Podstawa wymiaru zasiłków – 10 kluczowych pytań i odpowiedzi

Płatnicy składek, którzy w zeszłym roku na ostatni dzień listopada mieli więcej niż 20 osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu, są przez cały 2026 rok zobowiązani w imieniu ZUS ustalać prawo do zasiłków, wyliczać podstawę wymiaru tych zasiłków i je wypłacać, rozliczając po wypłacie w ciężar składek. Przepisy zasiłkowe są trudne do stosowania z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze niejednoznaczna treść przepisów powoduje częste zmiany ich interpretacji dokonywanej przez ZUS, a po drugie różne sytuacje ubezpieczonych i różnorodne zapisy w regulaminach wynagrodzenia wpływają często na odmienne postępowania poszczególnych płatników zasiłków.

Pytanie 1: Czy ojciec dziecka może skorzystać z 32 tygodni urlopu rodzicielskiego w sytuacji, gdy matka dziecka nie jest zatrudniona?

Tak, ojciec dziecka może korzystać z 32 tygodni urlopu rodzicielskiego i nie ma znaczenia czy matka dziecka jest ubezpieczona, czy nie jest ubezpieczona. Rodzice dziecka mają prawo łącznie do 41 tygodni urlopu rodzicielskiego, na który składa się 9 tygodni wyłącznie dla matki i 9 tygodni wyłącznie dla ojca. Z puli 41 tygodni pozostaje wówczas 23 tygodni do wykorzystania przez któregoś z rodziców lub do podziału. Jeśli matka dziecka nie jest ubezpieczona to ojciec może wykorzystać wyłączne swoje 9 tygodni oraz wspólne 23 tygodnie, co łącznie da 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego. Podobnie będzie gdyby matka była ubezpieczona, ale pod warunkiem, że matka nie wykorzysta nic ze wspólnej puli 23 tygodni.

Pytanie 2: Ile dni zasiłku opiekuńczego przysługuje w roku, w którym dziecko skończy 14 lat – 60, 14 czy proporcjonalna ilość?

Do dnia ukończenia 14 lat zasiłek opiekuńczy przysługuje w rozmiarze 60 dni. Należy pamiętać, że maksymalnie w roku nie może być więcej niż 60 dni zasiłku opiekuńczego. Jeżeli jeszcze przed ukończeniem 14 lat wykorzystane zostanie 60 dni to do końca roku nie ma prawa do zasiłku opiekuńczego. Jeżeli przed ukończeniem 14 roku wykorzystane zostanie 50 dni, to w tym samym roku będzie jeszcze przysługiwało 10 dni. Jeżeli przed ukończeniem 14 roku wykorzystane zostanie 40 dni, to w tym samym roku będzie jeszcze przysługiwało 14 dni zasiłku opiekuńczego nad tym dzieckiem, które staje się innym członkiem rodziny.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Podstawa wymiaru zasiłków – kolejne zmiany przepisów i ich interpretacji przez ZUS

Pytanie 3: Jak traktować nagrodę roczną przy ustalaniu podstawy zasiłku chorobowego po zmianie wymiaru etatu pracownika? Czy powinna być uwzględniana w nowej podstawie?

Zmiana etatu ma wpływ zarówno na wynagrodzenie i składniki miesięczne, jak i na nagrody roczne. Do podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie za pełne miesiące po zmianie etatu. Ta zasada jest stosowana również do nagrody rocznej. Jeżeli zmiana etatu nastąpiła w zeszłym roku, czyli w roku poprzedzającym, za który to nagroda bierze udział w podstawie wymiaru zasiłku, to należy przyjąć wyłącznie tę część nagrody, która jest za pełne miesiące w zeszłym roku po zmianie etatu. Z tak wyliczonej kwoty przyjmuję się część odpowiadającą ilości pełnych miesięcy. Zakładając, że zmiana etatu nastąpiła od 23 sierpnia 2025 r. to do podstawy wymiaru obecnie wyliczanego zasiłku należy do wcześniej wyliczonego przeciętnego wynagrodzenia dodać ¼ nagrody rocznej za 2025 r., ale z części od września do grudnia 2025 r. Odmiennie należy postępować, gdy zmiana etatu nastąpi już po zakończeniu „zeszłego” roku. W takiej sytuacji należy nagrodę za rok poprzedzający pomnożyć przez współczynnik, który oblicza się poprzez podzielenie dzisiejszego etatu przez zeszłoroczny etat.

Pytanie 4: Jak wyliczyć podstawę zasiłku dla osoby, która w pierwszym miesiącu po powrocie z dwuletniego urlopu wychowawczego uzyskała prawo do zasiłku opiekuńczego?

Podstawę wymiaru zasiłku standardowo wylicza się z wynagrodzenia za okres dwunastu miesięcy poprzedzający miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku. Jeżeli cały ten okres jest wypełniony urlopem wychowawczym, to wówczas stosuje się zasadę, że podstawę wymiaru zasiłku stanowi przychód za miesiąc, w którym zasiłek się zaczyna. Wynagrodzenie za ten miesiąc z powodu nieobecności zasiłkowej podlega uzupełnieniu. Sposób uzupełnienia jest uzależniony od charakteru wynagrodzenia, czy jest ono stałe czy zmienne. W specyficznych sytuacjach podstawę wymiaru stanowi minimalne wynagrodzenie jakie obowiązuje w Polsce, proporcjonalne do wymiaru etatu tego pracownika.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zasiłki od A do Z - kompendium wiedzy w 2026 roku

Pytanie 5: Jak ustalić podstawę wynagrodzenia chorobowego w przypadku zmiany wynagrodzenia zasadniczego w trakcie miesiąca? Czy uwzględnia się faktycznie wypłacone wynagrodzenie, czy należy je uzupełnić do pełnej kwoty wynikającej z umowy?

Nie należy niczego uzupełniać, ponieważ wynagrodzenie uzupełnia się wyłącznie za okresy usprawiedliwionej nieobecności. A tutaj nie było nieobecności. Przychód za ten miesiąc należy przyjąć w kwocie faktycznie wypłaconej, stanowiącej podstawę wymiaru składki chorobowej.

Pytanie 6: Czy w przypadku, gdy podstawa wymiaru zasiłku jest niższa niż minimalne wynagrodzenie (np. z powodu nieuwzględniania niektórych składników), należy ją podwyższyć do poziomu minimalnego przy pełnym etacie?

Nie. Do tej podstawy wymiaru zasiłku należy dodać na chwilę składnik wynagrodzenia wypłacany obok zasiłku (pomniejszony o 13,71%). Dopiero po jego dodaniu dokonuje się porównania do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym miesiącu (również pomniejszonego o 13,71%). Jeśli będzie ta kwota niższa, to o kwotę różnicy należy powiększyć tę prawdziwą podstawę wymiaru (bez tego składnika). Jeśli będzie wyższa to zasiłek wypłaca się według tej prawdziwej podstawy bez jej powiększania. 

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Podstawa wymiaru zasiłków – szkolenie dla zaawansowanych

Podstawa wymiaru zasiłków – szkolenie dla zaawansowanych - szkolenie online

Pytanie 7: Czy premia miesięczna uznaniowa stanowi podstawę wymiaru zasiłków?

Premia uznaniowa z założenia stanowi przychód za dni pracy. Uznaniowość oparta jest na ocenie pracy, a więc za dni pracy a nie za dni nieobecności. Tym samym stanowi ona podstawę wymiaru zasiłków, jednakże pod warunkiem, że w regulaminie jaki obowiązuje u danego pracownika, nie ma zapisu, że pracownik zachowuje prawo do tej premii w czasie nieobecności, za które otrzymuje zasiłki. Gdyby takiego zapisu nie było, a jednak pracodawca wypłacałby premię pracownikowi za miesiąc, w którym pracownik nie przepracowałby żadnego dnia, to uzasadnione byłoby twierdzenie, że ta premia przysługuje za dni nieobecności, co powodowałoby, że nie stanowiła by ona podstawy wymiaru zasiłku.

