznych,
• brak zachowania chronologii dokumentów lub nieczytelny układ akt,
• rozbieżności między dokumentacją akt osobowych a systemem kadrowo-płacowym,
• pomijanie dokumentów związanych z uprawnieniami rodzicielskimi lub urlopami,
• nieprawidłowe dokumentowanie pracy zdalnej lub nowych obowiązków pracownika,
• przechowywanie dokumentów bez podstawy prawnej (nadmiarowa dokumentacja),
• brak dokumentów potwierdzających realizację obowiązków informacyjnych pracodawcy,
• niewłaściwe prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej (np. brak integralności lub historii zmian).

Akta osobowe część B – Podsumowanie

Jak już wiesz, informacje w części B powinny być gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy. Ogólne gromadzenie, przechowywanie i prowadzenie akt to skomplikowana czynność, która wymaga od pracowników działów kadrowo płacowych dużych znajomości przepisów i doświadczenia. Jeśli chcesz rozwinąć wiedzę swoją i swoich pracowników zapraszamy na nasze szkolenia z akt osobowych, gdzie poruszamy temat "Akta osobowe część B". Dzięki nim dowiesz się jak gromadzić i prowadzić dokumenty w poszczególnych częściach akt.  Naucz się prowadzić akta osobowe z Centrum Verte.

Pytania i Odpowiedzi

Czy można przechowywać w części B dokumenty niezwiązane bezpośrednio z zatrudnieniem (np. notatki służbowe)?

Co do zasady nie. W części B powinny znajdować się wyłącznie dokumenty mające podstawę prawną lub bezpośredni związek ze stosunkiem pracy. Dokumenty o charakterze pomocniczym powinny być przechowywane poza aktami osobowymi.

Czy dokumenty dotyczące powierzenia dodatkowych obowiązków powinny być archiwizowane w części B?

Tak, jeśli mają wpływ na zakres pracy lub odpowiedzialność pracownika. Powinny być odpowiednio udokumentowane (np. w formie pisemnej) i włączone do akt.

Jak kwalifikować dokumenty „na pograniczu”, np. polecenia służbowe lub ustalenia mailowe – czy powinny trafić do części B?

Decydujące jest kryterium trwałości skutków prawnych. Jeżeli dokument (również mailowy) wpływa na warunki zatrudnienia, zakres obowiązków lub odpowiedzialność pracownika – powinien zostać utrwalony i włączony do części B. Dokumenty o charakterze incydentalnym nie powinny trafiać do akt osobowych.

Czy brak podpisu pracownika na dokumencie w części B powoduje jego nieważność dowodową?

Nie zawsze, jednak znacząco osłabia jego wartość dowodową. W przypadku dokumentów wymagających potwierdzenia zapoznania się (np. regulamin pracy), brak podpisu może uniemożliwić pracodawcy wykazanie dopełnienia obowiązków informacyjnych.

Czy dopuszczalne jest „uzupełnianie” części B dokumentami z datą wsteczną (np. brakujący zakres obowiązków)?

Formalnie możliwe jest sporządzenie dokumentu po fakcie, jednak musi on odzwierciedlać rzeczywisty stan i być odpowiednio oznaczony. Antydatowanie dokumentów stanowi poważne naruszenie i może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy.

Czy dokumenty dotyczące pracy hybrydowej/zdalnej zawsze trafiają do części B?

Tak, jeśli regulują warunki wykonywania pracy (np. porozumienia, oświadczenia, zasady BHP). Jeżeli mają charakter ogólny (np. polityki firmowe), wystarczy potwierdzenie zapoznania się pracownika.