Archiwizacja dokumentów kadrowych - Jak przechowywać? Zasady i terminy przechowywania dokumentów

Archiwizacja dokumentów kadrowych to proces przechowywania i zarządzania  dokumentami znajdującymi się firmie dotyczącymi przebiegu zatrudnienia pracownika. Jest  to bardzo ważny element działania każdej firmy, ponieważ pozwala zapewnić  bezpieczeństwo i poufność dokumentów oraz ułatwia późniejszy dostęp do nich w razie  potrzeby.  

Spis treści:

• Zasady archiwizacji dokumentów kadrowych
• Jak archiwizować dokumenty kadrowe? Jak przechowywać dokumenty?
• Okres przechowywania dokumentów firmowych
• Jak przechowywać dokumenty kadrowe (okres przechowywania do 10 lat)?
• Kto nie ma możliwości skrócenia przechowywania dokumentacji z 50 lat?

Zasady archiwizacji dokumentów kadrowych

W ramach archiwizacji dokumentów warto ustalić jasne zasady dotyczące przechowywania,  dostępu i usuwania dokumentów.

Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma  obowiązek prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, także dokumenty  związane ze stosunkiem pracy.

Jak archiwizować dokumenty kadrowe? Jak przechowywać dokumenty?

§ 6. [Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy] Pracodawca prowadzi  oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem  pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą: a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, – liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem  miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, – wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których  wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania  przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym  pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki,  soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w  dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1  Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik  decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla  pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art.  1481 Kodeksu pracy),

– ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 1731 Kodeksu pracy), c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w  zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy  w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi  godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na  wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego  wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego  dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w  porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy  (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie  przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą  oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu  pracy);

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony  indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za  używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377  Kodeksu pracy).

Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci elektronicznej, należy  pamiętać o zabezpieczeniach systemu informatycznego.

Okres przechowywania dokumentów firmowych

Wyróżniamy trzy istotne daty w okresie przechowywania dokumentacji. Okres  przechowywania zależny jest od daty zatrudnienia pracownika.

• zatrudnienie przed 1 stycznia 1999 r. - 50 lat
• zatrudnienie po 1 stycznia 2019 r.- 10 lat
• między 1999-2018 pod warunkiem złożenia oświadczenia i raportu informacyjnego do ZUS  za osoby zatrudnione w tym okresie- 10 lat

Jak przechowywać dokumenty kadrowe (okres przechowywania do 10 lat)?

Można skrócić okres przechowywania (poza wyjątkami) do 10 lat, w tym celu pracodawca  powinien:

• przekazać oświadczenia do ZUS OSW
• przekazać raport informacyjny do ZUS RIA

Od kiedy liczymy datę przechowywania dokumentów kadrowych?

• 10 lat – od końca roku, w którym ustał stosunek pracy
• 50 lat- od dnia, w którym ustał stosunek pracy

Okres przechowywania, który wynosi 10 lat, należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w  którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Należy zaznaczyć, że okres ten kończy  się w jednym dniu i dotyczy wszystkich pracowników kończących zatrudnienie w danym  roku kalendarzowym.

Kto nie ma możliwości skrócenia przechowywania dokumentacji z 50 lat?

Takiej możliwości nie mają pracodawcy przechowujący dokumentację w sprawach  związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace  górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów  pracy górniczej.

Uwaga! Art.94 Kodeks Pracy - Pracodawca jest obowiązany w szczególności

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej  poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących  uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc  od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł,  chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji  pracowniczej;

Ważne! 

Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego  po zakończeniu okresu przechowywania.

Przykład. 

Pani Krysia była zatrudniona od 01.03.2002-31.08.2003 r. Zgodnie z przepisami okres  przechowywania wynosi 10 lat i zaczyna się od ostatniego dnia roku kalendarzowego,  w którym zakończył się stosunek pracy. Okres przechowywania liczy się od 31.12.2003 r.

Pan Jan był zatrudniony do 20.04.1996 r. Okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat  i zaczyna się 20.04.1996 r.

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 Kodeks Pracy

Pracodawca może zostać ukarany, jeśli: 

• nie prowadzi w ogóle dokumentacji pracowniczej,
• nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres wymagany prawem, - archiwizuje dokumentację pracowniczą w warunkach grożących jej zniszczeniem. Podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.

Dowiedz się więcej