Błędy rachunkowe i bilansowe przy zamknięciu roku w jednostkach sektora finansów publicznych - jak ich uniknąć?

Zamknięcie roku budżetowego w jednostkach sektora finansów publicznych (JSFP) jest procesem złożonym, wymagającym nie tylko wiedzy księgowej, lecz także dobrej organizacji, współpracy między działami i ścisłego przestrzegania obowiązujących przepisów. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się najczęstszym błędom przy księgowym zamknięciu roku w jednostkach sektora finansów publicznych oraz powiemy, jak ich unikać.

Spis treści:

• Brak pełnej weryfikacji zgodności sald kont księgowych
• Nieprawidłowa kwalifikacja wydatków i dochodów
• Ujmowanie dokumentów w niewłaściwym okresie sprawozdawczym
• Brak aktualizacji polityki rachunkowości i instrukcji wewnętrznych
• Nieprawidłowe ustalenie i wycena aktywów oraz zobowiązań
• Braki w dokumentacji księgowej
• Zamknięcie roku 2025 - Pytania i odpowiedzi odnośnie sprawozdań finansowych

Brak pełnej weryfikacji zgodności sald kont księgowych

Błąd: Niezgodności pomiędzy kontami syntetycznymi a analitycznymi oraz brak uzgodnienia sald z dokumentami źródłowymi.

Rozwiązanie: Stosować harmonogram uzgodnień, regularnie badać różnice oraz dokumentować każdą rozbieżność. Wprowadzić zasadę comiesięcznej kontroli zgodności.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zamknięcie roku 2025 w jednostkach sektora finansów publicznych

Nieprawidłowa kwalifikacja wydatków i dochodów

Błąd: Zaliczanie wydatków w niewłaściwe paragrafy klasyfikacji budżetowej.

Rozwiązanie: Stosować klasyfikację z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 

Ujmowanie dokumentów w niewłaściwym okresie sprawozdawczym

Błąd: Księgowanie faktur dotyczących poprzedniego roku w roku bieżącym bez odpowiednich korekt.

Rozwiązanie: Analizować daty wykonania usługi, stosować konta rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów oraz prowadzić rejestr dokumentów po zamknięciu roku.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Profesjonalny księgowy w JST i jednostkach podległych

Brak aktualizacji polityki rachunkowości i instrukcji wewnętrznych

Błąd: Stosowanie instrukcji niezgodnych z aktualnymi przepisami oraz zasadami obowiązującymi w jednostce.

Rozwiązanie: Przegląd przynajmniej raz w roku, dostosowanie do nowych ustaw i rozporządzeń oraz konsultacje z audytorem wewnętrznym.

Nieprawidłowe ustalenie i wycena aktywów oraz zobowiązań

Błąd: Brak weryfikacji odpisów aktualizujących, pozostawianie nieściągalnych należności bez analizy.

Rozwiązanie: Coroczna analiza portfela należności, tworzenie odpisów aktualizujących, przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zamknięcie roku 2025 w jednostkach sektora finansów publicznych

Braki w dokumentacji księgowej

Błąd: Niekompletne opisy księgowe, brak podpisów, brak dowodów źródłowych.

Rozwiązanie: Wprowadzenie checklist dla każdego dokumentu, szkolenia pracowników i bieżąca kontrola wewnętrzna.

Aby uniknąć błędów, jednostki sektora finansów publicznych powinny wdrożyć dobre praktyki kontrolne, regularne przeglądy dokumentacji, a także stosować spójne procedury księgowe.

Zamknięcie roku 2025 - Pytania i odpowiedzi odnośnie sprawozdań finansowych

Co zrobić z dokumentami, które wpłyną po zamknięciu roku, ale dotyczą roku ubiegłego?

Ująć je na kontach RMK lub ująć w korekcie okresu, zgodnie z zasadą memoriału.

Jak prawidłowo kwalifikować wydatki przy nietypowych lub złożonych zakupach?

Konsultować klasyfikację z działem finansów, prawnym lub organem nadrzędnym; korzystać z interpretacji MF.

Jakie konta absolutnie muszą być uzgodnione przed sporządzeniem sprawozdań?

Konta zespołów 1, 2, 6, 7 oraz 8, a także konta rozrachunkowe i środki trwałe.

Jak upewnić się, że wszystkie dokumenty za rok podatkowy zostały dostarczone?

Prowadzić rejestr dokumentów, stosować przypomnienia do kontrahentów oraz wprowadzić obieg dokumentów z terminami granicznymi.

Jak ujmować koszty dotyczące przyszłego roku?

Poprzez konta RMK i zasady okresu, którego dotyczą koszty.

Jakie instrukcje muszą być zaktualizowane przed zamknięciem roku?

Polityka rachunkowości, instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna.

Jakie są najpoważniejsze ryzyka zamknięcia roku?

Błędy księgowe, niewłaściwe rozliczenie dotacji, niezgodność danych ze sprawozdaniami budżetowymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zamknięcie roku 2025 w jednostkach sektora finansów publicznych