Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS - jak rozpoznać i skorygować?

Temat, jakim jest przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS wymaga przedstawienia zasad funkcjonowania systemu ubezpieczeń społecznych w Polsce. W tym artykule znajdziesz najważniejsze informacje.

Spis treści:

• Zasady funkcjonowania systemu, podziału ubezpieczeń społecznych i współfinansowanie składek
• Celowość wprowadzenia limitu 30-krotności podstawy wymiaru składek
• Jakie składki są objęte ograniczeniem i za jakich ubezpieczonych?
• Co po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek?
• Kto jest zobowiązany do pilnowania granicy limitu?
• Konsekwencje błędnego ustalenia / przekroczenia limitu 30-krotności
• Nadpłata składek emerytalnych i rentowych
• Konsekwencje błędnego ustalenia limitu, gdy jest więcej niż jeden płatnik składek

Zasady funkcjonowania systemu, podziału ubezpieczeń społecznych i współfinansowanie składek

W roku 1999 wprowadzona została w Polsce reforma systemu ubezpieczeń społecznych. W tym nowym, zreformowanym systemie wyodrębnione zostały cztery ubezpieczenia, na które należy naliczać i opłacać składki. Te cztery ubezpieczenia to: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.

Wprowadzono również współfinansowanie składek, czego wcześniej nie było. Współfinansowanie to pokrywanie składek na poszczególne ubezpieczenia w ustalonej proporcji przez płatnika składek i przez ubezpieczonego. Ustawodawca określił, że składki na ubezpieczenie chorobowe, z którego będą wypłacane wszystkie krótkoterminowe świadczenia związane z niezdolnością do pracy, macierzyństwem i opieką, będą w całości finansowane przez osobę ubezpieczoną.

Zupełnie odwrotnie będzie wyglądała sprawa ubezpieczenia wypadkowego, na które to ubezpieczenie składki w całości finansuje płatnik składek. Ubezpieczony w tego tytułu ma prawo do świadczeń związanych z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową.

Finansowanie pozostałych dwóch ubezpieczeń, to jest emerytalnego i rentowych, zostały inaczej ustanowione. W przypadku składki emerytalnej, która wynosi 19,52%, rozłożono ciężar finansowania równomiernie na płatnika i ubezpieczonego, po ½ na każdego z nich. Podobnie było ze składką na ubezpieczenie rentowe w pierwszych latach po wprowadzeniu reformy, ale następowały w tym zakresie zmiany i obecnie przy wysokości składki 8%, płatnik finansuje 6,5% podstawy wymiaru, a ubezpieczony 1,5%.

Ubezpieczenie rentowe ma zabezpieczyć ubezpieczonego w przypadku długotrwałej niezdolności do pracy. Płacąc składki na ubezpieczenie emerytalne gromadzimy fundusz, który będzie nam służył do wyliczenia emerytury po osiągnięciu wieku emerytalnego.

Emerytura ze zreformowanego systemu jest obliczana w oparciu o wszystkie składki jakie osoba ubezpieczona ma zaksięgowane, w ZUS nazywa się to zewidencjonowane, na koncie emerytalnym. Każdy ubezpieczony takie konto ma założone i od stycznia 1999 r. jest na nim zapisana cała historia. W przypadku ubezpieczonych posiadających okresy ubezpieczenia sprzed 1999 r, co celów emerytalnych konieczne jest naliczenie kapitału początkowego.

Należy zauważyć, że na koncie ubezpieczonego są ewidencjonowane naliczone składki przez płatnika, bez względu na to czy były one zapłacone. Tej zasady nie stosuje się do osób opłacających składki za siebie, tak jak ma to miejsce np. za osoby prowadzące działalność gospodarczą.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Podstawa wymiaru zasiłków – kolejne zmiany przepisów i ich interpretacji przez ZUS

Celowość wprowadzenia limitu 30-krotności podstawy wymiaru składek

Ustawodawca wprowadzając reformę ubezpieczeń społecznych i opierając sposób liczenia emerytury o zasadę zdefiniowanej składki, podjął decyzję aby spłaszczyć wysokość emerytur. Gdyby tego spłaszczenia nie wprowadzono to ubezpieczeni najwięcej zarabiający, a więc płacący najwyższe składki, mieliby emerytury miesięczne w wysokości nawet kilkuset tysięcy zł.

Ta decyzja o konieczności spłaszczenia to właściwie nie była nowa decyzja, to było kontynuowanie starej zasady, bo nawet w starym systemie ubezpieczeń, gdzie sposób liczenia emerytury był oparty o zasadę zdefiniowanego świadczenia, już było ograniczenie wysokości emerytury. Funkcjonowało wówczas ograniczenie wymiaru emerytury do 250% przeciętnego wynagrodzenia, ale bez ograniczenia podstawy od jakiej płaciło się składki.

Tak więc należy obiektywnie stwierdzić, że ta nowa zasada ograniczenia maksymalnej wysokości emerytury poprzez ograniczenie kwoty do jakiej płaci się składki, jest lepszym i sprawiedliwszym rozwiązaniem, patrząc na to z punku widzenia osoby ubezpieczonej.

Jakie składki są objęte ograniczeniem i za jakich ubezpieczonych?

Aby spłaszczyć maksymalny wymiar emerytury wprowadzono roczne ograniczenie podstawy składek, a więc kwoty od jakiej są składki liczone. Ale to ograniczenie dotyczy tylko składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz dodatkowych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Granica została określona jako 30-krotność przeciętego prognozowanego wynagrodzenia na dany rok.

W 2025 r. te przeciętne to kwota 8673 zł. Tym samym roczna granica, limit w 2025 r. wynosi 260 190 zł. Dopóki podstawa wymiaru składek danego ubezpieczonego nie przekroczy tej granicy, to należy naliczać wszystkie cztery składki na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe). Od momentu przekroczenia tej granicy należy zaprzestać naliczania składki emerytalnej i rentowych, zarówno w części finansowanej przez ubezpieczonego jak i płatnika. Natomiast nadal należy naliczać składkę na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe.

Nie ma znaczenia do jakiej grupy zalicza się ubezpieczony, czy jest pracownikiem, przedsiębiorcą, zleceniobiorcą czy którymkolwiek innym ubezpieczonym. Ograniczenie podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych obejmuje wszystkich ubezpieczonych, nawet tych, którym składki emerytalne i rentowe finansuje budżet państwa, jak to jest w przypadku osób pobierających zasiłek macierzyński lub przebywających na urlopie wychowawczym.

Co po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek?

Przekroczenie limitu 30-krotności powoduje zaprzestanie naliczania składek emerytalnych i rentowych oraz ewentualnie składek na FEP. Z jednej strony mamy skutek negatywny dla ubezpieczonego, ponieważ na jego koncie ubezpieczonego nie są już do końca danego roku kalendarzowego ewidencjonowane składki emerytalne, ale z drugiej strony mamy skutek pozytywny, bo przecież składki emerytalne i rentowe są w części finansowane przez ubezpieczonego.

Skoro finansuje on 9,76% składki emerytalnej, 1,5% składek rentowych i 2,45% składki chorobowej to z jego przychodu brutto jest łącznie potrącane 13,71%. Po przekroczeniu 30-krotności jego netto będzie wyższe, ponieważ będzie potrącane wyłącznie 2,45% składki chorobowej.

Kto jest zobowiązany do pilnowania granicy limitu?

Zaprzestanie naliczanie dalszych składek emerytalnych i rentowych musi nastąpić „równiutko” wraz z przekroczeniem 30-krotności. Nie może być sytuacji, że to zaprzestanie nastąpi za wcześnie lub za późno. Odpowiedzialny za prawidłowe ustalanie podstawy wymiaru składek, naliczanie składek i ich opłacanie jest płatnik składek, a więc podmiot będący np. pracodawcą lub zleceniodawcą.

Służby kadrowo-płacowe nie będą mieć żadnego problemu z prawidłowym ustaleniem momentu osiągnięcia pułapu 30-krotności, gdy ten ubezpieczony podlega ubezpieczeniom społecznym tylko w tym jednym miejscu. W takich sytuacji wyjątkowo rzadko zdarzają się pomyłki skutkujące albo za wczesnym zastosowaniem ograniczenia podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych, albo zbyt późnym.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie - więcej niż jeden płatnik

Znacznie gorzej wygląda sytuacja gdy ubezpieczony ma więcej niż jednego płatnika składek na ubezpieczenie społeczne. Przepisy zobowiązują wówczas ubezpieczonego do poinformowania o osiągnięciu limitu 30-krotności, z czym niestety bywa różnie. Od chwili gdy płatnicy składek używają wersji Programu Płatnika w powiązaniu z danymi KSI ZUS, to można liczyć na komunikat w tym programie informujący o przekroczeniu limitu. Jednak ma to miejsce dopiero w kolejnym miesiącu po tym, w którym limit został przekroczony. I wcale w tym komunikacie nie ma informacji co do prawidłowej wysokości podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych za poprzedni miesiąc.

Wniosek o ustalenie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek ZUS

W takiej sytuacji płatnik składek może i powinien skorzystać z usługi udostępnionej przez ZUS. Może drogą elektroniczną z wykorzystaniem PUE ZUS złożyć wniosek o symbolu RRP, którego tytuł brzmi WNIOSEK O USTALENIE PRZEKROCZENIA ROCZNEJ PODSTAWY WYMIARU SKŁADEK. W wyniku złożenia takiego wniosku płatnik otrzyma informację z ZUS, która zostanie oparta o dokumenty rozliczeniowe jakie zostały złożone przez wszystkich płatników składek za tego ubezpieczonego.

Konsekwencje błędnego ustalenia / przekroczenia limitu 30-krotności

Sytuacja jest dość jednoznaczna gdy ubezpieczony ma jednego płatnika składek. Jeśli ten limit został zastosowany zbyt wcześnie to konieczne jest złożenie korygujących dokumentów rozliczeniowych, czyli RCA za tego ubezpieczonego i DRA, do czego uprawniony i zobowiązany jest płatnik składek a nie osoba ubezpieczona. W wyniku złożonych dokumentów powstanie zadłużenie, które płatnik składek musi uregulować w całości wraz z odsetkami za zwłokę jeśli kwota będzie odsetkowała.

Powstanie problem co do tej części składek, którą finansuje ubezpieczony. Jeżeli ten ubezpieczony nadal jest ubezpieczonym u tego płatnika, to najczęściej przy najbliższym miesiącu zostanie to rozliczone. Natomiast, gdyby ten ubezpieczony nie był już ubezpieczonym u tego płatnika, to nie byłoby możliwości potrącenia mu tych składek z bieżącego wynagrodzenia.

Płatnicy składek podejmują działania poprzez wezwanie ubezpieczonego do zwrotu poniesionych kosztów zapłaty składek w części przez nich finansowanej wskazując, że jest to bezpodstawne wzbogacenie ubezpieczonego. Jeżeli ubezpieczony na takie wezwanie nie zareaguje, to kolejnym krokiem jest skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, czego płatnicy często nie robią.

Nadpłata składek emerytalnych i rentowych

W odwrotnej sytuacji, gdyby zostały naliczone składki emerytalne i rentowe od kwoty przekraczającej limit, to również płatnik składek jest zobowiązany złożyć korygujące dokumenty rozliczeniowe, w wyniku czego powstanie nadpłata składek.

Do złożenia wniosku o zwrot nadpłaty jest zobowiązany wyłącznie płatnik składek. Ubezpieczony miałby takie prawo, gdyby płatnik składek już nie istniał. Wniosek składa się wyłącznie drogą elektroniczną i konieczne jest na wniosku podanie numeru rachunku bankowego płatnika składek, który był wcześniej zgłoszony do ZUS.

Po złożeniu wniosku o zwrot nadpłaconych składek, muszą być one zwrócone nie później niż w ciągu miesiąca. Praktyka pokazuje, że zwykle ZUS dokonuje przelewu zwrotu w ciągu 14 dni od złożenia wniosku, oczywiście pod warunkiem, że sytuacja nie wymaga podjęcia postepowania wyjaśniającego.

Płatnik składek, który w wyniku złożonego wniosku, otrzymał zwrot, jest zobowiązany dokonać rozliczenia tego zwrotu z ubezpieczonym, co powoduje, że zwrot w części dotyczącej składek finansowanych przez ubezpieczonego musi zostać mu przekazany.

Konsekwencje błędnego ustalenia limitu, gdy jest więcej niż jeden płatnik składek

W sytuacji gdy ubezpieczony ma więcej niż jednego płatnika składek, to spoczywa na nim większa odpowiedzialność. To ubezpieczony ma obowiązek powiadomić wszystkich swoich płatników składek, że osiągnął ten limit. Najczęściej ubezpieczony nie zdaje sobie z tego sprawy, albo jeśli zdaje sobie sprawę to nie wie, w którym momencie ten limit osiągnął.

Należy pamiętać, że przy np. trzech płatnikach składek, to oni wszyscy muszą w tym samym miesiącu zastosować ograniczenie obniżając proporcjonalnie podstawę wymiaru składek. Płatnicy składek po otrzymaniu od ubezpieczonego ogólnej informacji o osiągnięciu 30-krotności korzystając z możliwości złożenia wyżej wskazywanego wniosku RRP.

Jeśli wszyscy płatnicy składek, albo jeden z nich, naliczą składki od podstawy wymiaru przekraczającej 30-krotność, to będą musieli postępować dokładnie tak samo jak w przypadku gdy ubezpieczony ma jednego płatnika. A więc muszą złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące, w wyniku czego u każdego z nich powstanie nadpłata, o zwrot której wystąpią do ZUS, a po jej otrzymaniu muszą się nią podzielić z ubezpieczonym.

Inaczej będzie wyglądała sytuacja gdy w wyniku informacji/oświadczenia uzyskanego od ubezpieczonego, okaże się, że zbyt wcześnie zostało zastosowane ograniczenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. Wówczas wszyscy płatnicy składają korygujące dokumenty rozliczeniowe z prawidłowymi, wyższymi składkami, w wyniku czego powstanie zadłużenie. I tutaj jest różnica.

To osoba, która złożyła oświadczenie, którego skutkiem jest powstanie tego zadłużenia, jest zobowiązana do zapłaty całej kwoty, zarówno w części finansowanej przez ubezpieczonego jak i w części finansowanej przez płatnika składek. Jeżeli kwota będzie odsetkowała, to obowiązek zapłaty odsetek za zwłokę również spoczywa na ubezpieczonym. Tym samym posiadanie przez płatnika oświadczenia złożonego przez ubezpieczonego, całkowicie zdejmuje z płatnika finansowe konsekwencje nieprawidłowości.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zasiłki od A do Z - kompendium wiedzy w 2025 roku

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej