Akta osobowe w placówce oświatowej - okres przechowywania dokumentacji i archiwizacja

Akta osobowe są elementem dokumentacji pracowniczej. Art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy  (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późniejszymi zmianami), dalej k.p. stanowi, że pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe w szkole - pracowników (dokumentacja pracownicza). Sprawdź, na czym polega archiwizacja i przechowywanie dokumentów w szkole.

Spis treści:

• Co obejmują akta osobowe w placówce oświatowej?
• Kiedy złożyć i gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą w szkole?
• Co powinno się znaleźć w aktach osobowych nauczyciela?
• Jak zarządzać dokumentacją pracowniczą w placówce oświatowej?
• Jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela?
• Akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej
• Obowiązek i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
• Akta osobowe w szkole - obowiązek wydawania kopii
• Akta osobowe w szkole - odpowiedzialność karno-wykroczeniowa

Co obejmuje dokumentacja pracownicza w placówce oświatowej?

Z przepisu wynika, że dokumentacja pracownicza obejmuje:

• akta osobowe pracowników oraz
• dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Zakres, sposób i warunki prowadzenia akt osobowych określa szczegółowo rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535), dalej r.s.d.p.

Mocą art. 91c ust. 1 KN w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nieuregulowanych przepisami ustawy, mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy. W związku z tym, że Karta Nauczyciela nie reguluje zagadnień związanych z prowadzaniem akt osobowych, do nauczycieli mają zastosowanie powszechnie obowiązujące regulacje w tym zakresie, w szczególności zawarte w k.p. i w r.s.d.p.

Kiedy założyć i gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą w szkole?

Pierwsze pytanie, jakie się nasuwa, to kiedy założyć akta osobowe dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Z przepisów prawa nie wynika wprost, w jakim terminie pracodawca zobowiązany jest do założenia akt osobowych. Wydaje się, że skoro akta osobowe prowadzi się dla pracowników, to powinny zostać założone najpóźniej w dniu nawiązania z pracownikiem stosunku pracy (jest to dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie o pracę lub kacie mianowania stanowiącym podstawę nawiązania stosunku pracy).

Kolejne pytanie, które można zadać przy okazji omawianych zagadnień, dotyczy miejsca przechowywania akt osobowych dyrektora szkoły. Pracodawcą dla wszystkich pracowników szkoły, w tym dla dyrektora, jest dana szkoła (zespół). W związku z tym, że dyrektor nie może sam z sobą wykonywać pewnych obowiązków, przepisy Karty Nauczyciela i  ustawy z dnia 14.12.2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r., poz. 7371 z późniejszymi zmianami), dalej u.p.o., określają kompetencje odpowiednio dla wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa, do wykonywania wobec dyrektora określonych czynności.

Na podstawie art. 29. ust. 1 pkt 3 u.p.o. w przypadku szkół i placówek prowadzonych przez j.s.t. zadania i kompetencje organu prowadzącego, określone w art. 10 ust. 1 pkt 6 u.p.o., tj. związane z wykonywaniem czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki wykonuje odpowiednio: wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa. Na mocy tego przepisu  wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa może także prowadzić akta osobowe dyrektora szkoły.

Akta osobowe u danego pracodawcy prowadzi się oddzielne dla każdego pracownika.

Akta osobowe aktualnie składają się z 5 części: A, B, C, D i E. Obowiązek wydzielenia nowej części E dotyczy wszystkich pracowników, także tych zatrudnionych przed dniem 21.03.2021 r.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prawo pracy i prowadzenie dokumentacji w oświacie 2025

Co powinno się znaleźć w aktach osobowych nauczyciela?

W aktach osobowych nauczycieli znajdują się różnego rodzaju oświadczenia lub dokumenty. Co istotne, wszystkie inne dokumenty, niż te wymienione w  § 6 r.s.d.p. jako dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, powinny być załączone do akt osobowych.

Niektóre oświadczenia i dokumenty nie mogą być przechowywane w aktach osobowych w oryginale. Dotyczy to dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Pracodawca w aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej powinien przechowywać jedynie odpisy lub kopie tych dokumentów, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumen tem (§5 r.s.d.p.). Informacja z Krajowego Rejestru Karnego także powinna być załączona do akt osobowych w kopii, nie w oryginale.

Szczegółowy wykaz oświadczeń i dokumentów, które mają być przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych zawiera §3 r.s.d.p. I tak w części: 

• A - przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy);
• B - przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
• C - przechowuje się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
• D - przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
• E - przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jak zarządzać dokumentacją pracowniczą w placówce oświatowej?

Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym (względem daty wpływu do pracodawcy). Oświadczenia lub dokumenty powinny być także ponumerowane. Technika numerowania nie jest określona w przepisach, dopuszcza się zatem sposób numerowania długopisem, ołówkiem, dopuszczalne jest także dokonywanie korekty numeracji.

Oświadczania i dokumenty w aktach osobowych nauczycieli mogą być grupowane ze względu na ich tematykę. Przykładowo w części B akt osobowych można wydzielić część B1, opisaną na ogólnym wykazie części B, w pozycji 1, jako „umowy o pracę i akty mianowania”. W tej wydzielonej grupie dokumentów B1  pracodawca będzie wpinał kolejne umowy o pracę lub akty mianowania. Możliwość wydzielania takich części powiązanych tematycznie możliwa jest w części A, B i C. Oświadczenia lub dokumenty w wydzielonych części A, B i C powiązane ze sobą tematycznie należy przechowywać w porządku chronologicznym, numerować oraz stworzyć odrębny wykaz oświadczeń lub dokumentów wpinanych do wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D pracodawca obowiązkowo musi pogrupować i wydzielić odrębne części dotyczące danej kary, którym przyporządkowuje odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Od dnia 21.03.2023 r. w aktach osobowych należy wydzielić także część E. Dokumenty znajdujące się w części E także przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela?

Poniżej zostaną omówione wybrane dokumenty spośród tych, które mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela.

Kwestionariusze osobowe

W aktach osobowych nauczycieli mogą być wpięte kwestionariusze osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie i kwestionariusze osobowe pracownika. Należy zwrócić uwagę na to, czy pracodawca nie stosuje starych druków kwestionariusza, z nadmiarowymi danymi osobowymi.

Rekomenduję posługiwanie się pomocniczymi wzorami kwestionariuszy zamieszczonymi na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Oświadczenie może przybrać postać kwestionariusza osobowego, może to być jednak dowolnie sformułowane oświadczenie. Kwestionariusze mogą być także dostosowane do pragmatyki służbowej obowiązującego daną grupę pracowników.

Proszę pamiętać o uprawnieniu pracodawcy do żądania udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Nie wszystkie okazane przez nauczyciela dokumenty potwierdzające możemy załączać w poczet akt osobowych, przykładowo nie można zrobić odpisu ani kopii:

• okazanego dowodu osobistego (także zapis w kwestionariuszu związany z serią i numerem dowodu osobistego jest niedopuszczalny),
• okazanego skróconego aktu małżeństwa.

Zasady przetwarzania danych osobowych reguluje art. 221 -   221b  k.p.

Zwracam uwagę, że dane osobowe pracodawca zbiera w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i muszą być one przetwarzane w sposób zgodny z tymi celami. Jest to zasada „ograniczenia celu” zawarta w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)), dalej RODO.

Dane osobowe muszą być zbierane z zachowaniem zasady "minimalizacja danych", o czym mówi motyw 39 preambuły RODO. Nadmiarowe zbieranie danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie i od pracowników dotyczą:

• nr NIP – gdy właściwym numerem w relacji pracodawca – pracownik jest numer PESEL,
• numer i seria dowodu osobistego,
• obowiązek obrony,
• zaświadczenie o pozostawaniu lub nie w rejestrze bezrobotnych (nie mylić z zaświadczeniem z Powiatowego Urzędu Pracy potwierdzającym okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych),
• zainteresowania / hobby.

W kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie od nauczyciela możemy pobrać następujące dane osobowe:

1. Imię (imiona) i nazwisko
2. Data urodzenia
3. Dane kontaktowe (wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie)
4. Wykształcenie, gdyż jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na  określonym stanowisku (art. 10 ust. 5 pt 5 i 8 KN)
5. Kwalifikacje zawodowe, gdyż są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 10 ust. 5 pkt 5 i 8 KN)
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdyż jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 10 KN)
7. Inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
   • Informacja o numerze rachunku bankowego nauczycieli – z powodu terminu wypłaty wynagrodzeń (wynagrodzenie nauczycielom wypłaca się z góry)
   • Dane nauczycieli z art. 10 ust. 5 pkt 1- 4a KN (opisano szczegółowo w dalszej części artykułu)
   • Dane nauczycieli, którzy przeszli na emeryturę w niższym wieku z art. 88a ust. 1 KN i nie osiągnęli wieku emerytalnego o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych  - na podstawie art. 10b KN przed nawiązaniem stosunku pracy nauczyciel składa do dyrektora szkoły oświadczenie o zawieszeniu albo niezawieszeniu prawa do tej emerytury, a jeżeli prawo do tej emerytury nie uległo zawieszeniu - również o niezatrudnieniu w innej szkole lub innych szkołach albo o zatrudnieniu w innej szkole lub innych szkołach i wymiarze zatrudnienia w tej szkole lub tych szkołach
   • Dane niezbędne do sprawdzenia osoby w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym jak:  imię ojca, matki, nazwisko rodowe, PESEL
   • Dane cudzoziemców, dotyczące legalnej pracy i legalnego pobytu na terenie RP - Pracodawca ma prawo żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP oraz ma obowiązek przechowywać kopię tego dokumentu przez  cały  okres  wykonywania  pracy  przez cudzoziemca kopii dokumentu (art. 2 i 3 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.  z 2021 r., poz. 1745).

Dane osobowe w kwestionariuszu pracownika

1. adres zamieszkania (adres pod którym przebywa z zamiarem stałego pobytu)
2. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
3. inne dane osobowe gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
4. dodatkowo inne dane za zgodą osoby fizycznej, np.:  dane kontraktowe osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na ich podanie, adres korespondencyjny, jeśli jest inny niż adres zamieszkania

Rejestr sprawców przestępstw na tle seksualnym

Ustawa z dnia 13.5.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz.U. z 2024, poz. 1802) w art.  21. ust. 1. stanowi, że przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 2–8.

Obowiązek wymieniony w ust. 2 ciąży na pracodawcy lub organizatorze działalności wymienionej w ust. 1, a obowiązki wymienione w ust. 3-8 ciążą na osobie ubiegającej się o zatrudnienie lub dopuszczanej do innej  działalności wymienionej w ust. 1.

Wypełniając obowiązek, o którym mowa w art. 21 ust. 2. ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym pracodawca przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy powinien uzyskać  informacje, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

Informacje z rejestrów pracodawca utrwala w formie wydruku i załącza do akt osobowych pracownika. Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym w aktualnym na dzień 9.02.2025 r. brzmieniu nie wyłącza obowiązku sprawdzenia osoby, która już wcześniej pracowała u tego samego pracodawcy.

Należy ściśle przestrzegać obowiązku weryfikacji w rejestrach, bowiem dyrektor szkoły, który dopuszcza do pracy nauczyciela bez uzyskania informacji z rejestrów,  o których mowa w art. 21 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Z drugiej strony karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 podlega dyrektor, który bez uprawnienia uzyskuje z Rejestru z dostępem ograniczonym informację o osobie.

Inne dane osobowe nauczycieli wymienione w art. 10 ust. 5 KN

Zatrudniając nauczyciela trzeba mieć na uwadze art. 10 ust. 8 KN. Stanowi on, że nie można nawiązać stosunku pracy z nauczycielem, który nie spełnia warunków, o których mowa w art. 10 ust. 5 pkt 2-5 KN (z zastrzeżeniem art. 10 ust. 9 KN).

Warunki wskazane w art. 10 pkt 1-6 KN dotyczą nauczycieli zatrudnianych na podstawie mianowania, a warunki wskazane w art. 10 pkt 2-5 KN dotyczą wszystkich nauczycieli zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od rodzaju umowy o pracę i wymiaru zatrudnienia.

Tak więc od zatrudnianego nauczyciela dyrektor powinien uzyskać w formie oświadczenia dane osobowe:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z praw publicznych; oświadczenie pracownika należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy;
• nie toczy się przeciwko niemu postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne; oświadczenie pracownika należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy.

Dyrektor musi także, przed zatrudnieniem nauczyciela, zweryfikować, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. W celu potwierdzenia nieskazania nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić informację z Krajowego Rejestru Karnego z wyjątkiem przypadku, gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole, w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania poprzedniego stosunku pracy albo wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy na podstawie art. 20 ust. 5c KN (upływ 6 m-cy stanu nieczynnego) (art. 10 ust. 8a KN). Kopia informacji z Krajowego Rejestru Karnego powinna zostać załączona w poczet akt osobowych pracownika. Niestety obowiązujące przepisy nie regulują w sposób ogólny terminu ważności informacji z Krajowego Rejestru Karnego przedkładanej przez nauczycieli.

Zatrudniany nauczyciel nie może być  prawomocnie ukarany karą dyscyplinarną zwolnienia z pracy z zakazem przyjmowania ukaranego do pracy w zawodzie nauczyciela w okresie 3 lat przed nawiązaniem stosunku pracy, albo karą dyscyplinarną wydalenia z zawodu nauczyciela. Dane w tym zakresie należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy (art. 10 ust. 8b KN). Dyrektor jest obowiązany zasięgnąć informacji z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD)  w trybie określonym w art. 85y ust. 1a KN

Dyrektor szkoły składa wniosek o informację z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD) tylko jeżeli:

• nauczyciel lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie na stanowisku nauczyciela nie posiada numeru PESEL albo
• ustalił za pomocą narzędzia informatycznego - wyszukiwarka PESEL-CROD dostępna dla dyrektorów szkół w strefie dla zalogowanych SIO - że numer PESEL nauczyciela lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie na stanowisku nauczyciela znajduje się w rejestrze.

Jeżeli zachodzi sytuacja, że dyrektor musi złożyć wniosek o informację z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD), to od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pobierze następujące dane osobowe: nazwisko, imię lub imiona, płeć, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo lub obywatelstwa, miejsce zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku braku tego numeru - numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość. Informacja z PESEL-CROD lub z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD) należy załączyć do akt osobowych pracownika.

Rekomenduję aby dane osobowe związane z weryfikacją w rejestrach sprawców przestępstw na tle seksualnym, w wyszukiwarce PESEL-CROD lub w rejestrze orzeczeń dyscyplinarnych były wskazane w kwestionariuszu osobno  (wydzielone) wraz z podanym celem ich przetwarzania. Można także te dane osobowe pobrać w osobnym oświadczeniu (z podanym celem ich przetwarzania).

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kadry w oświacie w 2025 roku

Akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej

Od dnia 1.01.2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Resort pracy uznał, że akta osobowe pracownika, składające się z wydzielonych części, tworzą integralną całość – trzeba je więc prowadzić w jednolitej formie.

Akta osobowe prowadzona w postaci elektronicznej są równoważne z aktami osobowymi prowadzonymi i przechowywanymi w postaci papierowej (art. 9411 k.p.).

Jeżeli pracodawca, który  rozpoczął działalność po dniu 31.12.2018 r. chce prowadzić i przechowywać akta osobowe w postaci elektronicznej, to musi spełniać szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej określone w rozdziale 3 r.s.d.p. System teleinformatyczny musi zapewniać:

1. zabezpieczenie tej dokumentacji  przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem; Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Zabezpieczenie dokumentacji polega w szczególności na systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania, stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów, przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 r.s.d.p.;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 r.s.d.p.;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Każdy pracodawca w dowolnym momencie może także zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje akta osobowe (art. 948. § 1 k.p.). Możliwość zmiany postaci akt osobowych dotyczy też pracodawców, którzy już funkcjonowali w dniu 1.01.2019 r. (art. 7 ust. 1 ustawy z 10.1.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357)). Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Aby jednak doszło do zmiany postaci akt osobowych, na pracodawcy ciążą pewne obowiązki. Pracodawca musi zdigitalizować dotychczasowe akta osobowe wszystkich pracowników szkoły, także tych, którzy już u niego nie są zatrudnieni.

UWAGA! Zmiana postaci akt osobowych dotyczy wszystkich pracowników aktualnych i byłych.

Następnie pracodawca musi wypełnić obowiązki informacyjne, tj.:

• poinformować pracowników u niego zatrudnionych w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci dokumentacji;
• zawiadomić wszystkich byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził akta osobowe w postaci elektronicznej i zdecydował o dalszym prowadzeniu akt w postaci elektronicznej, to zdaniem resortu może on kontynuować dalsze prowadzenie tej dokumentacji w postaci elektronicznej. Jest to jednak możliwe tylko w przypadku, gdy postać elektroniczna dokumentacji odpowiadać będzie nowym wymogom określonym w r.s.d.p. (Odpowiedź MRPiPS z 08-02-2019r. DPR.I. 4102.4.2019.KJ na pismo z dnia 3 stycznia 2019 r. (znak: KL/2/1/RL/2019) pytania Konfederacji Lewiatan).

Obowiązek i okres przechowywania akt osobowych

Na pracodawcy ciąży także obowiązek przechowywania akt osobowych przez określony czas, a także w określonych warunkach, co reguluje art. 94.pkt 9b  k.p. Z przepisu wynika, że pracodawca jest obowiązany w szczególności przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Okresy przechowywania akt osobowych pracowników, z którymi stosunki pracy nawiązano począwszy od dnia 1.01.2019 r.: 

• okres zatrudnienia (art. 94 pkt 9b k.p.)
• 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym:

- stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 94 pkt 9b k.p.)

- rozwiązał się lub wygasł stosunek pracy kończący się najpóźniej - w przypadku ponownego nawiązywania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (art. 945 k.p.) – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy zatem od dnia 31. grudnia, a nie od 1. stycznia następnego roku

• dłużej niż 10 lat - jeśli odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p.).

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu przechowywania dokumentacji, o którym mowa powyżej (art. 947 k.p. dotyczący niszczenia dokumentacji stosuje się odpowiednio),
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej (art. 947 k.p. dotyczący niszczenia dokumentacji stosuje się odpowiednio)

Przepisy nie wskazują rodzaju postępowania, zatem może to być każde postępowanie oparte na ustawie (np. karne, administracyjne, cywilne, celne).

Okresy przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1.01.2019 r. ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem 1.01.2019 r. Zastosowanie mają dotychczasowe zasady, tj. 50 lat licząc od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Okres przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy nawiązanych po dniu 31.12.1998 r., a przed dniem 1.01.2019 r. może ulec skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Akta osobowe prowadzone w postaci papierowej  należy chronić przed: uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury, zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 o.s.d.p.). Zaleca się aby w pomieszczeniu:

• zapewnić temperaturę 14-200 C, wahania +- 2 st. w ciągu 48 godz.
•  zapewnić wilgotność względną 45-60%, wahania +- 5%
• jako źródła światła sztucznego stosować świetlówki o obniżonej emisji promieniowania UV
• maksymalne natężenie światła nie przekraczało 200 luksów
• wyeliminować światło słoneczne, stosować zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV
• nie stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej określone są w rozdziale 3 r.s.d.p. (opisano powyżej).

Akta osobowe w szkole - obowiązek wydawania kopii

Na koniec jeszcze jedno przypomnienie. Na podstawie art. 9412. k.p. pracodawca ma obowiązek wydać kopię akt osobowych lub wskazanych we wniosku dokumentów będących w zasobach akt osobowych. Wydanie kopii następuje na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo osób, o których mowa w art. 949 § 3 k.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Wniosek o wydanie kopii akt osobowych może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca nie wydaje odpisów ani duplikatów (np. świadectwa pracy).

Akta osobowe w szkole - odpowiedzialność karno-wykroczeniowa

Jeżeli pracodawca nie prowadzi albo nie przechowuje akt osobowych na mocy art. 281  pkt 6 i 6a k.p. może ponieść odpowiedzialność karno-wykroczeniową, wykroczenie zagrożone jest karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Wykaz skrótów użytych w artykule:

• j.s.t. – jednostki samorządu terytorialnego
• k.p. - ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy  (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późniejszymi zmianami)
• r.s.d.p. - rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535)
• KN - ustawa z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2024 r., poz. 986 z późniejszymi zmianami)
• u.p.o. - ustawa z dnia 14.12.2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r., poz. 7371 z późniejszymi zmianami)

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Akta osobowe oraz dokumentacja urlopowa w oświacie w 2025r. - kompendium wiedzy

Katarzyna Tincel

Trener

Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej