Teczka osobowa pracownika: Szkolenie z obowiązków pracodawcy

Cena szkolenia: 429 zł / os. + VAT

Szkolenie online prowadzone na żywo

Cena szkolenia:

429 zł / os. + VAT

Faktura wystawiana jest w dniu szkolenia
z 7-dniowym terminem płatności.

Szkolenie opłacone w 70% lub w całości ze środków publicznych jest zwolnione z podatku VAT.

Wzory dokumentów, które otrzymasz w ramach szkolenia:

wniosek pracownika o objęcie go ruchomym czasem pracy
wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do elastycznej organizacji pracy
wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
wniosek o udzielenie dodatkowych dni wolnych
wniosek o zmianę formy zatrudnienia
wniosek o zastosowanie systemu pracy weekendowej
wniosek o udzielenie urlopu opiekuńczego
informacja do umowy o warunkach zatrudnienia
wniosek o rozwiązanie umowy o pracę
wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do elastycznej organizacji pracy
wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy
polecenie pracy zdalnej
wniosek o uzgodnienia dotyczące wykonywania pracy zdalnej
świadectwo pracy
wniosek o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej
umowa powierzenia danych osobowych
powierzenie pracownikowi innej pracy
porozumienie w sprawie stosowania ruchomego czasu pracy
skierowanie na badania lekarskie
oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i zagrożeniami na stanowisku pracy
oświadczenie o zastosowaniu monitoringu w miejscu pracy
klauzula informacyjna RODO
ewidencja godzin wykonywania umowy zlecenia
deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK
porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w trakcie kolejnego zatrudnienia
kwestionariusz osobowy dla pracownika

Dla kogo jest to szkolenie

Szkolenia z prowadzenia dokumentacji kadrowej są przeznaczone dla pracowników działów kadr, HR, oraz osób odpowiedzialnych za administrowanie dokumentacją pracowniczą w firmach, oraz jednostkach administracji publicznej. Skorzystają z nich także przedsiębiorcy, którzy samodzielnie zajmują się prowadzeniem akt osobowych swoich pracowników. Programy te są idealne dla tych, którzy chcą poznać aktualne przepisy obowiązujące w 2025 roku, w tym wymagania wynikające z przepisów ochrony danych osobowych, oraz chcą unikać błędów, które mogą zostać wykryte podczas kontroli państwowej inspekcji pracy. Szkolenia te są również wartościowe dla osób chcących zrozumieć, jak w praktyce stosować wzory dokumentów i procedury wynikające z przepisów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Prowadzący

Kalina Kaczmarek

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały […]

Czego się nauczysz?

jakich dokumentów można zażądać od kandydata do pracy oraz jak przestrzegać zasad ochrony danych osobowych podczas rekrutacji,
jakie są zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej
jak prowadzić akta osobowe pracownika w przypadku jego ponownego zatrudnienia
w jaki sposób prowadzić teczkę osobową pracownika w przypadku zatrudnienie obecnego pracownika na drugą umowę o pracę,
czy można przechowywać kopię dowodu osobistego w aktach osobowych?
gdzie należy umieścić skierowania i orzeczenia lekarskie
gdzie powinna znaleźć się kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
jak postąpić z dokumentacją pracowniczą w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika podczas 50-letniego okresem przechowywania dokumentacji
w jakich sytuacjach istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
jakie obowiązki ma pracodawca w przypadku przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną
w jaki sposób układać dokumenty, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową
jakie dokumenty dotyczące czasu pracy przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
jak stworzyć zgodną z przepisami informację o warunkach zatrudnienia

Program szkolenia

1. Jakich dokumentów/danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy:

Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska uodo i ministerstwa pracy),
Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne przed czy po podpisaniu umowy o pracę
Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
Kiedy można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
Czy w aktach osobowych przechowujemy CV?
Czy można przechowywać dokumenty nadesłane przez kandydata po zakończonym okresie rekrutacyjnym?
Co z dokumentami nadesłanymi do pracodawcy przez kandydata w przypadku kiedy nie prowadzimy rekrutacji?

2. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:

Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko mrpips i uodo),
Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika
Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia
Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO
Przesłanki zgodnie z RODO legalnego przetwarzania danych pracownika w tym wrażliwych np. orzeczenie o niepełnosprawności?

3. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami:

Akta osobowe – forma prowadzenia papierowa czy elektroniczna
Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
Kidy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały ?
Osoby uprawnione do odbioru dokumentacji pracowniczej , kopii lub oryginału dokumentów?
Terminu ustawowe odbioru dokumentacji pracowniczej?
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych

4. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych – nowe dokumenty w części E:

Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części a czy b akt osobowych pracownika
Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
W której części akt osobowych należy przechowywać – dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 lub 8 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania.
Stanowisko ministerstwa w sprawie przechowywania PIT w aktach osobowych
Umowy o pracę pracownika po nowelizacji przepisów w 2023 roku

5. Dokumenty gromadzone w części c akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:

Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów
Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy)

6. Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko mrpips), w tym:

Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową w roku nienagannej pracy
Obowiązek numeracja części D akt osobowych

7. Nowa część E akt osobowych:

Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?

8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:

wnioski urlopowe gdzie je przechowywać
czy mogą być przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej
jak długo przechowujemy wnioski urlopowe
zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca
zasady udzielania urlopu dodatkowego
wniosek urlopowy o urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny – gdzie i jak długo przechowujemy
dokumentacja dotycząca rejestrowania czasu pracy
czy muszą być listy obecności
jak długo należy przechowywać listę obecności – stanowisko ministerstwa
jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy
co rejestrujemy w ewidencji czasu pracy
praktyczne aspekty ewidencji czasu pracy
jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
czy dla każdego pracownika musimy prowadzić ewidencję czasu pracy
jak długo przechowujemy grafiki harmonogramy czasu pracy

9. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:

O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej, czy elektronicznej i na jakich zasadach?
Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia, czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?

10. Nowe nieobecności pracownicze

urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego
Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika

Co o naszych szkoleniach mówią inni

Wspaniałe szkolenie. Uporządkowało nam wiedzę, jaką mieliśmy oraz w sposób przystępny i szczegółowy przedstawiło nowe zagadnienia, polecamy. Rzetelnie i profesjonalnie. Katarzyna Komorowska

Świetne wykłady, rewelacyjni prowadzący. Tematy które zdawały się trudne, wykładowcy potrafią analitycznie wyłożyć. Opłaca się słychać nawet banalnych tematów, gdyż nawet nimi prowadzący potrafią zachęcić do utrwalenia wiedzy. Najlepsze są dostępności nagrania gdyż nie mogę słuchac w godzinach pracy. Serdecznie dziękuję za to że jesteście. Beata Kwiecińska

Następne kroki

Wyślij zgłoszenie

W ciągu 24h otrzymasz potwierdzenie zapisania na szkolenie

Dzień przed szkoleniem otrzymasz link do platformy

W dniu szkolenia otrzymasz materiały, certyfikat i fakturę