Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych w 2023 roku

Po upływie 15 lat otrzymaliśmy podwyżkę stawki kilometrówki. Od 17 stycznia 2023 roku zwiększyła się kwota, jaką pracodawca musi wypłacić pracownikowi za korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych.

Oczywiście korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest możliwe i jest wyjątkiem dopuszczonym przez prawo. Przecież co do zasady, dostarczenie obowiązkowych narzędzi pracy jest koniecznością pracodawcy, w ramach wyposażenia stanowiska pracy danego pracownika.

W praktyce, prawidłowe rozliczanie się pracodawcy z pracownikiem powinno obejmować kilka kroków. Pracodawca powinien podpisać odpowiednią umowę z pracownikiem, ustalającą warunki dotyczące korzystania z auta prywatnego do celów służbowych. Zwrot za takie korzystanie jest ustalany na podstawie określonych stawek lub umówionych warunków.
Kwota zwrotu za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych może się różnić w zależności od indywidualnych umów lub obowiązujących przepisów.

1. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2023
2. Badania lekarskie a użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych
3. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
4. Czy pracownikowi przysługuje zwrot za używanie prywatnego auta do celów służbowych
5. Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2023

Użytkowanie samochodów prywatnych do celów służbowych jest częstym działaniem w naszym kraju.  Z perspektywy pracodawcy, korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest lepsze i może stanowić oszczędność środków finansowych, które musiałby przeznaczyć na zakup i utrzymanie własnego pojazdu. Najważniejsze jest jednak, aby zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę dotyczącą użytkowania przez pracownika pojazdu prywatnego w celach służbowych.

Jak się okazuje, umowa o korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych, to nie jedyny obowiązek pracodawcy. Jego obowiązkiem jest także:

• wysłanie pracownika na badania profilaktyczne,
• ocena ryzyka zawodowego w związku z korzystaniem z auta prywatnego,
• zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego,

Przepisy jasno mówią, że korzystanie z samochodów w celach służbowych jest możliwe w ramach umów cywilnoprawnych, (zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym). Oznacza to, że formą rozliczenia kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu, może być ryczałt.

Badania lekarskie a użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Korzystanie przez pracownika z prywatnego pojazdu do wykonywania zadań służbowych, wiąże się z koniecznością skierowania pracownika na badania lekarskie, chyba że zostały one już wcześniej przeprowadzone i ważne jest zaświadczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań. W tej sytuacji są to te same zasady jak przy używaniu auta firmowego.

Pracodawca musi pamiętać o tym, aby w skierowaniu na badania wstępne lub profilaktyczne umieścić informację o tym, że jego pracownik będzie wykorzystywał auto do celów służbowych - lekarz w tej sytuacji zleci ewentualne dodatkowe badania. Co ważne, dodatkowe badania lekarskie nie są zależne od rodzaju pojazdu pracownika ani od częstotliwości jego używania przez niego.

Uwaga! Wspomniane badania lekarskie nie dotyczą podróży służbowych, ale jedynie regularnego korzystania z samochodu podczas wykonywania codziennych obowiązków zawodowych

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Żeby prywatny pojazd mógł służyć zadaniom firmowym, wymagane jest podpisanie umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych między pracownikiem a właścicielem zatrudniającego go przedsiębiorstwa.

Dzięki temu, główną korzyścią dla pracownika jest możliwość odzyskania części wydatków na paliwo (również na dojazd do pracy). Natomiast dla pracodawcy, możliwość uwzględnienia takich wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, stanowi istotną zaletę. Ponadto, pracodawca nie będzie zobligowany do zakupu nowego samochodu

Co powinna zawierać umowa zawarta z pracownikiem, w celu używania przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych?

• Datę oraz miejsce jej zawarcia;
• Deklarację pracownika o korzystaniu z samochodu prywatnego w celach związanych ze stanowiskiem pracy,
• Deklarację pracodawcy co do refundacji wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego;
• Informacje z  jakiego pojazdu będzie korzystał pracownik,
• Informację o pojemności skokowej silnika, z którego będzie korzystał pracownik,
• Informacje o sposobie rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu przez pracownika,
• Informację o limicie jazd lokalnych,
• Procedurę w przypadku rozwiązania niniejszej umowy z pracownikiem,

Czy pracownikowi przysługuje zwrot za używanie prywatnego auta do celów służbowych?

Tak, pracownikowi używającemu prywatnego pojazdu w celach służbowych, należy się zwrot kosztów eksploatacji tego pojazdu. Rozliczamy go zatem ryczałtem miesięcznym lub na podstawie tzw. kilometrówki.

Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych?

Wysokość kwoty przysługującej pracownikowi, który korzysta z własnego auta do celów służbowych wyznaczana jest wzorem:

• limit miesięczny przebiegu kilometrów X stawka za 1 km kilometr ustalona przez MI, lub
• realny przebieg zgodny z ewidencją X stawka za 1 km kilometr ustalona przez MI

Ile wynosi kilometrówka w 2023?

Od wielu lat temat waloryzacji stawki kilometrówki wzbudzał wiele kontrowersji i dyskusji. Głównym powodem nasilenia się rozmów na ten temat był wzrost cen paliw oraz łącznych kosztów użytkowania pojazdu.

17 styczna 2023 r. weszła w życie zmiana rozporządzenia, dotycząca ustalania i sposobu zwrotu kosztów związanych z używaniem przez pracownika prywatnego samochodu / motocyklu / motoroweru do służbowych celów. Co za tym idzie, od tego dnia zmieniły się maksymalne stawki za 1 km przebiegu takich pojazdów.

Jak kształtuje się stawka za 1 km przebiegu samochodu?

• jeżeli pojemność skokowa wynosi do 900 cm3, stawka wynosi 0,89 zł,
• jeżeli pojemność skokowa wynosi powyżej 900 cm3, stawka wynosi 1,15 zł.

W związku ze zmianą stawki za 1 km przebiegu pojazdu, zmianie ulega też wysokość ryczałtu. Maksymalne, miesięczne kwoty ryczałtu, to:

W przypadku samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm3:

• 267 zł – 300 km – do 100 tys. mieszkańców w gminie lub mieście;
• 445 zł – 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców w gminie lub mieście;
• 623 zł – 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) w gminie lub mieście;

Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3:

• 345 zł – 300 km – do 100 tys. mieszkańców w gminie lub mieście;
• 575 zł – 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców w gminie lub mieście;
• 805 zł – 700 km –ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) w gminie lub mieście;

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej