Urlop zaliczkowy - kiedy pracodawca może go udzielić?

Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego jest prawem, które przysługuje wszystkim osobom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę. Co jednak w sytuacji, gdy zatrudniony posiada krótki staż pracy? Czy pracodawca może udzielić urlopu zaliczkowego? Czym dokładnie jest urlop zaliczkowy i jakim regulacjom podlega? Co według Kodeksu Pracy oznacza pracownik młodociany? Sprawdziliśmy dla Ciebie aktualne dyrektywy obowiązujące w 2023 roku.

1. Co to jest urlop zaliczkowy
2. Urlop zaliczkowy – kiedy pracodawca może go udzielić
3. Zaliczkowy urlop wypoczynkowy pracownika młodocianego
4. Konsekwencje udzielania zaliczkowego urlopu
5. Co robić, gdy Nasz pracownik potrzebuje wolnego, lecz nie dysponuje już urlopem do wykorzystania?

Co to jest urlop zaliczkowy?

O urlopie zaliczkowym można mówić w przypadku, gdy pracodawca stwarza pracownikowi możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego, przed uzyskaniem prawa do odbycia tego urlopu. Z uwagi na to, że zatrudniony nabywa prawo do odbycia urlopu z początkiem każdego roku kalendarzowego, taki wypoczynek musiałby być przyznany przed 1 stycznia. Zatrudniony zdobywa prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem w stosunku 1/12 przepracowując w danej firmie pełny rok.

Kodeks Pracy nie przewiduje takiej możliwości w stosunku do ogółu zatrudnionych w Polsce. Wszystkie ustalenia i regulacje jakie obowiązują w polskim prawie, nawiązują do dni wypoczynkowych, do których pracownik nabył już prawo.

Warunki oraz konkretne procedury związane z udzielaniem urlopu zaliczkowego mogą się różnić ze względu na kraj lub panujące regulacje. Udzielenie urlopu zaliczkowego wiąże się ze zezwoleniem na odebranie dni wolnych, które zgodnie z Kodeksem Pracy, jeszcze temu pracownikowi nie przysługują. W niektórych organizacjach dopuszczalne jest udzielenie zatrudnionemu urlopu zaliczkowego jeśli zaistnieją szczególne okoliczności, na przykład kwestie zdrowotne, ślub czy pogrzeb bliskiej osoby lub nieprzewidziane zdarzenia losowe.

Warto, jednak w tym miejscu podkreślić, że jeśli pracownik zdecyduje się zrezygnować z pracy zanim zdąży odrobić zaliczkowy urlop, to pracodawca może chcieć zażądać zwrotu zaliczki. Nie jest to jednak sytuacja opisana w Kodeksie, dlatego też kwestia zwrotu prawdopodobnie powinna odbyć się za porozumieniem stron.

Urlop zaliczkowy – kiedy pracodawca może go udzielić?

Prawo do odbycia nieprzerwanego, płatnego urlopu przysługuje zatrudnionym każdego roku kalendarzowego. Zgodnie z artykułem 152-153 pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie mniej niż 10 lat, mogą korzystać z urlopu w wysokości 20 dni. Zatrudnieni z ponad 10 letnim stażem lub posiadający wykształcenie wyższe mają do dyspozycji 26 dni. Jeśli dany pracownik wypełnia swoje obowiązki w niepełnym wymiarze godzin, jego dni urlopowe należy policzyć na podstawie art. 154 Kodeksu Pracy, uwzględniając czas jego pracy i ilość urlopu jaki przysługuje pracownikom pełnoetatowym – jako wytyczne podstawowe.

Prawo do wykorzystania urlopu przypada na dany rok kalendarzowy. Na wniosek pracownika urlop ten może zostać podzielony, lecz jednorazowo powinien on skorzystać z 14 dni nieprzerwanego wypoczynku. Udzielenie zgody na odbycie urlopu przez pracodawcę powinno mieć na uwadze wszystkie wnioski zatrudnianych, opracowany wcześniej plan urlopowy (który nie jest wymogiem) oraz zachowanie ciągłości wykonywania pracy przez przedsiębiorstwo.

Zgodnie z Wyrokiem Sądu Najwyższego – Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych oraz Spraw Publicznych z dnia 7 czerwca 2011 roku (II PK 314/10) istnieje możliwość udzielenia urlopu pracownikowi, który nie nabył do niego jeszcze prawa w danym roku kalendarzowym. Celem udzielenia takiego urlopu jest zagwarantowanie pracownikowi możliwości wypoczynku fizycznego i psychicznego przed kolejnym rokiem wykonywania obowiązków pracownika. Wówczas należy wyznaczyć minimalny zakres uprawnień urlopowych.

Powyższe rozporządzenie dopuszcza zatem wyjątek udzielania urlopu zaliczkowego, przewidzianego dla pracownika młodocianego.

