Rolą archiwum zakładowego jest skuteczne zarządzanie dokumentacją firmy – zarówno przechowywanie dokumentów przez określony czas, organizacja dokumentów zgodnie z aktualnymi wymogami oraz zapewnienie łatwego dostępu dla osób upoważnionych. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak powinno funkcjonować archiwum zakładowe.
Spis treści:
- Co wchodzi w zakres działania archiwum zakładowego?
- Po jakim czasie dokumenty trafiają do archiwum zakładowego?
- Czym się różni organizacja archiwum zakładowego od składnicy akt?
- Co jest najważniejsze w sprawie organizacji i zakresu działań archiwów zakładowych?
- Kto tworzy archiwum zakładowe?
- Kiedy wycofujemy dokumentację z archiwum zakładowego?
Co wchodzi w zakres działania archiwum zakładowego?
Do podstawowych zadań archiwum zakładowego zalicza się czynności takie jak:
- przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji wraz z prowadzeniem jej ewidencji,
- przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych dotyczących spraw, które zostały zakończone,
- porządkowanie przechowywanej już dokumentacji, która w poprzednich latach została przyjęta w stanie nieuporządkowanym,
- wypożyczanie i udostępnianie akt i przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,
- w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej lub stanowisku pracy, wycofywanie dokumentacji z archiwum zakładowego,
- poszukiwanie w zgromadzonej dokumentacji niezbędnych informacji,
- współpraca z komórkami organizacyjnymi, która umożliwia prawidłowe tworzenie teczek,
- prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął,
- dbałość o przechowywaną dokumentację, aby zachować jej prawidłowy stan fizyczny, a w razie konieczności prowadzenie działań konserwatorskich,
- przekazywanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego,
- utrzymywanie ścisłych kontaktów z archiwum państwowym, które nadzoruje pracę archiwum zakładowego,
- odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej w 2025 roku
Po jakim czasie dokumenty trafiają do archiwum zakładowego?
- Przesyłki na nośniku papierowym, które zgromadzone zostały w składzie chronologicznym, zgodnie z obowiązującymi przepisami powinny zostać przekazane do archiwum zakładowego po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych. Termin ten liczony jest od 1 stycznia roku, który następuje po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.
- Dokumentacja elektroniczna, która znajduje się na informatycznych nośnikach danych, które zgromadzone zostały w składzie informatycznych nośników danych, a ich zawartość przeniesiono do systemu EZD, kwalifikuje się do kategorii Bc i brakowana na zasadach i w trybie, które określa art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.
- Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, która zgromadzona została w składzie informatycznych nośników danych, jednak jej zawartości nie skopiowano do systemu EZD, należy przekazać do archiwum zakładowego po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych. Termin ten liczony jest od 1 stycznia roku, który następuje po roku, dla którego utworzony został zbiór przesyłek w składzie.
Należy pamiętać, że przekazywana do archiwum zakładowego dokumentacja powinna być uporządkowana i odpowiednio ułożona. Przekazanie dokumentacji odbywa się zgodnie z ustalonym harmonogramem. Harmonogram ten ustala archiwista wraz z osobą kierującą komórką organizacyjną.
Przekazanie dokumentacji odbywa się na podstawie dedykowanego spisu zdawczo-odbiorczego. Wyjątek stanowi tutaj dokumentacja przekazywana w postaci elektronicznej w systemie EZD.
Czym się różni organizacja archiwum zakładowego od składnicy akt?
Zgodnie z definicją archiwum zakładowe funkcjonuje w podmiotach państwowych i podmiotach samorządowych, które wytwarzają materiały archiwalne. Składnica akt zaś funkcjonuje w podmiotach państwowych i podmiotach samorządowych, które wytwarzają jedynie dokumentację niearchiwalną.
Przepisy opisujące funkcję składnicy akt i archiwum zakładowego opisane zostały w ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD – wdrażanie, obieg i archiwizacja dokumentów
Jakie warunki musi spełniać archiwum zakładowe?
Należy podkreślić, że archiwum zakładowe, zgodnie z instrukcją kancelaryjną spełniać musi określone kryteria. Są to m.in. aspekty mówiące o tym, że:
- lokal archiwum powinien być zlokalizowany na terenie niezalewowym, co więcej teren ten powinien zostać odpowiednio zagospodarowany i oświetlony,
- archiwum zakładowe zlokalizowane powinno być na parterze budynku lub jego pierwszym piętrze o ile stropy posiadają odpowiednią wytrzymałość,
- archiwum zakładowe nie może zostać umieszczone na strychu i górnych piętrach budynku, które nie posiadają izolacji od dachu, co więcej nie zaleca się również umieszczania archiwum w piwnicy,
- lokal przeznaczony na archiwum zakładowe powinien być suchy, odpowiednio oświetlony, równomiernie ogrzewany, o odpowiedniej wilgotności powietrza, wentylowany oraz powinien posiadać sprawną instalację elektryczną,
- archiwum zakładowe powinno zawierać pokój biurowy, magazyny archiwalne umożliwiające przechowywanie dokumentacji oraz pomieszczenie pełniące funkcję czytelni.
Co więcej, lokal archiwum zakładowego powinien być odpowiednio zabezpieczony, rozumie się przez to, że:
- powinien posiadać system alarmu przeciwpożarowego,
- system gaszenia ognia (automatyczny lub ręczny),
- lokal powinien być wyposażony w alarm antywłamaniowy lub całodobowy monitoring,
- lokal powinien posiadać odpowiednią ochronę przed nasłonecznieniem.
W przepisach dotyczących archiwum zakładowego dokładnie określono również wyposażenie lokalu:
- Archiwum zakładowe powinno zostać wyposażone w stacjonarne regały metalowe lub przesuwne. Regały te powinny zostać pokryte farbą zabezpieczającą metal przed korozją. Należy pamiętać, że regały stacjonarne ustawione powinny zostać w odległości minimum 5 cm od ścian. Należy również wspomnieć, że przejście między regałami powinno wynosić minimum 80 cm.
- Lokal powinien zostać wyposażony w urządzenie do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.
- W magazynie do przechowywania akt znajdować powinny się drabiny i schodki umożliwiające dostęp do górnych części regału.
- W lokalu powinny znajdować się również niezbędne biurka, fotele biurowe i zamykana szafa oraz stoliki, krzesła i lampy w czytelni.
Kto tworzy archiwum zakładowe?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, archiwa zakładowe tworzone są w państwowych jednostkach organizacyjnych, a także w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, które wytwarzają dokumentację archiwalną. Jeżeli jest taka konieczność, w jednostce można otworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.
Co więcej, jeżeli archiwum zakładowe tworzone jest dla ministerstwa, należy utworzyć odrębne archiwum zakładowe dla każdego działu administracji rządowej.
Jednostki, w których tworzone są archiwa zakładowe, ustala Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (jednostki obejmujące działalnością obszar całego kraju) lub dyrektor właściwego archiwum państwowego (inne jednostki).
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Obieg, archiwizacja dokumentacji oraz funkcjonowanie archiwum zakładowego
Kiedy wycofujemy dokumentację z archiwum zakładowego?
Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego następuje w sytuacji, gdy wznowiono tok sprawy w komórce organizacyjnej, której materiały zostały przekazane do archiwum zakładowego. Na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, archiwista wycofuje przekazaną dokumentację z archiwum zakładowego, przekazując ją do komórki.
