Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (system EZD RP) – nowy obowiązek w 2026 r.

Zgodnie z zapowiedziami od 1 stycznia 2026 roku, wszystkie urzędy i jednostki podległe będą zobligowane do wprowadzenia systemu EZD oraz prowadzenia w nim czynności związane z zarządzaniem dokumentacją. Używanie systemów EZD będzie obowiązkowe. Ich wprowadzenie ma na celu podniesienie poziomu digitalizacji jednostek, zwiększenie wydajności pracy oraz wspieranie w wykonywaniu obowiązku dostarczania dokumentów elektronicznie poprzez zintegrowanie i automatyzację obsługi przesyłek przychodzących i wychodzących w formie elektronicznej.

Spis treści:

• Co to jest system EZD?
• EZD RP a e-doręczenia
• System EZD RP - Integracje

Co to jest system EZD?

Głównym zadaniem systemu EZD zgodnie z projektem Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji jest usprawnienie funkcjonowania jednostek administracji publicznej poprzez dostarczanie nowoczesnych i wszechstronnych rozwiązań cyfrowych w dziedzinie zarządzania dokumentacją elektroniczną. Ten system umożliwia także kompleksową obsługę i rozwiązywanie spraw w formie elektronicznej, a także wspiera zarządzanie sprawami w tradycyjnej formie papierowej.

EZD RP a e-doręczenia

Coraz większa liczba urzędów, które dotychczas archiwizowały dokumenty w formie papierowej, postanawia przejść na system elektronicznego zarządzania dokumentacją. To rozsądna decyzja, gdyż w przeciwnym przypadku, od 10 grudnia 2023 r., przed nimi stałoby znacznie więcej wyzwań.

Zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji 10 grudnia w jednostkach administracji publicznej ruszy usługa e-doręczeń. Zatem do tego dnia konieczne jest wdrożenie niezbędnych rozwiązań technicznych umożliwiających uruchomienie usług doręczenia elektronicznego. W rezultacie, od tego momentu duża liczba podmiotów sektora publicznego będzie zasadniczo zobowiązana do stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonej przez Pocztę Polską.

System EZD RP - Integracje

Integracja usługi e-Doręczeń z systemami Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją stanowi efektywny kierunek działania. Jednoczesne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją i doręczeń elektronicznych może zagwarantować usprawnienie pracy urzędów i starostw. Takie rozwiązanie umożliwia bowiem pełen cykl zarządzania dokumentacją w instytucji.

Dzięki wprowadzeniu i użytkowaniu systemu z modułem eDoręczeń proces przesyłania i rejestrowania dokumentów elektronicznych staje się zautomatyzowany. Dzięki temu pracownik urzędu będzie w stanie efektywnie zarządzać całym przepływem korespondencji, z zachowaniem pełnej kontroli nad aktualną lokalizacją każdego dokumentu w urzędzie.

Podsumowanie

Poza usprawnieniem wdrażania, udostępniania, załatwiania spraw i pracy w archiwum integracja usługi doręczeń elektronicznych z EZD może dodatkowo wzmocnić ochronę bezpieczeństwa i poufności dokumentów. Możliwość wykorzystania elektronicznych podpisów, szyfrowania danych oraz innych środków ochrony informacji w obu systemach gwarantuje podniesienie poziomu bezpieczeństwa przechowywanych i przesyłanych dokumentów. Tym bardziej rozważenie wprowadzenia obu systemów w instytucjach przed planowanym obowiązkiem funkcjonowania elektronicznego zarządzania dokumentacją jest elementem ważnym do rozważenia.

Roman Stempel

Trener

Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego, z doświadczeniem zdobytym m.in. w Instytucie Pamięci Narodowej i archiwach takich instytucji jak PAN czy Zarząd Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych w Zarządzie Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, oferując usługi archiwistyczne i szkoleniowe. Specjalizuje się w organizacji archiwów zakładowych, postępowaniu z dokumentacją w administracji publicznej oraz wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów. Przeprowadził ponad 2600 godzin szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Dowiedz się więcej