Nowy obowiązek informacyjny pracowników w świetle rewolucji Kodeksu Pracy w 2023 roku

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 dotyczy przejrzystych oraz przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Na skutek jej planowanego wdrożenia do polskiego prawa, powstał projekt ustawy zakładający nowelizację Kodeksu Pracy. Planowana nowelizacja Kodeksu Pracy dotyczy zakresu obowiązkowej, dodatkowej informacji związanej z zatrudnieniem pracownika. Jak powinna wyglądać jej treść? Jaki jest dokładny termin, w którym pracodawca będzie miał obowiązek przekazania informacji pracownikowi oraz w jaki sposób będzie musiał to zrobić? Zapoznaj się z poniższym artykułem, aby uzyskać odpowiedzi na te, oraz wiele więcej pytań.

1. Ile czasu będzie miał pracodawca na poinformowanie pracownika o dodatkowych informacjach związanych z jego zatrudnieniem po nowelizacji Kodeksu Pracy?
2. W jaki sposób pracodawca będzie mógł przekazać informacje o warunkach zatrudnienia po zmianach?
3. Czego dotyczyć będzie dodatkowa informacja dodatkowa po zmianach Kodeksu Pracy w 2023 roku?
4. Jak będzie wyglądała informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika delegowanego?
5. Jak będzie wyglądała informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika wykonującego pracę zdalną?
6. Skutki dla pracodawcy nieprzekazania pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia – sankcje.

Czym jest obowiązek informacyjny i jakich danych dotyczy?

Ile czasu będzie miał pracodawca na poinformowanie pracownika o dodatkowych informacjach związanych z jego zatrudnieniem po nowelizacji Kodeksu Pracy?

Obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu Pracy jasno określają, że pracodawcy zatrudniający pracowników na podstawie umów o pracę, mają 7 dni od momentu zawarcia takiej umowy, na przekazanie informacji dodatkowych związanych z zatrudnieniem.

Planowana nowelizacja Kodeksu Pracy zakłada zmiany związane z terminami przekazania informacji dodatkowej. Według planowanej nowelizacji, pracodawca będzie miał 7 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy, na przekazanie dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia. Nowe terminy będą obowiązywały zarówno przy zawieraniu umów o pracę, jak i w trakcie trwania stosunku pracy.

Nowelizacja zakłada także, że pracodawca w terminie do 30 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, będzie musiał poinformować go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy. Będzie zobowiązany także do poinformowania pracownika o zapewnianej przez niego ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym (nie będzie to dotyczyć pracowników, którzy samodzielnie wybrali instytucję zabezpieczenia społecznego!).

W jaki sposób pracodawca będzie mógł przekazać informacje o warunkach zatrudnienia po zmianach?

Pracodawca po zmianach przepisów, będzie mógł przekazać informacje o warunkach zatrudnienia, nie tylko w formie pisemnej, ale także w formie elektronicznej. Jedynym warunkiem, do którego spełnienia będzie zobowiązany pracodawca, będzie wymóg, przesłania informacji w takim formacie, aby pracownik mógł informację wydrukować oraz przechować.

Nowy obowiązek informacyjny w praktyce – dodatkowa informacja po zmianach Kodeksu Pracy w 2023 roku

Po nowelizacji przepisów dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia pracownika będzie znacznie rozszerzona. Znajdą się w niej informacje między innymi o:

• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• zasadach dotyczących przerw w godzinach nadliczbowych i rekompensacie;
• zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę – w przypadku pracy zmianowej;
• zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy;
• składnikach wynagrodzenia innych niż określone w umowie o pracę oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności wypoczynkowego oraz procedur jego przyznawania i ustalania;
• obowiązującej procedurze rozwiązywania stosunku pracy – w tym wymogów formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminach odwołania się do sądu pracy;
• prawie pracownika do szkoleń – ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
• układzie zbiorowym pracy lub innych porozumieniach zbiorowych, którymi pracodawca jest objęty;

Uwaga! Nową, rozszerzoną informację o warunkach zatrudnienia, pracodawca będzie musiał przekazać każdemu nowo zatrudnionemu pracownikowi. W przypadku umów zawartych z pracownikami przed wejściem w życie nowelizacji przepisów, pracodawca będzie zobowiązany zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia na wniosek pracownika – będzie miał na to trzy miesiące od momentu wpłynięcia wniosku.

Jeżeli elementy informacji o warunkach zatrudnienia będą zmieniać się u pracownika w przeciągu trwania stosunku pracy, pracodawca będzie musiał aktualizować ich wersję i przekazywać aktualną wersję pracownikowi.

Jak będzie wyglądała informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika delegowanego?

Pracodawca, który oddeleguje pracownika do pracy za granicami kraju na okres przekraczający 4 tygodnie, będzie zobligowany do przekazania mu szczegółowych informacji dotyczących zatrudnienia i wykonywanej przez niego pracy.

W takiej informacji pracodawca będzie musiał umieścić informacje m.in. o:

• państwie/państwach, w których praca będzie wykonywana;
• przewidywanym czasie pracy wykonywanej przez pracownika;
• walucie, w której pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za pracę;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy za granicą w przypadku, gdy takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy, chyba że wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
• warunkach powrotu pracownika do kraju, w przypadku przewidzianego powrotu zza granicy;

Jak będzie wyglądała informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika wykonującego pracę zdalną?

W związku z planowanym wejściem pracy zdalnej do Kodeksu Pracy zmieni się także informacja dodatkowa, dotycząca pracowników wykonujących pracę zdalną. Rozszerzenie informacji będzie dotyczyło:

Art 67 (21) [Treść i sposób przekazania informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku wykonywania pracy zdalnej]:

• określenia jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
• wskazania osoby lub organu odpowiedzialnego za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzenia kontroli w miejscu  wykonywania pracy zdalnej;

Dlaczego pracodawca musi spełnić obowiązek informacyjny? Skutki dla pracodawcy nieprzekazania pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia – sankcje.

W przypadku nieprzekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, pracodawca będzie musiał liczyć się z sankcjami. W przypadku nawet najmniejszego uchybienia (nawet nieumyślnego), pracodawca będzie musiał za nie odpowiedzieć. Przewidywane kary za uchybienia i nieprawidłowości związane z przekazywaniem szczegółowych informacji o warunkach zatrudnienia, będą wynosić od 1000 do nawet 30000 złotych.

Obowiązek informacyjny a przetwarzanie danych osobowych przez administratora

Należy pamiętać, że każdy obowiązek informacyjny powinien zostać spełniony również w zgodności z prawem przetwarzania i ochrony danych osobowych pracownika. Ponieważ zawiera on dane dotyczące tożsamość i dane kontaktowe oraz inne kwestie tak jak np. wynagrodzenie przekazywać dane należy bezpośrednio tak, aby nie mogły dostać się w niepowołane ręce.  Ponieważ pracodawca staje się administratorem danych osobowych, powinien stosować się do przepisów RODO dot. zbierania danych i ich przetwarzania. W przeciwnym razie pracownik może dokonać skargi do organu nadzorczego tj. urzędu ochrony danych osobowych lub inspektora ochrony danych.

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej