Zasiłek macierzyński a wcześniejsze zwolnienie lekarskie – jak wyliczyć podstawę po długotrwałej niezdolności do pracy?

Jak wyliczyć podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego po długotrwałej niezdolności do pracy? Przeczytaj wpis i dowiedz się najważniejszych rzeczy w temacie zasiłek macierzyński a zwolnienie lekarskie.
Spis treści:
- Jaka ustawa reguluje kwestię zasiłku macierzyńskiego?
- Za ile dni przysługuje zasiłek macierzyński?
- Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego
- Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego - przykład
- Ustalanie podstawy zasiłku w przypadku zmiany etatu
- Ustalanie zasiłku w przypadku uzupełniającego urlopu macierzyńskiego
- Zasiłek macierzyński za urlop ojcowski i rodzicielski
Jaka ustawa reguluje kwestię zasiłku macierzyńskiego?
Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie chorobowy i macierzyństwa, która w dalszej części będzie nazywana ustawą zasiłkową, określa warunki jakie musi spełniać osoba ubezpieczona, aby nabyć prawo do świadczeń z tego ubezpieczenia. Wśród świadczeń wymienia się zasiłek macierzyński.
Chcesz dowiedzieć się więcej w temacie: zasiłek macierzyński a zwolnienie lekarskie?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Podstawa wymiaru zasiłków – kolejne zmiany przepisów i ich interpretacji przez ZUS
Za ile dni przysługuje zasiłek macierzyński?
Ten zasiłek, odmiennie niż w przypadku zasiłku chorobowego, nie wymaga posiadania tzw. okresu wyczekiwania. W zakresie długości trwania prawa do zasiłku macierzyńskiego nie znajdziemy odpowiedzi w ustawie zasiłkowej na pytanie: za ile dni przysługuje zasiłek macierzyński. W przypadku wszystkich pozostałych zasiłków, takich jak zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek wyrównawczy czy świadczenie rehabilitacyjne, ustawa zasiłkowa zakreśla maksymalny czas trwania prawa do tych świadczeń.
W przypadku zasiłku macierzyńskiego mamy ogólne sformułowanie, że ten zasiłek przysługuje za okres trwania urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego macierzyńskiego, rodzicielskiego i ojcowskiego. Tym samym ustawa zasiłkowa odsyła nas do przepisów Kodeksu pracy, który określa długość poszczególnych urlopów.
Podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego
Natomiast w przypadku ustalania podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego, bez względu za jaki rodzaj urlopu będzie ten zasiłek przysługiwał, stosować należy zasady takie same jak do innych zasiłków, a więc zasady określone, opisane i uregulowane w ustawie zasiłkowej.
Główna zasada ustalania podstawy wymiaru zasiłku to ustalenie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia tej osoby ubezpieczonej, za okres dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstaje prawo do zasiłku.
W przypadku zasiłku macierzyńskiego będzie to dzień:
- urodzenia dziecka,
- przyjęcia dziecka na wychowanie poprzez sądowe przysposobienie lub poprzez „niezawodową” rodzinę zastępczą (przy zachowanej granicy wieku dziecka),
- wskazany we wniosku o uzupełniający urlop macierzyński,
- wskazany we wniosku o urlop rodzicielski,
- wskazany we wniosku o urlop ojcowski.
Należy pamiętać, że ustawa zasiłkowa przewiduje odstępstwa od ustalania nowej podstawy wymiaru zasiłku. Dotyczy to dwóch sytuacji: gdy między zasiłkami, tego samego lub różnego rodzaju, nie ma przerwy lub gdy między tymi zasiłkami jest przerwa, ale krótsza niż miesiąc kalendarzowy. Należy prawidłowo interpretować pojęcie miesiąca kalendarzowego. Będziemy mieć do czynienia z przerwą miesiąca kalendarzowego, jeśli między pierwszym a ostatnim dniem tego konkretnego miesiąca nie będzie ani jednego dnia jakiegokolwiek zasiłku.
Z wyżej wskazaną zasadą spotykamy się w przypadku zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego. Urlop ten przysługuje od dnia porodu dziecka (z możliwością rozpoczęcia przed przewidywaną datą porodu), a najczęściej pracownice przed porodem przebywają długi czas na zasiłku chorobowym, przedstawiając pracodawcy zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy na druku ZLA z oznaczeniem literowym B. Oznacza to, że między zasiłkiem chorobowym a zasiłkiem macierzyńskim nie ma żadnej przerwy, co powoduje, że podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego stanowi podstawa wymiaru zasiłku chorobowego. Należy zwrócić uwagę na możliwość zaistnienia innej wysokości procentowej, ale tej samej podstawy wymiaru zasiłku. Zasiłek chorobowy przysługiwał w wysokości 100% podstawy, a zasiłek macierzyński może być nadal w wysokości 100% lub zamiennie w wysokości 81,5%. Uzależnione jest to od złożenia lub niezłożenia wniosku o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, oczywiście z wyłączeniem okresu dziewięciu tygodni przysługujących drugiemu rodzicowi.
Tym samym można użyć sformułowania, że obowiązuje zasada, zgodnie z którą podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego za urlop macierzyński jest równa podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, na którym pracownica była przed porodem.
Jednakże, jak prawie od każdej zasady zasiłkowej, tak i od tej zasady są odstępstwa spowodowane:
- zapisami regulaminu wynagrodzenia dotyczącymi jakiegoś konkretnego składnika wynagrodzenia,
- zmianą wymiaru czasu pracy (etatu).
Chcesz dowiedzieć się więcej w temacie: zasiłek macierzyński a zwolnienie lekarskie?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zasiłki związane z macierzyństwem i rodzicielstwem 2025r.
Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego - przykład
Sytuacja pierwsza (zapis w regulaminie) może spowodować konieczność przeliczenia starej podstawy wymiaru (tej podstawy zasiłku chorobowego), a nie dochodzi do wyliczania nowej podstawy. W sytuacji drugiej (zmiana etatu) konieczne jest ustalenie nowej podstawy wymiaru. Należy rozróżnić pojęcie przeliczania starej a wyliczanie nowej. Przeliczanie starej oznacza pozostanie w starych dwunastu miesiącach służących do wyliczenia przeciętnego wynagrodzenia, ale właśnie w tych starych dwunastu miesiącach dokonujemy przeliczenia polegającego na doliczeniu lub odjęcia jakiegoś składnika wynagrodzenia. Natomiast wyliczenie nowej podstawy polega na ponownym jej ustaleniu z nowego okresy dwunastu miesięcy lub mniejszej liczby miesięcy.
Szczegóły sytuacji pierwszej (przeliczenie starej podstawy) przedstawię na konkretnym przykładzie:
Pracownica od 4 listopada 2024 r. aż do dnia porodu przebywała na ZLA z kodem B. Pracownica ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w stałej wysokości, premii regulaminowej zmniejszanej proporcjonalnie za dni usprawiedliwionych nieobecności oraz do dodatku stażowego, do którego zachowuje prawo w okresie nieobecności spowodowanych niezdolnością do pracy i opieki na dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Ponadto pracownica ma prawo do nagrody rocznej, która jest pomniejszana proporcjonalnie za wszystkie usprawiedliwione nieobecności. W dniu 10 lipca 2025 r. pracownica urodziła dziecko.
W powyższej sytuacji nie wolno ustalać nowej podstawy wymiaru dla zasiłku macierzyńskiego, tylko należy przeliczyć „starą” podstawę zasiłku chorobowego. Podstawa zasiłku chorobowego została obliczona z okresu od XI/2023 do X/2024. Do wynagrodzenia za poszczególne miesiące pracodawca nie przyjął dodatku stażowego, ponieważ według obowiązujących u tego pracodawcy przepisów płacowych, pracownica zachowuje prawo do dodatku stażowego w okresie nieobecności spowodowanych niezdolnością do pracy. Do ustalonego przeciętnego wynagrodzenia, bez uwzględnienia dodatku stażowego, pracodawca dodał 1/12 nagrody rocznej za rok 2023. Według tak ustalonej podstawy został wypłacony zasiłek chorobowy do 9 lipca 2025 r.
Od dnia porodu to jest od 10 lipca 2025 r., po przedłożeniu odpisu aktu urodzenia, pracodawca udzielił urlop macierzyński, za który przysługuje zasiłek macierzyński. Podstawa tego zasiłku to podstawa zasiłku chorobowego, ale po przeliczeniu. Powodem przeliczenia jest treść regulaminu wynagrodzenia/przepisów płacowych, że dodatek stażowy nie przysługuje pracownicy w czasie nieobecności spowodowanej inną przyczyną niż niezdolność do pracy lub opieka. A więc począwszy od 10 lipca 2025 r. pracodawca nie będzie wypłacał obok zasiłku dodatku stażowego, co oznacza, że ten dodatek powinien zostać włączony do podstawy wymiaru zasiłku. Należy wrócić do wynagrodzeń za okres od XI/2023 do X/2024 i do każdego miesiąca doliczyć dodatek stażowy, w takiej wysokości w jakiej był wypłacony za poszczególne miesiące. Nie ma znaczenia, że w dniu porodu miała już prawo do wyższego dodatku stażowego np. z powodu upływu kolejnego roku zatrudnienia. Przy takim przeliczaniu nie wolno zamieniać nagrody za rok 2023 na nagrodę za rok 2024 r. Nową nagrodę za kolejny rok bralibyśmy do podstawy, gdybyśmy wyliczali nową podstawę, a my przeliczamy starą, wyłącznie z powodu dodatku stażowego, który zaczyna wchodzić do podstawy zasiłku.
Takie przeliczenie powoduje, że podstawa zasiłku macierzyńskiego będzie wyższa niż podstawa zasiłku chorobowego, ale jest to konsekwencją zaprzestania wypłaty dla pracownicy dodatku stażowego obok zasiłku.
Sytuacja uległa by zmianie gdyby w okresie przed zasiłkiem macierzyńskim albo najpóźniej w miesiącu lipcu 2025 r., a więc w miesiącu powstania prawa do zasiłku macierzyńskiego nastąpiła zmiany wymiaru czasu pracy. Zmiana wymiaru czasu powoduje konieczność ustalenia nowej podstawy wymiaru, z wynagrodzenia za okres pełnych miesięcy po zmianie etatu.
Ustalanie podstawy zasiłku w przypadku zmiany etatu
Do opisanej wyżej sytuacji faktycznej dołóżmy nową okoliczność, że od 1 stycznia 2025 r. nastąpiła zmiana etatu. Ktoś powie, że nie można zmieniać etatu w czasie niezdolności do pracy, ale przecież zmianę podpisano jeszcze w październiku przed niezdolnością do pracy, ale z datą zmiany obowiązującą od 1 stycznia 2025 r. Taka zmiana etatu nie będzie miała wpływu na podstawę zasiłku chorobowego, ponieważ ta zmiana nastąpiła po upływie miesiąca, w którym powstało prawo do wynagrodzenia chorobowego/zasiłku chorobowego. To prawo powstało w XI/2024 a zmiana etatu w I/2025 r. Tak więc do 9 lipca 2025 r. zasiłek chorobowy będzie wypłacany według podstawy obliczonej z okresu od XI/23 do X/2024, powiększonej o 1/12 nagrody za rok 2023 (wszystko według „starego” etatu).
Natomiast podstawę zasiłku macierzyńskiego należy obliczyć na nowo, ponieważ zmiana etatu miała miejsce zanim upłynął miesiąc, w którym prawo do tego zasiłku powstało. Nowa podstawa to wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku macierzyńskiego, oczywiście po uzupełnieniu. Oznacza to, że podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie jakie by otrzymała za VII/2025 r. w tym nowym wymiarze czasu pracy, plus premia za VII/2025 r. w nowym wymiarze czasu pracy i plus dodatek stażowy za VII/2025 r. w nowym wymiarze czasu pracy. I do tego należy doliczyć 1/12 nagrody za rok 2024, ale po przeliczeniu jej wysokości do dzisiejszego (lipcowego) etatu. Nagrodę roczną przeliczamy mnożąc jej pełną wysokość przez współczynnik, który wylicza się dzieląc dzisiejszy etat przez zeszłoroczny etat.
Podsumowując, wyliczenie podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego za urlop macierzyński należy stwierdzić, że praktycznie tylko w przypadku zmiany etatu ustalamy ją na nowo, a w pozostałych sytuacjach korzystamy z podstawy wymiaru ustalonej do zasiłku chorobowego, która może w pewnych sytuacjach wymagać przeliczenia.
Ustalanie zasiłku w przypadku uzupełniającego urlopu macierzyńskiego
W przypadku uzupełniającego urlopu macierzyńskiego nie może zaistnieć sytuacja, że będzie zasiłek macierzyński po długotrwałej niezdolności do pracy, ponieważ ten urlop przysługuje w określonych sytuacjach, ale musi być wykorzystany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Tym samym pracownica jest cały czas na zasiłku macierzyńskim, tylko pierwsze 20 tygodni był to zasiłek za urlop macierzyński, po którym będzie zasiłek macierzyński za uzupełniający urlop macierzyński. Nie będzie tu żadnej okoliczności powodującej przeliczenie podstawy albo wyliczenie nowej, ponieważ mamy do czynienia z tym samym rodzajem zasiłku. Dokładnie tak samo będzie jeśli pracownica przejdzie na urlop rodzicielski bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub uzupełniającym macierzyńskim.
Zasiłek macierzyński za urlop ojcowski i rodzicielski
Nieco inaczej wygląda sytuacja zasiłku macierzyńskiego za urlop ojcowski i za urlop rodzicielski, który nie będzie wykorzystywany bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. W przypadku urlopu rodzicielskiego pracownicy – rodzice mają czas na wykorzystanie tego urlopu w maksymalnie pięciu częściach, aż do końca roku, w którym dziecko kończy 6 lat. Oznacza to, że może być sytuacja, że przed zasiłkiem macierzyńskim była długotrwała niezdolność do pracy.
Jeśli urlop rodzicielski był bezpośrednio po niezdolności do pracy lub po przerwie krótszej niż jeden miesiąc kalendarzowy, to wówczas mamy sytuację identyczną jak w przypadku urlopu macierzyńskiego, co już dokładnie opisałem.
Odmienna będzie sytuacja, gdy przerwa między zasiłkiem chorobowym a zasiłkiem macierzyńskim będzie wynosiła co najmniej miesiąc kalendarzowy. Wówczas należy wyliczyć nowa podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego z dwunastu miesięcy poprzedzających, w których będą również miesiące z zasiłkiem chorobowym.
W takiej sytuacji należy uwzględnić jeszcze jedną zasadę. Z dwunastu miesięcy, służących do wyliczenia przeciętnego wynagrodzenia, należy wyeliminować takie miesiące, w których pracownik z powodów usprawiedliwionych nie przepracował co najmniej połowy obowiązującego go czasu pracy. Tak więc takie miesiące, w których była ta długotrwała niezdolność do pracy, należy usunąć i liczyć przeciętne wynagrodzenie z pozostałych np. siedmiu miesięcy, ponieważ pięć miesięcy zostało „wyrzucone”. Jeśli w którymś z miesięcy przepracował co najmniej połowę czasu pracy, to taki miesiąc pozostawiamy i podlega on uzupełnieniu. Jednak to uzupełnienie niekoniecznie będzie dotyczyło wszystkich składników wynagrodzenia, ale to jest już temat na inny artykuł.
Chcesz dowiedzieć się więcej w temacie: zasiłek macierzyński a zwolnienie lekarskie?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zasiłki od A do Z - kompendium wiedzy w 2025 roku