Inwentaryzacja drogą porównania danych z dokumentami – czyli inwentaryzacja w drodze weryfikacji. Kompletny przewodnik

Inwentaryzacja drogą weryfikacji, czyli za pomocą porównania danych z dokumentami jest jedną z trzech podstawowych metod przeprowadzania inwentaryzacji. Polega na zestawieniu danych księgowych z dokumentami źródłowymi, potwierdzeniami sald oraz inną wiarygodną dokumentacją. Metoda ta odgrywa kluczową rolę zwłaszcza tam, gdzie fizyczne przeliczenie składników nie jest możliwe lub byłoby nieuzasadnione ekonomicznie.

Spis treści:

• Czym jest inwentaryzacja drogą porównania danych z dokumentami
• Kiedy stosować metodę weryfikacji
• Jak przebiega inwentaryzacja drogą porównania danych? Etapy i procedura krok po kroku
• Etapy weryfikacji sald
• Jak dokumentować wyniki inwentaryzacji porównawczej?
• Podsumowanie
• Pytania i odpowiedzi

Czym jest inwentaryzacja drogą porównania danych z dokumentami

Inwentaryzacja drogą porównania danych z dokumentami polega na potwierdzeniu istnienia oraz poprawności wartości składników aktywów i pasywów poprzez ich weryfikację z dokumentami księgowymi lub zewnętrznymi źródłami danych.

Kiedy stosować metodę weryfikacji

Metodę weryfikacji stosuje się w szczególności do:

• gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
• środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• należności spornych I wątpliwych,
• należności z zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułów publicznoprawnych,
• innych aktywów I pasywów, które podlegają inwentaryzacji metodą spisu z natury lub uzyskania potiwerdzenia prawidłowości salda, ale ich zinwentaryzownie tymi metodami z przyczyn uzasadnionyh nie było możliwe.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Jak przebiega inwentaryzacja drogą porównania danych? Etapy i procedura krok po kroku

Krok 1 Ustalenie zakresu i terminu

1. Należy określić, które konta/salda będą weryfikowane (np. należności, zobowiązania, rachunki bankowe, rozrachunki publicznoprawne).
2. Należy zaznaczyć, że weryfikacja jest robiona na dzień bilansowy (31 grudnia) oraz ustalić harmonogram czynności (terminy wysyłki potwierdzeń, termin otrzymania odpowiedzi, czas na wyjaśnienia i korekty).

Krok 2.  Powiadomienie zainteresowanych

Należy poinformować dział księgowości, dział sprzedaży/zakupów oraz osoby odpowiedzialne za kontakty z kontrahentami o terminach i wymaganiach oraz przygotować formularze/pisma do wysyłki (maile/pisma).

Krok 3. Powołanie zespołu inwentaryzacyjnego

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i członków zespołu (księgowość, osoba obsługująca relacje z kontrahentami, ewentualnie audytor wewnętrzny) oraz określenie ról – kto przygotowuje zestawienia, kto wysyła potwierdzenia, kto analizuje odpowiedzi, kto sporządza protokół.

Krok 4. Zgromadzenie materiałów dowodowych

Krok 5. Weryfikacja dokumentów źródłowych ze stamen faktycznym.

Etapy weryfikacji sald

1. Przygotowanie do weryfikacji sald.
2. Porównanie danych wynikających z dokumentacji żródłowej z zapisami ewidencji księgowej.
3. Wyspecyfikowanie różnic oraz ustalenie przyczynich powstania i sposobu likwidacji.
4. Wprowadzenie stosownych zapisów do ksią rachunkowych.
5. Sformułowanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji tą metodą oraz prowadzenia gospodarki finansowej I rachunkowości jednostki.

Jak dokumentować wyniki inwentaryzacji porównawczej? Wzory, protokoły, dobre praktyki

Najczęściej stosowane dokumenty:

• protokół z weryfikacji sald,
• zestawienie różnic i uzgodnień,
• pisma wysłane do kontrahentów i ich odpowiedzi,
• wyciągi bankowe oraz potwierdzenia operacji.

Dobre praktyki zakładają bieżące archiwizowanie korespondencji oraz dokładne opisywanie każdej różnicy.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej?

Podsumowanie

Inwentaryzacja porównawcza stanowi kluczowy element kontroli wewnętrznej w każdej jednostce gospodarczej. Właściwie przeprowadzona pozwala uniknąć błędów, wykryć niezgodności oraz poprawić wiarygodność sprawozdań finansowych.

Pytania i odpowiedzi

Jaki jest termin inwentaryzacji drogą weryfikacji przez jednostkę?

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości wskazuje, że weryfikację należy przeprowadzić na ostatni dzień roku obrotowego tj. 31 grudnia.

Co grozi za niepotwierdzenie salda?

Niepotwierdzenie salda jest naruszeniem przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, które może skutkować pośniedzieniem odpowiedzialności na grudnie art. 18 ustawy  z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Jak inwentaryzować należności sporne i wątpliwe metodą porównania danych z dokumentami? Jak to przeprowadzić?

Należności sporne i wątpliwe to takie, co do których:

• istnieje ryzyko nieściągalności,
• kontrahent kwestionuje zasadność lub wysokość roszczenia,
• toczy się spór, reklamacja, mediacja lub postępowanie sądowe,
• upłynął znaczny czas od terminu płatności i brak jest realnych perspektyw zapłaty.

Do należności spornych i wątpliwych nie wysyła się potwierdzenia sald, ponieważ:

• kontrahent zwykle kwestionuje roszczenie i nie potwierdzi salda,
• wysłanie potwierdzenia nie wniesie wartości dowodowej,
• wynik takiego potwierdzenia nie odzwierciedlałby realnej wartości należności.

Zamiast tego stosuje się inwentaryzację metodą weryfikacji dokumentów.

Inwentaryzacja odbywa się poprzez weryfikację dokumentów źródłowych

Weryfikacja polega na analizie:

Dokumentów księgowych:

• faktur i not księgowych,
• wyciągów bankowych (dowody częściowych płatności),
• korekt, reklamacji, zgłoszeń obciążeń.

Dokumentów prawnych i handlowych:

• korespondencji z kontrahentem w sprawie sporu,
• wezwań do zapłaty, odpowiedzi kontrahenta,
• pism przedsądowych, pełnomocnictw,
• dokumentacji sądowej (pozwy, nakazy zapłaty, protokoły),
• umów handlowych i aneksów,
• protokołów odbioru, WZ, potwierdzeń dostaw.

Dowodów potwierdzających realność roszczenia:

• protokołów z uzgodnień,
• dowodów wykonania usługi/dostarczenia towaru,
• korespondencji mailowej.

Sporządza się notatkę z weryfikacji i ustala szacowaną wartość odzysku

Dla każdej należności spornej lub wątpliwej dokumentuje się:

• wysokość salda,
• podstawę powstania roszczenia,
• opis sporu i historię rozrachunku,
• aktualny stan postępowania,
• ocenę prawdopodobieństwa odzyskania należności,
• propozycję utworzenia lub aktualizacji odpisu aktualizującego.

Jakie dowody księgowe są akceptowane jako dokumenty do weryfikacji sald?

Wszystkie dokumenty, które zobrazują daną sytuację m.in.: wyciągi bankowe, potwierdzenia sald, faktury, noty księgowe, umowy, korespondencja handlowa.

Jak długo przechowywać potwierdzenia sald użyte w inwentaryzacji?

Minimum 5 lat, zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji księgowej.

Jakie błędy księgowe najczęściej ujawnia inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald?

Brak ujęcia dokumentów, błędne klasyfikacje rozrachunków, niezgodności w terminach płatności.

Jak potwierdzić zgodność sald? Na czym polega potwierdzenie salda?

Poprzez pisemne potwierdzenie otrzymane od kontrahenta lub porównanie z dokumentami źródłowymi. Ta druga metoda jest stosowana w sytuacji gdy kontrahent – pomimo wysłania do niego potwierdzenia salda – milczy i do dnia 15 stycznia roku następującego po roku za który potwierdzamy saldo nie odesłał nam potwierdzonego dokumentu.

Czy wysyłanie potwierdzenia sald jest obowiązkowe?

Tak, w przypadku należności; wyjątkiem są należności sporne i nieistotne.

Czy weryfikacja sald rachunków bankowych wymaga dodatkowych załączników poza wyciągiem?

Zazwyczaj nie, ale w przypadku wątpliwości bank może udzielić dodatkowego potwierdzenia.

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Przygotowanie do wprowadzenia KSeF, polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r.