AI w HR - sztuczna inteligencja w dziale kadr – co warto wiedzieć?

Sztuczna inteligencja coraz częściej pojawia się w codziennej pracy działów kadr – od pisania maili po wsparcie w rekrutacji. Jednocześnie rodzi pytania o RODO, odpowiedzialność prawną i bezpieczeństwo danych. Poniżej odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania, z którymi mierzą się dziś osoby pracujące w działach kadr i specjaliści/-tki prawa pracy. 

Spis treści:

• Czym jest AI (sztuczna inteligencja) w kontekście HR?
• Jak zacząć „przygodę z AI” w dziale kadr?
• Czy AI może realnie wspomóc działy kadr w codziennej pracy – i w czym najczęściej pomaga?
• Jakie przepisy są najważniejsze w kontekście pracy z systemami AI?
• AI w dziale kadr a RODO: jakie dane wolno przetwarzać, a jakich lepiej nie wpisywać do narzędzi?
• Jak AI radzi sobie z interpretacją przepisów prawa?
• Czy dokument kadrowy wygenerowany przez AI podlega ochronie prawa autorskiego?

Czym jest AI (sztuczna inteligencja) w kontekście HR?

Sztuczna inteligencja (po ang. artificial intelligence, w skrócie AI) to pojęcie parasolowe, obejmujące różne technologie. W praktyce działów kadr najczęściej mamy do czynienia z dwoma rodzajami AI: 

• generatywna AI – oparta o modele językowe (popularne chaty), które potrafią generować teksty na podstawie poleceń użytkownika (promptów), streszczać dokumenty, podpowiadać strukturę pisma i analizować dane,  
• programy AI stosowane w rekrutacji, analizie CV, ocenie pracowników (np. w zakresie awansu) – te narzędzia oparte są najczęściej o technologie tzw. uczenia maszynowego. 

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: AI w dziale kadr i HR

Jak zacząć „przygodę z AI” w dziale kadr?

Korzystanie z generatywnej sztucznej inteligencji nie jest trudne: wystarczy otworzyć jeden z popularnych czatów AI i wpisać do okienka czatu swój prompt,  czyli polecenie, np. „napisz projekt maila do pracowników o zmianie regulaminu pracy zdalnej”.   

Najpopularniejsze narzędzia AI to: 

• ChatGPT – https://chatgpt.com/ 
• Claude – https://claude.com/ 
• Gemini – https://gemini.google.com/ 
• Copilot – https://copilot.microsoft.com/ 

Dostępne są także polskie modele AI: 

• Pllum: https://pllum.clarin-pl.eu/pllum_8x7b 
• Bielik:  https://bielik.ai/ 

Wszystkie te narzędzia w wersji podstawowej dostępne są bez opłat. Korzystanie z ich bardziej zaawansowanych funkcji wymaga jednak opłacania miesięcznej licencji. Koszt indywidualnej licencji to zwykle 100-150 zł. za miesiąc. Firmy mogą też wykupić licencje zespołowe typu enterprise, wtedy koszt jest wyższy, ale wyższa jest też ochrona danych, które wpisujemy do okienka czatu.  

Przed rozpoczęciem pracy z chatem AI należy pamiętać, aby nie wpisywać do czatu danych osobowych ani danych wrażliwych, takich jak PESEL czy data urodzenia – dane należy anonimizować. 

Czy AI może realnie wspomóc działy kadr w codziennej pracy – i w czym najczęściej pomaga?

AI bardzo dobrze sprawdza się w zadaniach tekstowych. Pracując w kadrach, można poprosić czat o: 

• napisanie projektu maila do pracowników dostępnym językiem, z podsumowaniem najważniejszych zasad pracy zdalnej. Wcześniej do okienka czatu można załączyć firmową politykę pracy zdalnej i poprosić o wypisanie najważniejszych założeń, 
• przetłumaczenie regulaminu pracy dla pracowników nieposługujących się biegle językiem polskim, 
• napisanie projektu regulaminu czy polityki firmy na podstawie naszych instrukcji lub załączonego przykładu, 
• przygotowanie opisów stanowisk pracy, 
• przygotowanie tekstu ankiety dla pracowników i analiza jej wyników, 
• wygenerowanie raportu z analizą danych i wykresami (np. zapotrzebowanie na szkolenia, dynamika zmian w retencji pracowników) 

Chat AI może też pomóc w wyszukaniu przepisów prawa i ułożeniu argumentów. Do tego warto wykorzystywać funkcję “Zbadaj głęboko”, która jest dostępna w wielu narzędziach. Należy jednak pamiętać, że wyniki AI nie powinny być traktowane jako źródło prawa ani pewna wykładnia – to nadal rola człowieka, by sprawdzić aktualne brzmienie przepisów.  

Innym coraz częstszym wykorzystaniem AI są programy rekrutacyjne selekcjonujące CV kandydatów/-ek do pracy, oceniające pracowników lub typujące osoby do awansu. Tego typu wykorzystania są jednak kwalifikowane jako systemy wysokiego ryzyka, które będą wkrótce podlegać szczególnym obwarowaniom prawnym.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: AI w Excelu

Jakie przepisy są najważniejsze w kontekście pracy z systemami AI?

