Świadectwo pracy – wszystko co musisz wiedzieć. Nowy wzór świadectwa pracy

Świadectwo pracy to dokument, który pracodawcy jest zobowiązany wydać pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Zawiera istotne informacje dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy oraz ewentualnych zajęć komorniczych. Świadectwo pracy jest istotne dla przyszłego pracodawcy oraz do celów ubiegania się o świadczenia emerytalne. 

Spis treści:

• Jaki termin jest prawidłowy na wydanie świadectwa pracy?
• Błędnie wypełnione świadectwo pracy - co dalej gdy występują błędy w świadectwie pracy?
• Śmierć pracownika - czy wtedy należy wydać pracownikowi świadectwo pracy?
• Czy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo w formie duplikatu?
• Jak wpisać urlop wychowawczy na świadectwie pracy?
• Czy siła wyższa jest w świadectwie pracy?
• Czy urlop bezpłatny jest okresem nieskładkowym?
• Kiedy wystawić świadectwo pracy nowe przepisy? Kiedy jest obowiązek wydania świadectwa pracy?
• Co jeśli pracodawca nie wystawi świadectwa pracy?
• Jak pracownik może potwierdzić odbiór świadectwa pracy?
• Co zrobić, gdy pracownik nie odbiera świadectwa pracy?
• Jaka jest kara za brak świadectwa pracy?

Jaki termin jest prawidłowy na wydanie świadectwa pracy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Warto zaznaczyć, jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pomocą operatora pocztowego.

Kiedy wydaje się świadectwo o stosunku pracy?

Świadectwo pracy wydaje się na wniosek pracownika w przypadku kiedy nawiązujemy kolejny stosunek pracy z tym samym pracownikiem. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Chcesz dowiedzieć się, jak wygląda wzór świadectwa pracy?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Świadectwa pracy 2025 – zasady wydawania i wypełniania świadectw pracy po zmianach, nowy wzór

Błędnie wypełnione świadectwo pracy - co dalej gdy występują błędy w świadectwie pracy?

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy.

Śmierć pracownika - czy wtedy należy wydać pracownikowi świadectwo pracy?

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo w formie duplikatu?

Obecnie nie wykonuje się duplikatu świadectwa pracy. Zgodnie z przepisami wydajemy kopię dokumentacji pracowniczej. Pracownik lub osoba do tego upoważniona składa wniosek do pracodawcy o wydanie kopii dokumentu.

UWAGA: Art. 94 (12) Kodeks Pracy - Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej za wykonywaną pracę

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 94 (9) obowiązki informacyjne pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jak wpisać urlop wychowawczy na świadectwie pracy?

Urlop wychowawczy należy zapisać tylko w pkt 6 ust. 7 świadectwa pracy. Wykazujemy wszystkie okresy urlopu wychowawczego, z którego korzystał pracownik w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy.

Czy siła wyższa jest w świadectwie pracy?

Tak, należy pamiętać, że informacje o wykorzystaniu zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej zamieszczamy w świadectwie pracy w ust. 6 pkt 1 (wskazujemy liczbę dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy).

Czy urlop bezpłatny jest okresem nieskładkowym?

Warto zajrzeć w art.7 Ustawy o emeryturach i rentach z FU, ustawa podaje katalog zamknięty okresów nieskładkowych, nie zawiera urlopu bezpłatnego, zatem należy przyjąć, że nie jest to okres nieskładkowy. Urlop bezpłatny jest zawieszeniem stosunku pracy, a nie jego rozwiązaniem.

Warto jednak zaznaczyć, że podczas urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, co oznacza, że pracodawca nie odprowadza składek ZU.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Niezbędnik Kadrowca 2025r. - kluczowe dokumenty w dziale kadr wraz z praktycznym omówieniem

Kiedy wystawić świadectwo pracy nowe przepisy? Kiedy jest obowiązek wydania świadectwa pracy?

Świadectwo pracy należy wydać niezwłocznie, czyli w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, zgodnie z art. 97 § 1 Kodeksu pracy. Jeśli nie jest to możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca ma obowiązek dostarczyć świadectwo pracy w ciągu 7 dni od zakończenia zatrudnienia.

Co jeśli pracodawca nie wystawi świadectwa pracy?

Jeśli pracodawca nie wystawi świadectwa pracy, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania. Pracodawcy grozi także grzywna za niewydanie świadectwa pracy w terminie.

Jak pracownik może potwierdzić odbiór świadectwa pracy?

Potwierdzenie odbioru świadectwa pracy można uzyskać na kilka sposobów. Pracownik może podpisać pokwitowanie na kopii świadectwa pracy, może również potwierdzić odbiór mailowo, lub w przypadku wysyłki listem poleconym, potwierdzenie odbioru zostanie automatycznie zwrócone pracodawcy. Może również odebrać osoba upoważniona przez pracownika.

Co zrobić, gdy pracownik nie odbiera świadectwa pracy?

Pracodawca może dwukrotnie wysłać pracownikowi świadectwo pracy przesyłką poleconą. Przepisy nie określają, ile razy przesyłka powinna być wysyłana. Dwukrotne awizowanie takiej przesyłki pozwala na przyjęcie, że pracownik miał możliwość jej odebrania. Warto zaznaczyć, że pracodawca podjął próby doręczenia świadectwa pracy.

Jaka jest kara za brak świadectwa pracy?

Pracodawcy za niewydanie świadectwa pracy w terminie grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Jest to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym, przewidziane w art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

Świadectwo Pracy jest niewątpliwie jednym z najważniejszych dokumentów dotyczących zatrudnienia. Pracodawca jest zobligowany do wydania dokumentu w określonym terminie. Należy pamiętać, że stosujemy się do art.97 Kodeksu Pracy, który wskazuje jakie kwestie mają znaleźć się w dokumencie. Dokument ten zawiera informacje o okresie i rodzaju pracy, zajmowanych stanowiskach, trybie rozwiązania umowy oraz innych istotnych danych.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy w 2025 r. Dowiedz się o planowanych zmianach