Korygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS - pytania i odpowiedzi

Cykl spotkań - Porozmawiajmy o... Korygowaniu dokumentów rozliczeniowych ZUS

12 maja 2022 r. odbyło się kolejne spotkanie z cyklu "Porozmawiajmy o...", które dotyczyło korygowania dokumentów rozliczeniowych ZUS. Spotkanie było debiutanckim wystąpieniem Pana Dariusza Suchorowskiego, który znakomicie poradził sobie z Państwa pytaniami. Mamy nadzieję, że Pan Dariusz jeszcze nie raz zagości na naszym Facebookowym cyklu spotkań. Zapraszamy Państwa do zapoznania się z pytaniami i odpowiedziami, które zadawali uczestnicy spotkania.

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS - w pytaniach i odpowiedziach.

1.Pracownik 13 kwietnia 2022 r. uległ wypadkowi. Dopiero 27 kwietnia 2022 r. do jednostki wpłynął protokół powypadkowy stwierdzający wypadek w pracy. Pracownikowi zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% a powinno zostać wypłacone 100% zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego ze względu na to, że był to wypadek w pracy. W jaki sposób należy dokonać korekty raportów za kwiecień?

W takie sytuacji należy potraktować to 80% wynagrodzenie chorobowe jako zasiłek chorobowy w wysokości 80% i dodatkowo w maju dokonać dopłaty pozostałych 20%.

Nie trzeba korygować RSA z kodem 331. Wystarczy złożyć RSA korygujące z kodem 314, co powinno „przykryć” kod 331. Oczywiście trzeba skorygować raport RCA bo zmieni się składka zdrowotna no i DRA. Brakujące 20%, które wypłacimy w maju musi być na bieżąco wykazane kodem 318.

2. Dlaczego ZUS przesyła zawiadomienia o błędach za 2004 r.? I czy mamy obowiązek korygowania takich błędów?

Przedawnienie dokumentów nie obejmuje ich korekt, dlatego też dokumenty pochodzące z 2004 r. podlegają korektą do 1 stycznia 2024 r. Od 1 stycznia 2023 r. nie będzie wolno nam już korygować dokumentów do 31 grudnia 2021 r. wszystkie te dokumenty będą korygowane przez ZUS.

3. Pracodawca dostał decyzję z ZUS, że pracownik wykorzystał zwolnienie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem i musi zwrócić zasiłek. Jak powinniśmy skorygować deklarację?

W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku korygowania deklaracji, ponieważ to ZUS ściąga z ubezpieczonego nienależnie wypłacony zasiłek.

4. Czy jeśli wypłaciliśmy pracownikowi 33 000 zł ze składkami (emerytalną i rentową) ale okazało się, że pracownik przekroczył podstawę do emerytalnej i rentowej za poprzedni miesiąc, to robiąc korektę deklaracji pokazujemy tylko raz tego pracownika czy zerujemy, ponieważ kod do ubezpieczeń jest ten sam?

W takim przypadku za miesiąc, w którym wykazaliśmy nienależne składki emerytalne i rentowe, nie zerujemy raportu natomiast składamy korektę zerując tylko emerytalne i rentowe. Podstawa wypadkowa i chorobowa razem ze składkami zostają. Niezbędna w tej sytuacji będzie korekta deklaracji, gdzie pomniejszą się składki jako suma składek emerytalnych i rentowych. Konsekwencją takiego rozwiązania takiej korekty, będą nienależnie opłacone składki co na koncie płatnika da nam nadpłatę.

5. Jak prawidłowo skorygować osobę na umowie zlecenia, która była zgłoszona tylko do składki zdrowotnej a powinna być także zgłoszona do składki społecznej?

W takiej sytuacji należy wyrejestrować taką osobę ze starego ubezpieczenia i zgłosić do nowego. Należy złożyć ZWUA, a następnie ZUA zgłaszając taką osobę od 1 dnia umowy zlecenia do ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego. Następnie należy złożyć raport RCA naliczając również składki społeczne i zdrowotne za poprzednie miesiące.

6. Jak zrobić korektę błędnie naliczonej składki zdrowotnej za listopad 2021, kiedy w kwietniu 2022 został zauważony błąd.

Należy złożyć raport oraz deklarację o numerze wyższym w stosunku do poprzedniego kompletu. W raporcie za pracownika musimy wykazać wszystkie składki te poprawnie naliczone i zdrowotną składkę w prawidłowej wysokości. W związku z tym w rozliczeniu też ulegnie zmianie składka zdrowotna, suma składek do zapłaty i w zależności, w która stronę ta korekta będzie wystawiona. Jeżeli korekta zostanie obniżona otrzymamy nadpłatę składek, natomiast jeżeli korekta zostanie podniesiona otrzymamy niedopłatę.

7. Dentystka dostała za niskie wynagrodzenie według ustawy o wynagrodzeniach medycznych za okres styczeń-lipiec 2021, a następnie pracownica poszła na urlop chorobowy i macierzyński. Teraz zakład pracy chce dopłacić wynagrodzenie pracownicy. Czy w takiej sytuacji musimy wykazać to w miesiącu wypłaty czy musimy korygować miesiąc, gdzie powinny być wyższe wypłaty. Co z zasiłkiem macierzyńskim, skoro na Z3 są niskie podstawy.

Możemy naliczyć składki od tego wyrównania wynagrodzenia dopiero po wypłaceniu wynagrodzenia. Więc jeżeli do końca maja zdążymy wypłacić wyrównanie wynagrodzenia to od tego wyrównania należy naliczyć składki razem z innymi wypłatami jakie zostały wypłacone w maju. Czyli do 20 czerwca w deklaracji/raporcie zatytułowanym 01/05/2022 r.

Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego ustalamy z 12 miesięcy sprzed rozpoczęcia zasiłku. Jeżeli, w którymś z tych 12 miesięcy, wystąpi miesiąc, o którym wspomnieliśmy w pytaniu, za który musimy wypłacić wyrównanie, to jak najbardziej mamy prawo przeliczyć zasiłek macierzyński od nowa i w prawidłowych wyliczeniach okaże się, że będziemy musieli wyrównać zasiłek naszej pracownicy. Wówczas rozliczymy wyrównanie zasiłku w miesiącu dokonania wyrównania a nie ma podstaw do robienia korekty za miesiące za które przysługuje wyrównanie zasiłku.

8. Czy dodatek wiejski wypłacany nauczycielom obok zasiłku chorobowego i zasiłku macierzyńskiego powinien być oskładkowany?

W momencie wypłacania dodatku wiejskiego podczas choroby nie pobieramy składek za dodatek wiejski przysługujący za czas trwania zasiłku, jeśli jednak pracownik nie pobiera zasiłku chorobowego, od dodatku wiejskiego odprowadzamy składki.

9. Czy jeśli aktualizujemy dane adresowe ubezpieczonego, czy również musimy zmienić dane adresowe dzieci w ZCNA?

Nie, jeśli aktualizujemy dane adresowe ubezpieczonego, nie musimy zmieniać danych adresowych dzieci.

10. Co należy zrobić w sytuacji, gdy nasza pracownica wyszła za mąż i zmieniła nazwisko, czy musimy zrobić korektę w ZUS-ie?

Nie, w takiej sytuacji dane są automatycznie aktualizowane i nie ma potrzeby dokonywania korekty.

11. mamy składki do zapłaty wynikające z korekt za 6 lat to czy składki przedawniają się automatycznie po 5 latach czy płatnik musi złożyć wniosek do ZUS o zastosowanie przedawnienia?

Tak, takie składki automatycznie przedawniają się po okresie 5 lat.

12. Nauczycielka w ciąży miała zwolnienie do 28 maja, ale 6 maja urodziła. Czy w takiej sytuacji anulujemy wprowadzone zwolnienie i wprowadzamy ponownie tylko do 5 maja i od 6 maja wprowadzamy urlop macierzyński?

W takiej sytuacji należy dokonać korekty raportów 313 wykazujące nowe krótsze daty, ponieważ taka osoba z dniu porodu nabyła prawo do urlopu macierzyńskiego.

Zapraszamy Państwa do zapoznania się z programem szkolenia "Zasiłki od A do Z – kompendium wiedzy dotyczące zasiłków w 2022 rok". Spotkanie również poprowadzi Pan Dariusz Suchorowski, który jest wieloletnim ekspertem w dziedzinie ubezpieczeń społecznych.

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej