Monitoring w pracy

W wielu zakładach pracy możemy dostrzec zamontowane kamery, które czuwają nad bezpieczeństwem pracowników i zakładu. Czy pracodawca ma prawo kontrolować pracowników w każdym miejscu i wprowadzać monitoring w pracy bez ich zgody? Czy pracodawca może nagrywać obraz wraz z dźwiękiem, czy tylko obraz? Czy pomieszczenia monitorowane muszą posiadać specjalne oznaczenia? Zapoznaj się z artykułem i sprawdź, jakie wymogi powinny być spełnione, aby monitoring w miejscu pracy był w 100% legalny.

1. Monitoring w pracy - kodeks pracy
2. W jakich pomieszczenia można zamontować monitoring?
3. Jak długo mogą być przechowywane nagrania?
4. Czy pracownik powinien zostać poinformowany o monitoringu w zakładzie pracy?
5. Niezbędna dokumentacja
6. Gdzie zgłosić nielegalny monitoring w miejscu pracy?
7. Konsekwencje nielegalnego monitoringu

Monitoring w pracy - kodeks pracy

Przez wiele lat monitoring pracowników był źle odbierany ze względu na brak uregulowanej podstawy prawnej, która jasno mówiłaby nam o zasadach, jakie powinny być przestrzegane. Zmieniła to jednak wprowadzona 10 maja 2018 r.  ustawa o ochronie danych osobowych, która wprowadziła przepisy o monitoringu wizyjnym pracowników, monitoringu poczty elektronicznej oraz innych formach monitoringu stosowanych przez pracodawców względem ich podwładnych. Obowiązująca od 25 maja 2018 r. zmiana wywołała ogromne poruszenie wśród pracodawców, ponieważ została wprowadzona bez zachowania okresu przejściowego. Zgodnie z art. 22 (2) § 1 Kodeksu Pracy o monitoringu w zakładzie pracy, umożliwiono pracodawcy wprowadzenie szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, jeżeli nadzór jest niezbędny do:

1. Zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
2. Ochrony mienia;
3. Kontroli produkcji;
4. Zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;

Uwaga! Przedsiębiorca może stosować monitoring wizyjny tylko w oparciu o przyczyny określone w ustawie, nie może tłumaczyć instalacji kamer żadnym innym powodem. Wyłącznie okoliczności wskazane w przepisach mogą stanowić podstawę do zastosowania specjalnego środka nadzoru, jakim jest system monitoringu wizyjnego.

W jakich pomieszczenia można zamontować monitoring?

Zamontowanie kamery w zakładzie pracy zazwyczaj ma jakiś określony cel, który usprawiedliwia taką decyzję. Warto jednak mieć na uwadze, że choć w wielu obszarach działalności jest on zdecydowanie wskazany, to nie można go umieszczać w dowolnym miejscu. Dlatego też pracodawca nie może instalować kamer w:

1. Pomieszczeniach sanitarnych;
2. Szatniach
3. Stołówkach;
4. Palarniach;
5. Pomieszczeniach przeznaczonych dla organizacji związkowych;

Uwaga! Montaż kamer w ww. pomieszczeniach jest dopuszczalny wyłącznie w szczególnych przypadkach, jeśli są one niezbędne z uwagi na konieczność realizacji jednego z celów, o których mówi nam art. 222 § 1 Kodeksu Pracy. Musimy jednak pamiętać o tym, że monitoring w żaden sposób nie może naruszać dóbr osobistych pracowników, w tym ich godności i prawa do zrzeszania się w związkach zawodowych.

Jak długo mogą być przechowywane nagrania?

Pracodawca posiada uprawnienie do przechowywania nagrań z monitoringu pracowników przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od momentu nagrania. Warto zaznaczyć, że pracodawca ma prawo przetwarzać tego typu nagrania wizyjne wyłącznie w celach, dla których zostały zebrane. Uwaga! Jeśli nagrania wizyjne mają stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub w sytuacji, w której pracodawca uzyskał informację, że nagrania mogą posłużyć jako dowód w postępowaniu, wówczas termin przechowywania tatkich nagrań jest przedłużany do momentu prawomocnego zakończenia tego postępowania.

Czy pracownik powinien zostać poinformowany o monitoringu w zakładzie pracy?

Zgodnie z art. 7 Kodeksu Pracy „Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem”. Przepis ten jasno określa, że pracodawca nie ma prawa do rejestracji obrazu bez przekazania wcześniej informacji pracownikom o tym fakcie. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany przekazać każdemu nowemu pracownikowi pisemną informację o celach, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu w firmie lub instytucji. Pracodawca ma również obowiązek oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób, który będzie widoczny i czytelny dla pracowników a posłużyć do tego mają odpowiednie znaki lub ogłoszenia dźwiękowe (nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem).

Niezbędna dokumentacja

Pracodawca, który w swoim zakładzie pracy podjął decyzję o zainstalowaniu monitoringu musi pamiętać o tym, aby ten fakt został wpisany do:

1. Układu zbiorowego pracy – jeśli pracodawca jest nim objęty;
2. Regulaminu pracy – jeśli ma obowiązek ustalić regulamin pracy;
3. Obwieszczeniu – jeśli nie ma układu zbiorowego ani regulaminu pracy;

W w/w dokumentach powinny znaleźć się następujące elementy:

1. Cele monitoringu - w jakim celu monitoring został zainstalowany;
2. Zakres monitoringu - jaki jest zakres funkcjonowania monitoringu, w jakich pomieszczeniach obowiązuje;
3. Sposób zastosowania monitoringu - w jaki sposósb monitoring jest stosowany.

Dodatkowo każdy pracodawca, który zdecydował się na wprowadzenie w zakładzie pacy monitoringu wizyjnego, od momenty rozpoczęcia nagrywania podlega w tym zakresie przepisom rozporządzenia RODO. Pracodawca ma obowiązek przestrzegać art. 12 i 13 RODO. Chodzi tu o wykonanie tzw. obowiązku informacyjnego, czyli podania pracownikowi przez pracodawcę w przejrzysty sposób wymaganych przez RODO informacji w związku z przetwarzaniem danych.

Gdzie zgłosić nielegalny monitoring w miejscu pracy?

Art. 22 (2) Kodeksu pracy jasno mówi nam o tym, że nagrania, które zostały uzyskane w ramach prowadzenia monitoringu w miejscu wykonywania pracy, pracodawca ma prawo przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. W praktyce jednak może się zdarzyć, że pracodawca będzie chciał wykorzystać monitoring wizyjny do nadzoru nad pracownikami, bardzo istotny jest fakt iż w niektórych sytuacjach można to zakwalifikować nawet jako mobbing. Nielegalny monitoring może zostać zgłoszony przez pracownika do Państwowej Inspekcji Pracy. Pracownik ma również prawo zgłosić skutki nielegalnego monitoringu do sądu cywilnego. Pracownik ma także prawo złożyć skargę do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zgodnie z procedurą określoną w wspomnianej wcześniej ustawie o ochronie danych osobowych.

Konsekwencje nielegalnego monitoringu

W przypadku, gdy pracodawca zainstaluje monitoring w miejscu niedozwolonym w miejscu pracy, pracownik ma prawo w ramach postępowania sądowego żądać odszkodowania za naruszenie swoich dóbr osobistych. W przypadku, kiedy pracodawca zamontuje monitoring i jednocześnie nie poda przyczyny jego zamontowanie  lub będzie to wyraźna forma kontroli [racowników, zachowanie pracodawcy może być zakwalifikowane jako dyskryminacja lub mobbing. W takiej sytuacji pracownik ma prawo żądać od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Niezwykle ważny jest fakt, że pracodawca, który narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Dodatkowo, w sytuacji w której pracodawca prowadzi monitoring pracowników i przetwarza ich dane osobowe, mimo, że nie ma uprawnień do ich przetwarzania, również podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

Zapraszamy do sprawdzenia naszych szkoleń online dla kadr.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej