![](https://centrumverte.pl/wp-content/themes/centrum-verte-new/images/green-flar.jpg)
![](https://centrumverte.pl/wp-content/themes/centrum-verte-new/images/blue-flar.jpg)
Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych
![Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych](https://centrumverte.pl/wp-content/uploads/2024/07/startup-3267505_1280-1024x682.jpg)
- 17 lipca 2024
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dot. dokumentacji pracowniczej, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej z zatrudnieniem pracownika. Dowiedz się, z czego składają się akta osobowe oraz jak i gdzie zamieszczać niestandardowe dokumenty w aktach osobowych.
Spis treści:
- Z czego składają się akta osobowe?
- Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych - jak nimi zarządzać?
Z czego składają się akta osobowe?
Akta osobowe składają się z 5 części: A,B,C,D,E.
- Część A. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
- Część B. oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
- Część C. oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
- Część D. odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
- Część E. dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
Oddzielnie za to powinna być prowadzona dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.
Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych - jak nimi zarządzać?
Wniosek pracownika o wyjście prywatne
Pracownik może zgłosić do pracodawcy potrzebę wyjścia w celu załatwienia spraw osobistych. Wymagane jest, aby złożył odpowiedni wniosek.
Wnioski trzymamy poza aktami osobowymi.
Zaświadczenie z krwiodactwa
Zwolnienie od pracy pracownika będącego krwiodawcą przypada na 2 dni (w dzień oddawania krwi oraz dzień kolejny). Wolnego udzielamy zgodnie z zaświadczenie, które dostarczy nam pracownik.
Zaświadczenie wpinamy osobno w odrębny segregator lub dołączamy do wniosków urlopowych (częsta praktyka).
Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej
Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. art.148(1) Kodeks Pracy
Zgodnie z Rozporządzeniem dokumenty dot. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej wpinamy osobno, nie trzymamy w aktach osobowych.
Lista obecności pracownika
Pracownik ma obowiązek zameldować swoją obecność w pracy, są dozwolone różne formy, ale w większości zakładów prowadzona jest lista obecności.
Listę obecności prowadzimy osobno, nie wpinamy do akt osobowych.
Wnioski urlopowe
Pracownik ma prawo do wypoczynku w trakcie roku kalendarzowego. Składa wniosek do przełożonego na udzielenie dnia wolnego.
Wnioski wpinamy w osobną teczkę, nie wpinamy do akt osobowych.
RODO
Dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych dot. pracownika np. zgody, informacja dla pracownika o administratorze danych osobowych, wyrażenie zgody na monitoring, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy.
Wpinamy w część B. akt osobowych
Pismo od komornika z zajęciem wynagrodzenia za pracę
Pracownik może mieć zajęcie komornicze dot. różnych spraw. Komornik przesyła pismo informujące o zajęciu wynagrodzenia. Pracodawca jest zobowiązany do dokonywania potrąceń z wypłat pracownika na rzecz komornika.
Dokumenty związane z zajęciem komorniczym wpinamy w osobny segregator. Nie wpinamy w akta osobowe.
Nagana
Pracodawca za nieodpowiednie zachowanie i naruszenie regulaminu pracy, może nałożyć odpowiednie co do czynu kary. Nagana udzielana jest na piśmie i przedstawiana pracownikowi w celu zapoznania się z pismem.
Naganę wpinamy w część D akt osobowych.
Wniosek o pracę zdalną
Praca zdalna została wprowadzona głównie w trakcie trwania pandemii Covid- 19, następnie została wpisana w Kodeks Pracy. Pracownicy po spełnieniu pewnych warunków mogą skorzystać z takiej formy pracy. Pracownik powinien złożyć wniosek o możliwość pracy w trybie zdalnym.
Wnioski i dokumenty związane z pracą zdalną umieszczamy w części B akt osobowych.
Dokumenty związane z PPK
Pracownicy mogą należeć do Pracowniczych Planów Kapitałowych, muszą złożyć deklaracje przystąpienia lub rezygnacji z PPK.
Dokumentacja powinna być wpinana osobno ze względu na dane zawarte w deklaracji, dokument ten zawiera dane ponadwymiarowe. (Dane, które nie zostały wymienione w art. 22 (1) § 1 i 3 kp)
Kopia dowodu osobistego
Pracodawca może żądać do wglądu dowód osobisty w celu potwierdzenia tożsamości osoby zatrudnionej. Nie może za to, jeśli nie ma do tego odpowiedniej podstawy prawnej przechowywać kopii dowodu osobistego.