Umowa o pracę na czas określony - Praktyczny poradnik dla pracodawców 

Rynek pracy nieustannie się zmienia, a elastyczne formy zatrudnienia zyskują na znaczeniu zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Jedną z najczęściej stosowanych form zatrudnienia jest umowa o pracę na czas określony. Jej popularność wynika z licznych zalet – takich jak elastyczność, możliwość dostosowania zatrudnienia do potrzeb przedsiębiorstwa czy krótsze okresy wypowiedzenia. Z drugiej strony niesie za sobą pewne ryzyka, szczególnie z punktu widzenia pracownika, związane z brakiem stabilizacji zatrudnienia. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej umowie o pracę na czas określony – jej cechom, regulacjom prawnym, ograniczeniom, a także korzyściom i zagrożeniom, które się z nią wiążą. 

Spis treści:

• Umowa o pracę na czas określony – Kodeks Pracy
• Zalety i wady umowy na czas określony
• Potencjalne wady i zagrożenia z perspektywy pracownika
• Ograniczenia i wyjątki w przepisach
• Wypowiedzenie umowy na czas określony / Rozwiązanie umowy – okres wypowiedzenia
• Umowa o pracę na czas określony a inne formy zatrudnienia
• Praktyczne aspekty zawierania umów w 2025 roku na czas określony
• Najczęstsze pytania i odpowiedzi w zakresie umów na czas określony

Umowa o pracę na czas określony – Kodeks Pracy

Umowa o pracę na czas określony to jedna z trzech podstawowych form zatrudnienia przewidzianych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 25 § Kodeksu pracy, umowa o pracę może zostać zawarta:

• na czas nieokreślony,
• na czas określony,
• na okres próbny.

W przypadku umowy na czas określony strony ustalają z góry datę zakończenia zatrudnienia. Czas trwania takiej umowy musi być jasno określony – czy to konkretną datą, czy przez wskazanie zdarzenia kończącego stosunek pracy (np. zakończenie projektu). Co istotne, nie można zawierać umów bezterminowych pod pozorem umowy czasowej, co podlega kontroli m.in. przez Państwową Inspekcję Pracy. Ustawodawca wprowadził również istotne ograniczenia dotyczące liczby i łącznego czasu trwania takich umów.

Uwaga!

Zgodnie z art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy:

„Zawarcie między tymi samymi stronami stosunku pracy umowy o pracę na czas określony jest dopuszczalne maksymalnie trzykrotnie, a łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów nie może przekraczać 33 miesięcy.”

Oznacza to, że po przekroczeniu limitu liczby umów lub łącznego okresu zatrudnienia, umowa automatycznie staje się umową na czas nieokreślony.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy w 2025r.

Zalety i wady umowy na czas określony

Co istotne umowa o pracę jest bardzo pożądaną umową wśród osób szukających pracy. Zalety umowy o pracę na czas określony.

Dla pracodawcy:

• Elastyczność zatrudnienia – pozwala dostosować liczbę pracowników do aktualnych potrzeb firmy.
• Ograniczone zobowiązania – pracodawca nie musi utrzymywać pracownika po upływie umowy, jeśli nie ma takiej potrzeby.
• Możliwość weryfikacji pracownika – dla wielu firm to forma „okresu próbnego” przy dłuższej współpracy.

Dla pracownika:

• Szybsze wejście na rynek pracy – pracodawcy chętniej oferują umowy terminowe początkującym. * Zachowanie uprawnień pracowniczych – osoba zatrudniona na czas określony ma prawo m.in. do urlopu, zasiłków chorobowych, macierzyńskich itp.
• Możliwość zdobycia doświadczenia – dla osób młodych to szansa na rozwój i poznanie środowiska zawodowego.

Potencjalne wady i zagrożenia z perspektywy pracownika

• Brak stabilności zatrudnienia – ciągła niepewność co do dalszego losu w firmie. * Ograniczone możliwości kredytowe – banki często nie akceptują umów terminowych jako wystarczającego zabezpieczenia przy kredytach hipotecznych.
• Niższe poczucie przynależności do firmy – brak gwarancji przedłużenia umowy może negatywnie wpływać na motywację i zaangażowanie.

Z perspektywy pracodawcy

• Brak lojalności ze strony pracownika – pracownik wiedzący, że jego umowa wygasa, może nie angażować się w rozwój firmy.
• Koszty rekrutacji i wdrożenia – częsta rotacja pracowników generuje dodatkowe koszty. * Ograniczenia ustawowe – przekroczenie limitu może prowadzić do konieczności zatrudnienia na czas nieokreślony.

Ograniczenia i wyjątki w przepisach

Jak wspomniano, ustawodawca wprowadził limity czasowe i ilościowe umów na czas określony – maksymalnie trzy umowy, łącznie do 33 miesięcy. Jednak istnieją wyjątki, które pozwalają te limity przekroczyć. Dotyczy to sytuacji, gdy zawarcie kolejnej umowy jest uzasadnione:

• czasowym zastępstwem innego pracownika,
• pracami dorywczymi lub sezonowymi,
• zatrudnieniem na okres kadencji,
• innymi obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy.

W takich przypadkach pracodawca musi pisemnie poinformować o przyczynie zawarcia kolejnej umowy terminowej, a także powiadomić Państwową Inspekcję Pracy w terminie 5 dni roboczych.

Wypowiedzenie umowy na czas określony / Rozwiązanie umowy – okres wypowiedzenia

Od zmian wprowadzonych w 2016 roku umowę o pracę można wypowiedzieć z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który jest uzależniony od stażu pracy u danego pracodawcy:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu powyżej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – przy zatrudnieniu powyżej 3 lat.

Warto również zaznaczyć, że wypowiedzenie umowy na czas określony wymaga wskazania przyczyny. Pracodawca ma obowiązek podania przyczyny wypowiedzenia umowy, tak samo jak w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. Po nowelizacji przepisów od 2023 roku konieczne jest pisemne uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony.

Umowa o pracę na czas określony a inne formy zatrudnienia

Umowa o pracę na czas określony stanowi kompromis między stabilnym zatrudnieniem a elastycznością, jednak w wielu przypadkach konkuruje z innymi formami prawnymi zatrudnienia, takimi jak:

• Umowa na czas nieokreślony – zapewnia większą ochronę, ale mniej elastyczna dla pracodawcy.
• Umowa zlecenie – daje większą swobodę stron, ale nie gwarantuje uprawnień pracowniczych.
• Umowa o dzieło – nastawiona na rezultat, nie na proces, i pozbawiona składek ZUS.

Dla wielu pracodawców umowa na czas określony jest „złotym środkiem” – pozwala zachować prawa pracownika, a jednocześnie nie wiąże firmy zbyt długoterminowymi zobowiązaniami.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Niezbędnik Kadrowca 2025r. - kluczowe dokumenty w dziale kadr wraz z praktycznym omówieniem

Praktyczne aspekty zawierania umów w 2025 roku na czas określony

Zawarcie umowy na czas określony musi odbywać się w formie pisemnej.

Umowa powinna zawierać:

• strony umowy (pracodawcę i pracownika),
• datę zawarcia i rozpoczęcia pracy,
• okres zatrudnienia,
• rodzaj pracy,
• miejsce jej wykonywania,
• wynagrodzenie (składniki i wysokość),
• wymiar czasu pracy (pełny etat, część etatu),
• ewentualne inne postanowienia (np. klauzule lojalnościowe, zakaz konkurencji).

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS, a także przeprowadzenia szkolenia BHP i skierowania na badania lekarskie.

Chcesz wiedzieć więcej?

Zapisz się na szkolenie: Specjalista ds. kadr i płac - poznaj zasady naliczania wynagrodzeń - praca na przykładach

Najczęstsze pytania i odpowiedzi w zakresie umów na czas określony

Co jeśli kończy się umowa na czas określony?

Umowa może zostać przedłużona o kolejną umowę zgodnie z limitami 33 msc. lub 3 umowami o pracę na czas określony.

Ile najkrócej może trwać umowa na czas określony?

Nie ma minimalnego, ustawowo określonego czasu trwania. Może być zawarta nawet na bardzo krótki okres, np. jeden dzień, tydzień, czy miesiąc, o ile strony się na to zgadzają.

Ile dni urlopu przysługuje na umowie na czas określony?

Wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na czas określony, tak jak i na umowę na czas nieokreślony, zależy od jego stażu pracy. Wynosi 20 dni w przypadku, gdy pracownik ma mniej niż 10 lat stażu pracy i 26 dni, gdy staż pracy wynosi co najmniej 10 lat. Oczywiście warto zaznaczyć czy jest to pierwsza praca, praca w trakcie roku liczony urlop proporcjonalnie po przepracowaniu miesiąca.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika na umowie na czas określony?

Pracodawca może zwolnić pracownika, po nowelizacji przepisów jest konieczne podanie powodu zwolnienia.

Co grozi za zerwanie umowy na czas określony?

Jeśli pracownik zerwie umowę bez podstawy prawnej, pracodawca może żądać odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (lub za czas, który pozostał do końca umowy), dochodzić roszczeń sądowych, np. o naruszenie warunków umowy.

Czy umowa na czas określony przedłuża się automatycznie?

Nie, umowa o pracę na czas określony nie przedłuża się automatycznie po upływie jej terminu. Umowa ta rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta. Aby pracownik był dalej zatrudniony, konieczne jest zawarcie kolejnej umowy o pracę.

Ile wcześniej pracodawca musi poinformować o przedłużeniu umowy?

Pracodawca nie ma ustawowego obowiązku informowania pracownika o przedłużeniu umowy o pracę na czas określony.

Podsumowanie

Umowa o pracę na czas określony to forma zatrudnienia, która odgrywa istotną rolę na współczesnym rynku pracy. Stanowi korzystne rozwiązanie dla pracodawców, którzy chcą dostosować zatrudnienie do bieżących potrzeb, jak i dla pracowników, którzy zdobywają doświadczenie lub wchodzą na rynek pracy.

W przypadku umowy o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami obowiązuje limit: maksymalnie trzy takie umowy, a okres zatrudnienia na podstawie umowy nie może przekroczyć 33 miesięcy. Od dnia zawarcia czwartej umowy, niezależnie od jej treści, domniemywa się, że zmienia ona rodzajem umowy na umowę na czas nieokreślony.

Podczas trwania umowy o pracę, pracownik wykonuje obowiązki wynikające z wykonywania pracy na podstawie umowy o pracę, a pracodawca nadzoruje zgodność zatrudnienia. W razie wątpliwości co do zasadności nowej umowy czy liczby dotychczasowych – tzn. gdy przekroczona zostaje liczba zawartych umów o pracę na czas określony zawieranych z tym samym pracownikiem – sprawa może trafić do sądu pracy.