Kontrola PIP w zakładzie pracy – jak przygotować się do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Przebieg kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zwykle budzi u przedsiębiorców wiele silnych emocji. Warto jednak pamiętać, że do kontroli PIP można się odpowiednio przygotować. Przygotowanie dokumentów, zapoznanie się ze swoimi prawami, jak i obowiązkami oraz porządek w miejscu pracy pozwoli usprawnić pracę kontrolerów oraz zmniejszyć ilość stresu. Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej o tym, jak przebiega kontrola PIP (kontrola Państwowej Inspekcji Pracy).

Spis treści:

• Co najczęściej kontroluje inspektor PIP? Co podlega kontroli PIP w ramach bezpieczeństwa i higieny pracy?
• Jakie dokumenty przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?
• Jak długo trwa kontrola PIP?
• Kontrola PIP – kary i konsekwencje
• Czy PIP może dokonać kontroli zakładu pracy bez donosu?
• Czy PIP może przyjść bez zapowiedzi?
• Jak szybko reaguje inspekcja pracy?
• Jak przebiega kontrola PIP - uprawnienia inspektora pracy. Co należy zapewnić inspektorowi pracy?
• Jak przygotować się do kontroli PIP według ustawy o PIP?

Co najczęściej kontroluje inspektor PIP? Co podlega kontroli PIP w ramach bezpieczeństwa i higieny pracy?

Celem kontroli PIP jest weryfikacja działań przedsiębiorcy. Podczas wnikliwego dochodzenia, kontroler ocenia legalność działań pracodawcy oraz to, czy przedsiębiorstwo funkcjonuje prawidłowo. Kontrola PIP może odbyć się zarówno u pracodawców, czyli osób zatrudniających pracowników oraz przedsiębiorców, którzy delegują pracę osobom fizycznym.

Gdzie odbywa się praca inspektora pracy?

Warto podkreślić, że kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może odbywać się w siedzibie kontrolowanej firmy, w podległych jednostkach – mowa tutaj o filiach, oddziałach oraz miejscach, w których pracę wykonują osoby zatrudnione, a także w miejscu przechowywania dokumentów kadrowych i finansowych. 

• Kontroler wnikliwie analizuje wszelkie aspekty prawa pracy.
• Zadaniem kontrolera jest dokładna analiza aspektów związanych z BHP.  Kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, które w szczególności mogą zainteresować pracownika PIP to m.in. kwestie związane z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi, szkoleniami BHP, badaniami profilaktycznymi, warunkami w miejscu pracy.
• Pracownik PIP dokonuje również pomiaru oceny ryzyka zawodowego, które związane jest z wykonywaną pracą.
• Upoważniony kontroler weryfikuje warunki panujące w miejscu pracy, a także sprawdza dostępne wyposażenie oraz dostęp do środków ochrony indywidualnej, odzieży roboczej i obuwia roboczego.
• Pracownik Państwowej Inspekcji Pracy kontroluje również legalność zatrudnienia, wysokość wynagrodzeń i innych świadczeń, które wynikają ze stosunku pracy.
• Podczas kontroli, osoba uprawniona dokładnie zapoznaje się z czasem pracy zatrudnionych w przedsiębiorstwie osób. Kontroler weryfikuje ilość godzin nadliczbowych, pracy w niedzielę i święta, pracy w godzinach nocnych oraz sprawdza sposób ich rozliczania i wynagradzania.
• Kontroler PIP przygląda się również kwestiom związanym z urlopami.
• Państwowa Inspekcja Pracy starannie sprawdza również, czy przepisy BHP są przestrzegane również w stosunku do pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Kontroler weryfikuje również, czy wynagrodzenie tych pracowników nie jest niższe niż minimalna stawka godzinowa.
• Do zadań kontrolera należy również weryfikacja, czy środki nadzorcze, które wynikały z poprzedniej kontroli, zostały zrealizowane.

Do kompetencji kontrolerów z ramienia PIP należy również weryfikacja poprawności opłacania składek na Fundusz Pracy i PPK, weryfikacja zatrudnienia osób młodocianych i osób z niepełnosprawnością oraz dostęp do uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem. 

Państwowa Inspekcja Pracy, również kontroluje umowy cywilnoprawne względem poprawności, cech umowy o pracę i minimalnej stawki godzinowej.

Jakie dokumenty przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Podczas przeprowadzania kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie inspektorowi odpowiednich warunków do przeprowadzenia inspekcji. Jednak co to oznacza w praktyce? Przedsiębiorca zobowiązany jest niezwłocznie dostarczać pracownikowi PIP wymaganych dokumentów i materiałów. Co więcej, powinien on również jak najszybciej i terminowo udzielać wyjaśnień lub niezbędnych informacji w sposób pisemny lub ustny. Aby kontrola przebiegała sprawnie i bez zakłóceń, niezbędne może okazać się również udostępnienie osobnego pomieszczenia dla inspektora PIP. 

Czy inspekcja pracy sprawdza listy obecności pracowników zakładu pracy?

Przed rozpoczęciem kontroli PIP warto zweryfikować posiadane dokumenty. Szczególnie należy zwrócić uwagę na to, czy są one kompletne oraz ułożone w logiczny sposób. Kolejną kluczową kwestią, która z pewnością będzie wnikliwie analizowana podczas kontroli jest weryfikacja umów oraz analiza legalności zatrudnienia pracowników.

Kontrola PIP - sakie dokumenty sprawdza inspektor pracy podczas kontroli?

Do najważniejszych dokumentów, które sprawdzane są podczas kontroli PIP zalicza się m.in.:

• umowy o pracę,
• dokumenty potwierdzające ewidencję czasu pracy,
• protokoły BHP oraz dokumenty potwierdzające odbycie wymaganych szkoleń BHP,
• zaświadczenia o szkoleniach pracowników,
• listy płac i dokumentów związanych z wynagrodzeniem pracowników,
• dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń społecznych,
• dokumenty związane z urlopami pracowników,
• regulaminy pracy,
• akta osobowe pracowników,
• dokumentację techniczną.

Co musi wiedzieć pracownik kadrowy?

Chcesz przygotować się na kontrolę lub poszerzyć wiedzę w zakresie kadr? Poznaj program szkolenia kadrowego: Kompendium wiedzy kadrowego. Kliknij grafikę poniżej i sprawdź szczegóły.

Jak długo trwa kontrola PIP?

Długość kontroli Państwowej Inspekcji Pracy określają przepisy. Art. 55 Ustawy prawo przedsiębiorców mówi, że czas trwania wszelkich kontroli w roku kalendarzowym maksymalnie wynosić może:

• 12 dni roboczych w przypadku mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych w przypadku małych przedsiębiorców,
• 24 dni robocze w przypadku średnich przedsiębiorców,
• 24 dni robocze w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

Przepis ten zawiera jednak szereg wyjątków, które spowodować mogą, że kontrola może trwać dłużej. Sytuacja ta może mieć miejsce, gdy w przedsiębiorstwie nie są przestrzegane przepisy BHP, a przeprowadzana kontrola jest następstwem zagrożenia życia lub zdrowia. 

Kontrola PIP – kary i konsekwencje

Inspektor pracy podczas kontroli analizuje czy przedsiębiorstwo działa w sposób legalny. Państwowa Inspekcja Pracy ukarać może m.in. za:

• łamanie praw pracowników,
• nieprawidłowe warunki pracy,
• zawarcie niewłaściwego rodzaju umowy,
• brak wymaganych badań lekarskich,
• wykrycie uchybień i nieprawidłowości.

Wszelkie nieprawidłowości wykryte podczas inspekcji inspektora pracy dokładnie opisane zostaną w protokole, który sporządzany jest na zakończenie kontroli. Prawidłowo sporządzony protokół zawiera m.in. dane osoby przeprowadzającej kontrolę z ramienia PIP, dokładny opis zauważonych naruszeń i nieprawidłowości oraz wskazany termin kontroli.

W przypadku prawidłowego przebiegu kontroli, czyli w sytuacji, gdy inspektor nie wykrył żadnych nieprawidłowości, należy sporządzić notatkę z przebiegu inspekcji. 

Po zakończonych działaniach kontrolnych inspektor wydaje decyzję – w formie ustnej lub pisemnej lub wystąpienie. Przedsiębiorca ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu sporządzonego w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli nie zgadza się z ustaleniami inspektora. Dokument ten należy złożyć w oddziale PIP w terminie 7 dni od momentu spisania protokołu. 

Jakie kary może dać inspekcja pracy w świetle przepisów prawa pracy?

W wyniku wykrycia uchybień i nieprawidłowości w danym przedsiębiorstwie Państwowa Inspekcja Pracy m.in. może:

• nałożyć mandat w wysokości 1000-2000 zł,
• w przypadku popełnienia podobnego wykroczenia w ciągu okresu dwóch lat od ostatniego uchybienia może nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł,
• nałożyć grzywnę w wysokości 1000-30 000 zł,
• nakazać usunięcie wykrytych uchybień w podanym terminie,
• nakazać wstrzymanie prac lub prowadzenia działalności,
• nakazać wykonanie określonych badań i pomiarów,
• skierować wniosek do sądu karnego o ukaranie winnych.

Jak uchronić się przed karami?

Przygotuj się na zmiany, które wejdą w życie w 2025 roku. Poznaj program szkolenia kadrowego "Pracownik od zatrudnienia do zwolnienia". Kliknij grafikę poniżej i sprawdź szczegóły.

Czy PIP może dokonać kontroli zakładu pracy bez donosu?

Państwowa Inspekcja Pracy najczęściej kontroluje firmy, które zostały zgłoszone w formie donosu. Skargę na działalność przedsiębiorstwa złożyć mogą obecni lub byli pracownicy, którzy doświadczyli lub zauważyli nieprawidłowości. Najczęściej jest to zwlekanie z wypłatą wynagrodzenia, praca w godzinach nadliczbowych bez wypłaty wynagrodzenia lub doświadczenie innych nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy. 

Należy jednak pamiętać, że kontrola PIP może odbywać się nie tylko w wyniku donosu, ale i bez złożonych skarg. Inspektorzy PIP mogą przeprowadzić kontrolę w losowych przedsiębiorstwach, aby sprawdzić, czy przepisy prawa pracy są odpowiednio przestrzegane. Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje również przedsiębiorstwa, w których wykazano wysoki współczynnik niebezpieczeństwa ryzyka zawodowego. 

Należy mieć jednak na uwadze, że kontroler nie może ujawniać informacji na temat tego, czy prowadzone postępowanie jest wynikiem złożonej skargi przez pracownika. Dokonać tego można jedynie w przypadku, w którym osoba składająca donos wyrazi na to zgodę. 

Czy PIP może przyjść bez zapowiedzi?

Należy podkreślić, że inspektorzy PIP mają uprawnienia do przeprowadzania kontroli bez wcześniejszej zapowiedzi. Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy odbywać się może o każdej porze dnia i nocy. 

Inspektor może jednak powiadomić pracodawcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli w danym przedsiębiorstwie. Dokonać może tego telefonicznie, pisemnie lub mailowo. Jednak o sposobie przeprowadzania kontroli, zawiadomieniu przedsiębiorcy oraz terminie kontroli decyduje inspektor PIP, który przede wszystkim bierze pod uwagę cel prowadzonego postępowania.

Jak szybko reaguje inspekcja pracy?

Na stronie Państwowej Inspekcji Pracy znaleźć możemy informację wskazującą, że skargi złożone przez pracowników rozpatrywane są w terminie jednego miesiąca od chwili wpłynięcia donosu. Należy podkreślić jednak, że rozpatrzenie skargi nie jest tożsame z rozpoczęciem czynności kontrolnych. Jeżeli w wyniku opisanej w dokumencie sytuacji inspektor pracy stwierdzi, że rozpoczęcie czynności kontrolnych w danym przedsiębiorstwie jest konieczne, osoba składająca skargę zostanie o tym powiadomiona pisemnie. 

Jak przebiega kontrola PIP - uprawnienia inspektora pracy. Co należy zapewnić inspektorowi pracy?

Kontrola Państwowej Inspekcji pracy przebiegać powinna zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zgodnie z nimi inspektor podczas przeprowadzania postępowania posiada liczne uprawnienia takie jak:

• możliwość swobodnego wejścia na teren przedsiębiorstwa w trakcie kontroli,
• możliwość przeprowadzenia oględzin pomieszczeń, obiektów, stanowisk pracy, czy przebiegu procesów technologicznych,
• żądanie dostarczenia dokumentacji oraz niezbędnych informacji, które przekazane mogą zostać ustnie lub pisemnie,
• wgląd do dokumentacji przedsiębiorstwa,
• wgląd do akt pracowniczych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy,
• nałożenie na pracodawcę obowiązku sporządzenia określonych zestawień i obliczeń,
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów,
• weryfikowania tożsamości osób wykonujących pracę i przebywających na terenie zakładu pracy,
• wykonywania niezbędnych odpisów.

Inspektor pracy, który dokonuje kontroli posiada również pewne obowiązki. Przed rozpoczęciem kontroli musi okazać legitymację służbową. W trakcie przeprowadzania czynności, urzędnik PIP zobowiązany jest do współpracy ze związkami zawodowymi, radami pracowników, społeczną inspekcją pracy oraz organami samorządu załogi, a także do przestrzegania przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych i przepisów o ochronie informacji niejawnych. 

Po zakończeniu kontroli inspektor pracy tworzy dokument – protokół z czynności kontrolnych. Jeżeli przedsiębiorca nie zgadza się z treścią protokołu i wykrytymi nieprawidłowościami, ma prawo do zgłoszenia zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia sporządzenia protokołu.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy - do ilu lat wstecz?

Kontroler najczęściej kontroluje do 3 lat wstecz, ponieważ po 3 latach następuje przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy.

Jak przygotować się do kontroli PIP według ustawy o PIP?

1. Dbaj o porządek w miejscu pracy oraz odpowiedni stan techniczny.
2. Przestrzegaj przepisów prawa pracy i przepisów BHP.
3. Dbaj o to, aby pracownicy mieli dostęp do środków ochrony indywidualnej, wymaganej odzieży roboczej oraz obuwia.
4. Przestrzegaj terminów wypłat wynagrodzenia oraz zapłaty za godziny nadliczbowe.
5. Stale monitoruj i weryfikuj dokumentację – pamiętaj, aby zawsze była one kompletna i ułożona w logicznym porządku.
6. Stale monitoruj status swoich pracowników oraz dbaj o legalność ich zatrudnienia.
7. Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami tak, abyś znał swoje prawa i obowiązki.

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.

Dowiedz się więcej