Co powinna zawierać polityka rachunkowości w jednostce budżetowej? Jak sporządzić dokument?

Obowiązek posiadania polityki rachunkowości wynika wprost z art. 4 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostki, które mają obowiązek stosować przepisy ustawy o rachunkowości – a więc wszystkie jednostki sektora finansów publicznych – zobowiązane są posiadać i stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Pomimo iż polityka rachunkowości jest powszechnie znanym dokumentem sprawa wiele problemów i budzi wiele wątpliwości wśród osób, które są odpowiedzialne za jej przygotowanie. Sprawdź, jak sporządzić politykę rachunkowości w jednostce budżetowej?

Spis treści:

• Czym jest rachunkowość budżetowa?
• Za co odpowiada główny księgowy w jednostce budżetowej?
• Kto przygotowuje politykę rachunkowości?
• Na jakiej podstawie jednostka musi wprowadzić politykę rachunkowości?
• Co się składa na politykę rachunkowości?
• Jakie dodatkowe zapisy powinny znaleźć się w polityce rachunkowości?
• Co grozi za brak polityki rachunkowości?
• Ile kosztuje sporządzenie polityki rachunkowości?

Czym jest rachunkowość budżetowa?

Ogólnie rzecz biorąc rachunkowość to rodzaj systemu ewidencji gospodarczej, służący do rejestracji zdarzeń oraz operacji gospodarczych i finansowych, umożliwiający odzwierciedlenie sytuacji finansowej oraz ekonomicznych efektów działającego podmiotu.

Natomiast rachunkowość budżetowa jest pojęciem trochę węższym i oznacza rachunkowość, która uwzględnia szczególne zasady rachunkowości stosowane w jednostkach zaliczanych do sektora finansów publicznych.

Rachunkowość budżetową wyróżnia ujednolicenie w wielu elementach m.in.:

• jednolity plan kont,
• klasyfikacja budżetowa taka sama dla wszystkich jednostek,
• jednolite zasady tworzenia sprawozdań finansowych.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Polityka rachunkowości w jednostkach sektora finansów publicznych

Za co odpowiada główny księgowy w jednostce budżetowej?

Bardzo ważną rolę w systemie rachunkowości budżetowej pełni główny księgowy. Na mocy art. 54 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych głównym księgowym jsfp jest pracownik, któremu kierownik jednostka powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie

1. prowadzenia rachunkowości jednostki,
2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
3. dokonywania wstępnej kontroli:
4. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
5. kompletności i rzetelności dokumentów operacji gospodarczych i finansowych,

Jednym z zadań głównego księgowego jest również przygotowanie pełnej polityki rachunkowości oraz dbanie o jej aktualność.

Kto przygotowuje politykę rachunkowości?

Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości politykę rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Oznacza to, że to kierownik jednostki wydaje (podpisuje) zarządzenie w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości ewentualnie zarządzenie w sprawie aktualizacji polityki rachunkowości. Jednakże w praktyce najczęściej to główny księgowy jest tym, który jest odpowiedzialny za przygotowanie polityki rachunkowości po raz pierwszy. Główny księgowy jest także często zobowiązany poprzez zapisy zarządzenia w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości do bieżącego śledzenia zmian przepisów oraz aktualizowania polityki rachunkowości pod kątem aktualizacji jej zapisów do zmian w przepisach praw.

Na jakiej podstawie jednostka musi wprowadzić politykę rachunkowości?

Ustawa o rachunkowości w art. 4 ust. 3 wskazuje, iż rachunkowość jednostki powinna obejmować:

1. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
2. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
4. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
5. sporządzanie sprawozdań finansowych;
6. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
7. poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Jak widać z przytoczonego przepisu, polityk rachunkowości zajmuje pierwsze miejsce. Oznacza to, iż każda jednostka ma bezwzględny obowiązek posiadania tego dokumentu.

Tworząc politykę rachunkowości, należy wziąć pod uwagę zasady i procedury, które występują w jednostce, ewentualnie dostosować dotychczasowe procedury do tych, które wprowadzamy w naszej polityce rachunkowości.

Co się składa na politykę rachunkowości?

Obowiązkowe elementy polityki rachunkowości wskazane są w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
   1. zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
   2. wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
   3. opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
4. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Jakie dodatkowe zapisy powinny znaleźć się w polityce rachunkowości?

O tym co powinna zawierać polityka rachunkowości zdecydował ustawodawca, dokonując odpowiednich zapisów w ustawie o rachunkowości. Przedmiotowa ustawa poza wskazówkami z art. 10 nie podaje szczegółowych elementów, które ten dokument powinien zawierać. Jednak wieloletnia praktyka jednostek w zakresie tworzenia polityki rachunkowości wypracowała pewne zasady (dobre praktyki) oraz zapisy, które w tym dokumencie powinny się znaleźć. Polityka rachunkowości powinna określać m.in.:

• pojęcia wraz z ich opisem (tzw. słowniczek definicji) – nie jest to element obligatoryjny, jednakże dobre i dokładne zdefiniowanie pojęć pozwoli na to, aby cały dokument był czytelny i łatwiejszy w stosowaniu. Przy dobrze opisanych pojęciach nie trzeba ich wielokrotnie powtarzać, a gdy trzeba było wprowadzić zmiany w tych pojęciach, wtedy wystarczy tylko zmiana w słowniczku;
• reguły stosowane w jednostce – polityka rachunkowości powinna zawierać podstawowe zasady rachunkowości (m.in. zasada memoriału, zasada kasowa, zasada współmierności, zasada ciągłości, czy zasada istotności);
• dokumenty i metody stosowane w czynnościach i procedurach księgowych jednostki.

W zależności od decyzji podjętych przez kierownika jednostki jednostka w ramach swojej polityki rachunkowości może opracować wewnętrzne dokumenty dotyczące m.in.:

• obiegu i kontroli dokumentów,
• zasad przeprowadzania inwentaryzacji,
• zasad rejestracji, wydawania i przechowywania druków ścisłego zarachowania,
• obrotu kasowego.

W przypadku, gdy takie dokumenty będą opracowane i przyjęte w jednostce mogą one stanowić załączniki do polityki rachunkowości. W takiej sytuacji w dokumencie głównym, w miejscu poświęconym na daną tematykę należy zamieścić odnośniki do odpowiednich załączników, podając również ich numerację.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem najczęściej pojawiających się nieprawidłowości w ewidencji oraz zmiany w 2025 r.

Co grozi za brak polityki rachunkowości?

Polityka rachunkowości jest podstawowym dokumentem, który musi posiadać każda jednostka. W dokumencie tym zawarte są wszystkie zasady, którymi kieruje się jednostka, prowadząc swoje księgi rachunkowe. W przepisach prawa nie ma bezpośrednio nałożonych kar za brak polityki rachunkowości. Jednak z powodu błędów popełnianych na skutek złych zapisów w polityce rachunkowości lub nawet jej braku można narazić się na odpowiedzialność karną wskazaną w art. 77 ustawy o rachunkowości, a także można zostać pociągniętym do odpowiedzialności na mocy zapisów ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Ile kosztuje sporządzenie polityki rachunkowości?

Sporządzenie polityki rachunkowości jak i każdej innej instrukcji czy procedury wewnętrznej jest obowiązkiem jednostki, mieści się więc w ramach obowiązków pracowników – więc jednostka nie ponosi dodatkowych kosztów z tytuł jej sporządzenia. W praktyce jednak często zdarza się, że przygotowanie pełnego pakietu dokumentów (procedur/instrukcji) zlec się specjalistom z zewnątrz – w takiej sytuacji usługa jest płatna według ustalanych indywidualnie stawek. Można również korzystać z tzw. wzorów dokumentów, które również są oferowane przez podmioty specjalizujące się w tym i taki „gotowiec” również jest płatny według cen rynkowych.