I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie
1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie
II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji
1. Wymagania techniczne
- Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
- Internet
- Skanery
- Serwerownia
- Sprzęt peryferyjny
- Oprogramowanie
- Serwer czy chmura? – wady i zalety rozwiązań
2. Wymagania organizacyjne
- Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
- Metodyka powołań do zespołu
- Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
- Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
- Zarządzanie zmianą – jak przekonać pracowników do zmian?
- Problemy praktyczne
- Case study
3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi
4. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.
III. Etapy wdrożenia systemu EZD
1. Etapy
- Rekomendowane etapy wdrożenia
- I etap
- II etap
- III etap
- IV etap
- Działania dostosowawcze
- Testowanie rozwiązań
- Modyfikacje
- Problemy które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia
- Case study
IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. Opracowanie procedur wewnętrznych
3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego itp.).
4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.
5. Zasady dodawania wyjątków
6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
7. Interoperacyjność znaku sprawy
V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1. Zadania punktów kancelaryjnych:
- otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
- wprowadzanie metadanych
- tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
- odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
- prowadzenie składu informatycznych nośników danych
- wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
- wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
- dekretacja pisma – wyjątki
- rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
- dekretacja zastępcza
- akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
- podpisanie pisma podpisem elektronicznym
- podpisanie pisma podpisem odręcznym
3. Zadania prowadzących sprawy:
- zakładanie spraw
- uzupełnianie metadanych
- dekretacja zastępcza
- prowadzenie kompletnych akt sprawy
- prowadzenie metryk spraw
- sporządzanie projektów pism
- dokonywanie akceptacji
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD
VI. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja
1. Liczba, rodzaje i organizacja składów
2. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
3. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
4. Jak zarządzać pismami w składach
5. Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych
6. Obsługa składów w systemie EZD
7. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
8. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD
