Rozliczanie czasu pracy w delegacji

Zdarza się, że pracownik w zakresie swoich obowiązków zawodowych musi odbyć podróż służbową. W zależności od sytuacji taka podróż może zaliczyć się do czasu pracy, jednakże nie jest to zasadą. Pracownik, który został oddelegowany do wykonywania swojej pracy w innym miejscu niż znajduje się zakład pracy, nie wykonuje swojej stałej pracy. Jak w takim razie wygląda rozliczanie czasu pracy w delegacji?

Spis treści:

1. Czym jest podróż służbowa?
2. Czas pracy w delegacji
3. Czas pracy w delegacji a nadgodziny?
4. Czy delegacja liczy się od momentu wyjścia z domu?
5. Czy delegacja jest nieobecnością w pracy?

Czym jest podróż służbowa?

Na wstępie warto zaznaczyć, iż pojęcie „podróż służbowa” i „delegacja” stosuje się wymiennie. Zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu Pracy podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem, bez względu na to, czy polecenie wykonania zadania poza w/w miejscami jest poleceniem incydentalnym, czy też częstym, wydawanym np. dwa razy w tygodniu, czy częściej.

Czas pracy w delegacji

Czym dokładnie nazywamy czas pracy w delegacji? Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu Pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podróż służbowa jest zatem czasem pracy o tyle, o ile pracownik podczas trwania podróży służbowej wykonywał pracę. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, o tyle, o ile przypada w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy pracownika nie jest zaliczany do jego czasu pracy.

Czas pracy w delegacji a nadgodziny

Mówiąc o czasie pracy w delegacji musimy wziąć pod uwagę nadgodziny, które generowane są wskutek przekroczenia harmonogramowego czasu pracy. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zrekompensować tę pracę w postaci normalnego wynagrodzenia wraz z odpowiednim dodatkiem w wysokości:

• 100% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

a) W nocy;
b) W niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
c) W dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

• 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w pkt 1.

Czy delegacja liczy się od momentu wyjścia z domu?

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową w czasie, kiedy normalnie by pracował, to czas dojazdu do pracy w delegacji traktuje się jako czas pracy. W związku z tym otrzymuje za niego wynagrodzenie takie, jakie dostałby, gdyby wykonywał swoje obowiązki służbowe. Jeśli jednak pracownik podróżuje dłużej niż normalnie by pracował – np. zwykle pracuje w godzinach 8-16, a dojazd trwa do godziny 20 – to za godziny od 16 do 20 nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Tym bardziej nie będzie to traktowane jako praca w godzinach nadliczbowych.

Delegacja w weekend a czas pracy

Dla większości pracowników weekend to czas wolny od pracy. W niektórych sytuacjach może okazać się jednak, że musimy wyjechać w delegację. W takiej sytuacji pracownicy są objęci pewnymi zasadami, dzięki którym mogą otrzymać dodatkowe benefity wynikające z pracy w weekend. Zgodnie z przepisami, które są uregulowane w Kodeksie Pracy, pracownikowi, który wykonuje czynności służbowe w dzień wolny od pracy, przysługuje dzień wolny od pracy. Pracodawca powinien również wypłacić pracownikowi wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny.

Delegacja w sobotę – co wtedy?

Pracownik za delegację, która odbyła się w sobotę, powinien otrzymać dodatkowy dzień wolny. Pracodawca – w miarę możliwości – musi wypłacić pracownikowi dodatek do pensji w wysokości 50% wynagrodzenia. Jeśli pracownik wykonywał pracę w nocy, wypłacony dodatek powinien wynosić 100% wynagrodzenia. Musimy również zwrócić uwagę na to, czy pracownik przekroczył liczbę godzin, jakie wynikają z jego właściwego rozkładu pracy w dni robocze. Jeśli tak – należy mu się zarówno dzień wolny, jak i dodatek do pensji.

Delegacja w niedzielę – co wtedy?

Pracownik, który został wysłany w delegację w niedzielę, ma prawo otrzymać za to dzień wolny w ciągu sześciu dni, które poprzedzają czas delegacji lub następują po niej. Warto wspomnieć o tym, że dzień wolny należy się pracownikowi nawet wtedy, gdy pracował tylko przez godzinę. Jeśli pracownik nie ma możliwości wykorzystania przysługującego mu dnia wolnego w czasie określonym powyżej, może skorzystać z dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli jednak pracownik nie ma możliwości wykorzystania przysługującego mu dnia wolnego, wypłacany jest dodatek do wynagrodzenia za pełnienie obowiązków zawodowych. Wynosi on 100% za każdą godzinę pracy.

Czy delegacja jest nieobecnością w pracy?

Przy tym pytaniu pojawia się pewna niejasność, ponieważ pracownik, który odbywa podróż służbową fizycznie nie przebywa w miejscu pracy. Czy w takim razie jego nieobecność powinniśmy potraktować jako nieobecność usprawiedliwioną? Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – nieobecność usprawiedliwiona oznacza niemożność świadczenia obowiązków pracy na skutek okoliczności nieplanowanych taki jak np. choroba. Do tego rodzaju nieobecności nie możemy zaliczyć więc podróży służbowej. Jak wiemy, delegacja polega na wykonywaniu określonego zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy. Termin i miejsce delegacji określa pracodawca, a pracownik, który został wysłany w podróż służbową nadal podlega przełożonemu. W związku z tym przebywanie w podróży służbowej nie powoduje zerwania w związku z pracą – wręcz przeciwnie. W takim przypadku nie można uznać, że delegacja jest nieobecnością w pracy, ponieważ pracownik wykonuje polecenia przełożonego. Rozliczanie czasu pracy w delegacji jest skomplikowaną czynnością, która wymaga umiejętności oddzielenia realnego czasu pracy od czynności, które do tej pracy się nie zaliczają. Warto, aby podstawowa wiedza z tego zakresu została szczegółowo utrwalona. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące rozliczania czasu pracy w delegacji – zapraszamy do kontaktu. Zapraszamy równiez

Danuta Kosikowska

Trener

Specjalista kadr i płac. Wykładowca Stowarzyszenia Księgowych w Polsce OO w Gdańsku na kursach Kadry i Płace. Opiekun Klubu Księgowo-Kadrowego. Od 2019 roku wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku z zakresu kadr i płac oraz rachunkowości.  Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi. Od 2009 Kierownik Działu Kadr i Płac w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Dowiedz się więcej