Co, jednak jeśli pracownik wykorzystał już cały przysługujący mu urlop, a potrzebuje otrzymać pozwolenie na kilka dni wolnego? Ma on wtedy możliwość złożenia pisemnego wniosku z prośbą o udzielenie mu urlopu bezpłatnego. Zdarzają się sytuacje, w których pracodawca z własnej i nieprzymuszonej woli decyduje się na udzielenie dodatkowego, odpłatnego wolnego w ramach usprawiedliwionej nieobecności. Nie ma możliwości, by dobrowolnie udzielone dni wolne zostały odjęte z puli wolnych dni zatrudnionego przysługujących na kolejny rok kalendarzowy. Dzieje się tak dlatego, że pracodawca jeszcze nie uzyskał prawa do przyszłego urlopu. Takie prawo wynika bezpośrednio z Wyroku Sądu Najwyższego z dnia 5 lutego 1980, w którym czytamy, że „udzielenie przez pracodawcę pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu, nie uprawnia do „potrącania” tego urlopu z urlopu należnego pracownikowi w roku następnym”

Zaliczkowy urlop wypoczynkowy pracownika młodocianego

Powołując się ponownie na regulacje zawarte w Kodeksie Pracy, a dokładniej w artykułach 197 i 198, za pracownika młodocianego uznaje się każdą osobę, która jest zobowiązana w ciągu swojego dnia łączyć obowiązek wykonywania pracy oraz nauki. Rozporządzenie to nawiązuje do obowiązku ukończenia ośmiu klas szkoły podstawowej, w przypadku, gdy dany zatrudniony nie ukończył szkoły w przeszłości oraz, gdy jest w trakcie realizowania programu w szkole ponadpodstawowej lub w formie pozaszkolnej.

Dla pracodawcy oznacza to, że ma on obowiązek udzielić urlopu zaliczkowego pracownikowi młodocianemu, który w tym czasie powinien odbywać zajęcia szkolne lub prowadzić działania zmierzające ku dokształcaniu się.

Prawo do wypoczynku pracowników młodocianych zostało zapisane w artykule 205 Kodeksu Pracy. W myśl tego rozporządzenia pracownik młodociany rozpoczynając pierwszą pracę zyskuje prawo do odbycia urlopu w wysokości 12 dni roboczych, po przepracowaniu 6 miesięcy. Natomiast po przepracowaniu roku otrzymuje prawo do wykorzystania 26 dni roboczych.

Wyjątkiem jest młodociany zatrudniony, który w danym roku kalendarzowym ukończy 18 rok życia, wtedy też otrzymuje praw do odbycia urlopu wypoczynkowego w wysokości 20 dni (prawo do urlopu musi być wówczas przyznane przed ukończeniem 18 lat).

Młodociany pracownik posiada również prawo do odbycia urlopu podczas ferii szkolnych. Przypadek udzielenia urlopu w czasie trwania ferii, może zostać spełniony także w przypadku, gdy młodociany zatrudniony nie posiada jeszcze prawa do wykorzystania urlopu. Oznacza to, że otrzymuje on prawo do odbycia urlopu zaliczkowego. Udzielenie urlopu musi poprzedzić złożenie odpowiedniego wniosku przez zatrudnionego, a regulacje prawne, potwierdzające ten przywilej zostały opisane w artykule 205 Kodeksu Pracy.

Przykładem udzielenia urlopu zaliczkowego może być hipotetyczna sytuacja, w której młodociany zatrudniony podejmuje zatrudnienie z dniem 1 września 2023 roku. Prawo do skorzystania z 12 dni urlopu pracownik zyskuje po upływie 6 miesięcy czyli w miesiącu lutym 2024 roku. Uprzednio zatrudniony zdecydował się na złożenie wniosku urlopowego w wysokości 10 dni w styczniu podczas trwania ferii szkolnych. Oznacza to, że pracownik składa wniosek przed uzyskaniem prawa do 12 dniowego urlopu. Pracodawca decyduje na udzielenie zatrudnionemu zezwolenia na odbycie urlopu zaliczkowego. Dla pracownika oznacza to, że pod koniec lutego przysługuje mu pozostałe 2 dni urlopu, a prawo do kolejnych dni uzyska on po odpracowaniu pełnego roku kalendarzowego.

Wskazany przykład obrazuje, że jeśli zarówno pracownik jak. Pracodawca spełnią przesłanki, o których jest mowa w cytowanych artykułach Kodeksu Pracy, to nie ma przeciwskazań do udzielenia urlopu zaliczkowego młodocianemu zatrudnionemu.

Konsekwencje udzielania zaliczkowego urlopu

Udzielenie młodocianemu pracownikowi urlopu wbrew opisanym w niniejszym artykule przepisom może nieść za sobą niespodziewane konsekwencje dla pracodawcy, w postaci konieczności udzielenia ponownego urlopu w takim samym wymiarze, gdy ten uzyska do niego prawo. Przykładem może być złożenie wniosku o udzielenie urlopu przez młodocianego pracownika poza czasem, w którym nie odbywają się ferie szkolne. Jeśli pracodawca zdecyduje się udzielić pracownikowi urlopu zaliczkowego wbrew przepisom, to musi się liczyć z tym, że będzie on zobowiązany do udzielenia młodocianemu pracownikowi ponownego urlopu.

Nakaz ten znajdziemy w Wyroku Sądu Najwyższego – Izby Pracy oraz Ubezpieczeń Społecznych z dnia 5 lutego 1980 roku (I PRN 3/80).

Jeżeli dany pracodawca zdecyduje się udzielić zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym zgodnie z Kodeksem Pracy tego prawa nie posiada, to pracodawca nie ma możliwości pomniejszenia ilości wykorzystanych dni, z puli pracownika – artykuł 170 – 171 Kodeksu Pracy. Odwołanie w tej sytuacji jest możliwe tylko w wypadku, gdy zaistniała sytuacja jest sprzeczna z potocznie zwanymi zasadami współżycia społecznego – artykuł 8 Kodeksu Pracy.

Głównym celem uzyskania prawa do urlopu zaliczkowego jest bowiem umożliwienie pracownikowi młodocianemu połączenie pracy z nauką, zatem nie może on ponosić strat w postaci uniemożliwienia mu skorzystania z urlopu w trakcie ferii.

Co robić, gdy Nasz pracownik potrzebuje wolnego, lecz nie dysponuje już urlopem do wykorzystania?

W takiej sytuacji pierwszym rozwiązaniem może być udzielenie zgody na udanie się na urlop bezpłatny. Nie jest on graniczony prawnie oraz limitowany i pozostaje raczej kwestią umowną między pracodawcą a pracownikiem. Poza tym udzielając urlopu bezpłatnego pracodawca nie musi mieć na względzie jak długo pracownik jest zatrudniony oraz ile konkretnie dni wolnych potrzebuje.

Przyznanie dni wolnych płatnych jako nieobecności usprawiedliwionej, co może stanowić drugą możliwość należy do rzadkości i nie jest preferowaną formą pomocy zatrudnionemu.

Pracownik może złożyć wniosek o udzielenie dni wolnych, jednak pracodawca nie ma obowiązku rozpatrywania tego wniosku.

Niekiedy w sytuacji, gdy pracownik nie dysponuje już dniami wolnymi, a odczuwa potrzebę skorzystania z takiej opcji, przedkłada u pracodawcy zwolnienie lekarskie. Jest to jednak niezwykle ryzykowne rozwiązanie, mogące skutkować wezwaniem danego zatrudnionego na komisję lekarską zorganizowaną przez ZUS, a w przypadku stwierdzenia posiadania niezasadnego zwolnienia lekarskiego, w stosunku do pracownika mogą zostać wyciągnięte konsekwencje.

Pytania i odpowiedzi

Co to jest urlop zaliczkowy? O urlopie zaliczkowym można mówić w przypadku, gdy pracodawca stwarza pracownikowi możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego, przed uzyskaniem prawa do odbycia tego urlopu. Z uwagi na to, że zatrudniony nabywa prawo do odbycia urlopu z początkiem każdego roku kalendarzowego, taki wypoczynek musiałby być przyznany przed 1 stycznia. Zatrudniony zdobywa prawo do urlopu z każdym przepracowanym miesiącem w stosunku 1/12 przepracowując w danej firmie pełny rok.

Urlop zaliczkowy – kiedy pracodawca może go udzielić? Udzielenie urlopu zaliczkowego jest możliwe w przypadku zatrudnienia pracownika młodocianego, który nie posiada jeszcze prawa do urlopu, a złoży wniosek urlopowy w trakcie trwania ferii szkolnych.

Zaliczkowy urlop wypoczynkowy pracownika młodocianego – Pracownikiem młodocianym jest osoba, która łączy obowiązek nauki z pracą. Rozporządzenie to nawiązuje do obowiązku ukończenia ośmiu klas szkoły podstawowej, w przypadku, gdy dany zatrudniony nie ukończył szkoły w przeszłości oraz, gdy jest w trakcie realizowania programu w szkole ponadpodstawowej lub w formie pozaszkolnej.

Dla pracodawcy oznacza to, że ma on obowiązek udzielić urlopu zaliczkowego pracownikowi młodocianemu, który w tym czasie powinien odbywać zajęcia szkolne lub prowadzić działania zmierzające ku dokształcaniu się.

Konsekwencje udzielania zaliczkowego urlopu - Jeżeli dany pracodawca zdecyduje się udzielić zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym zgodnie z Kodeksem Pracy tego prawa nie posiada, to pracodawca nie ma możliwości pomniejszenia ilości wykorzystanych dni, z puli pracownika – artykuł 170 – 171 Kodeksu Pracy. Odwołanie w tej sytuacji jest możliwe tylko w wypadku, gdy zaistniała sytuacja jest sprzeczna z potocznie zwanymi zasadami współżycia społecznego – artykuł 8 Kodeksu Pracy.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej