Naliczone a niewypłacone składniki kwartalne lub roczne np. tzw. „13” – jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika

Płatnikiem zasiłków może być ZUS lub płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe, gdy ma on ponad 20 ubezpieczonych. Liczbę ubezpieczonych ocenia się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku lub na pierwszy miesiąc bycia płatnikiem składek. Cały proces wypłaty zasiłków składa się z dwóch etapów. Po pierwsze, należy ustalić istnienie prawa do danego zasiłku, a następnie ustalić jego wysokość. Dziś przedstawię ten drugi etap, czyli wytłumaczę jak ustalić podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika.

1. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego
2. Zasady dotyczące wynagrodzenia zasadniczego i miesięcznych składników wynagrodzenia
3. Pomniejszenie składnika wynagrodzenia
4. Roczne składniki wynagrodzenia

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Taką samą zasadę stosuje się do zasiłku opiekuńczego – 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła opieka nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, oraz do zasiłku macierzyńskiego – 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym nastąpił poród. W przypadku zasiłku macierzyńskiego najczęściej nie ustalamy na nowo podstawy wymiaru, ponieważ przed porodem ubezpieczona prawie zawsze przebywa na zasiłku chorobowym. Skoro między takim samym rodzajem zasiłku lub różnymi zasiłkami nie ma przerwy wynoszącej co najmniej 1 miesiąc kalendarzowy to nie należy ustalać nowej podstawy wymiaru zasiłku. Podsumowując -  zasiłek macierzyński jest więc najczęściej wypłacany według podstawy ustalonej do zasiłku chorobowego, na którym ubezpieczona była przed porodem.

Zasady dotyczące wynagrodzenia zasadniczego i miesięcznych składników wynagrodzenia

Aby opisać zasady postępowania z kwartalnymi lub rocznymi składnikami wynagrodzenia, przypomnimy najpierw podstawowe zasady dotyczące wynagrodzenia zasadniczego i miesięcznych składników wynagrodzenia.

Wynagrodzenie zasadnicze

Zacznijmy od wynagrodzenia zasadniczego. Przychód, jaki przyjmujemy do podstawy wymiaru zasiłku, to przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, które należy pomniejszyć o część składek w części finansowej przez ubezpieczonego, a więc połowę składki emerytalnej (9,76%), część składki rentowej (1,5%) i całą składkę chorobową (2,45%). Razem jest to wielkość rzędu 13,71%. Po pomniejszeniu o wskazane składki dokonujemy sumowania i podzielenia przez 12, ponieważ z tylu miesięcy ustalamy podstawę. Wynik to przeciętny miesięczny przychód, którego 80% stanowi miesięczną podstawę „zwykłego” zasiłku chorobowego czy zasiłku opiekuńczego. Następnie wyliczamy tzw. dniówkę zasiłkową, dzieląc miesięczną podstawę zawsze przez 30. Mamy w ten sposób wyliczoną stawkę za jeden dzień choroby, którą mnożymy przez liczbę dni, na jakie wystawione zostało zaświadczenie ZLA.

Miesięczne składki wynagrodzenia

Wydawać by się mogło, że nie ma nic łatwiejszego niż wyliczenie zasiłku. Nic bardziej mylnego! Jest to klasyczna, teoretyczna sytuacja, która rzadko ma miejsce. Po pierwsze nie zawsze dysponujemy dwunastoma miesiącami, ponieważ pracownik pracuje u nas krócej. Wówczas liczymy z faktycznego okresu zatrudnienia, ale musimy pamiętać, że interesują nas wyłącznie pełne miesiące. Jeśli pracownik został przyjęty nie od pierwszego dnia miesiąca, to taki miesiąc należy wyeliminować, chyba że pierwszy dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy lub dniem świątecznym. Oczywiście sumę przychodów miesięcznych, po pomniejszeniu o składki finansowane przez ubezpieczonego, dzielimy przez rzeczywistą liczbę miesięcy, a nie przez 12 miesięcy. Drugim utrudnieniem są nieobecności pracownika w miesiącach, które służą do wyliczenia podstawy wymiaru zasiłku. Należy w pierwszej kolejności ustalić, czy w danym miesiącu pracownik przepracował 50% obowiązującego go czasu pracy. Pod uwagę bierzemy dni robocze. Jeśli okaże się, że pracownik nie przepracował połowy obowiązującego go czasu pracy, to taki miesiąc podlega eliminacji. Na jego miejsce nie uwzględniamy żadnego innego miesiąca. Obliczamy przeciętny przychód, z mniejszej o jeden liczby miesięcy, a jeżeli wyeliminujemy dwa miesiące - to z mniejszej o dwa miesiące – analogicznie dalej.

Co w sytuacji, gdy w miesiącu, w którym był nieobecny, przepracował co najmniej 50% obowiązującego czasu pracy?

W takiej sytuacji przychód należy doprowadzić do wielkości takiej, jak gdyby pracownik przepracował cały miesiąc. Nazywa się to uzupełnieniem przychodu. W sytuacji, gdy pracownik jest wynagradzany według stałej stawki miesięcznej, to przyjmujemy do wyliczenia podstawy przychód z umowy o pracę lub angażu, oczywiście po pomniejszeniu o składki finansowane przez ubezpieczonego. W przypadku wynagrodzenia zmiennego należy uzupełnić poprzez podzielenie osiągniętego przychodu przez liczbę dni roboczych faktycznie przepracowanych, a następnie pomnożyć przez liczbę dni roboczych, które był zobowiązany przepracować. Otrzymany uzupełniony przychód pomniejszamy o 13,71% (składki w części finansowanej przez ubezpieczonego).

Czy dodatkowe miesięczne składniki wynagrodzenia wliczamy do podstawy wymiaru zasiłku?

Niestety to nie koniec komplikacji. Jeżeli u danego pracodawcy występują dodatkowe miesięczne składniki wynagrodzenia, to należy odpowiedzieć sobie na pytanie: przyjmujemy je do podstawy wymiaru zasiłku czy nie przyjmujemy? Odpowiedzi na tak postawione pytanie należy szukać we własnym regulaminie wynagrodzenia, ponieważ tzw. ustawa zasiłkowa określa, że nie wliczamy do podstawy takich składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo - a to uregulowane znajduje się właśnie w regulaminie wynagrodzenia. Jeśli we wskazanym regulaminie, nie ma zapisu o zachowaniu prawa do danego składnika, to oznacza, że podlega on pomniejszeniu za okresy zasiłków, a więc możemy go wliczać do podstawy wymiaru zasiłków. W tym momencie zwracam uwagę, że bywają zapisy odmienne w stosunku do różnych zasiłków, np. że w czasie niezdolności spowodowanej wypadkiem przy pracy/w czasie ciąży lub w czasie macierzyństwa, zachowuje prawo do danego składnika. Może się więc okazać, że poszczególne rodzaje zasiłków możemy wyliczać odmiennie, z powodu odmiennych zapisów w regulaminie.

Pomniejszenie składnika wynagrodzenia

Jest to kolejne utrudnienie – co dzieje się, gdy w którymś z 12 miesięcy składnik wynagrodzenia został zmniejszony? Wiemy już, że wynagrodzenie zasadnicze należy uzupełnić, oczywiście, jeśli pracownik przepracował 50% obowiązującego czasu pracy. Występuje również obowiązek uzupełnienia składnika miesięcznego, ale pod warunkiem, że z regulaminu wynagrodzenia wynika, że ten składnik jest pomniejszany proporcjonalnie. Jeśli jest pomniejszany nieproporcjonalnie to nie wolno tego składnika uzupełniać. Należy go przyjąć w faktycznej wysokości.

Jak postępujemy ze składnikami wynagrodzenia przysługującymi za okresy kwartalne?

Trzeba postępować tak jak przy składnikach miesięcznych. Najpierw sprawdzić, czy są one pomniejszane za okresy zasiłków. Jeśli tak, to przyjmujemy je do podstawy wymiaru zasiłku. Następnie ustalamy jak są pomniejszane. Jeśli proporcjonalnie, to w razie nieobecności kwartalny składnik uzupełniamy, dzieląc przez liczbę przepracowanych dni roboczych w kwartale, a następnie mnożąc przez liczbę dni roboczych, jakie miał obowiązek przepracować w danym kwartale. Do podstawy zasiłku przyjmujemy 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. W przypadku składników kwartalnych nie stosuje się zasady 50% przepracowanego czasu pracy. W przypadku nieotrzymania składnika kwartalnego, bez względu na powód, do sumowania przyjmuje się ten kwartał w wysokości 0 zł, a przyjmuje się 1/12 z czterech kwartałów, z których jeden jest tym kwartałem, za który pracownik nic nie dostał. Gdyby pracownik pracował u danego pracodawcy krócej niż 12 miesięcy, a więc otrzymałby kwartalny składnik np. za dwa kwartały, to wówczas do podstawy zasiłku przyjmujemy 1/6 z sumy składnika za dwa kwartały. Jeżeli składniki wynagrodzenia, uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy. Nawet gdy lista wypłat jest gotowa i widzimy, jaka będzie wysokość tego składnika, nie wolno go przyjmować do wyliczenia zasiłku. Składnik musi być wypłacony. W przypadku składników kwartalnych, gdy nie mamy wypłaconego ostatniego kwartału, to w jego miejsce przyjmujemy przedostatni kwartał w podwójnej wysokości.

Roczne składniki wynagrodzenia

Bardzo podobnie postępujemy w przypadku rocznych składników wynagrodzenia. Zaczynamy od stwierdzenia, czy któryś ze składników podlega zmniejszeniu za okresy zasiłków, a jeśli podlega zmniejszeniu to czy proporcjonalnie, czy nieproporcjonalnie. Podobnie jak przy składnikach kwartalnych, do podstawy zasiłków przyjmujemy 1/12 nagrody, wypłaconej za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy. Składnik roczny podlega uzupełnieniu, jeśli jest pomniejszany proporcjonalnie. W przypadku niewypłacenia go do czasu zamknięcia listy zasiłkowej należy przyjąć ten składnik za poprzedni rok. Po wypłacie składnika za ostatni rok, zasiłku nie wolno przeliczać. Jedyną sytuacją, gdy zasiłek można przeliczyć, jest wypłata zaliczkowa składnika rocznego. Zasiłek wyliczamy na podstawie zaliczkę, a po wypłacie pozostałej części dokonujemy przeliczenia. Jak by tego było mało, to musimy jeszcze pamiętać o sposobie postępowania po zmianie wymiaru czasu pracy pracownika, co wpływa nie tylko na wynagrodzenie zasadnicze, ale również na składniki miesięczne, kwartalne i roczne. Pozostaje jeszcze pamiętać o tzw. składnikach utraconych, a więc o składnikach wynagrodzenia przyznawanych na ściśle określony czas. Wszystkie zasygnalizowane problemy powodują, że ustalanie podstawy wymiaru zasiłków jest procesem trudnym, ale trzeba sobie zdawać sprawę, że dużo zależy od precyzyjnych i jasnych zapisów naszych wewnętrznych regulaminów wynagrodzenia.

Koniecznie sprawdź nasze profesjonalne szkolenia dla firm.

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej