Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej - Wszystko co musisz wiedzieć!

Przeczytaj artykuł i sprawdź na czym polega kontrola wydatkowania dotacji oświatowej.
Spis treści:
- Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej – gdzie zawarte jest upoważnienie?
- Kto dokonuje kontroli wydatkowania dotacji oświatowych?
- Jak wygląda kontrola wydatkowania dotacji oświatowej przez organ dotujący?
- Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej – jaki jest cel?
- Upoważnienie do kontroli
- Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej – zadania osób kontrolujących
- Składanie wyjaśnień
- Protokół kontroli
- Kontrola celowości wydatków
- Weryfikacja spornych i limitowanych wydatków na wynagrodzenia
- Jak obliczyć kwotę limitów na wynagrodzenia?
- Sporny i kontrolowany wydatek – doskonalenie zawodowe i szkolenia
Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej – gdzie zawarte jest upoważnienie?
Upoważnienie do kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji zawarte jest w art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Organ dotujący, może kontrolować prawidłowość pobrania i wykorzystania dotacji.
Kto dokonuje kontroli wydatkowania dotacji oświatowych?
Kontroli dokonują osoby wskazane przez organ dotujący. Najczęściej są to pracownicy komórek kontrolnych funkcjonujących w urzędzie bądź pracownicy komórek zajmujących się szeroko pojętą edukacją i oświatą.
Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli mają prawo wstępu do przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz wglądu do prowadzonej przez nie dokumentacji organizacyjnej, finansowej i dokumentacji przebiegu nauczania w związku z przekazaną dotacją, a w przypadku szkół, o których mowa w art. 26 ust. 2- także do wglądu do list obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, oraz ich weryfikacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kontrola i nadzór wydatkowania dotacji wynikające z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych
Jak wygląda kontrola wydatkowania dotacji oświatowej przez organ dotujący?
Przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki udostępniają dokumentację, o której mowa w ust. 2, oraz listy obecności, o których mowa w art. 26 ust. 3, w terminie 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli o udostępnienie tej dokumentacji.
Organ dotujący, w związku z przeprowadzaniem kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przez przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki - przetwarza dane osobowe dzieci, uczniów…etc. I osób fizycznych w tym z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych służących do gromadzenia danych osobowych.
Kontrola może obejmować okres 5 lat budżetowych poprzedzających rok budżetowy, w którym jest ona przeprowadzana.
W roku 2025 można kontrolować lata 2020-2024.
Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej – jaki jest cel?
Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie objętym przedmiotem kontroli.
Kontrolę przeprowadza się po uprzednim powiadomieniu organu prowadzącego dotowaną placówkę o terminie i przedmiocie kontroli. Powiadomienie może mieć formę:
- telefoniczną,
- pisemną
- lub odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Organ stanowiący JST, w drodze uchwały, ustala tryb udzielania i rozliczania dotacji oraz tryb przeprowadzania kontroli prawidłowości ich pobrania i wykorzystania, w tym zakres danych, które powinny być zawarte we wniosku o udzielenie dotacji i w rozliczeniu jej wykorzystania, termin przekazania informacji o liczbie odpowiednio dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, uczniów objętych branżowym szkoleniem zawodowym lub słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych, o których mowa w art. 34 ust. 2, oraz termin i sposób rozliczenia wykorzystania dotacji.
Upoważnienie do kontroli
Dokumentem upoważniającym do przeprowadzenia kontroli jest imienne upoważnienie do kontroli zawierające:
1) numer upoważnienia;
2) datę i miejsce wystawienia;
3) wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli;
4) imię i nazwisko kontrolującego;
5) oznaczenie dotowanej placówki objętej kontrolą;
6) określenie przedmiot kontroli;
7) datę rozpoczęcia i przewidywaną datę zakończenia kontroli;
8) podpis osoby udzielającej poważnienia.
Upoważnienie, po zakończeniu kontroli dołącza się do akt kontroli.
WAŻNE:
Organ prowadzący zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej
w sposób umożliwiający jednoznaczne określenie sposobu wykorzystania dotacji.
Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej – zadania osób kontrolujących
Kontrolujący mogą dokonywać kontroli w dotowanych placówkach zwanych dalej "kontrolowanymi", obejmującej:
- sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym liczby uczniów wykazywanych w informacjach;
- sprawdzenie prawidłowości wykorzystywania dotacji, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie;
- sprawdzenie prawidłowości pobrania dotacji, w tym dotacji na uczniów posiadających orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów realizujących obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego poza przedszkolem, oddziałem przedszkolnym lub inną formą wychowania przedszkolnego oraz uczniów realizujących obowiązek szkolny lub obowiązek nauki poza szkołą.
Najczęściej czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie dotowanej placówki.
Organ prowadzący kontrolowaną jednostkę jest zobowiązany do zapewnienia warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym przedstawienia żądanych dokumentów, terminowego udzielania wyjaśnień oraz w miarę możliwości do udostępnienia oddzielnego pomieszczenia dla osób przeprowadzających czynności kontrolne.
Składanie wyjaśnień
Organ prowadzący kontrolowaną jednostkę ma prawo upoważnić osobę reprezentującą go w trakcie przeprowadzania kontroli, w tym w szczególności upoważnioną do udzielania wyjaśnień i przekazywania wymaganej dokumentacji.
Protokół kontroli
Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia w protokole kontroli, który zawiera w szczególności:
- nazwę i adres kontrolowanego, nazwę i adres jego organu prowadzącego oraz imię i nazwisko osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego;
- datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
- imiona i nazwiska kontrolujących;
- określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;
- opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem zakresu i skutków tych nieprawidłowości;
- opis załączników do protokołu
- wzmiankę o poinformowaniu kontrolowanego o prawie zgłaszania zastrzeżeń i składania wyjaśnień do protokołu;
- podpisy kontrolujących i osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego, a także datę i miejsce podpisania protokołu;
- parafy kontrolujących i osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania kontrolowanego - na każdej stronie protokołu.
Protokół podpisuje kontrolujący i kontrolowany.
Kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić kontrolującemu najlepiej na piśmie w terminie wskazanym przez kontrolujących.
W razie zgłoszenia zastrzeżeń, kontrolujący jest zobowiązany dokonać ich analizy i w miarę potrzeby, podjąć dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń - zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu kontroli.
Kontrolowany może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie właściwym do jego podpisania, wyjaśnienie tej odmowy. O odmowie podpisania protokołu kontroli i złożeniu wyjaśnień kontrolujący czyni wzmiankę w protokole.
Odmowa podpisania protokołu przez kontrolowanego nie stanowi przeszkody do realizacji ustaleń kontroli.
Na podstawie ustaleń zawartych w protokole kontroli, jak również po analizie zastrzeżeń i wyjaśnień, organ kontrolny kieruje do organu prowadzącego dotowanej placówki objętej kontrolą, wystąpienie pokontrolne, zawierające ocenę kontrolowanej działalności, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - zalecenia pokontrolne.
Organ prowadzący dotowaną placówkę objętą kontrolą, do którego zostało skierowane wystąpienie pokontrolne, jest zobowiązany, w terminie określonym w wystąpieniu pokontrolnym, zawiadomić organ kontrolny o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych i wykorzystaniu uwag zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
Powyższe czynności kończą postępowanie kontrolne.
Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrana nienależnie albo w nadmiernej wysokości, podlega zwrotowi do budżetu miasta, na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Protokół kontroli wraz z wystąpieniem pokontrolnym mogą być podstawą do wszczęcia przez Wójta/ Burmistrza/ Prezydenta/ Starostę postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu dotacji.
Kontrola celowości wydatków
W ramach dofinansowania realizacji zadań placówek wychowania przedszkolnego, szkół lub placówek w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej mieści się praktycznie cała podstawowa działalność przedszkola, szkoły i placówki.
Oznacza to, że z dotacji oświatowej mogą być finansowane wszystkie potrzeby związane z funkcjonowaniem jednostki oświatowej w sferze zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych.
Nie podlegają sfinansowaniu z dotacji oświatowej wydatki, które służą ww. celom jedynie pośrednio.
Aby możliwe było sfinansowanie wydatku z dotacji oświatowej, należy wykazać jego ścisły związek z kształceniem, wychowaniem i opieką realizowaną przez przedszkole (szkołę, placówkę).
Aby ustalić, czy dany wydatek możliwy jest do sfinansowania z dotacji oświatowej, należy dokonać wykładni art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych i ustalić, czy dany wydatek związany jest z realizacją zadań placówek wychowania przedszkolnego, szkół lub placówek w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej.
Dotacje są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań placówek wychowania przedszkolnego, szkół lub placówek w zakresie kształcenia, wychowania i opieki, w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej.
Dotacje mogą być wykorzystane wyłącznie na:
- pokrycie wydatków bieżących placówki wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki, obejmujących każdy wydatek poniesiony na cele działalności placówki wychowania przedszkolnego, szkoły lub placówki:
- wynagrodzenia,
- książki i inne zbiory biblioteczne,
- środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w placówkach wychowania przedszkolnego, szkołach i placówkach,
- sprzęt rekreacyjny i sportowy dla dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków i uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
- meble,
- pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości określonej zgodnie z art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania.
Dokumenty potwierdzające wydatki:
- listy płac,
- faktury,
- rachunki,
- paragony,
- KP i KW,
- potwierdzenia przelewów,
- wyciągi bankowe.
Ustawa o finansowaniu zadań oświatowych nie określa górnej wysokości wydatków, jakie można sfinansować z dotacji oświatowej za wyjątkiem wydatków na wynagrodzenia.
Weryfikacja spornych i limitowanych wydatków na wynagrodzenia
Sposób rozumienia wydatków bieżących powinien uwzględniać specyfikę placówki oświatowej jako jednostki funkcjonującej w systemie oświaty oraz zakres realizowanych przez nią zadań, bez których proces kształcenia, wychowania i opieki byłby niemożliwy.
Bezspornym pozostaje wydatek związany z zatrudnieniem pracowników, w tym pracowników niepedagogicznych. Wydatki na wynagrodzenia rozpatrujemy w kategorii wynagrodzenia brutto, a więc wynagrodzenia wraz z pochodnymi, w tym składkami na ubezpieczenie społeczne.
Przepis zawarty w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych ustala roczny limit wynagrodzenia, jakie można wydatkować w ramach otrzymanej z dotacji. Jednocześnie nie ma przeszkód, aby pracownikom wypłacić wyższe kwota wynagrodzenia niż te, które można pokryć z dotacji oświatowej. Wówczas wszystko ponad tę kwotę wynagrodzenia należy sfinansować z innych środków przeznaczonych na działalność szkoły (przedszkola, placówki), a nie z dotacji oświatowej.
W roku 2025 roczny limit wynagrodzeń finansowanych z dotacji, określony w oparciu o kwotę średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego wynosi:
- w przypadku publicznych przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek oraz niepublicznych przedszkoli konkursowych: 300 002,10 zł;
- w przypadku niepublicznych przedszkoli (niebędących przedszkolami konkursowymi), oddziałów przedszkolnych w niepublicznych szkołach podstawowych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego oraz niepublicznych szkół i placówek: 180 001,26 zł.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Praktyczne ustalenie kwot do obciążenia gmin za dzieci uczęszczające do placówek wychowania przedszkolnego ze szczególnym uwzględnieniem zmian od 1 stycznia 2025r.
Jak obliczyć kwotę limitów na wynagrodzenia?
Limit ustalamy od kwoty bazowej, która wynosi w 2025 roku – 5.434,82 zł
Następnie ustalamy kwotę średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego, czyli iloczyn 184% kwoty bazowej – 5.434,82 x 184% = 10.000,07 zł
Roczny limit wynagrodzenia w niepublicznej szkole, przedszkolu:
10.000,07 x 150% x 12 miesięcy = 180.001,26 zł
Roczny limit wynagrodzenia w publicznej szkole, przedszkolu:
10.000,07 x 250% x 12 miesięcy = 300.002,10 zł
Należy zauważyć, że wszystkie składniki wynagrodzenia, w tym:
- wynagrodzenie zasadnicze
- dodatki
- inne świadczenia,
wchodzą w limit wynagrodzenia, o którym mowa w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.
Również nagrody oraz premie dla pracowników placówki stanowią szeroko rozumiane wynagrodzenie, jeśli zostały przewidziane w przepisach płacowych obowiązujących w danej jednostce. I tu również ich łączna kwota nie może przekroczyć wskazanego limitu.
Z dotacji można sfinansować także wynagrodzenie nauczycieli i pracowników niepedagogicznych zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
Osoba fizyczna prowadząca jednostkę oświatową, aby mogła pokryć swoje wynagrodzenie z dotacji, musi pełnić funkcję dyrektora tej jednostki.
Brak jest podstaw prawnych do pokrycia z dotacji pochodnych od wynagrodzenia osoby prowadzącej szkołę (przedszkole, placówkę), w tym składek na ubezpieczenie społeczne, jeśli osoba ta nie pełni funkcji dyrektora tej jednostki oświatowej.
Sporny i kontrolowany wydatek – doskonalenie zawodowe i szkolenia
Z dotacji można sfinansować szkolenia dla pracowników wtedy, gdy szkolenia te służą realizacji dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej funkcji jednostki oświatowej, w szczególności odpowiadają potrzebom uczniów danej placówki. Każdorazowo należy ocenić, czy wydatki na dokształcanie pracowników związane są z realizacją zadań oświatowych, aby poniesione wydatki nie zostały zakwestionowane.
Przykład:
W ramach wydatkowania dotacji oświatowej można sfinansować np. kurs z surdopedagogiki, kurs z tyflopedagogiki lub oligofrenopedagogiki, kurs z integracji sensorycznej, kurs dla logopedy itp. Te formy doskonalenia zawodowego służą realizacji zadań z zakresu dydaktyki, wychowania i opieki.
Szkolenie z zakresu kontroli i rozliczania dotacji oświatowych natomiast nie mieści się w wydatkach kwalifikowalnych. Nie służy ono bezpośrednio uczniom.
Źródła informacji:
- USTAWA z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2025 poz. 439 t. j. z dnia 2024.04.04 z późniejszymi zmianami)
- USTAWA z dnia 1 października 2024 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2024 poz. 1572)
- USTAWA z dnia 21 listopada 2025 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2025 (Dz. U. z 2024 poz. 1925 z dnia 2024.12.24)
- USTAWA z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2024.167 t. j. z dnia 2024.02.09)
- USTAWA z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. z 2024 poz. 152 t. j. z dnia 2024.02.07)
- Rozporządzenie Ministra Edukacji z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie sposobu podziału łącznej kwoty potrzeb oświatowych między jednostki samorządu terytorialnego w roku 2025 (Dz. U. z 2024 poz. 1930)