Pytanie 8: Jak potraktować premię miesięczną, która po zmianie regulaminu stała się premią kwartalną? Stara premia miesięczna była pomniejszana i nowa kwartalna jest pomniejszana za nieobecności zasiłkowe.

Premię miesięczną należy przekształcić w kwartały. Zakładamy, że pracownik nabył prawo do zasiłku w maju 2026 r. a zmiana dotycząca premii nastąpiła od 1 stycznia 2026 r. Podstawa wymiaru zasiłku to przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od maja 2025 r. do kwietnia 2026 r. W miesiącach od maja 2025 do grudnia 2025 nie przyjmujemy premii miesięcznej. W okresie od stycznia do kwietnia jej już nie ma. Do tak wyliczonego przeciętnego dodajemy 1/12 sumy premii od 2Q2025 do 1Q2026. Kwartał pierwszy 2026 to prawdziwa premia kwartalna po zmianie regulaminu. Natomiast premia za drugi kwartał 2025 to suma premii za kwiecień, maj i czerwiec 2025 r. Tak samo trzeci kwartał to suma miesięcznych premii za lipiec, sierpień i wrzesień, następnie suma za październik, listopad i grudzień to premia za czwarty kwartał 2025 r.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Specjalista ds. zasiłków - kompleksowy kurs dotyczący zasiłków z uwzględnieniem zmian przepisów i najnowszych interpretacji

Pytanie 9: Pracownik miał przyznany dodatek funkcyjny do 31 marca. Ponownie otrzymał dodatek funkcyjny od 1 kwietnia. Czy w podstawie wynagrodzenia chorobowego powstałego w maju należy uwzględniać dodatek funkcyjny, który skończył się w marcu?

Tak. Gdyby ten sam składnik nie został przyznany na kolejny okres, to wówczas ten dodatek po 31 marcu byłby składnikiem utraconym. Tym samym w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego nie byłby uwzględniany. Przyznanie tego samego składnika wynagrodzenia bez dnia przerwy na kolejny okres, powoduje że nie jest on składnikiem utraconym, a więc stanowi podstawę wymiaru. Uwzględniamy go jako przychód w miesiącach, za który przysługiwał do marca i od kwietnia.

Pytanie 10: Z pracownikiem została rozwiązana umowa o pracę w związku z przejściem na emeryturę. Po kilku dniach przerwy zawarta została z tym samym pracownikiem nowa umowa o pracę na takim samym etacie. Czy do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjmować przychód z obydwu umów, ponieważ ta poprzednia mieści się w 12 miesiącach poprzedzających?

Nie. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przychód wyłącznie za pełne miesiące pracy na podstawie tej nowej umowy o pracę. Przychód z poprzedniej umowy u tego samego pracodawcy stanowi podstawę wymiaru zasiłku tylko wówczas, gdyby między umowami nie było przerwy, albo gdyby przerwa przypadała na dzień świąteczny lub ustawowo wolny od pracy.

Podsumowanie

Ustalanie podstawy wymiaru zasiłków należy podzielić na dwa etapy, co powinno nieco ten proces uprościć i ułatwić. Pierwszy etap to ustalenie okresu z jakiego liczymy przeciętne wynagrodzenie. A drugi etap to przyjęcia do podstawy, w tym wcześniej ustalonym okresie, odpowiednich składników wynagrodzenia. Na ułatwienie ma wpływ również wprowadzenie praktycznych rozwiązań jak chociażby podział przychodów na części takie jak wynagrodzenie zasadnicze, godziny nadliczbowe/ponadwymiarowe/świąteczne/nocne i składniki miesięczne z zastosowaniem art. 41 ustawy zasiłkowej.

Jednakże należy stwierdzić, że bez względu na wprowadzanie uproszczeń i ulepszeń, ustalanie podstawy wymiaru zasiłków zawsze będzie trudnym procesem.