Jak szukać oszczędności w firmie?

Koszty ponoszone przez firmę mają kluczowe znaczenie dla jej funkcjonowania. Gdy są nieracjonalne i zbyt wysokie, mogą zacząć w krótkim czasie doprowadzić do strat finansowych firmy. Racjonalne zarządzanie budżetem i systematyczne oszczędzanie pomoże utrzymać płynność finansową. Jak skutecznie optymalizować koszty przedsiębiorstwa na co dzień? Poznaj pomysły na oszczędności w firmie, które pozwolą Twojej firmie nie tylko zminimalizować wydatki, lecz także efektywnie zarządzać finansami w tym trudnym dla firm okresie.

1. Obniżenie kosztów zużycia energii
2. Systematyczne płacenie rachunków
3. Negocjacje – klucz do oszczędności!
4. Nowy czy używany?
5. Abonamentowa karuzela
6. Podziel biuro
7. Outsourcing zadań
8. Zarządzenia czasem
9. Darmowe szkolenia
10. Krótszy czas pracy pracowników
11. Opensource – dobre rozwiązanie na początek!
12. Obniżenie kosztów reklamy
13. Kupowanie hurtem
14. Zmiana konta bankowego
15. Tańsze przesyłki
16. Usługi w chmurze

Obniżenie kosztów zużycia energii

Co możemy zrobić, aby skutecznie obniżyć koszty zużycia energii w firmie i zaoszczędzić dodatkowe pieniądze? Tutaj z pomocą przychodzi nam nasz zdrowy rozsądek i banalne sposoby takie jak gaszenie światła, kiedy nie jest nam potrzebne, wyłączanie urządzeń, których używamy od czasu do czasu. Możemy również wprowadzić radykalniejsze metody takie jak, chociażby wymiana urządzeń na lepszą klasę energetyczną, które mogą generować duże oszczędności w skali roku. Możemy również zadbać o wymianę żarówek na energooszczędne, zastosować listwy z wyłącznikiem, czy zainstalować czujniki ruchu, dzięki którym nie będziemy musieli pamiętać o systematycznym wyłączaniu świateł. Być może równie dobrym sposobem na obniżenie kosztów energii w Twojej firmie okaże się zmiana dostawcy energii. Przejrzyj rachunki i zastanów się, ile możesz zaoszczędzić zmieniając dostawcę. Jest to jeden z najprostszych sposobów na oszczędności w firmie.

Systematyczne płacenie rachunków

Bardzo ważnym aspektem, który pomoże nam zaoszczędzić pieniądze, jest płacenie na czas należnych rachunków. Nie oszukujmy się, ale czy ktoś z na lubi płacić dodatkowe odsetki? Raczej wolelibyśmy przeznaczyć te pieniądze na inne cele. Poza tym, jeśli prowadzisz firmę to wiesz, że to racjonalne i odpowiedzialne podejście, ponieważ sam chcesz, aby Twoi klienci płacili na czas. Jeżeli ty oczekujesz tego od innych, zacznij także wprowadzać taką zasadę w swojej firmie.

Negocjacje – klucz do oszczędności!

Czy powinniśmy negocjować ceny? Oczywiście, że tak! A nóż, widelec może uda nam się zaoszczędzić kilkadziesiąt a może i kilkaset złotych. Negocjacje są bardzo dobrym sposobem na dodatkowe źródło oszczędności w naszej firmie. Nie bójmy się negocjować cen! Z pewnością nikt nie odbierze naszych zamiarów za niestosowne.

Nowy czy używany?

Pamiętajmy, że kluczem do sukcesu naszej firmy z pewnością nie jest sprzęt najnowszej generacji. Wręcz przeciwnie, dzięki używanej elektronice czy odkupionym meblom możemy zwiększyć swój budżet, który możemy zainwestować w rozwój naszej firmy. W obecnych czasach Internet daje nam mnóstwo możliwości na znalezienie „perełek”, które po czasie mogą okazać się lepszym wyborem niż zakup nowego sprzętu. Dodatkowym atutem zakupu sprzętu z tzw. drugiej ręki jest ponowne wykorzystanie niepotrzebnego już komuś sprzętu.

Abonamentowa karuzela

Chyba każdy z nas złapał się w pułapkę abonamentów – bo przecież „to tylko 30 zł miesięcznie”, a po czasie okazuje się, że jednak zebrała nam się spora suma, którą musimy zapłacić. Warto zadbać o research naszych abonamentowych wydatków i zrezygnować z tych, które nie są nam do końca potrzebne. Jeżeli nie chcemy zrezygnować całkowicie z danego abonamentu, może warto pomyśleć nad jego modyfikacją na korzystniejsze dla nas warunki?

Podziel biuro

Być może Twoja firma nie potrzebuje aż tyle przestrzeni? Zastanów się, czy możesz podzielić przestrzeń, którą dysponujesz i na przykład podnająć jej część komuś innemu. Zmniejszysz w ten sposób swoje koszty, a przy okazji firma, która skorzysta z podnajętego przez Ciebie miejsca też dostanie możliwość tańszego (niż w innych okolicznościach) „zakwaterowania”. Jeśli możesz całkowicie zrezygnować z biura i na przykład przenieść się z laptopem do przestrzeni coworkingowej, to też może być świetne rozwiązanie. Jeżeli masz zespół składający się z wielu osób, przemyśl, czy nie lepszym będzie wybór pracy zdalnej i ewentualnych spotkań z pracownikami w przestrzeniach coworkingowych.

Outsourcing zadań

Na pewno niektóre z zadań w Twoim biznesie wykonujesz szybciej, chętniej i być może nikt nie może zrobić ich za Ciebie. Ale są też na pewno takie, które może wykonać ktoś za Ciebie – z pewnością zaoszczędzisz trochę czasu, a komuś innemu nie zajmą odpowiednio dużo czasu. Takie zadania staraj się delegować. Dzięki powierzeniu części swoich drobnych obowiązków będziesz miał więcej czasu na skupieniu się na zadaniach, które są ważniejsze i przynoszą duże zyski dla Twojej firmy. Czasem warto z czegoś zrezygnować na rzecz czegoś, co faktycznie może Ci pomóc. Najlepszym sposobem na oddelegowanie właściwych zadań drugiej osobie, będzie stworzenie pełnej listy zadań, które wykonujesz i pogrupowanie ich na te, które chcesz i musisz robić Ty i na te, które z czystym sumieniem możesz komuś oddać.

Zarządzenia czasem

Im sprawniej będziesz pracować Ty i Twoi pracownicy, tym niższe będą koszty utrzymania Twojej działalności. Większa wydajność i lepsze zarządzanie czasem sprawią, że możesz zarobić więcej. Naucz się więc optymalizować i usprawniać wszelkie procesy w Twojej firmie. Pomogą Ci w tym darmowe lub płatne programy/plannery/aplikacje, dzięki którym zwiększysz zaangażowanie i usprawnisz pracę swoją i zespołu.

Darmowe szkolenia

Jest to świetne rozwiązanie dające Twojej firmie możliwość rozwoju i zdobycia niezbędnego doświadczenia. Darmowe szkolenia najczęściej prowadzone są w formie online, dzięki czemu zaoszczędzimy pieniądze, które wydalibyśmy na dojazd, nocleg i wyżywienie. A jeśli o bezpłatnych szkoleniach mowa – zawsze możecie skorzystać z wszystkich bezpłatnych spotkań, które dla was przygotowaliśmy. Dotyczą one zarówno działów kadr i HR, jak i pracowników księgowości. Każdy udział w webinarze to szansa na rozwianie wątpliwości związanych z danym tematem, a co za tym idzie optymalizację swojej codziennej pracy.

Krótszy czas pracy pracowników

Być może nie wszyscy Twoi pracownicy muszą pracować na pełny etat. Zastanów się, czy da się w jakiś sposób obniżyć koszty ich pracy, zwiększyć ich wydajność albo po prostu angażować niektórych pracowników tylko na ten czas, kiedy faktycznie ich potrzebujesz. Może też sprawdzić się u Ciebie zupełnie inny model pracy. Być może okaże się, że nie musisz zapewniać pracownikom stanowiska pracy, jeśli będą pracować zdalnie, lub pojawiać się u Ciebie w firmie tylko wtedy, kiedy to naprawdę niezbędne – zaoszczędzisz na tym także kilka groszy.

Opensource – dobre rozwiązanie na początek!

Większość osób stawiając pierwsze kroki ze swoją własną działalnością mają znacznie ograniczony budżet. Zastanów się, czy naprawdę musisz korzystać z oprogramowania płatnego, ponieważ wato na początku skierować swój budżet na ważniejsze sprawy. Dobrym rozwiązaniem będzie skorzystanie z darmowych programów, które niejednokrotnie mogą okazać się wystarczająco dobre i nie będziesz wtedy musieć korzystać z dodatkowych (często płatnych) funkcji.

Obniżenie kosztów reklamy

Reklama to spory wydatek, zwłaszcza dla małych firm. Na dodatek ciężko przewidzieć jej realną skuteczność. Jednak, jeśli odpowiednio zaplanujesz swoje kanały dotarcia do klientów, możesz te koszty obniżyć, zwiększając przy tym skuteczność wszelkich akcji promocyjnych. Na samym początku zapoznaj się z pakietami reklamowymi, jakie proponują bezpośrednie platformy i inwestuj mniejsze pieniądze, aby sprawdzić skuteczność danych reklam. Po pewnym czasie możesz wyciągnąć odpowiednie wnioski i zrezygnować z inwestowania w reklamy, które nie przynoszą realnych dochodów i zainwestować zaoszczędzone pieniądze w reklamy, które faktycznie przynoszą Ci zysk. Możesz także przeszkolić swoich pracowników, aby zajmowali się płatną reklamą Twojej firmy – podniesiesz ich kwalifikacje, zmotywujesz do nowych działań, a w dodatku skorzysta na tym cała firma.

Kupowanie hurtem

Kiedy kupujesz hurtowo, zwykle możesz liczyć na rabat. Wykorzystaj to, a w skali roku te rabaty zsumują się i dadzą większe oszczędności. Jeśli możesz sobie pozwolić na jednorazowy zakup większej ilości towarów, korzystaj z oszczędności, jakie CI to zapewni. Rzadsze a większe zakupy pozwolą Ci też oszczędzić czas i paliwo.

Zmiana konta bankowego

Jeśli od lat korzystasz z jednego konta, bo tak Ci wygodnie, być może tracisz całkiem sporo pieniędzy. Sprawdź swoje opłaty za konto firmowe i zastanów się, czy może jest jakaś korzystniejsza opcja.

Tańsze przesyłki

Jeśli korzystasz z usług poczty lub firmy kurierskiej zorientuj się, na czym tutaj możesz zaoszczędzić. Może w Twoim przypadku szybkość przesyłki nie jest aż tak konieczna? Nie zawsze musisz płacić za usługę ekspresową. Niektóre dokumenty czy przesyłki nie są wcale aż tak pilne.

Usługi w chmurze

Zainwestuj z zewnętrzne serwery, do których nie potrzebujesz floty informatyków. Jest to świetne rozwiązanie, które pozwoli Twojej firmie zaoszczędzić sporą część budżetu. Jednocześnie rozwiązanie to podnosi poziom bezpieczeństwa danych oraz zapewnia nieprzerwany do nich dostęp z dowolnego miejsca.

Wprowadzenie oszczędności w firmie, ale te wskazówki z pewnością Ci w tym pomogą. Zapraszamy do przeczytania również: jakie dane nie podlegają RODO.

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej