Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF - Rola księgowych we wdrożeniu KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, z którego podatnicy mogą korzystać od stycznia 2022 roku. Dzięki KSeF można wystawiać e-faktury, czyli tzw. faktury ustrukturyzowane. Od 1 lipca 2024 roku wystawianie e-faktur będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, zaś od 1 stycznia 2025 roku dla nievatowców. Oznacza to, że transakcji nie będzie można już udokumentować poprzez faktury papierowe czy elektroniczne. 

Spis treści:

• Czy KSeF zastąpi JPK w 2024 roku?
• Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?
• Kto musi wystawiać faktury w KSeF?
• Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?
• Jaka jest rola biura rachunkowego we wdrożeniu KSeF?

Czy KSeF zastąpi JPK w 2024 roku?

Już na samym początku warto podkreślić, że KSeF nie zastąpi JPK. Zarówno KSeF i JPK dotyczą zawieranych transakcji gospodarczych oraz za ich pomocą przekazywane są do organów podatkowych szczegółowe informacje o danym zdarzeniu, to należy podkreślić, że każde z nich ma inne zadanie. 

System KSeF służy do wystawiania faktur oraz pobierania faktur kosztowych przez nabywców. Warto tutaj podkreślić, że dostęp do KSeF posiada zarówno sprzedawca jak i nabywca. 

Chcesz dokładniej poznać zasady funkcjonowania KSeF?

Kliknij poniższą grafikę i poznaj program szkolenia.

Czy wejście w życie KSeF zmieni sposób wystawiania faktur?

Jednolity Plik Kontrolny, tzw. JPK_V7 dotyczy czynnych podatników VAT. Ujmowane są tutaj faktury sprzedaży zgodnie z momentem powstania obowiązku podatkowego VAT oraz wykazywane są faktury zakupu, w stosunku do których ma prawo odliczyć VAT.

Faktury wystawione w KSeF są wykazywane w ramach pliku JPK_V7. 

Podsumowując KSeF nie zastąpi JPK, gdyż KSeF nie będzie posiadał wszystkich niezbędnych informacji, aby wygenerować prawidłowe rozliczenie VAT. 

Czy biuro rachunkowe musi mieć kasę fiskalną online?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej online nie dotyczy biur rachunkowych, których działalność opiera się jedynie na wykonywaniu czynności na rzecz podmiotów gospodarczych. Jeżeli przedsiębiorca nie świadczy usług księgowych dla osób fizycznych,  które nie prowadzą działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, a swoje usługi świadczy jedynie na rzecz podmiotów gospodarczych,  to nie musi on ewidencjonować sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Kto musi wystawiać faktury w KSeF? Kto musi korzystać z krajowego systemu e-faktur?

Korzystanie z KSeF od 1 stycznia 2022 roku było dobrowolne. Należy podkreślić, że od:

• 1 lipca 2024 korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT,
• 1 stycznia 2025 roku, korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.

Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?

KSeF umożliwia sprzedawcy wystawianie faktur sprzedaży, zaś nabywcy umożliwia pobieranie faktur kosztowych z platformy rządowej. W uproszczonym schemacie korzystanie z KSeF wygląda tak:

1. przedsiębiorca, korzystając z systemu do fakturowania, udostępnionego przez biuro księgowe, tworzy fakturę,
2. przedsiębiorca przesyła fakturę do KSeF. Po jej przetworzeniu faktura uznawana jest za fakturę wystawioną,
3. nabywca ze swojego konta w KSeF może pobrać wystawioną przez przedsiębiorcę fakturę i może zaksięgować ją w ewidencjach księgowych swojej firmy.

Jak korzystać z KSeF?

W tym przypadku, biuro rachunkowe powinno zadbać o to, aby udostępniony przedsiębiorcy system do wystawiania faktur, posiadał integrację z KSeF. Obowiązkiem biura rachunkowego jest również zaznajomienie się z zasadami pobierania faktur kosztowych w KSeF. Pracownicy biura księgowego powinni również doskonale znać zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. 

Uprawnienia do KSeF

Przedsiębiorca może nadawać uprawnienia m.in. do pobierania faktur z KSeF. Uprawnienie (nadanie, zmianę lub odebranie) można nadać elektronicznie lub w postaci papierowej. 

Jaka jest rola biura rachunkowego we wdrożeniu KSeF?

Rola biura rachunkowego przy wdrażaniu KSeF jest znacząca. Biuro rachunkowe może:

• pomóc przedsiębiorcom i swoim klientom we wdrażaniu systemu e-faktur w firmie, może dokonać tego przez przeprowadzenie pracownika krok po kroku przez cały proces wystawiania e-faktur, doradztwo oraz pomoc techniczną,
• pomóc w konfiguracji technicznej systemów księgowych,
• szkolić pracowników, którzy odpowiadać będą za korzystanie z KSeF
• zapewniać wsparcie w momencie wystąpienia problemu.

Przygotuj się do wdrożenia systemu KSeF

Kliknij poniższą grafikę i zapisz się na szkolenie, gdzie poznasz zagadnienia podatkowe i techniczne w zakresie wdrożenia systemu.

System KSeF dla biura rachunkowego - Podsumowanie

Biuro rachunkowe powinno doskonale znać zasady i procedury działania KSeF, doskonalić i rozwijać swoją wiedzę związaną z e-fakturami oraz dostosować programy, z których korzystają w swojej pracy. Biuro rachunkowe może pomóc w integracji z KSeF przedsiębiorcom.

Szukasz wiarygodnego źródła wiedzy księgowej? 

Skorzystaj z ABC księgowości i podatków. Kliknij grafikę i dołącz do największego w Polsce bezpłatnego cyklu webinarów.