System Informacji Oświatowej a RODO, czyli jak wprowadzać dane do systemu zgodnie z prawem?

Verte Centrum SzkoleńBlogOświataSystem Informacji Oświatowej a RODO, czyli jak wprowadzać dane do systemu zgodnie z prawem?

Justyna Świder

Dodany: 01 kwietnia 2025

Przeczytaj artykuł "System Informacji Oświatowej a RODO i dowiedz się jak wprowadzać dane do systemu zgodnie z prawem. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest SIO, dane identyfikacyjne oraz dziedzinowe nauczycieli, oraz dane uczniów.

Czym jest System Informacji Oświatowej?
Dane identyfikacyjne nauczycieli gromadzone i przetwarzane w systemie
Dane dziedzinowe nauczycieli gromadzone i przetwarzane w systemie
Dane uczniów gromadzone i przetwarzane w systemie

Czym jest System Informacji Oświatowej?

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 152) – dalej u.s.i.o., System Informacji Oświatowej dalej: SIO) jest systemem służącym do uzyskiwaniu danych niezbędnych do:

prowadzenia polityki oświatowej państwa na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym, w tym wspomagania zarządzania oświatą;
efektywnego funkcjonowania systemu finansowania zadań oświatowych na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym;
analizy efektywności wykorzystania środków publicznych przeznaczonych na finansowanie zadań oświatowych;
nadzorowania i koordynowania wykonywania nadzoru pedagogicznego na terenie kraju oraz podnoszenia jakości edukacji;
prowadzenia monitoringu karier absolwentów publicznych i niepublicznych szkół ponadpodstawowych.

Cel utworzenia systemu został określony jednoznacznie. I w tym właśnie celu, ustawodawca zobowiązał m.in. dyrektorów jednostek systemu oświaty (szkół, przedszkoli, placówek, zespołów) do wprowadzania do niego określonych kategorii informacji dotyczących osób fizycznych- uczniów i nauczycieli. Dane te podzielić można na dwie kategorie:

dane, które przetwarzane są przez dyrektorów „z urzędu”,
dane, które przetwarzane są po wcześniejszym uzyskaniu zgody przez podmiot uprawniony.

Szczegółowy zakres danych nauczycieli gromadzonych i przetwarzanych w SIO określono w art. 27, 28 i 29 u.s.i.o.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: System Informacji Oświatowej – wprowadzanie danych oraz nowe obowiązki w zakresie SIO

Dane identyfikacyjne nauczycieli gromadzone i przetwarzane w systemie

Zgodnie z tymi przepisami, w SIO przetwarzane są gromadzone i przetwarzane dane identyfikacyjne i dane dziedzinowe nauczycieli. Co ważne, owo przetwarzanie jest uprawnieniem dyrektora jednostki „z urzędu”. Oznacza to, że nie musi on dysponować odrębną zgoda nauczyciela w tym zakresie. Dane identyfikacyjne nauczyciela to dane obejmujące jego: imię, nazwisko i numer PESEL, a w przypadku nauczyciela nieposiadającego numeru PESEL - imię (imiona), nazwisko, płeć, datę urodzenia, serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz kraj pochodzenia.

Dane dziedzinowe nauczycieli gromadzone i przetwarzane w systemie

Z kolei, dane dziedzinowe nauczyciela to dane obejmujące informację o jego: wykształceniu, przygotowaniu pedagogicznym, posiadanych kwalifikacjach do nauczania, stażu pracy, w tym stażu pracy pedagogicznej, formie i wymiarze zatrudnienia, zajmowanym stanowisku i sprawowanej funkcji, rodzaju i wymiarze prowadzonych zajęć lub innych wykonywanych obowiązków, przyczynie nieprowadzenia zajęć, stopniu awansu zawodowego oraz dane dotyczące uzyskania kolejnego stopnia awansu zawodowego, dane o wysokości wynagrodzenia, dacie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, informację o otrzymanej ocenie pracy. Co ciekawe, dane te są uzyskiwane i przetwarzane przez pracodawcę, czyli dyrektora również „z urzędu”. Trochę zamieszania budzi brzmienie art. 60 u.s.i.o., który nakazuje podmiotowi, który chce uzyskać dane nauczyciela z bazy danych SIO, wcześniej pozyskać na to zgodę nauczyciela. Pamiętać jednak należy, że zgoda dotyczy „pozyskania” danych z bazy danych SIO już tam zgromadzonych, a nie obowiązku ich wprowadzania. W praktyce, zgoda jest wymagana najczęściej w sytuacji, gdy pracodawca będący dyrektorem szkoły miałby przekazać dane nauczyciela np. do jednostki samorządu terytorialnego, czy też jednostki obsługującej w związku z prowadzeniem obsługi szkół i placówek oświatowych.

Dane uczniów gromadzone i przetwarzane w systemie

Jeżeli chodzi o uczniów, to zgodnie z ustawą, w systemie gromadzone są dane identyfikacyjne i dziedzinowe. Zakres tych danych jest dużo szerszy niż w przypadku nauczycieli o obejmuje, m. in. Informacje dotyczące numeru PESEL, adresu zamieszkania, spełniania obowiązku szkolnego i nauki, egzaminów, a także losów po zakończeniu szkoły ponadpodstawowej. Ściśle określono je w art. od 10 do 25 u.s.i.o. Co ważne, dyrektor szkoły (przedszkola, zespołu) przetwarza te wszystkie dane „z urzędu”. Trzeba pamiętać o tym, że nie wymaga się żadnej odrębnej zgody rodziców, czy też opiekunów prawnych uczniów na gromadzenie i przetwarzanie tych danych.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: System Informacji Oświatowej – wprowadzanie danych oraz nowe obowiązki w zakresie SIO

Justyna Świder

Trener

Radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych w Katowicach. Specjalista z zakresu prawa cywilnego, w tym oświatowego i samorządowego oraz administracyjnego. Biegle porusza się w prawie pracy. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji, a także Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Wieloletni pracownik samorządowy w sektorze publicznym oraz autorka komentarzy eksperckich z zakresu prawa cywilnego, oświatowego, administracyjnego, samorządowego oraz prawa pracy. Doświadczony szkoleniowiec i praktyk.