Zmiany w instrukcji kancelaryjnej i wykazie akt w związku z wprowadzeniem systemu mieszanego lub systemu klasy EZD - szkolenie online

I. Instrukcja Kancelaryjna i JRWA – zmiany

1. Opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych pod kątem systemu mieszanego i systemu klasy EZD

2. Na co zwrócić szczególną uwagę opracowując normatywy?

3. Dostępne wzory – gdzie szukać?

4. Zmiany w JRWA – wyjątki w klasach JRWA

5. Zasady tworzenia wyjątków

6. Etapy wprowadzania zmian

7. Kontakt z archiwum państwowym

II. Stan docelowy: Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:

• zakładanie spraw
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna

5. Obsługa i archiwizacja składów informatycznych nośników danych

6. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych