Okazjonalna praca zdalna – co powinien wiedzieć pracodawca i pracownik według Kodeksu Pracy.

Kodeks pracy jasno definiuje, czym jest okazjonalna praca zdalna oraz jakie warunki należy spełnić, aby wszystkie procedury były zgodne z prawem. Okazjonalną pracę zdalną charakteryzuje jej incydentalność. Może być ona wykonywana jedynie przez określoną ilość dni w roku oraz na wniosek pracownika.  

Spis treści:

• Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika – Zdalna praca okazjonalna 2024
• Kontrola dni okazjonalnej pracy zdalnej - jak przeprowadzić?
• Praca zdalna okazjonalna – przepisy o pracy zdalnej
• Wniosek o okazjonalną pracę zdalną - termin
• Jak ustalić wymiar okazjonalnej pracy zdalnej? Limit okazjonalnej pracy zdalnej.

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika – Zdalna praca okazjonalna 2024

7 kwietnia 2023 roku w życie weszły nowe przepisy określające okazjonalną pracę zdalną i sposoby jej kontrolowania. Obowiązujące przepisy zapewniają pracodawcom również pewne prawa. Jednym z nich jest możliwość przeprowadzenia kontroli w związku z wykonywaniem przez pracownika obowiązków służbowych na odległość. 

Omawiana kontrola dotyczyć może przestrzegania zasad BHP przez pracownika, a także bezpieczeństwa i ochrony informacji. Pracodawca ma prawo do zweryfikowania czy miejsce wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej spełnia określone kryteria bezpieczeństwa i higieny pracy, a także czy gwarantuje wdrożenie procedur związanych z ochroną danych osobowych i dokumentów wrażliwych.

Kontrola dni okazjonalnej pracy zdalnej - jak przeprowadzić?

Jednak, aby przeprowadzić kontrolę, pracodawca spełnić musi określone kryteria. Kontrola ta powinna zostać przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem oraz w godzinach pracy, jak i wykonywania obowiązków  pracownika. 

Należy podkreślić również, że regulamin pracy lub porozumienie powinno uwzględniać sposoby i zasady przeprowadzania omawianej kontroli. Co ważne, kontrola okazjonalnej pracy zdalnej nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób przebywających w domu, a także kontrola ta nie może utrudniać możliwości korzystania z pomieszczeń domowych przez domowników. Pracodawca ma prawo skontrolować również stan trzeźwości pracownika.

W momencie wykrycia uchybień podczas kontroli pracodawca ma prawo do tego, aby zobowiązać pracownika do wyeliminowania nieprawidłowości. Pracodawca może również cofnąć zgodę na wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej – w takim przypadku pracownik powinien rozpocząć wykonywanie obowiązków na terenie zakładu pracy w wyznaczonym terminie. 

Należy również wspomnieć, że w razie wystąpienia zdarzenia, jakim jest wypadek przy pracy, zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy dotyczące wypadku przy pracy wykonywanej w zakładzie pracy. Jeżeli okoliczności wypadku przy pracy nie budzą wątpliwości, zespół powypadkowy może zrezygnować z oględzin miejsca zdarzenia. W innych wypadkach art. 6731 mówi, że oględzin miejsca wypadku należy dokonać w terminie ustalonym z pracownikiem lub w przypadku jego niedyspozycji z domownikiem. 

Praca zdalna okazjonalna – przepisy o pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu pracy, która miała miejsce w 2023 roku, dokładnie określa czym, jest okazjonalna praca zdalna. Art. 6733 mówi o tym, że okazjonalna praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik, wniosek o okazjonalną pracę zdalną, złożyć może w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Należy jednak pamiętać, że jeżeli wykonywane w pracy obowiązki nie pozwalają na to, aby pracę wykonywać w formie zdalnej, to pracodawca może odmówić przyjęcia wniosku. Pracodawca zobligowany jest jednak do poinformowania pracownika o przyczynie odmowy. 

Należy pamiętać, że okazjonalna praca zdalna ma charakter incydentalny. Inicjatorem okazjonalnej pracy zdalnej zawsze powinien być pracownik, który składa odpowiedni wniosek. O okazjonalną pracę zdalną pracownik może ubiegać się m.in. w przypadkach takich jak potrzeba opieki nad członkiem rodziny lub konieczność opuszczenia miasta, w którym znajduje się siedziba zakładu pracy i miejsce pracy w celu załatwienia spraw osobistych. 

Z racji okazjonalnego charakteru pracy zdalnej, ustawodawca zapewnił, że regulacje dotyczące pracy zdalnej zawarte w art. 6719 - 6724 oraz 6731 par 3 nie mają zastosowania. Mowa tutaj m.in. o:

• konieczności przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia,
• ustaleniu zasad wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w porozumieniu, które zawarte zostało ze związkami zawodowymi lub w regulaminie,
• tym, że każda strona ma możliwość wycofania się z formy pracy zdalnej,
• obowiązku przeprowadzania okresowych szkoleń pracowników administracyjno-biurowych,
• obowiązku pracodawcy do zapewnienia pracownikowi narzędzi pracy i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, w tym urządzeń technicznych,
• pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Należy jednak podkreślić, że pracodawca może ustalić z pracownikiem zwrot kosztów poniesionych w wyniku wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej w formie ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego. Jest to jednak działanie dobrowolne.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zatrudnianiu pracowników w różnorodnych formach?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia Pracownik od zatrudnienia do zwolnienia

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną - termin

Kodeks pracy nie uwzględnia jednak terminu złożenia wniosku o okazjonalną pracę zdalną. Dlatego przyjmuje się, że nastąpić powinno to nie później niż moment rozpoczęcia pracy w dniu korzystania z tej formy pracy. Pracownik, który składa wniosek o pracę okazjonalną, powinien kierować się jednak tym, aby przełożony miał możliwość podjęcia swobodnej decyzji.

Warto jednak podkreślić, że wykonywanie przez pracownika okazjonalnej pracy zdalnej nie zwalnia pracodawcy ze wszystkich obowiązków. Pracodawca zobligowany jest do:

• przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego,
• sporządzenia zasad bezpiecznego wykonywania pracy,
• przedstawienia pracownikowi niezbędnych dokumentów,
• dokonania niezbędnych formalności i zbioru oświadczeń.

Jak ustalić wymiar okazjonalnej pracy zdalnej? Limit okazjonalnej pracy zdalnej.

Maksymalny wymiar okazjonalnej pracy zdalnej wynosi 24 dni kalendarzowe – od 1 stycznia do 31 grudnia. Wymiar 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej przysługuje wszystkim pracownikom, zarówno tym zatrudnionym na pełen etat, jak i jego część. Pracownik może wystąpić o możliwość wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej przez okres jednego dnia, kilku dni z rzędu lub 24 dni w całości. Pracodawca może przychylić się do prośby pracownika lub uzgodnić inny okres wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej. 

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego pracownik zmieni miejsce świadczenia pracy, to nowy pracodawca zobligowany jest do zmniejszenia wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej o dni już wykorzystane w poprzednim miejscu pracy. 

Przykład 1

Pani Ola od stycznia do maja zatrudniona była w zakładzie pracy X, w którym wykorzystała 7 dni okazjonalnej pracy zdalnej. W czerwcu Pani Ola zmieniła pracę i obecnie zatrudniona jest w firmie Y. W nowym miejscu pracy ma do wykorzystania 17 dni okazjonalnej pracy zdalnej do końca 2024 roku. 

Przykład 2

Pan Ksawery do końca lipca 2024 zatrudniony był w firmie X, w której nie wykorzystał ani jednego dnia na okazjonalną pracę zdalną. Od września pan Ksawery zatrudniony jest w nowym miejscu pracy, w którym przysługuje mu wymiar 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej do końca 2024 roku. 

Przykład 3

Pani Agata podjęła pracę w kwietniu 2024 po długiej przerwie. Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej w przypadku Pani Agaty wynosi 24 dni do końca roku kalendarzowego. 

Należy jednak pamiętać, że niewykorzystany wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie sumuje się i nie przechodzi na kolejny rok. Po ustaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy, na którym znajduje się informacja o liczbie wykorzystanych w danym roku przez pracownika dni na okazjonalną pracę zdalną. Informacja ta powinna zostać zamieszczona w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy.

Okazjonalna praca zdalna - co musi wiedzieć pracodawca?

Podsumowując, pracownik ma prawo do okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Okazjonalna praca zdalna możliwa jest na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Okazjonalna formy pracy zdalnej nie wyklucza jednak możliwości kontrolowania pracownika w zakresie przestrzegania zasad BHP i procedur ochrony danych osobowych. Należy pamiętać jednak, że w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca nie jest zobligowany do zapewnienia materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków.

Przygotuj się na możliwe wyzwania!

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia Kompendium wiedzy kadrowego

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej