Okres przejściowy dla e-Doręczeń do końca 2025 roku - komunikat Ministerstwa Cyfryzacji

Projekt nowelizacji o doręczeniach elektronicznych przewiduje, że Ministerstwo Cyfryzacji ma zaproponować, iż wprowadzi okres przejściowy dla e-Doręczeń do 31 grudnia 2025 roku. Projekt nowelizacji przepisów został opublikowany na koniec lipca w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. 

Spis treści:

• Okres przejściowy e-Doręczenia – do kiedy ma obowiązywać?
• Cel projektu Ministerstwa Cyfryzacji, dotyczący okresu przejściowego dla e-Doręczeń
• Adres do e-Doręczeń dla podmiotów publicznych w okresie przejściowym – czy będzie obowiązkowy?
• Trudności z wdrożeniem systemu e-Doręczeń

Okres przejściowy dla e-Doręczeń – do kiedy ma obowiązywać?

Ministerstwo Cyfryzacji, 12 lipca 2024 roku, wydało komunikat o przesunięciu terminu wdrożenia doręczeń elektronicznych. Nowy termin został przesunięty z 1 października 2024 roku na 1 stycznia 2025 roku. Jak podkreśla Wiceminister Dariusz Standerski przesunięcie o 3 miesiące terminu wdrożenia e-Doręczeń, jest niezbędne.

Wprowadzenie okresu przejściowego było niezbędne

Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla również, że aby skuteczne wdrożenie doręczeń elektronicznych było możliwe niezbędne, jest wprowadzenie okresu przejściowego. Zgodnie z założeniami projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, okres przejściowy ma obowiązywać do 31 grudnia 2025 roku. Okres do końca 2025 roku będzie czasem, w którym podmioty publiczne będą mogły stopniowo wdrażać i dostosowywać się do nowego stylu prowadzenia korespondencji. 

Więcej na temat e-Doręczeń dowiesz się na szkoleniu. Kliknij grafikę poniżej i poznaj jego program!

Cel projektu Ministerstwa Cyfryzacji, dotyczący okresu przejściowego dla e-Doręczeń

Celem wprowadzenia okresu przejściowego, który obowiązywać ma do 31 grudnia przyszłego roku, jest stopniowe dostosowywanie się podmiotów publicznych do nowego sposobu korespondencji. W swoim komunikacie, Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla, że okres przejściowy to czas na zapoznanie się z nowymi rozwiązaniami związanymi z e-Doręczeniami, a także wprowadzenie systemu, który umożliwi elektroniczny obieg dokumentów (systemy klasy EZD) i dostosowanie regulacji związanych z organizacją pracy. 

Poczta Polska (ePUAP) operatorem podczas okresu przejściowego

Warto tutaj podkreślić, że zgodnie z zapowiedziami, w okresie przejściowym zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP, a także innych systemów z e-Doręczeniami.  

Do końca 2025 roku Ministerstwo Cyfryzacji ma również skupić się na prowadzeniu działań promujących e-Doręczenia i zachęcających podmioty publiczne do wdrażania systemów doręczeń elektronicznych. Co więcej, kontynuowane mają być działania informacyjno-wdrożeniowe, które prowadzone są przez Ministerstwo. Warto podkreślić, że wprowadzane rozwiązania będą promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń. 

Jak poinformował resort cyfryzacji, głównym celem wprowadzenia okresu przejściowego jest zapewnienie w pełni bezpiecznej elektronicznej i zarejestrowanej korespondencji w administracji publicznej. Działania te mają na celu zapewnić powszechne wykorzystywanie e-Doręczeń, które zgodne będą z europejskim rozporządzeniem eIDAS. 

Adres do e-Doręczeń dla podmiotów publicznych w okresie przejściowym – czy będzie obowiązkowy?

Ustawa o doręczeniach elektronicznych jasno określa, dla kogo obowiązkowe będzie posiadanie adresu do e-Doręczeń. Nowelizacja ustawy, związana z wprowadzeniem okresu przejściowego, nie zmienia tego obowiązku. Zgodnie z założeniami projektu nowelizacji przepisów, w okresie przejściowym, czyli do końca 2025 roku podmiot publiczny korespondencję do podmiotu, który nie jest podmiotem publicznym, kierował będzie na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej. Będzie to możliwe o ile odbiorca korespondencji, posiada taki adres. 

W przypadku, gdy odbiorca korespondencji w okresie przejściowym nie posiada adresu do e-Doręczeń, to korespondencja może być prowadzona w dotychczasowy sposób zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego i Ordynacji podatkowej – przez operatora pocztowego lub ePUAP na wniosek odbiorcy. 

Jeszcze raz należy podkreślić, że obowiązek uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych przez podmioty, które wskazane zostały w ustawie o doręczeniach elektronicznych, nie ulega zmianie. Podmioty te zobligowane są złożyć wniosek o adres do e-Doręczeń do dnia określonego w komunikacie, który wydany został na podstawie art. 155 ust. 10 Ustawy o doręczeniach elektronicznych. Należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami termin ten wyznaczono na 1 stycznia 2025 roku. Wniosek o adres do doręczeń elektronicznych można złożyć już teraz a jego aktywacji dokonać 1 stycznia 2025 roku. 

Trudności z wdrożeniem systemu e-Doręczeń

Ministerstwo Cyfryzacji przeprowadziło badania, których wyniki skłoniły do przesunięcia terminu wdrożenia systemu e-Doręczeń oraz wprowadzenia okresu przejściowego obowiązującego do końca przyszłego roku. Zgodnie z danymi zebranymi przez resort cyfryzacji:

• jedynie 25% podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją). Badania wykazały, że nawet podmioty, które korzystają z systemu EZD, wykorzystują go jedynie jako system wspierający oraz ułatwiający ewidencjonowanie korespondencji, a cała korespondencja nadal prowadzona jest w formie papierowej.
• aż 70% podmiotów publicznych do tej pory nie złożyło wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.
• pozostałe 30% podmiotów publicznych wniosek o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych złożyło dopiero w listopadzie i grudniu 2023 roku.

Przypomnijmy, że system e-Doręczeń miał wejść w życie do końca 2023 roku. Ministerstwo Cyfryzacji termin ten początkowo przesunęło na 1 października 2024 roku, a następnie na 1 stycznia 2025 roku.

Czym są e-Doręczenia i jak wpłyną na organizację pracy?

Wdrożenie systemu doręczeń elektronicznych wiąże się z wprowadzeniem zmian organizacyjnych w podmiotach publicznych. Mowa tutaj m.in. o:

• zapewnieniu elektronicznego obiegu dokumentów,
• zmianie sposobu nadawania korespondencji,
• zapewnieniu archiwizacji dokumentów elektronicznych,
• umiejętności obsługi nowych narzędzi i programów,
• zapewnieniu podpisów elektronicznych dla osób upoważnionych,
• nadaniu uprawnień oraz zapewnieniu dostępu do skrzynki doręczeń elektronicznych dla uprawnionych pracowników.

Okres przejściowy dla e-Doręczeń - podsumowanie

Podsumowując, termin wdrożenia nowego sposobu prowadzenia korespondencji został przesunięty na 1 stycznia 2025 roku. Aby skutecznie wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów, zdecydowano o wprowadzeniu okresu przejściowego do 31 grudnia 2025 roku. To czas, w którym jednostki samorządu terytorialnego i inne podmioty będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu doręczania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń. Czas ten jest niezbędny, aby poznać nowe rozwiązanie, jakim jest wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych oraz dostosować organizacyjnie urzędy i obowiązki pracowników. Minister Cyfryzacji zapewnia, że okres przejściowy zostanie wykorzystany, aby promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń oraz do prowadzenia działań zachęcających podmioty publiczne do wdrażania systemów klasy EZD.

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej