Akta osobowe w placówce oświatowej - okres przechowywania dokumentacji i archiwizacja

Akta osobowe są elementem dokumentacji pracowniczej. Art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy, dalej k.p. stanowi, że pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). 

Spis treści:

• Co obejmują akta osobowe w placówce oświatowej?
• Kiedy złożyć i gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą w szkole?
• Co powinno się znaleźć w aktach osobowych nauczyciela?
• Jak zarządzać dokumentacją pracowniczą w placówce oświatowej?
• Jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela?
• Akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej
• Obowiązek i okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
• Akta osobowe w szkole - obowiązek wydawania kopii
• Akta osobowe w szkole - odpowiedzialność karno-wykroczeniowa

Co obejmuje dokumentacja pracownicza w placówce oświatowej?

Z przepisu wynika, że dokumentacja pracownicza obejmuje:

• akta osobowe pracowników oraz
• dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Zakres, sposób i warunki prowadzenia akt osobowych określa szczegółowo rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, dalej r.s.d.p.

Mocą art. 91c ust. 1 z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela w zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nieuregulowanych przepisami ustawy, mają zastosowanie przepisy kodeksu pracy. W związku z tym, że Karta Nauczyciela nie reguluje zagadnień związanych z prowadzaniem akt osobowych, do nauczycieli mają zastosowanie powszechnie obowiązujące regulacje w tym zakresie, w szczególności zawarte w k.p. i  r.s.d.p.

Kiedy założyć i gdzie przechowywać dokumentację pracowniczą w szkole?

Pierwsze pytanie, jakie się nasuwa, to kiedy założyć akta osobowe dla pracownika. Z przepisów prawa nie wynika wprost, w jakim terminie pracodawca zobowiązany jest do założenia akt osobowych. Wydaje się, że skoro akta osobowe prowadzi się dla pracowników, to powinny zostać założone najpóźniej w dniu nawiązania z pracownikiem stosunku pracy (jest to dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie o pracę lub akcie mianowania stanowiącym podstawę nawiązania stosunku pracy).

Kolejne pytanie, które można zadać przy okazji omawianych zagadnień, dotyczy miejsca przechowywania akt osobowych dyrektora szkoły. Pracodawcą dla wszystkich pracowników szkoły, w tym dla dyrektora, jest dana szkoła (zespół). W związku z tym, że, dyrektor nie może sam z sobą wykonywać pewnych obowiązków, przepisy Karty Nauczyciela i  ustawy z dnia 14.12.2016 r. Prawo oświatowe, dalej u.p.o., określają kompetencje odpowiednio dla wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa, do wykonywania wobec dyrektora określonych czynności. Na podstawie art. 29. ust. 1 pkt 3 u.p.o. w przypadku szkół i placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego zadania i kompetencje organu prowadzącego, związane z wykonywaniem czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły lub placówki wykonuje odpowiednio: wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starosty, marszałka województwa. Na mocy tego przepisu  wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek województwa może także prowadzić akta osobowe dyrektora szkoły.

Akta osobowe prowadzi się oddzielne dla każdego pracownika.

Co ważne, akta osobowe prowadzi się także oddzielnie dla każdego pracodawcy. Czasem zdarza się, szczególnie w szkołach niepublicznych, że prowadzi się jedne akta osobowe dla jednego pracownika ale dla dwóch, a czasem trzech pracodawców. Dzieje się tak dlatego, że podmioty te łączy jeden organ prowadzący (np. Stowarzyszenie). Należy mieć na uwadze, że ta sama osoba może być zatrudniona: w organie prowadzącym (w samym Stowarzyszaniu, z żłobku będącym jednostką Stowarzyszenia), w Przedszkolu i w Zespole Szkół. Wówczas taka osoba jest zatrudniona u trzech pracodawców, jeżeli przedszkole nie jest włączone organizacyjnie w Zespół Szkół.

WAŻNE! Strukturę placówek oświatowych sprawdzisz w Wyszukiwarce Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych. Podaję link: https://rspo.gov.pl/

Akta osobowe aktualnie składają się z 5 części: A, B, C, D i E. Obowiązek wydzielenia nowej części E dotyczy wszystkich pracowników, także tych zatrudnionych przed dniem 21.03.2021 r.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prawo pracy i prowadzenie dokumentacji w oświacie 2025

Co powinno się znaleźć w aktach osobowych nauczyciela?

W aktach osobowych nauczycieli znajdują się różnego rodzaju oświadczenia lub dokumenty. Co istotne, wszystkie inne dokumenty, niż te wymienione w  § 6 r.s.d.p. jako dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, powinny być załączone do akt osobowych.

Niektóre oświadczenia i dokumenty nie mogą być przechowywane w aktach osobowych w oryginale. Dotyczy to dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Pracodawca w aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej powinien przechowywać jedynie odpisy lub kopie tych dokumentów, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem (§5 r.s.d.p.). Informacja z Krajowego Rejestru Karnego okazywana przez nauczyciela także powinna być załączona do akt osobowych w kopii, nie w oryginale.

Szczegółowy wykaz oświadczeń i dokumentów, które mają być przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych zawiera §3 r.s.d.p. I tak w części:

1. przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy);
2. przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
3. przechowuje się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
4. przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
5. przechowuje się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jak zarządzać dokumentacją pracowniczą w placówce oświatowej?

Każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być przechowywane w porządku chronologicznym (względem daty wpływu do pracodawcy). Oświadczenia lub dokumenty powinny być także ponumerowane. Technika numerowania nie jest określona w przepisach, dopuszcza się zatem sposób numerowania długopisem, ołówkiem, dopuszcza się także dokonywanie korekty numeracji.

Oświadczania i dokumenty w aktach osobowych nauczycieli mogą być grupowane ze względu na ich tematykę. Przykładowo w części B akt osobowych można wydzielić część B1, opisaną na ogólnym wykazie części B, w pozycji 1, jako „umowy o pracę i akty mianowania”. W tej wydzielonej grupie dokumentów B1  pracodawca będzie wpinał kolejne umowy o pracę lub akty mianowania. Możliwość wydzielania takich części powiązanych tematycznie dotyczy  części A, B i C. Oświadczenia lub dokumenty w wydzielonych części A, B i C powiązane ze sobą tematycznie należy przechowywać w porządku chronologicznym, numerować oraz stworzyć odrębny wykaz oświadczeń lub dokumentów wpinanych do wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D pracodawca obowiązkowo musi pogrupować i wydzielić odrębne części dotyczące danej kary, którym przyporządkowuje odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Od dnia 21.03.2023 r. w aktach osobowych należy wydzielić także część E. Dokumenty znajdujące się w części E także przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Poniżej zostaną omówione wybrane dokumenty spośród tych, które mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela.

Jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela?

Poniżej zostaną omówione wybrane dokumenty spośród tych, które mogą znaleźć się w aktach osobowych nauczyciela.

Kwestionariusze osobowe

W aktach osobowych nauczycieli znajduje się wiele oświadczeń i dokumentów związanych z przetwarzaniem danych osobowych pracownika.

Zasady przetwarzania danych osobowych reguluje art. 22¹ -   22^1b  k.p.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Oświadczenie może przybrać postać kwestionariusza osobowego, może to być jednak odrębny dokument.

W aktach osobowych często znajdują się kwestionariusze osobowe osoby ubiegającej się o zatrudnienie i kwestionariusze osobowe pracownika. Należy zwrócić uwagę na to, czy pracodawca nie stosuje starych druków kwestionariusza z nadmiarowymi danymi osobowymi (jak numer NIP, seria i numer dowodu osobistego i inne).

Skorzystaj! Rekomenduję posługiwanie się pomocniczymi wzorami kwestionariuszy zamieszczonymi na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Link do strony:  https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Zapamiętaj! Kwestionariusze osobowe mogą być dostosowane do pragmatyki służbowej obowiązującego daną grupę pracowników.

Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Jednak nie wszystkie okazane przez nauczyciela dokumenty możemy kopiować i załączać w poczet akt osobowych, przykładowo nie można tego zrobić w przypadku:

• dowodu osobistego (także zapis w kwestionariuszu, że „dane są zgodne z dowodem osobistym seria i numer … jest niedopuszczalny),
• akt stanu cywilnego (np. skróconego aktu małżeństwa, aktu zgonu) – wyjątkiem jest przechowywanie w aktach osobowych aktu urodzenia dziecka albo jego kopii.

Pamiętaj! Dane osobowe pracodawca zbiera z zachowaniem zasady „ograniczenia celu” i "minimalizacja danych".

Zasada „ograniczenia celu” przetwarzanych danych oznacza, że dane osobowe pracodawca zbiera w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i muszą być one przetwarzane w sposób zgodny z tymi celami.

Zasada "minimalizacja danych" oznacza zaś, że  administrator danych osobowych powinien zbierać i przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnego, jasno określonego celu, nie może zbierać danych "na wszelki wypadek".

Pracodawca powinien zweryfikować stosowane u siebie kwestionariusze i usunąć z nich nadmiarowe dane osobowe, takie jak:

• numer NIP,
• numer i seria dowodu osobistego,
• obowiązek obrony,
• zaświadczenie o pozostawaniu lub nie w rejestrze bezrobotnych (nie mylić z zaświadczeniem z Powiatowego Urzędu Pracy potwierdzającym okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych),
• zainteresowania i hobby.

W kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie u nauczyciela można przetwarzać następujące dane osobowe:

1. Imię (imiona) i nazwisko
2. Data urodzenia
3. Dane kontaktowe (wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie)
4. Wykształcenie, gdyż jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na  określonym stanowisku (art. 10 ust. 5 pkt 5 i 8 Karty Nauczyciela)
5. Kwalifikacje zawodowe, gdyż są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 10 ust. 5 pkt 5 i 8 Karty Nauczyciela)
6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdyż jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 10 Karty Nauczyciela)
7. Inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa:

• Informacja o numerze rachunku bankowego nauczycieli (termin wypłaty wynagrodzeń z góry)
• Dane nauczycieli, o których mowa w art. 10 ust. 5 pkt 1- 4a Karty Nauczyciela (opisano szczegółowo w dalszej części artykułu)
• Dane nauczycieli, którzy przeszli na emeryturę na podstawie art. 88a ust. 1 Karty Nauczyciela i nie osiągnęli wieku emerytalnego, o którym mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - na podstawie art. 10b Karty Nauczyciela przed nawiązaniem stosunku pracy nauczyciel składa do dyrektora szkoły oświadczenie o zawieszeniu albo niezawieszeniu prawa do tej emerytury, a jeżeli prawo do tej emerytury nie uległo zawieszeniu - również o niezatrudnieniu w innej szkole lub innych szkołach albo o zatrudnieniu w innej szkole lub innych szkołach i wymiarze zatrudnienia w tej szkole lub tych szkołach
• Dane niezbędne do sprawdzenia osoby w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym jak: imię ojca, matki, nazwisko rodowe, PESEL
• Dane cudzoziemców, które dotyczą legalnej pracy i legalnego pobytu na terenie RP - Pracodawca ma prawo żądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP oraz ma obowiązek przechowywać kopię tego dokumentu przez cały  okres  wykonywania  pracy  przez cudzoziemca kopii dokumentu (art. 2 i 3 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dane osobowe w kwestionariuszu pracownika (nauczyciela):

1. Adres zamieszkania (adres pod którym przebywa z zamiarem stałego pobytu)
2. Inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy
3. Inne dane osobowe gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
4. Dodatkowo inne dane za zgodą osoby fizycznej, np.: dane kontraktowe osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na ich podanie, adres korespondencyjny, jeśli jest inny niż adres zamieszkania.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prawo pracy i prowadzenie dokumentacji w oświacie 2025

Rejestr sprawców przestępstw na tle seksualnym

Ustawa z dnia 13.5.2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym w art.  21. ust. 1. stanowi, że przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy lub przed dopuszczeniem osoby do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi na pracodawcy lub innym organizatorze takiej działalności oraz na osobie, z którą ma być nawiązany stosunek pracy lub która ma być dopuszczona do takiej działalności, ciążą obowiązki określone w ust. 2–8.

Obowiązek wymieniony w ust. 2 ciąży na pracodawcy lub organizatorze działalności wymienionej w ust. 1, a obowiązki wymienione w ust. 3-8 ciążą na osobie ubiegającej się o zatrudnienie lub dopuszczanej do innej  działalności wymienionej w ust. 1.

Wypełniając obowiązek, o którym mowa w art. 21 ust. 2. ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym pracodawca przed nawiązaniem z osobą stosunku pracy powinien uzyskać  informacje, czy dane tej osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

UWAGA! Pracodawca ma obowiązek weryfikacji w dwóch rejestrach!   

Informacje z rejestrów pracodawca utrwala w formie wydruku i załącza do akt osobowych pracownika. Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym nie wyłącza obowiązku sprawdzenia osoby, która już wcześniej pracowała u pracodawcy.

Należy ściśle przestrzegać obowiązku weryfikacji w dwóch rejestrach, bowiem dyrektor szkoły, który dopuszcza do pracy nauczyciela bez uzyskania informacji z obu rejestrów,  o których mowa w art. 21 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, popełnia wkroczenie i podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł.

Z drugiej strony karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 podlega dyrektor, który bez uprawnienia uzyskuje z Rejestru z dostępem ograniczonym informację o osobie (np. uzyskuje informacje okresowo, w trakcie trwającego stosunku pracy albo wobec osoby, która nie wykonuje pracy związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi).

Dane osobowe nauczycieli wymienione w art. 10 ust. 5 Karty Nauczyciela:

Zatrudniając nauczyciela trzeba mieć na uwadze art. 10 ust. 8 Karty Nauczyciela. Stanowi on, że nie można nawiązać stosunku pracy z nauczycielem, który nie spełnia warunków, o których mowa w art. 10 ust. 5 pkt 2-5 Karty Nauczyciela (z zastrzeżeniem art. 10 ust. 9).

Warunki wskazane w art. 10 pkt 1-6 Karty Nauczyciela dotyczą nauczycieli zatrudnianych na podstawie mianowania, a warunki wskazane w art. 10 pkt 2-5 Karty Nauczyciela dotyczą wszystkich nauczycieli zatrudnianych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od rodzaju umowy o pracę i wymiaru zatrudnienia.

Tak więc od każdego zatrudnianego nauczyciela dyrektor powinien uzyskać w formie oświadczenia następujące dane osobowe:

• ma pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z praw publicznych (oświadczenie pracownika należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy),
• nie toczy się przeciwko niemu postępowanie karne w sprawie o umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub postępowanie dyscyplinarne (oświadczenie pracownika należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy).

Dyrektor musi także, przed zatrudnieniem nauczyciela, zweryfikować, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. W celu potwierdzenia nieskazania nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić informację z Krajowego Rejestru Karnego z wyjątkiem przypadku, gdy z nauczycielem jest nawiązywany kolejny stosunek pracy w tej samej szkole, w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania poprzedniego stosunku pracy albo wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy z upływem 6 m-cy stanu nieczynnego. Kopia informacji z Krajowego Rejestru Karnego powinna zostać załączona w poczet akt osobowych pracownika. Niestety obowiązujące przepisy nie określają terminu ważności informacji z Krajowego Rejestru Karnego przedkładanej przez nauczycieli.

Zatrudniany nauczyciel nie może być  prawomocnie ukarany karą dyscyplinarną zwolnienia z pracy z zakazem przyjmowania ukaranego do pracy w zawodzie nauczyciela w okresie 3 lat przed nawiązaniem stosunku pracy, albo karą dyscyplinarną wydalenia z zawodu nauczyciela. Dane w tym zakresie należy uzyskać przed nawiązaniem każdego, kolejnego stosunku pracy. Dyrektor jest obowiązany zasięgnąć informacji z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD)  w trybie określonym w art. 85y ust. 1a Karty Nauczyciela.

Dyrektor szkoły składa wniosek o informację z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD) tylko jeżeli:

• nauczyciel lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie na stanowisku nauczyciela nie posiada numeru PESEL albo
• ustalił za pomocą narzędzia informatycznego - wyszukiwarka PESEL-CROD dostępna dla dyrektorów szkół w strefie dla zalogowanych SIO - że numer PESEL nauczyciela lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie na stanowisku nauczyciela znajduje się w rejestrze.

Jeżeli zachodzi sytuacja, że dyrektor musi złożyć wniosek o informację z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD), to od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pobierze następujące dane osobowe: nazwisko, imię lub imiona, płeć, datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, obywatelstwo lub obywatelstwa, miejsce zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku braku tego numeru - numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość. Informacja z PESEL-CROD lub z rejestru orzeczeń dyscyplinarnych (ROD) należy załączyć do akt osobowych pracownika.

WAŻNE! Rekomenduję, aby dane osobowe związane z weryfikacją w rejestrach sprawców przestępstw na tle seksualnym, w wyszukiwarce PESEL-CROD lub w rejestrze orzeczeń dyscyplinarnych (ROD) były podawane w kwestionariuszu jako dane wydzielone wraz z podanym celem ich przetwarzania. Można także te dane osobowe pobrać w odrębnym oświadczeniu z podaniem celu ich przetwarzania. 

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kadry w oświacie w 2025 roku

Akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej

Od dnia 1.01.2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać akta osobowe w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Resort pracy uznał, że akta osobowe pracownika, składające się z wydzielonych części, tworzą integralną całość – trzeba je więc prowadzić w jednolitej formie.

Akta osobowe prowadzona w postaci elektronicznej są równoważne z aktami osobowymi prowadzonymi i przechowywanymi w postaci papierowej (art. 94¹¹ k.p.).

Jeżeli pracodawca chce prowadzić i przechowywać akta osobowe w postaci elektronicznej, to musi spełniać szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej określone w rozdziale 3 r.s.d.p. System teleinformatyczny musi zapewniać:

1. zabezpieczenie tej dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem; Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Zabezpieczenie dokumentacji polega w szczególności na systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania, stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów, przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 r.s.d.p.;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 r.s.d.p.;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Każdy pracodawca w dowolnym momencie może także zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje akta osobowe (art. 94⁸. § 1 k.p.). Możliwość zmiany postaci akt osobowych dotyczy też pracodawców, którzy już funkcjonowali w dniu 1.01.2019 r. (art. 7 ust. 1 ustawy z 10.1.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Aby jednak doszło do zmiany postaci akt osobowych, na pracodawcy ciążą pewne obowiązki. Pracodawca musi zdigitalizować dotychczasowe akta osobowe wszystkich pracowników szkoły, także tych, którzy już u niego nie są zatrudnieni. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

UWAGA! Zmiana postaci akt osobowych dotyczy wszystkich pracowników aktualnych i byłych.

Następnie pracodawca musi wypełnić obowiązki informacyjne, tj.:

• poinformować pracowników u niego zatrudnionych w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci dokumentacji;
• zawiadomić wszystkich byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził akta osobowe w postaci elektronicznej i zdecydował o dalszym prowadzeniu akt w postaci elektronicznej, to zdaniem resortu może on kontynuować dalsze prowadzenie tej dokumentacji w postaci elektronicznej. Jest to jednak możliwe tylko w przypadku, gdy postać elektroniczna dokumentacji odpowiadać będzie nowym wymogom określonym w r.s.d.p. (Odpowiedź MRPiPS z 08-02-2019r. DPR.I. 4102.4.2019.KJ na pismo z dnia 3 stycznia 2019 r. (znak: KL/2/1/RL/2019) pytania Konfederacji Lewiatan).

Obowiązek i okres przechowywania akt osobowych

Na pracodawca ciąży także obowiązek przechowywania akt osobowych przez określony czas, a także w określonych warunkach, co reguluje art. 94.pkt 9b  k.p. Z przepisu wynika, że pracodawca jest obowiązany w szczególności przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Okresy przechowywania akt osobowych pracowników, z którymi stosunki pracy nawiązano począwszy od dnia 1.01.2019 r.:

• okres zatrudnienia (art. 94 pkt 9b k.p.)
• 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym:

- stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 94 pkt 9b k.p.)

- rozwiązał się lub wygasł stosunek pracy kończący się najpóźniej - w przypadku ponownego nawiązywania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (art. 94⁵ k.p.) – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy zatem od dnia 31. grudnia, a nie od 1. stycznia następnego roku

• dłużej niż 10 lat - jeśli odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p.).

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu przechowywania dokumentacji, o którym mowa powyżej (art. 94⁷p. dotyczący niszczenia dokumentacji stosuje się odpowiednio),
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej (art. 94⁷p. dotyczący niszczenia dokumentacji stosuje się odpowiednio).

Przepisy nie wskazują rodzaju postępowania, zatem może to być każde postępowanie oparte na ustawie (np. karne, administracyjne, cywilne, celne).

Okresy przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1.01.2019 r. ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów (tj. obowiązujących przed dniem 1.01.2019 r.). Zastosowanie ma okres przechowywania  50 lat licząc od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Okres przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy nawiązanych po dniu 31.12.1998 r., a przed dniem 1.01.2019 r. może ulec skróceniu do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. W tym celu pracodawca musiałby złożyć do ZUS druk ZUS OSW, a następnie druk ZUS RIA (raport informacyjny).

Akta osobowe prowadzone w postaci papierowej  należy chronić przed: uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury, zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 r.s.d.p.). Zaleca się aby w pomieszczeniu:

• zapewnić temperaturę 14-20⁰ C, wahania +- 2 st. w ciągu 48 godz.
• zapewnić wilgotność względną 45-60%, wahania +- 5%
• jako źródła światła sztucznego stosować świetlówki o obniżonej emisji promieniowania UV
• maksymalne natężenie światła nie przekraczało 200 luksów
• wyeliminować światło słoneczne, stosować zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV
• nie stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wynagrodzenia nauczycieli - godziny ponadwymiarowe, zastępstwa doraźne, godziny nadliczbowe, praca w dniu wolnym i w święto, nagrody jubileuszowe z uwzględnieniem zmian Karty Nauczyciela w 2025 i 2026 roku

Akta osobowe w szkole - obowiązek wydawania kopii

Na koniec jeszcze jedno przypomnienie. Na podstawie art. 94¹². k.p. pracodawca ma obowiązek wydać kopię dokumentacji pracownicze, wg wniosku pracownika. Pracownik może żądać wydania kopii całych akt osobowych lub określonych dokumentów. Wydanie kopii następuje na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo osób, o których mowa w art. 94⁹ § 3 k.p. w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Wniosek o wydanie kopii akt osobowych może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zapamiętaj! Pracodawca nie wydaje odpisów ani duplikatów dokumentacji pracowniczej.

Termin na wydanie kopii dokumentacji pracowniczej wynosi 30 dni od dnia jego otrzymania. Wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

Akta osobowe w szkole - odpowiedzialność karno-wykroczeniowa

Jeżeli pracodawca nie prowadzi albo nie przechowuje akt osobowych na mocy art. 281  pkt 6 i 6a k.p. może ponieść odpowiedzialność karno-wykroczeniową. Wykroczenie zagrożone jest karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Wykaz skrótów użytych w artykule:

• j.s.t. – jednostki samorządu terytorialnego
• k.p. - ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy  (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późniejszymi zmianami)
• r.s.d.p. - rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535)
• KN - ustawa z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2024 r., poz. 986 z późniejszymi zmianami)
• u.p.o. - ustawa z dnia 14.12.2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r., poz. 7371 z późniejszymi zmianami)

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Akta osobowe oraz dokumentacja urlopowa w oświacie w 2025r. - kompendium wiedzy