Akta osobowe część C – Zawartość części C akt osobowych

Dokumentacja w postaci akt pracowniczych do niedawna zawierała 4 części, a obecnie doszła nowa piąta część E. Jednak w dzisiejszym artykule zajmiemy się dokumentacja, która już od dawna znajduje się w zbiorze czyli część C. Zapraszamy do lektury artykułu!

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część C akt osobowych

Na naszym blogu mogą już Państwo znaleźć artykuły dotyczące części A oraz części B akt osobowych pracownika z uwzględnieniem najnowszych dokumentów znajdujących się w tej części. A w dzisiejszej publikacji skupiliśmy się na omówieniu dokumentacji pracowniczej, która znajduje się w część C akt osobowych.

Spis treści:

• Część C akt osobowych
• Okres przechowywania dokumentacji – od czego zależy?
• Elektroniczna dokumentacja

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Do poszczególnych części akt osobowych należą informacje o nawiązaniu stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, wszelkie akta personalne, ewidencje, kartoteki, dokumenty okresowych i kontrolnych badań lekarskich, dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rejestry czasu pracy oraz zestawienia związane z zatrudnieniem, a także dokumenty płacowe. Mogą one zawierać również wiele innych informacji np. dokumenty dotyczące danych osobowych itp.

Część C akt osobowych pracownika – Co powinny zawierać akta osobowe w tej części?

W części C akt osobowych pracownika w przeciwieństwie do części b, która zawiera informacje w związku z nawiązaniem stosunku pracy, należy przechowywać oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem, lub wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę (oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę albo rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy),
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Okres przechowywania dokumentacji – Od czego zależy?

Dokumenty powinny być przechowywane:

• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w przedsiębiorstwie 1 stycznia 2019 r. lub później,
• przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że pracodawca złożył do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie: oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Ważną informacją jest to, że okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złożył raport informacyjny.
• przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 r.

Akta osobowe to bardzo zawiły, który mierzy się dział kadr każdej firmy czy przedsiębiorstwa, a także jednostki administracji publicznej. Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę z zakresu akt pracowniczych, zapraszamy na nasze szkolenia z akt osobowych.

Elektroniczna dokumentacja akt pracowniczych

Jeżeli pracodawca dysponuje podpisem  kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dokumenty, które przechowuje w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tak zwane e-akta.

Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie. W tej sytuacji również można prowadzić dokumentację elektroniczną. Co jednak musimy zrobić w takiej sytuacji?

• zrobić skan wszystkich dokumentów papierowych,
• opatrzyć je podpisem kwalifikowanym – pracodawcy lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Uwaga! Pracodawca nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis. Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Akta osobowe część C - Podsumowanie

Poszczególne sekcje dokumentów osobowych kryją zróżnicowane informacje dotyczące okresu zatrudnienia pracownika w firmie. Precyzyjna administracja i bezpieczne archiwizowanie tych materiałów stanowią kluczowe zadania działu kadr. Jeśli priorytetem dla Ciebie jest właściwa opieka nad aktami i pragniesz wzbogacić wiedzę swoją oraz swoich pracowników, serdecznie zapraszamy na nasze specjalistyczne szkolenia z akt osobowych.

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej