Jak ewidencjonować wyjścia prywatne z pracy?

Z pewnością każdemu z nas zdarzyło się opuścić na chwilę miejsce pracy, by załatwić ważne sprawy w urzędzie, odwieźć dziecko do szkoły czy odebrać przesyłkę. To sytuacje, które nie zajmują wystarczająco dużo czasu, aby uzasadniać wykorzystanie całego dnia urlopu wypoczynkowego lub urlopu na żądanie. Dla takich krótkotrwałych wyjść stworzono tzw. wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy. Jest to często wybierana opcja w tego typu sytuacjach.

Zasady dotyczące wyjścia prywatnego z pracy różnią się od wspomnianych wcześniej przepisów dotyczących urlopu wypoczynkowego czy urlopu na żądanie.

Dowiedz się jak zatem przebiega dokładna procedura, począwszy od złożenia wniosku o wyjście prywatne, aż po odpracowanie tego czasu.

Spis treści:

• Wyjście prywatne w godzinach pracy a Kodeks Pracy
• Jak powinien wyglądać wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy?
• Czy pracodawca może odmówić wyjścia prywatnego?
• Jak odpracować wyjścia prywatne?
• Czy można odpracować wyjście prywatne przed wyjściem?
• Czy wyjście prywatne może trwać cały dzień?
• Wynagrodzenie za wyjście prywatne w godzinach pracy – zasady wyliczania
• Jak prowadzić ewidencję wyjść prywatnych w godzinach pracy?

Wyjście prywatne w godzinach pracy a Kodeks Pracy

Procedury dotyczące wyjść prywatnych w godzinach pracy uregulowane są głównie poprzez jeden przepis znajdujący się w Kodeksie Pracy. Zgodnie z artykułem 151 §2(1) Kodeksu Pracy: „Czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Jednak odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w artykule 132 i 133 (czyli odpoczynku dobowego i tygodniowego).”

Z przywołanego przepisu wynika jasno, że odpracowanie wyjścia prywatnego w godzinach pracy nie jest uznawane za pracę w godzinach nadliczbowych. Wyjścia prywatne w godzinach pracy i zobowiązanie do ich odpracowania mogą wpływać na normę dobowa czasu pracy, ale zgodnie z powołanym przepisem nie są uznawane za pracę w nadgodzinach. Pod względem rozliczania czasu pracy, wyjście prywatne w godzinach pracy traktowane jest jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.

Przytoczony artykuł stanowi jedyną regulację w Kodeksie Pracy, która precyzyjnie określa kwestię wyjść prywatnych w godzinach pracy.

Jak powinien wyglądać wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy?

Jedynym formalnym warunkiem udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych jest złożenie pisemnego wniosku przez pracownika. Obecnie przepisy nie precyzują treści ani terminu składania takiego wniosku, co pozostawia swobodę stronom stosunku pracy. Istnieje możliwość, że wniosek zostanie napisany na zwykłej kartce i złożony 5 minut przed planowanym wyjściem pracownika, zwłaszcza w sytuacji nagłej, wymagającej natychmiastowego działania. Warto jednak w takim wniosku uwzględnić dane pracownika, stanowisko, odręczny podpis, dokładną datę i godzinę planowanej nieobecności, a także uzasadnienie powodu wyjścia prywatnego oraz proponowaną datę odrobienia nieobecności.

Kwestie związane z udzielaniem tego rodzaju zwolnień mogą być regulowane, na przykład, w regulaminie pracy. Chociaż formalnie wniosek nie musi zawierać uzasadnienia, dodanie takiego wyjaśnienia w piśmie może być korzystne, ponieważ może wpłynąć na decyzję przełożonego, który akceptuje wniosek. Prośba o wcześniejsze opuszczenie pracy musi być zatwierdzona przez przełożonego, co jest istotne, zwłaszcza gdy pracownik miałby ulec wypadkowi podczas nieobecności.

Czy pracodawca może odmówić wyjścia prywatnego?

Pracodawca posiada uprawnienie do kwestionowania złożonego przez pracownika wniosku o wyjście prywatne w godzinach pracy, gdyż Kodeks Pracy nie precyzuje wykazu uzasadnionych powodów, które uprawniałyby do uzyskania zwolnienia z obowiązków zawodowych. W większości przypadków wnioski dotyczą wizyt u lekarza, badań diagnostycznych lub załatwiania spraw w urzędzie. Ostateczna decyzja w dużej mierze zależy jednak od woli pracodawcy.

Jak odpracować wyjścia prywatne?

Pracownik może umówić się z pracodawcą na odpracowanie nieobecności w późniejszym okresie. Najczęściej odpracowanie następuje do końca danego okresu rozliczeniowego. W przypadku niemożności odpracowania w tym okresie, pracodawca może wymagać zobowiązania się pracownika do nadrobienia tych godzin w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Podczas ustalania terminu odpracowania wyjścia prywatnego należy respektować prawa pracownika wynikające z Kodeksu Pracy. Pracownikowi przysługuje bowiem zgodnie z art. 132 §1 Kodeksu Pracy odpoczynek dobowy trwający 11 godzin, w czasie którego powstrzymuje się od wykonywania pracy.

W sytuacji, gdy pracownik po wyjściu prywatnym wraca do pracy na dłużej, aby odpracować wcześniej opuszczone godziny, czas ten nie jest uznawany za godziny nadliczbowe, ponieważ nie przekracza dobowego limitu czasu pracy.

Reasumując, pracownik odpracowywując wyjście prywatne nie otrzymuje zapłaty za nadgodziny, wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik uzgodni z pracodawcą, że opuszczone godziny zostaną odpracowane w godzinach nocnych - w tym przypadku pracodawca zobligowany jest do wypłaty dodatku za pracę w godzinach nocnych.

Czy można odpracować wyjście prywatne przed wyjściem?

Za zgodą pracodawcy, pracownik ma możliwość odpracowania czasu, w którym opuścił miejsce pracy z powodów osobistych, rozpoczynając pracę wcześniej lub kończąc ją po standardowych godzinach.

Czy wyjście prywatne może trwać cały dzień?

Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, wyjścia prywatne nie są wliczane do ogólnego czasu pracy. W dniu, w którym otrzymamy zgodę na wyjście prywatne, możemy opuścić miejsce pracy wcześniej niż wynikałoby to z ustalonego harmonogramu. Ciekawostką jest, że wyjście prywatne może trwać nawet cały dzień roboczy, o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Ustawodawca nie określa jednoznacznie maksymalnej długości takiego wyjścia.

Wynagrodzenie za wyjście prywatne w godzinach pracy – zasady wyliczania

Jak już wcześniej wspomniano, czas przeznaczony na wyjście w celu załatwienia spraw osobistych nie jest wliczany do ogólnej liczby godzin czasu pracy, co oznacza brak przysługującego za ten okres wynagrodzenia. Pracodawca może jednak uznawać pewne sytuacje za wyjątkowe, na przykład gdy pracownik musi opuścić miejsce pracy, aby stawić się w sądzie lub na posterunku policji. W pozostałych przypadkach, jeśli pracownik chce otrzymać pełne wynagrodzenie zgodnie z umową, powinien odpracować czas wyjścia prywatnego w ramach standardowych godzin pracy.

Jak prowadzić ewidencję wyjść prywatnych w godzinach pracy?

Możliwość wyjścia prywatnego w trakcie godzin pracy powinna być uzależniona od złożenia pisemnego wniosku przez pracownika. W niektórych miejscach pracy funkcjonuje również księga wyjść służbowych i prywatnych, w której pracownicy notują datę i godzinę opuszczenia zakładu pracy. Jednak w większych korporacjach bardziej efektywna wydaje się być elektroniczna rejestracja czasu pracy.

Dlaczego taka dokumentacja wyjść prywatnych jest istotna? Pierwszym zagrożeniem jest sytuacja, w której pracownik doznał wypadku podczas nieobecności w biurze. Bez wcześniejszego powiadomienia przełożonego zdarzenie to może nie zostać uznane za wypadek przy pracy (brak związku między pracą a wypadkiem). Nawet jeśli pracownik uzyska zgodę na wyjście prywatne w godzinach pracy, nie ma pewności, że ewentualny wypadek będzie uznany za zdarzenie związane z pracą, jednak ostatecznie może skutkować to mniejszymi konsekwencjami dla pracownika.

Należy mieć na uwadze, że nieusprawiedliwione wyjścia prywatne bez wiedzy i zgody pracodawcy generują duże koszty dla firmy. Zamiast wykonywać obowiązki zawodowe, pracownik poświęca czas na rozwiązywanie spraw osobistych. Chociaż krótkotrwała i sporadyczna absencja może nieznacznie wpłynąć na budżet pracodawcy, regularne wyjścia prywatne wielu pracowników, zwłaszcza w połączeniu ze spóźnieniami, mogą generować znaczne straty finansowe oraz utrudniać efektywne zarządzanie zasobami pracy.

Sprawdź ofertę naszych styczniowych szkoleń!

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej