Zwolnienie lekarskie L4 a kontrola z ZUS

Osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim mogą zostać skontrolowane przez ZUS. Celem kontroli jest zweryfikowanie tego czy pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie (L4) zgodnie z przepisami. Należy podkreślić, że pracodawca również ma prawo przeprowadzić kontrolę. Jak wygląda kontrola? Za co nakładane są kary? Przeczytaj artykuł "Przebywanie na L4 a kontrola z ZUS" i dowiedz się więcej.

Spis treści:

• Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego?
• L4 a kontrola z ZUS i przez pracodawcę - kto kiedy kontroluje?
• Czy są terminy, w których należy przeprowadzić kontrolę pracownika na chorobowym?
• Miejsca przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego
• Postępowanie podczas braku pracownika w domu i konsekwencje dla pracownika
• Protokół dotyczący nieprawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego
• Decyzje w sprawie odwołania uprawnień do zasiłków - postępowanie ZUS i odwołania pracowników

Na czym polega kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego?

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przeprowadzane są na podstawie art. 68 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999 r, a także rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich z dnia 27 lipca 1999 r.

Kontrola zwolnienia lekarskiego - cel

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego ma na celu zweryfikowanie czy pracownik wykorzystuje L4 zgodnie z prawem. Celem kontroli jest sprawdzenie czy osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim nie wykonuje pracy zarobkowej, a także czy zwolnienie wykorzystywane jest zgodnie z celem. 

W przypadku, gdy zwolnienie lekarskie zostało wystawione, aby rodzic mógł sprawować opiekę nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, podczas kontroli należy ustalić czy nie ma innych domowników, którzy mogliby sprawować tę opiekę. Wyjątek stanowi sytuacja, w której dziecko nie ukończyło lat 2.

L4 a kontrola z ZUS i przez pracodawcę - kto kiedy kontroluje?

Należy podkreślić, że pracodawca również ma prawo przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. Pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, w przypadku gdy:

• pracodawca z własnych środków wypłaca wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
• pracodawca swoim pracownikom (w tym także innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom) wypłaca zasiłki chorobowe i opiekuńcze, a także świadczenie rehabilitacyjne. Należy podkreślić, że są to pracodawcy, którzy do ubezpieczenia chorobowego zgłaszają powyżej 20 ubezpieczonych.
  

Należy również zauważyć, że pracodawca, który do ubezpieczenia chorobowego zgłasza mniej niż 20 ubezpieczonych, występuje do oddziału ZUS, który wypłaca świadczenia pracownikom,  o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, za które pracownikowi przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze lub świadczenie rehabilitacyjne.  

Jak wygląda kontrola ZUS wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy?

Dodatkowo, kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich może przeprowadzić również Zakład Ubezpieczeń Społecznych.  W tym przypadku, lekarze orzecznicy posiadają szczególne uprawnienia, które pozwalają zbadać zasadność i prawidłowość wydawanych zwolnień lekarskich. Celem opisanej kontroli jest sprawdzenie czy pracownikowi przysługuje dane zwolnienie lekarskie i czy lekarz wystawiający L4 miał podstawy do wydania zwolnienia od pracy.

Upoważnienie do przeprowadzania kontroli

Pracodawca może przeprowadzić kontrolę samodzielnie lub może oddelegować to zadanie innej osobie (swojemu pracownikowi lub podmiotowi zewnętrznemu). Upoważniona do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich osoba powinna cieszyć się dobrą opinią i wzbudzać zaufanie. Dodatkowo osoba ta musi posiadać odpowiednią wiedzę o przeprowadzaniu tego typu kontroli oraz znać obowiązujące przepisy. Pracodawca wystawia wskazanej osobie imienne upoważnienie według określonego w rozporządzeniu z dnia 27 lipca 1999 roku wzoru. 

Należy pamiętać, że kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego powinna zostać przeprowadzona z poszanowaniem przepisów prawa. Osoba kontrolująca nie może wymagać od kontrolowanego pracownika opowiedzenia o swoim stanie zdrowie lub przyczynach udania się na zwolnienie lekarskie.

Czy są terminy, w których należy przeprowadzić kontrolę pracownika na chorobowym?

Należy zauważyć, że kontrolę pracownika przebywającego na L4 można przeprowadzić w miarę potrzeb. Warto tutaj zauważyć, że nie powinny zostać wyznaczone z góry godziny lub daty takiej kontroli. Co do zasady, zaleca się, aby wzmożona liczba kontroli odbywała się w okresach, w których wzrasta liczba pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby lub opieki nad chorym członkiem rodziny.

Miejsca przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego

Od roku 2019 osoby, które posiadają prawo do ubezpieczenia chorobowego, w momencie wystawiania przez lekarza zwolnienia lekarskiego, zobowiązani są do przekazania lekarzowi informacji o miejscu pobytu w czasie przebywania na L4. Pracownik zobligowany jest do podania miejsca pobytu w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim nawet jeżeli adres ten będzie różnił się od adresu podanego w dokumentacji medycznej. 

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może zostać przeprowadzona:

• w miejscu zamieszkania pracownika,
• w miejscu czasowego pobytu, czyli pod adresem podanym w zaświadczeniu lekarskim,
• miejscu pracy lub miejscu prowadzenia działalności gospodarczej,
• w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej,
• innym miejscu, jeśli kontroler posiada niezbędne informację i stwierdzi, że działanie pracownika jest celowe.

Jeżeli podczas kontroli, pracownik jest nieobecny w miejscu swojego zamieszkania lub tymczasowego pobytu, można wysnuć wniosek, że osoba ta nadużywa zwolnienia lekarskiego. Należy jednak dokładnie zbadać powód nieobecności pracownika we wskazanym miejscu. Przed ostatecznym osądem należy zbadać czy nieobecność ta była np. spowodowana wizytą u lekarza lub koniecznością udania się na rehabilitację. W takim przypadku zostaje wyznaczony termin, w którym pracownik ma możliwość wyjaśnić zaistniałą sytuację oraz powody swojej nieobecności pod wskazanym adresem. W przypadku, w którym pracownik odmówi podania wyjaśnienia lub nie zgłosi się w podanym terminie, uznaje się, że osoba ta nadużywa zwolnienia lekarskiego.

Postępowanie podczas braku pracownika w domu i konsekwencje dla pracownika

W przypadku, w którym osoba kontrolująca nie zastanie pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim pod wskazanym adresem, kontrolę tą należy powtórzyć. Zaleca się także, aby wyjaśnić przyczyny nieobecności pracownika w domu. Warto tutaj zauważyć, że nieobecność spowodowana wizytą u lekarza, koniecznością udania się na zajęcia rehabilitacji lub tym podobne sytuacje, nie są podstawą do uznania, że L4 wykorzystywane jest w sposób nieprawidłowy. 

Jeżeli pracodawca posiada wątpliwości co do prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez swojego pracownika, na wniosek pracodawcy, ZUS rozstrzyga czy osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim przestrzega obowiązujących przepisów oraz czy posiada ona prawo do zasiłku. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może zasięgnąć opinii lekarza orzecznika ZUS, który wyda opinie po zbadaniu pacjenta i sprawdzeniu dokumentów.

Protokół dotyczący nieprawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego

Jeżeli podczas kontroli, osoba dokonująca sprawdzenia czy pracownik przestrzega przepisów dotyczących przebywania na zwolnieniu lekarskim, stwierdzi, że pracownik wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje L4 niezgodnie z celem, zobligowana jest do sporządzenia protokołu. Wzór protokołu dotyczącego nieprawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 1999 r. 

Protokół ten musi zawierać informację o tym, co ustalił kontroler podczas swojej wizyty. Osoba ta zobligowana jest do sporządzenia dokładnego opisu tego co zastała podczas kontroli oraz uzasadnienia nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy przez osobę poddaną kontroli. Należy tutaj zauważyć, że pracownik ma prawo do wniesienia uwag do sporządzonego protokołu. Spisane w ten sposób ustalenia są podstawą do tego, aby pracownikowi nie wypłacono zasiłku.

Decyzje w sprawie odwołania uprawnień do zasiłków - postępowanie ZUS i odwołania pracowników

Należy podkreślić, że decyzję w sprawie uprawnień do zasiłków zawsze wydaje ZUS. W przypadku, w którym to kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego była przeprowadzana przez pracodawcę, Zakład Ubezpieczeń Społecznych decyzję tą wydaje na wniosek pracodawcy lub pracownika. Pracownik ma prawo odwołać się od wystawionej decyzji do sądu. Pracownik może sporządzić odwołanie:

• pisemnie,
• ustnie - do protokołu za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję.

Należy pamiętać, że na złożenie odwołania pracownik ma miesiąc od dnia, w którym otrzymał decyzję. 

Uwaga pracodawca i ZUS kontroluje - podsumowanie

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przeprowadzana jest, aby sprawdzić czy pracownik przebywający na L4 przestrzega obowiązujących przepisów. Podczas zwolnienia lekarskiego pracownik zobowiązany jest do odpoczynku, kuracji i szybkiego powrotu do zdrowia. Wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego do pracy zarobkowej lub niezgodnie z jego celem wiąże się z określonymi konsekwencjami. 

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przeprowadzić może pracodawca oraz ZUS. W przypadku, gdy podczas niezapowiedzianej kontroli, osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w domu, należy wyjaśnić zaistniałą sytuację. Jeżeli kontroler stwierdzi, że pracownik wykorzystuje L4 niezgodnie z prawem, zobligowany jest on do sporządzenia protokołu według określonego wzoru. Pracownik ma prawo złożyć odwołanie od wydanej przez ZUS decyzji w terminie 30 dni od dnia otrzymania dokumentu. 

Wyniki kontroli mogą spowodować odebranie prawa do zasiłku. Podczas kontroli lekarz orzecznik ZUS może zweryfikować prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy przez lekarza, który wystawiał zwolnienie od pracy. Należy podkreślić, że zwolnienie lekarskie należy wykorzystywać zgodnie z jego celem i skupić się na szybkim powrocie do zdrowia.

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej