Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych

Verte Centrum SzkoleńBlogKadryNiestandardowe dokumenty w aktach osobowych

Agnieszka Pietrzak

Dodany: 17 lipca 2024

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dot. dokumentacji pracowniczej, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej z zatrudnieniem pracownika. Dowiedz się, z czego składają się akta osobowe oraz jak i gdzie zamieszczać niestandardowe dokumenty w aktach osobowych. Spis treści:

Z czego składają się akta osobowe?
Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych - jak nimi zarządzać?

Z czego składają się akta osobowe?

Akta osobowe składają się z 5 części: A,B,C,D,E.

Część A. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
Część B. oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Część C. oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy
Część D. odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu
Część E. dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

Oddzielnie za to powinna być prowadzona dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.

Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych - jak nimi zarządzać?

Wniosek pracownika o wyjście prywatne

Pracownik może zgłosić do pracodawcy potrzebę wyjścia w celu załatwienia spraw osobistych. Wymagane jest, aby złożył odpowiedni wniosek. Wnioski trzymamy poza aktami osobowymi.

Zaświadczenie z krwiodawstwa

Zwolnienie od pracy pracownika będącego krwiodawcą przypada na 2 dni (w dzień oddawania krwi oraz dzień kolejny). Wolnego udzielamy zgodnie z zaświadczenie, które dostarczy nam pracownik. Zaświadczenie wpinamy osobno w odrębny segregator lub dołączamy do wniosków urlopowych (częsta praktyka).

Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. art.148(1) Kodeks Pracy Zgodnie z Rozporządzeniem dokumenty dot. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej wpinamy osobno, nie trzymamy w aktach osobowych.

Lista obecności pracownika

Pracownik ma obowiązek zameldować swoją obecność w pracy, są dozwolone różne formy, ale w większości zakładów prowadzona jest lista obecności. Listę obecności prowadzimy osobno, nie wpinamy do akt osobowych.

Wnioski urlopowe

Pracownik ma prawo do wypoczynku w trakcie roku kalendarzowego. Składa wniosek do przełożonego na udzielenie dnia wolnego. Wnioski wpinamy w osobną teczkę, nie wpinamy do akt osobowych.

RODO

Dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych dot. pracownika np. zgody, informacja dla pracownika o administratorze danych osobowych, wyrażenie zgody na monitoring, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy. Wpinamy w część B. akt osobowych

Pismo od komornika z zajęciem wynagrodzenia za pracę

Pracownik może mieć zajęcie komornicze dot. różnych spraw. Komornik przesyła pismo informujące o zajęciu wynagrodzenia. Pracodawca jest zobowiązany do dokonywania potrąceń z wypłat pracownika na rzecz komornika. Dokumenty związane z zajęciem komorniczym wpinamy w osobny segregator. Nie wpinamy w akta osobowe.

Nagana

Pracodawca za nieodpowiednie zachowanie i naruszenie regulaminu pracy, może nałożyć odpowiednie co do czynu kary. Nagana udzielana jest na piśmie i przedstawiana pracownikowi w celu zapoznania się z pismem. Naganę wpinamy w część D akt osobowych.

Wniosek o pracę zdalną

Praca zdalna została wprowadzona głównie w trakcie trwania pandemii Covid- 19, następnie została wpisana w Kodeks Pracy. Pracownicy po spełnieniu pewnych warunków mogą skorzystać z takiej formy pracy. Pracownik powinien złożyć wniosek o możliwość pracy w trybie zdalnym. Wnioski i dokumenty związane z pracą zdalną umieszczamy w części B akt osobowych.

Dokumenty związane z PPK

Pracownicy mogą należeć do Pracowniczych Planów Kapitałowych, muszą złożyć deklaracje przystąpienia lub rezygnacji z PPK. Dokumentacja powinna być wpinana osobno ze względu na dane zawarte w deklaracji, dokument ten zawiera dane ponadwymiarowe. (Dane, które nie zostały wymienione w art. 22 (1) § 1 i 3 kp)

Kopia dowodu osobistego

Pracodawca może żądać do wglądu dowód osobisty w celu potwierdzenia tożsamości osoby zatrudnionej. Nie może za to, jeśli nie ma do tego odpowiedniej podstawy prawnej przechowywać kopii dowodu osobistego.

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.