Po pierwsze tzw. AI Act, czyli Rozporządzenie Parlamentu i Rady UE z dnia 13 czerwca 2024 r. w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji.  Warto wiedzieć, że wiele zastosowań AI w obszarze HR, takie jak systemy używane w rekrutacji czy przy ocenie pracowników, AI Act kwalifikuje jako systemy wysokiego ryzyka, i wprowadza dla nich szczególne wymagania. Wchodzenie przepisów AI Act w życie odbywa się stopniowo - część przepisów już obowiązuje, część wejdzie w życie w kolejnych latach.  

Warto, by pracownicy działów kadr zwrócili również uwagę na już obowiązujący art. 4 AI Act. Przepis ten wprowadza obowiązek zapewniania odpowiedniego poziomu kompetencji dot. AI wśród pracowników, którzy korzystają w pracy z czatów i innych programów wspartych AI. Jeżeli AI jest jakkolwiek wykorzystywane w firmie czy urzędzie, obowiązkowe jest przeszkolenie pracowników z bezpiecznego i odpowiedzialnego korzystania z tej technologii. Często organizacja takich szkoleń jest zadaniem właśnie działów HR.  

Zastosowania sztucznej inteligencji w obszarze HR reguluje również Rozporządzenie RODO, w szczególności art. 22 (prawo osoby do tego, by nie podlegać zautomatyzowanym decyzjom podejmowanym bez udziału człowieka - z wyjątkami). To oznacza, że AI może wspierać różne procesy decyzyjne HR, ale powinien istnieć realny udział człowieka (np. pracownika kadr) w ostatecznych decyzjach o zatrudnieniu, zmianie warunków płacy i pracy czy awansie.  

AI w dziale kadr a RODO: jakie dane wolno przetwarzać, a jakich lepiej nie wpisywać do narzędzi?

W przypadku czatów AI najbezpieczniejszą zasadą jest: nie wklejamy danych osobowych ani danych wrażliwych. Dlaczego? Bo większość dostawców AI przetwarza dane w chmurze, często na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w USA), co wiąże się z ograniczeniami i zakazami transferu danych osobowych poza obszar EOG opisywanymi w RODO. 

Wyjątkiem mogą być rozwiązania wdrożone w środowisku zamkniętym, na wewnętrznych serwerach firmy, z pełną kontrolą nad danymi. W praktyce jednak niewiele organizacji korzysta dziś z takich modeli. Dlatego w HR warto przyjąć prostą zasadę: publiczne narzędzia AI = tylko dane nieosobowe lub przykłady anonimowe. 

Jak AI radzi sobie z interpretacją przepisów prawa?

AI często udziela poprawnych i logicznych odpowiedzi, ale potrafi też konfabulować (zjawisko to określa się często jako halucynacje) – mieszać podstawy prawne, mylić daty lub generować przekonujące, lecz błędne informacje. Dlatego w HR sprawdza się zasada: AI przygotowuje wersję roboczą, człowiek weryfikuje na źródłach. 

Dobrą praktyką jest proszenie AI o wskazanie podstawy prawnej, sprawdzanie odpowiedzi w źródłach oraz porównywanie odpowiedzi w różnych narzędziach. Ostateczna odpowiedzialność zawsze pozostaje po stronie pracownika lub prawnika. 

Czy dokument kadrowy wygenerowany przez AI podlega ochronie prawa autorskiego?

Prawo autorskie chroni utwory będące przejawem twórczej działalności człowieka. Treści wygenerowane przez AI nie są chronione prawnie, gdyż nie są dziełem człowieka. Przyjmuje się, że należą do domeny publicznej. Oznacza to, że pracownik kadr, który wytworzył projekt regulaminu czy maila, może go używać w pracy, nie łamiąc praw autorskich.  

Dla działów kadr ważne jest jednak inne ryzyko prawne: czy wygenerowany dokument nie jest zbyt podobny do istniejących materiałów (na których model językowy został wcześniej “wytrenowany”). Przy typowych pismach i regulaminach ryzyko to jest jednak zwykle niewielkie, ale dobrą praktyką pozostaje traktowanie AI jako narzędzia do szkicu i samodzielne dopracowanie finalnej wersji dokumentu. 

Podsumowanie 

Najbezpieczniejsze podejście w działach kadr to traktowanie AI jak asystenta: pomocnego, ale nie samodzielnego. Nie przekazujemy mu akt osobowych i nie zostawiamy go samego z decyzjami o pracownikach.  

Jeśli ten temat Cię zainteresował i chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy na darmowy webinar online 24 lutego 2026, wtorek, godz. 19:00-20:00, który poprowadzą nasze trenerki: 

Autorki:

Dr Karolina Kulicka, Klaudia Wojciechowska, ADD Analizy Dane Dialog

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: AI w dziale kadr i HR