Ewidencja czasu pracy nauczycieli w 2025: jakie obowiązkowe elementy muszą się tam znaleźć?

Ewidencja czasu pracy nauczyciela jest jednym z kluczowych elementów dokumentacji pracowniczej. Na mocy art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy  (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późniejszymi zmianami), dalej k.p., pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą (w tym ewidencję czasu pracy). Co powinna zawierać? Sprawdź!

Spis treści:

• Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa!
• Zakres ewidencji czasu pracy nauczycieli
• Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
• Rozliczanie czasu pracy w godzinach ponadwymiarowych
• W jakim zakresie należy prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika oświaty?
• Kwestia korzystania ze zwolnienia od pracy i innych nieobecności
• Wymiar czasu pracy nauczycieli - dni wolne od pracy
• Listy obecności w ewidencji czasu pracy nauczycieli
• Postać ewidencji czasu pracy – papierowa czy elektroniczna?
• Ewidencja czasu pracy w formie elektronicznej
• W ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek...
• Obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy
• Obowiązek udostępniania i wydawania kopii ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa!

Jeżeli pracodawca nie prowadzi albo nie przechowuje dokumentacji pracowniczej (w tym ewidencji czasu pracy) – w myśl art. 281  pkt 6 i 6a k.p. podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Tymczasem obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w szkołach i w innych placówkach oświatowych działających w systemie oświaty często nie jest realizowany albo jest nieprawidłowo realizowany, szczególnie jeśli chodzi o grupę pracowników jakimi są nauczyciele. Naraża to dyrektorów tych jednostek na odpowiedzialność karno-wykroczeniową.

Przyjrzyjmy się zatem obowiązującym w tym zakresie przepisom. W dalszej części artykułu omówię nie tylko sam obowiązek prowadzenia ewidencji czasu dla nauczycieli ale także zakres jej prowadzenia i sposób jej prowadzenia. Przez użyte w artykule pojęcie nauczyciele rozumie się nauczycieli, wychowawców i innych pracowników pedagogicznych zatrudnionych w szkołach, a przez użyte pojęcie szkoły rozumie się szkoły, przedszkola i placówki działające w systemie oświaty.

Zakres ewidencji czasu pracy nauczycieli

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z art. 94. pkt 9a k.p., który wskazuje, że pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza). Jak widać z tego przepisu dokumentacja pracownicza obejmuje:

• akta osobowe pracowników oraz
• dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ta zaś na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535), dalej r.s.d.p., składa się z:

• dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosków pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kart ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy obejmują m. in. ewidencję czasu pracy, o czym mówi § 6 pkt 1 lit a r.s.d.p.

Na obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wskazuje także art. 149. § 1. k.p.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

Przyjrzyjmy się przepisom r.s.d.p., które w  § 6 pkt 1 lit a określa, co ma zawierać ewidencja czasu pracy. Są to informacje o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbie godzin nadliczbowych,
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Zakres prowadzonej ewidencji czasu pracy modyfikuje u niektórych pracodawców sam k.p. w art. 149 § 2, wedle którego nie ewidencjonuje się godzin pracy w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Przepis ten możemy w dalszych rozważaniach pominąć, gdyż nie ma on w ogóle  zastosowania do nauczycieli szkół, dla których organem prowadzącym jest j.s.t. (dalej szkoły samorządowe) lub szkół prowadzonych przez ministrów.

UWAGA! Brak obowiązku ewidencjonowania liczby godzin w dobie pracowników, o których mowa w art. 149 § 2. k.p. nie oznacza braku obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Zakres prowadzenia ewidencji czasu pracy dla nauczycieli wymaga osobnego omówienia dla szkół samorządowych, prowadzonych przez ministrów oraz dla szkół prowadzonych przez osoby prawne inne niż j.s.t. lub przez osoby fizyczne (dalej szkoły niesamorządowe).

W szkołach samorządowych i w szkołach prowadzonych przez ministrów:

Kodeks pracy jest ustawą naczelną określającą prawa i obowiązki wszystkich pracowników i pracodawców (art. 1. k.p.). Kodeks pracy ma zastosowanie także do nauczycieli zatrudnianych w szkołach - ale tylko w zakresie spraw nieuregulowanych w ustawie szczególnej, jaką jest Karta Nauczyciela. Stanowi o tym art. 5. k.p. („Jeżeli stosunek pracy określonej kategorii pracowników regulują przepisy szczególne, przepisy kodeksu stosuje się w zakresie nieuregulowanym tymi przepisami”) i art. 91c. ust. 1. ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2024 r., poz. 986 z późniejszymi zmianami), dalej KN („W zakresie spraw wynikających ze stosunku pracy, nieuregulowanych przepisami ustawy, mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy”).

Aby odpowiedzieć na pytanie o obowiązek i zakres prowadzonej ewidencji czasu pracy dla nauczycieli musimy rozważmy relację pomiędzy ustawą szczególną (Kartą Nauczyciela), a regulacją ogólną zawartą w k.p. Aby to zrobić musimy ustalić, czy Karta Nauczyciela w ogóle reguluje kwestie związane z  prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Otóż Karta Nauczyciela zawiera w tym zakresie tylko jeden przepis, tj. art. 42 ust. 7a, z którego  wynika, że  zajęcia i czynności realizowane w ramach czasu pracy nauczyciela, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 1 KN, są rejestrowane i rozliczane w okresach tygodniowych odpowiednio w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć. W tym miejscu konieczne jest zwrócenie uwagi na trzy bardzo ważne kwestie.

Po pierwsze art. 42 ust. 7a KN nie odnosi się do ewidencji czasu pracy jako takiej, a  jedynie do rejestrowania i rozliczania zajęć i czynności realizowanych w ramach czasu pracy nauczyciela, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 1 KN w dziennikach szkolnych. Tym samym przepis ten wyłącza rejestrowanie tych godzin w ewidencji czasu pracy (pozycja „liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy”).

Po drugie art. 42 ust. 7a KN odnosi się tylko do zajęć  i czynności realizowanych w ramach czasu pracy nauczyciela, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 1 KN, czyli do zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz, w wymiarze:

• określonym w art. 42 ust. 3 KN ( tzw. pensum określone w tabeli),
• ustalonym na podstawie art. 42 ust. 4a KN  (tzw. podwyższone pensum),
• ustalonym na podstawie art. 42 ust. 7 KN (pensum określone w uchwale organu prowadzącego, np. dla specjalistów).

Po trzecie art. 42 ust. 7a KN nie znosi całkowicie obowiązku ewidencjonowania przepracowanych przez nauczyciela godzin pensum, a jedynie wskazuje inne miejsce ich ewidencjonowania – są to  odpowiednio dzienniki lekcyjne  lub dzienniki zajęć.

Reasumując: W świetle art. 42 ust. 7a KN ewidencję czasu pracy dla nauczycieli należy prowadzić, gdyż Karta Nauczyciela nie wyłączyła tego obowiązku regulacją odrębną. Modyfikacji ulega jedynie miejsce ewidencjonowania godzin pensum nauczycieli, co tym samym modyfikuje zakres prowadzonej ewidencji czasu pracy – nie wpisujemy w ewidencji czasu pracy nauczyciela liczby godzin pracy w dobie, a tym nie wpisujemy godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Skoro art. 42 ust. 7a KN reguluje kwestie związane z zakresem i miejscem ewidencjonowania zajęć i czynności realizowanych w ramach czasu pracy nauczyciela, to na podstawie art. 5 k.p. i art. 91c ust. 1 KN k.p. nie ma w tym zakresie zastosowania regulacja kodeksowa.

UWAGA! Dla nauczycieli należy prowadzić ewidencję czasu pracy - z wyjątkiem wpisywania liczby godzin pracy w dobie, a także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prawo pracy i prowadzenie dokumentacji w oświacie 2025

Rozliczanie czasu pracy w godzinach ponadwymiarowych

A co z pozostałymi godzinami pracy nauczycieli? Czy ich także nie trzeba rozliczać i ewidencjonować? W tym miejscu należy przywołać art. 42 ust. 2 KN  wskazujący na trzy rodzaje aktywności zawodowej nauczycieli, która jest wliczana do czasu pracy. Są to:

1. zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, prowadzone bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz, w wymiarze określonym w art. 42 w ust. 3 KN lub ustalonym na podstawie art. 42 ust. 4a KN albo art. 42 ust. 7 KN,
2. inne zajęcia i czynności wynikające z zadań statutowych szkoły, w tym zajęcia opiekuńcze i wychowawcze uwzględniające potrzeby i zainteresowania uczniów,
3. zajęcia i czynności związane z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym.

Art. 42 ust. 7a KN odnosi się tylko do miejsca rejestrowania zajęć i czynności, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 1 KN. Co z pozostałymi zajęciami i czynnościami, takimi jak inne zajęcia i czynności wynikające z zadań statutowych szkoły, w tym zajęcia opiekuńcze i wychowawcze uwzględniające potrzeby i zainteresowania uczniów, zajęcia i czynności związane z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym?

Tych pozostałych zajęć i czynności wykonywanych przez nauczycieli pracodawca nie rejestruje ani nie ewidencjonuje w dziennikach  lekcyjnych, dziennikach zajęć ani w ewidencji czasu pracy. Wynika to z art. 42 ust. 7a KN, gdyż ustawodawca wskazał w nim na obowiązek ewidencjonowania i rozliczania tylko zajęć i czynności, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 1 KN, a contrario - ewidencjonowaniu i rejestrowaniu nie podlegają pozostałe zajęcia i czynności, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 i 3 KN.

Ponadto w nauczycielskiej pragmatyce służbowej uregulowano kwestie czasu pracy nauczycieli w sposób całkowity i kompletny, zatem do nauczycieli nie stosuje się przepisów k.p. o systemach czasu pracy i rozkładach czasu pracy, a tym samym brak byłoby formalnych przesłanek do weryfikacji czasu pracy nauczyciela  w pełnym wachlarzu zadań.

ZAPAMIĘTAJ! Nauczycielom nie rozlicza się ani nie ewidencjonuje zajęć i czynności, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 i 3 KN

Rozważyć w tym miejscu trzeba także jeszcze jeden problem praktyczny, tj. miejsce rejestrowania godzin ponadwymiarowych i godzin zastępstw doraźnych. Art. 42 ust. 2 ani art. 42 ust. 7a w ogóle nie odnoszą się do tych godzin. Bez wątpienia godziny ponadwymiarowe i godziny zastępstw doraźnych powiązane są ściśle z godzinami pensum nauczyciela, gdyż przyodziane są powyżej tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych lub opiekuńczych (art. 35 ust. 2 KN i art. 35 ust. 2a. KN).

Mając zatem na uwadze charakter tych godzin, spójność regulacji i tygodniowy sposób rozliczania godzin nauczycieli wskazany w art. 42 ust. 7a KN, godziny te także rejestrowane są w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć. W praktyce dochodzi jeszcze do aktu rozliczania godzin ponadwymiarowych przez dyrektorów celem ustalenia ich liczby w miesiącu do wypłaty. Takie zestawienia godzin przekazywane są następnie do osób lub komórek odpowiedzialnych za naliczanie wynagrodzeń.

Przypomnijmy, że art. 149. § 1. k.p. wskazuje, że ewidencję czasu pracy pracownika prowadzi się do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Nie ma zatem żadnych przeszkód aby rozliczenie godzin ponadwymiarowych i wykaz zastępstw doraźnych do wypłaty w danym miesiącu załączyć w poczet ewidencji czasu pracy nauczyciela.

W takiej sytuacji rozliczenia te, jako element dokumentacji pracowniczej, będą podlegały przechowywaniu przez okresy wskazane  w art. 94 pkt 9b k.p. Proszę pamiętać, że pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić mu do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie (art. 85 § 5. k.p.).

W razie braku takiego rozliczenia wglądem objęte byłyby wpisy do dzienników szkolnych. Należy także dodać, że dzienniki szkolne, w których rejestruje się zajęcia i czynności realizowane w ramach czasu pracy nauczyciela, nie są elementem ewidencji czasu pracy ani dokumentacji pracowniczej i nie podlegają przechowywaniu przez okresy wynikające z k.p. Szkoła musi opracować instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję archiwalną. Dzienniki lekcyjne, w tym elektroniczne, zaliczane są najczęściej do kategorii B5 co znaczy, że należy je przechowywać przez okres 5 lat.

UWAGA! Rekomenduje się, aby wykaz rozliczonych godzin ponadwymiarowych i zrealizowanych zastępstw doraźnych do wypłaty załączyć w poczet ewidencji czasu pracy.

W jakim zakresie należy prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika oświaty?

Wracając do zakresu prowadzonej ewidencji czasu pracy, skoro w ewidencji czasu pracy nie trzeba wskazywać liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, to w jakim zakresie należy prowadzić ewidencję czasu pracy dla nauczyciela?

W ewidencji czasu pracy nauczyciela należy wskazywać następujące informacje:

1. oznaczyć dzień pracy/roboczy nauczyciela  (bez wskazywania liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy),
2. liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
4. rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
5. rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
6. wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

UWAGA! W ewidencji czasu pracy nauczycieli nie występują pozycje dotyczące: liczby godzin nadliczbowych, liczby godzin dyżuru, czasu pracy pracowników młodocianych.

Kwestia korzystania ze zwolnienia od pracy i innych nieobecności

W ewidencji czasu pracy powinny być odnotowane wszystkie nieobecności usprawiedliwione, nieobecności nieusprawiedliwione i zwolnienia od pracy. Odnotować należy rodzaj i wymiar tych zwolnień. Bez znaczenia dla obowiązku ewidencjonowania pozostaje kwestia zachowania, bądź nie, prawa pracownika do wynagrodzenia, choć ze względu na cel prowadzenia ewidencji czasu pracy powinno to być zaznaczone. Nieobecności usprawiedliwione to:

• zdarzenia i okoliczności wymienione w przepisach prawa, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie; pracodawca zobowiązany jest je usprawiedliwić pod warunkiem ich udokumentowania, np.: czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, urlop macierzyński i in.,
• inne przypadki (niewymienione w przepisach prawa pracy) wskazane przez pracownika; pracodawca może, ale nie musi uznać ich za usprawiedliwione.

Zwolenia od pracy wykazywane w ewidencji czasu pracy są przewidzianymi w przepisach prawa przerwami w wykonywaniu pracy. Udzielane są ze względu na różne okoliczności związane przykładowo ze stanem ciąży, stanem rodzinnym, w celu wykonywania obowiązków społecznych lub obywatelskich. Za czas zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia lub nie, co należy uwzględnić w ewidencji czasu pracy.

W ewidencji czasu pracy nie rejestruje się wszystkich absencji. Przykładowo nie rejestruje się przerw w pracy wliczanych do czasu pracy, jak: przerwa na karmienie dziecka piersią, przerwa, o której mowa w art. 134. k.p., przerwa, o której mowa w art. 17. ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych   (Dz. U. z 2024 r. poz. 44 z późniejszymi zmianami).

Inne okresy niewykonywania pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, które odbywają się w czasie pracy - ale nie są wliczane do czasu pracy - powinny być rejestrowane, gdyż za czas niewykonywania pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obliczane na podstawie § 5  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r., poz. 927). Są to okresy niewykonywania pracy z powodu:

• szkolenia bhp - art. 2373. § 3 k.p.
• okresowych i kontrolnych badań lekarskich - art. 229 § 3. k.p.
• konsultacji bhp - art. 23711a. § 3. k.p.
• posiedzenia Komisji bhp - art. 23713. § 2 k.p.

Wymiar czasu pracy nauczycieli - dni wolne od pracy

W ewidencji czasu pracy należy wskazać także dni wolne od pracy i oznaczyć, z jakiego tytułu występują. U nauczycieli występują następujące dni wolne od pracy:

1. dwa dni wolne od pracy,
2. święta przypadające poza dwoma dniami wolnymi od pracy,
3. dzień wolny z tytułu ustalenia nauczycielowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy czterodniowego tygodnia pracy,
4. dni wolne od pracy inne, niż wymienione w pkt a i b dla nauczyciela zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W ewidencji czasu pracy powinny być także wskazane dni, które są dla danego pracownika dniami pracy. Nauczycieli zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy obowiązuje pięciodniowy tydzień pracy lub czterodniowy tydzień pracy, jeśli taki zostanie ustalony przez dyrektora szkoły z przyczyn określonych w art. 42c ust. 1 KN.

Ponadto należy odnotowywać pracę nauczyciela w jednym z dwóch dni wolnych od pracy lub w święto przypadające poza dwoma dniami wolnymi od pracy. Jeżeli pracownikowi wydano w zamian dzień wolny, należy to zaznaczyć w ewidencji czasu pracy. W razie braku rekompensaty dniem wolnym – pracodawca wykazuje liczbę godzin, za którą należy wypłacić wynagrodzenie lub wynagrodzenie z dodatkiem, zgodnie z art. 42c ust. 3 lub 4 KN.

Z uwagi na dużą skalę wątpliwości co do zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy nauczycieli wskazane jest jednoznaczne uregulowanie obowiązku w ustawie Karta Nauczyciela. Obecnie w MEN trwają konsultacje ze stroną społeczną zmierzające do uregulowania zagadnienia.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Czas pracy nauczycieli i pracowników niepedagogicznych w 2025 roku. Rozliczanie godzin ponadwymiarowych

Listy obecności w ewidencji czasu pracy nauczycieli

Odnośnie list obecności: Listy obecności stanowią dokument, w którym pracownicy potwierdzają obecność w pracy. Nie są elementem dokumentacji pracowniczej i nie stanowią ewidencji czasu pracy. Najczęściej są dokumentami zbiorczymi, a nie prowadzonymi indywidualnie dla każdego pracownika, jak dokumentacja pracownicza. Przepisy nie przewidują okresu przechowywania list obecności. Przechowuje się je maksymalnie przez 3 lata (okres przedawnienia roszczeń). W praktyce w szkołach samorządowych i prowadzonych przez ministrów nie wprowadza się wobec nauczycieli obowiązku potwierdzania obecności w pracy w formie listy obecności.

W szkołach prowadzonych przez osoby fizyczne oraz osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego:

Odnośnie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy dla nauczycieli w szkołach niesamorządowych  zagadnienie zakresu prowadzonej ewidencji czasu pracy wygląda inaczej, niż u nauczycieli szkół samorządowych. Karta Nauczyciela w ogólne nie reguluje zagadnień związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy nauczycieli szkół niesamorządowych. Na podstawie art. 91b. KN do tych nauczycieli nie stosuje się art. 42 ust. 7a KN.

Zatem dla nauczycieli szkół niesamorządowych należy prowadzić ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem informacji o:

1. liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
3. liczbie godzin nadliczbowych,
4. dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
5. liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia (jeśli występuje),
6. rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
7. rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
8. wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
9. czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego (jeśli zatrudnia się młodocianych pracowników).

ZAPAMIĘTAJ! Zakres prowadzonej ewidencji czasu pracy dla nauczycieli szkół prowadzonych przez osoby fizyczne oraz osoby prawne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego jest inny, niż dla nauczycieli szkół samorządowych i szkół prowadzonych przez ministrów.

Postać ewidencji czasu pracy – papierowa czy elektroniczna?

Omawiając temat prowadzenia ewidencji czasu pracy nie sposób pominąć zagadnienie związane z postacią dokumentacji pracowniczej. Często można spotkać się z pytaniem: czy ewidencję czasu pracy trzeba co miesiąc drukować?

Od dnia 1.01.2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p.). Resort pracy przyjął elastyczne podejście co do form prowadzenia dokumentacji: nie tylko poszczególne jej rodzaje mogą mieć różne postacie ale nawet poszczególne dokumenty w ramach danej części.  Nie jest natomiast dozwolone prowadzenie i przechowywanie danej kategorii dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, np. ewidencji czasu pracy dotyczącej konkretnego pracownika, częściowo w postaci elektronicznej, a częściowo w postaci papierowej.

Pogląd ten podzieliła także Państwowa Inspekcja Pracy w stanowisku Głównego Inspektora Pracy z dnia 17 stycznia 2019 r. (GIP-GPP.081.6.2019.2) cyt.: ,,możliwe jest przechowywanie części dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej (np. akta osobowe pracownika oraz dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy w postaci elektronicznej, natomiast pozostała dokumentacja pracownicza w postaci papierowej)".

Ewidencja czasu pracy w formie elektronicznej

Ewidencja czasu pracy prowadzona w postaci elektronicznej jest równoważna z ewidencją czasu pracy  prowadzoną i przechowywaną  w postaci papierowej (art. 9411 k.p.).

Jeżeli pracodawca, który  rozpoczął działalność po dniu 31.12.2018 r. chce prowadzić i przechowywać ewidencję czasu pracy w postaci elektronicznej, to musi spełniać  szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej określone w rozdziale 3 r.s.d.p. System teleinformatyczny musi zapewniać:

1. zabezpieczenie tej dokumentacji  przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem; Dokumentację uważa się za zabezpieczoną, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym, jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Zabezpieczenie dokumentacji polega w szczególności na systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania, stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów, przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji;
2. integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
3. stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
4. identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
5. skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3 r.s.d.p.;
6. wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 r.s.d.p.;;
7. funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Każdy pracodawca w dowolnym momencie może także zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą (art. 948. § 1 k.p.). Możliwość zmiany postaci ewidencji czasu pracy dotyczy też pracodawców, którzy już funkcjonowali w dniu 1.01.2019 r. (art. 7 ust. 1 ustawy z 10.1.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357)).

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Aby jednak doszło do zmiany postaci ewidencji czasu pracy, na pracodawcy ciążą pewne obowiązki. Pracodawca musi zdigitalizować dotychczasową ewidencję czasu wszystkich pracowników szkoły, także tych, którzy już u niego nie są zatrudnieni.

UWAGA! Zmiana postaci ewidencji czasu pracy dotyczy wszystkich pracowników aktualnych i byłych.

W ewidencji czasu pracy pracodawca ma obowiązek...

Pracodawca musi wypełnić obowiązki informacyjne, tj.:

• poinformować pracowników u niego zatrudnionych w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci dokumentacji;
• zawiadomić wszystkich byłych pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

ZAPAMIĘTAJ! Jeżeli pracodawca nie prowadzi i nie przechowuje ewidencji czasu pracy w systemie teleinformatycznym spełniającym wymagania albo nie przeszedł na prowadzenie ewidencji czasu pracy w postaci elektronicznej, to przynajmniej raz w miesiącu, przed terminem wypłaty wynagrodzeń, powinien tę ewidencję drukować.

Jeżeli pracodawca, który przed dniem 1.01.2019 r., zgodnie ze swoją decyzją, prowadził wyłącznie w postaci elektronicznej ewidencji czasu pracy i zdecydował o dalszym prowadzeniu tej dokumentacji w postaci elektronicznej, to zdaniem resortu może on kontynuować dalsze prowadzenie tej dokumentacji w postaci elektronicznej. Jest to jednak możliwe tylko w przypadku, gdy postać elektroniczna dokumentacji odpowiadać będzie nowym wymogom określonym w r.s.d.p. (Odpowiedź MRPiPS z 08-02-2019r. DPR.I. 4102.4.2019.KJ na pismo z dnia 3 stycznia 2019 r. (znak: KL/2/1/RL/2019) pytania Konfederacji Lewiatan).

Obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy

Na pracodawcy ciąży także obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez określony czas, a także w określonych warunkach, co reguluje art. 94.pkt 9b  k.p. Z przepisu wynika, że pracodawca jest obowiązany w szczególności przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Okresy przechowywania ewidencji czasu pracy  pracowników, z którymi stosunki pracy nawiązano począwszy od dnia 1.01.2019 r.:

• okres zatrudnienia (art. 94 pkt 9b k.p.)
• 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym :

- stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł (art. 94 pkt 9b k.p.)

- rozwiązał się lub wygasł stosunek pracy kończący się najpóźniej - w przypadku ponownego nawiązywania stosunku pracy z tym samym pracownikiem (art. 945 k.p.) – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczymy zatem od dnia 31. grudnia, a nie od 1. stycznia następnego roku

• dłużej niż 10 lat - jeśli odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p.).

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu przechowywania dokumentacji, o którym mowa powyżej (art. 947 k.p. dotyczący niszczenia dokumentacji stosuje się odpowiednio),
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej (art. 947 k.p. dotyczący niszczenia dokumentacji stosuje się odpowiednio)

Przepisy nie wskazują rodzaju postępowania, zatem może to być każde postępowanie oparte na ustawie (np. karne, administracyjne, cywilne, celne).

Okresy przechowywania ewidencji czasu pracy dla stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1.01.2019 r. ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem 1.01.2019 r. Ewidencja czasu pracy nie podlegała pod okresy przechowywania 50 lat, zatem zastosowanie będzie miał okres przechowywania związany z przedawnieniem roszczeń (3 lata).

Ewidencję czasu pracy prowadzoną indywidualnie dla danego pracownika przechowujemy poza aktami osobowymi.

Obowiązek udostępniania i wydawania kopii ewidencji czasu pracy

Na koniec jeszcze jedno przypomnienie. Zgodnie z art. 149. § 1. k.p. pracodawca ma obowiązek udostępniania ewidencji czasu pracy pracownikowi na jego żądanie.

Na podstawie art. 9412. k.p. pracodawca zobowiązany jest także wydać kopię ewidencji czasu pracy na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo osób, o których mowa w art. 949 § 3 k.p., w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Wniosek o wydanie kopii ewidencji czasu pracy może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Ewidencja czasu pracy nauczycieli - podsumowanie

Ewidencja czasu pracy nauczycieli w 2025 roku jest obowiązkowa i wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzeń dotyczących dokumentacji pracowniczej. W szkołach samorządowych i prowadzonych przez ministrów zakres ewidencji modyfikuje Karta Nauczyciela, która wskazuje, że godziny pensum są rejestrowane w dziennikach lekcyjnych.

W ewidencji należy odnotowywać m.in. dni pracy, godziny nocne, zwolnienia oraz nieobecności. W szkołach niesamorządowych obowiązuje pełna ewidencja obejmująca godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obecnie trwają konsultacje nad doprecyzowaniem regulacji dotyczących ewidencji czasu pracy nauczycieli.

Wykaz skrótów użytych w artykule:

• j.s.t. – jednostki samorządu terytorialnego
• k.p. - ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy  (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późniejszymi zmianami)
• r.s.d.p. - rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535)
• KN - ustawa z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2024 r., poz. 986 z późniejszymi zmianami)

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kadry w oświacie w 2025 roku - kluczowe zmiany dla jednostek oświaty

Katarzyna Tincel

Trener

Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej