Zmiany w ZFŚS od 27 stycznia 2026 roku – co warto wiedzieć?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) od lat stanowi jeden z kluczowych instrumentów realizacji polityki socjalnej w zakładach pracy. Jego funkcjonowanie reguluje przede wszystkim ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która określa zasady tworzenia funduszu, gospodarowania środkami oraz kryteria przyznawania świadczeń. W ostatnim czasie ustawodawca wprowadził istotne zmiany mające na celu doprecyzowanie zasad wydatkowania środków, zwiększenie transparentności oraz ograniczenie ryzyka nieprawidłowości podczas kontroli.

Nowelizacja przepisów dotyczących ZFŚS wymaga od pracodawców ponownej analizy obowiązujących regulaminów, procedur przyznawania świadczeń oraz sposobu dokumentowania sytuacji socjalnej pracowników. W niniejszym artykule omówione zostaną najważniejsze zmiany, ich praktyczne konsekwencje oraz działania, które powinny zostać podjęte w celu zapewnienia zgodności z nowymi regulacjami.

Spis treści:

• ZFŚS – istota i cel funkcjonowania Funduszu Świadczeń Socjalnych
• Zmiany – nowelizacja ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
• Zmiana zasad reprezentacji pracowników
• Nowe formy komunikacji z załogą pracowniczą i dokumentacji
• Uzgadnianie przez pracodawcę regulaminu ZFŚS z pracownikami
• Podsumowanie zmian w ZFŚS od 2026 roku

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w praktyce w 2026 roku oraz nowy wzór regulaminu ZFŚS - jak stworzyć dokument zgodnie z prawem i praktyczny w użyciu?

ZFŚS – istota i cel funkcjonowania Funduszu Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzony jest przez pracodawców zatrudniających co do zasady co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (chyba że postanowienia układu zbiorowego pracy stanowią inaczej). Jego celem jest finansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych, w szczególności:

• pracowników,
• emerytów i rencistów – byłych pracowników,
• członków rodzin pracowników,
• innych osób, którym pracodawca przyznał takie prawo w regulaminie.

Kluczową zasadą funkcjonowania funduszu jest tzw. kryterium socjalne – wysokość świadczeń musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. To właśnie ten element był przedmiotem licznych kontroli i sporów interpretacyjnych, co stało się jednym z impulsów do nowelizacji przepisów.

Więcej o ZFŚS dowiesz się z poniższych wpisów

Więcej o terminach wypłaty ekwiwalentu za urlop, wysokości odpisu na fundusz oraz kwestiach opisanych w Dzienniku Ustaw i Kodeksie Pracy oraz ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych dowiesz się tutaj: Świadczenia z ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych) – komu i jakie przysługują?

Zmiany – nowelizacja ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują istotne zmiany w przepisach regulujących funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Nowelizacja ustawy o ZFŚS oraz wybranych przepisów Kodeksu pracy ma na celu zwiększenie przejrzystości procedur, wzmocnienie reprezentacji pracowników oraz uporządkowanie zasad współpracy między pracodawcą a stroną społeczną w sprawach dotyczących funduszu.

Zmiana zasad reprezentacji pracowników

Nowe przepisy wprowadzają zmianę dotyczącą reprezentacji pracowników w sprawach ZFŚS tam, gdzie nie działają zakładowe organizacje związkowe, porozumienia i uzgodnienia dotyczące funduszu musi zawierać pracodawca z co najmniej dwoma przedstawicielami wybranymi przez załogę. Dotychczas w takich sytuacjach wystarczała jedna osoba.

Uwaga!

Jeśli w firmie nie ma związku zawodowego i do tej pory uzgadniano regulamin ZFŚS z jedną osobą-reprezentantem pracowników, od stycznia 2026 taka umowa jest nieważna konieczne jest wybranie dwóch przedstawicieli i ponowne uzgodnienie dokumentów.

Nowe formy komunikacji z załogą pracowniczą i dokumentacji

Nowelizacja znosi obowiązek wyłącznie tradycyjnej formy pisemnej dla wybranych czynności związanych z funduszem i ułatwia prowadzenie procedur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. To ma uprościć m.in. uzgadnianie regulaminów, składanie wniosków i komunikację z reprezentantami pracowników.

Uzgadnianie przez pracodawcę regulaminu ZFŚS z pracownikami

Kodeks pracy został doprecyzowany w taki sposób, że obowiązek uzgadniania zasad funkcjonowania funduszu z pracownikami ma teraz charakter bardziej formalny i przejrzysty, nie tylko przy tworzeniu nowego regulaminu, ale także przy wszelkich jego zmianach.

Podsumowanie zmian w ZFŚS od 2026 roku

Zmiany przepisów o ZFŚS, które obowiązują od 27 stycznia 2026 r., są przede wszystkim skierowane na:

• lepsze reprezentowanie pracowników w sprawach funduszu przez większą liczbę wybranych przedstawicieli,
• większą przejrzystość i formalizację procedur wewnętrznych,
• łatwiejsze stosowanie dokumentacji elektronicznej przy uzgadnianiu i komunikacji.

Zmiany te mają przede wszystkim usprawnić procesy decyzyjne, ograniczyć ryzyko błędów formalnych i zwiększyć udział pracowników w kształtowaniu zasad korzystania ze środków socjalnych.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w praktyce w 2026 roku oraz nowy wzór regulaminu ZFŚS - jak stworzyć dokument zgodnie z prawem i praktyczny w użyciu?

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czy brak wyboru dwóch przedstawicieli pracowników w firmie bez związków zawodowych może podważyć ważność regulaminu ZFŚS?

Tak. Od 27 stycznia 2026 r. w zakładach pracy, w których nie działają związki zawodowe, uzgodnienia dotyczące ZFŚS w tym przyjęcie lub zmiana regulaminu wymagają współpracy z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników wybranymi w przyjętym trybie. Jeżeli regulamin został uzgodniony z jedną osobą lub bez zachowania prawidłowej procedury wyboru przedstawicieli, może to skutkować zakwestionowaniem jego ważności podczas kontroli.

Jakie ryzyka najczęściej pojawiają się w praktyce po nowelizacji przepisów o ZFŚS?

Największe ryzyko dotyczy błędów formalnych – niewłaściwego trybu konsultacji regulaminu, nieprawidłowego wyboru przedstawicieli pracowników, a także braku aktualizacji zapisów regulaminowych do nowych wymogów

Czy w związku z nowelizacją obowiązek konsultowania regulaminu ZFŚS dotyczy także aktualizacji istniejącego regulaminu, a jeśli tak – w jakim trybie?

Tak. Obowiązek konsultacyjny obejmuje nie tylko przyjęcie nowego regulaminu ZFŚS, ale również każdą jego zmianę. Aktualizacja regulaminu niezależnie od zakresu modyfikacji powinna zostać uzgodniona ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku z co najmniej dwoma przedstawicielami pracowników wybranymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Zmiany nie mogą być wprowadzane jednostronnie. Procedura powinna obejmować przedstawienie projektu zmian, umożliwienie zajęcia stanowiska przez stronę pracowniczą oraz formalne potwierdzenie uzgodnienia treści regulaminu.

Jakie elementy regulaminu ZFŚS powinny zostać zaktualizowane w związku ze zmianami, by zapewnić zgodność z nowymi przepisami?

W pierwszej kolejności należy zweryfikować zapisy dotyczące trybu uzgadniania regulaminu oraz reprezentacji pracowników – powinny one uwzględniać wymóg współpracy z dwoma przedstawicielami w przypadku braku związków zawodowych.

Ponadto warto zaktualizować:

• procedurę wyboru przedstawicieli pracowników,
• zasady dokonywania uzgodnień w formie elektronicznej,
• sposób dokumentowania decyzji dotyczących przyznawania świadczeń,
• procedurę składania wniosków i oświadczeń (w tym w wersji elektronicznej),
• postanowienia dotyczące archiwizacji dokumentów i ochrony danych osobowych.

Kompleksowa aktualizacja regulaminu pozwoli ograniczyć ryzyko zakwestionowania jego zapisów oraz zapewni zgodność z nowymi regulacjami obowiązującymi od 2026 roku.